Karta Wstawianie zawiera wiele poleceń służących do wstawiania do dokumentu specjalnych elementów tekstowych.

Transkrypt

1 Wstawianie elementów specjalnych prezentacja Karta Wstawianie zawiera wiele poleceń służących do wstawiania do dokumentu specjalnych elementów tekstowych. Autotekst i Autouzupełnianie Autotekst powala na szybkie i łatwe wstawianie często używanych fragmentów tekstu. Najpierw należy dołączyć odpowiednią pozycję do listy podstawień Autotekstu. Potem, aby z udogodnienia korzystać, zastosuj jedną z poniższych metod: Do wstawienia tekstu podstawienia użyj polecenia z menu podrzędnego Wstawianie/Szybkie części/autotekst. Rozpocznij pisanie tekstu podstawienia lub jego nazwy. Gdy pojawi się etykieta z propozycją, naciśnij klawisz Enter, aby wpisać proponowany tekst. Tę funkcję Worda nazywamy Autouzupełnianiem. Aby dodać nową pozycję Autotekstu Word jest instalowany z wieloma gotowymi pozycjami Autotekstu. Aby dodać nową, zaznacz tekst, wybierz polecenie Wstawianie/ Szybkie części/autotekst/zapisz zaznaczenie w galerii Autotekstu, pojawi się okno dialogowe z proponowaną nazwą dodawanej pozycji. Jeżeli uważasz za stosowne, możesz wpisać inną nazwę. Kliknij OK. 1

2 Aby usunąć pozycję Autotekstu Wybierz polecenie Wstawianie/ Szybkie części/autotekst. Na przewijanej liście pozycji Autotekstu odszukaj tę, którą chcesz usunąć. Kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz Organizuj i usuń Twój wybór widoczny będzie w polu Organizator bloków konstrukcyjnych. Kliknij przycisk Usuń. Aby wstawić pozycję Autotekstu za pomocą polecenia podmenu Autotekst Ustaw punkt wstawiania w odpowiednim miejscu, z karty Wstawianie/Szybkie części/autotekst wybierz jedno z poleceń i kliknij je. Tekst wybranej pozycji zostanie wstawiony do dokumentu. Uwaga! Pozycje Autotekstu stworzone przez użytkownika umieszczane są w podmenu Ogólny. 2

3 Pola Worda Pola Worda to specjalne kody, które po umieszczaniu w dokumencie wyświetlają wybraną informację. W przeciwieństwie do zwykłego tekstu wpisanego, pola w razie potrzeby zmieniają informację, by zawsze była aktualna. Na przykład pole LastSavedBy wyświetla nazwę użytkownika, który jako ostatni zapisywał dokument. Jeżeli dokument zostanie otworzony i zapisany przez kogoś innego, we wspomniany polu pojawi się nazwisko tej osoby. Na podobnej zasadzie pole PrintDate wyświetla datę ostatniego drukowania dokumentu. Gdy zostanie on wydrukowany ponownie, data podawana w tym polu zmieni się. Pola są potężnym i złożonym narzędziem Worda, dlatego podane zostaną tutaj jedynie podstawowe informacje na ich temat. Aby wstawić pole Ustaw punkt wstawiania w odpowiednim miejscu, wybierz polecenie Wstawianie/Szybkie części/pole wyświetli się okno dialogowe Pole. Z listy rozwijanej Kategorie wybierz kategorię pola. Na liście Nazwy pól wybierz to, które chcesz wstawić. Wybierz też Format wstawianego pola. Opcje dostępne w tym polu zmieniają się w zależności od wstawianego pola, lecz zwykle ich nazwy wszystko wyjaśniają. Kliknij OK. 3

4 Jeżeli zamiast informacji wyświetlane są kody pól (tak, jak na ilustracji poniżej), wybierz polecenie Plik/Opcje/Zaawansowane, po czym wyłącz opcję Pokaż kody pól zamiast ich zawartości. Aby wstawić pole zawierające datę lub godzinę Ustaw punkt wstawiania w odpowiednim miejscu, wybierz polecenie Wstawianie/Data i godzina pojawi się okno dialogowe o tej nazwie. Wybierz jedną z opcji z listy Dostępne formaty. Jeżeli chcesz, aby data i godzina wyświetlane były zgodnie z regułami obowiązującymi w dany języku, wybierz go z listy rozwijanej Język. Jeśli chcesz, aby zawartość wstawianego pola byłą automatycznie odświeżana za każdym razem, gdy zapisujesz lub drukujesz dokument, uaktywnij opcję Aktualizuj automatycznie. Jeżeli tego nie zrobisz, bieżąca data i godzina zostanie wstawiona jako zwykły tekst, a nie pole Worda. Po kliknięciu OK, bieżąca data i godzina zostaną wstawione do dokumentu. 4

5 Aby wstawić numer strony Wybierz polecenie Wstawianie/Numery stron, które pozwala na wstawianie numerów stron w wybranym miejscu dokumentu. W nowej wersji Worda numerowanie stron dostępne jest w postaci projektów. Wybierz odpowiadający Ci projekt z galerii. Więcej projektów dostępnych jest na stronie Office.com.. Możesz wpływać na sposób, w jaki będzie wyświetlany numer strony. Wystarczy, że z karty Numery stron wybierzesz Formatuj numery stron. Pojawi się okno dialogowe. Wybierz styl numeracji i kliknij OK. 5

6 Polecenie Numery stron umieszcza wstawiany numer w ramce. Dzięki temu można przesunąć go w dowolne miejsce na stronie. Będąc w widoku Układ wydruku przeciągnij ramkę na interesującą Cię pozycję. Aby zaznaczyć pole kliknij je jeden raz. Stanie się jasnoszare. Można je wtedy usunąć lub sformatować za pomocą poznanych narzędzi. Aby zaktualizować pole kliknij je prawym przyciskiem myszy, a następnie wybierz polecenie Aktualizuj pole. Aby upewnić się, że wszystkie pola zostaną zaktualizowane przed wydrukowaniem dokumentu, wybierz polecenie Plik/Opcje/Zaawansowane/Drukowanie włącz opcję Zezwalaj na aktualizację pól zawierających prześledzone zmiany przed wydrukowaniem. 6

7 Jeżeli z menu podręcznego wybierzesz polecenie Edytuj pole, zostanie wyświetlone okno dialogowe Pole, którego możesz użyć do wybrania innego pola lub zmiany formatu pola wpisanego. Symbole i znaki specjalne Symboli i znaków specjalnych nie znajdziesz na klawiaturze. Do ich wstawiania służy okno dialogowe Symbol. Dzięki niemu jest to bardzo proste. Można w tym celu używać oczywiście skrótów klawiszowych. Aby wstawić symbol lub znak specjalny Ustaw punkt wstawiania w odpowiednim miejscu, wybierz polecenie Wstawianie/Symbol i w razie potrzeby kliknij odpowiednią zakładkę, aby wyświetlić znajdujące się w niej opcje. Z listy rozwijanej Czcionka wybierz odpowiedni krój, kliknij znak, który chcesz wstawić. Kliknij przycisk Wstaw wybrany znak zostanie wstawiony w wybranym przez Ciebie miejscu. 7

8 Jeżeli wstawiasz symbol lub znak specjalny należący do zestawu znaków tekstu standardowego, wygodniej jest użyć karty Znaki specjalne. Lista znaków zawiera klawisze skrótów. Praca w grupie Bardzo często dokumenty tworzone w firmie są wynikiem współpracy wielu osób. Word posiada wiele narzędzi, które przyspieszają i ułatwiają współpracę przy tworzeniu dokumentów. 8

9 Właściwości dokumentu Okno dialogowe o tej nazwie umożliwia zapisanie informacji o dokumencie, które mogą być odczytane przez każdego, kto ten dokument otworzy. Aby je otworzyć należy wybrać polecenie Plik/Informacje, następnie rozwiń opcję Właściwości i z listy rozwijanej wybierz Właściwości zaawansowane. Informacje zostały tu pogrupowane na pięciu kartach, aby do nich przejść należy kliknąć odpowiednią zakładkę. Ogólne: Typ dokumentu, Lokalizacja pełna ścieżka prowadząca do dokumentu, Rozmiar wyrażony w bajtach, Nazwa MS-DOS, Utworzony data utworzenia, Zmodyfikowany data ostatniej modyfikacji lub zapisania dokumentu, Ostatnio używany, Atrybuty pliku obowiązujące w systemie Windows. 9

10 Podsumowanie: Tytuł nie musi być taki sam jak nazwa pliku. To pole może być domyślnie wypełnione na podstawie zawartości pierwszego wiersza dokumentu, Temat tu wpisujemy, czego dotyczy dokument, Autor osoba, która stworzyła dokument. To pole może być wypełnione automatycznie na podstawie informacji wpisanych na karcie Użytkownik w oknie dialogowym Opcje, Menedżer osoba odpowiedzialna za zawartość dokumentu, Firma, Kategoria można ustalać swobodnie według własnych potrzeb, Słowa kluczowe najważniejsze słowa, określające treść dokumentu, Komentarze są miejscem na notatki o dokumencie, Baza hiperłącza to adres internetowy lub ścieżka do folderu na dysku twardym lub sieciowym. Ta opcja działa w połączeniu z hiperłączami umieszczonymi wewnątrz dokumentu. Statystyka: Utworzony, Zmodyfikowany, Ostatnio używany, Wydrukowany, Ostatnio zapisany przez, Numer poprawki liczba określająca, ile razy dokument był modyfikowany i zapisywany, Całkowity czas edycji całkowity czas pracy nad dokumentem, Statystyka liczba stron, akapitów, wierszy, słów, znaków bez spacji i z ich uwzględnieniem. Informacji na karcie Statystyka nie można zmieniać. Zawartość: w większości przypadków jest to tytuł dokumentu lub pierwszy wiersz tekstu. Aby wprowadzić własne informacje należy wybrać zakładkę Niestandardowe. 10

11 Komentarze Komentarze to notatki, które autor i osoby współpracujące mogą dodawać do dokumentu. Będą one widoczne na ekranie, ale nie będą drukowane, jeżeli nie zostanie to nakazane. Aby wstawić komentarz Zaznacz tekst, do którego chcesz dodać komentarz, wybierając na karcie Recenzja/Nowy komentarz. Będzie miało miejsce klika zdarzeń: zaznaczony tekst zostanie podświetlony na czerwono i ujęty w znaczniki komentarza (kolorowe nawiasy). Na marginesie pojawi się dymek, w którym możesz wpisać swój komentarz, jego długość zależy tylko od Ciebie. Możesz bardzo szybko przemieszczać się między komentarzami, korzystając z ikon Poprzedni komentarz oraz Następny komentarz znajdujących się w sekcji Komentarze zakładki Recenzja. Aby otworzyć okienko recenzowania, wybierz przycisk Okienko recenzowania (pionowe lub poziome) na karcie Recenzja. Może ono wyglądać tak, jak na ilustracjach poniżej. Okienko wyposażone jest w paski przewijania, dzięki czemu możesz przeglądać kolejno wszystkie zmiany w dokumencie. 11

12 Aby odczytać komentarz naprowadź kursor myszy na podświetlony tekst, objęty kolorowymi nawiasami. Pojawi się kolorowa etykieta zawierająca: imię i nazwisko autora komentarza, datę, czas wpisania komentarza oraz jego treść. Możesz również kliknąć przycisk Okienko recenzowania na karcie Recenzja ze wszystkimi komentarzami. Możesz też wyświetlić komentarze wpisane przez jednego konkretnego recenzenta. W tym celu kliknij przycisk Pokaż adiustację i z listy Konkretne osoby wybierz nazwisko recenzenta, którego komentarze Cię interesują. Aby dodać lub zmienić nazwę używaną w komentarzach, na karcie Recenzja kliknij Śledzenie, otwarte zostanie okno dialogowe Opcje śledzenia zmian, a następnie wybierz polecenie Zmień nazwę użytkownika. Po otwarciu okna dialogowego Opcje programu Word, w sekcji Personalizowanie kopii pakietu Micrsoft Office wpisz imię i nazwisko lub inicjał, których chcesz używać w swoich komentarzach. Uwaga! Pamiętaj, ze wpisane imię i nazwisko oraz inicjały będą używane we wszystkich programach pakietu Microsoft Office. Wszelkie zmiany wprowadzone w tych ustawieniach obejmą również pozostałe programy pakietu Office. 12

13 Jeżeli próbujesz zobaczyć, kto wprowadził zmianę, a mimo to informacja o autorze zmiany nie jest widoczna, oznacza to, że przynajmniej jeden z recenzentów prawdopodobnie nie wpisał swoich danych personalnych podczas instalacji programu. W takim wypadku zamiast nazwy na etykietce ekranowej nad dymkiem Komentarz widoczny jest ogólny identyfikator. Uwaga! Jeżeli kolorowe nawiasy znaczące tekst skomentowany nie są wyświetlane, kliknij opcję na pasku narzędzi Recenzja Pokaż adiustację, następnie z listy rozwijanej wybierz Komentarze. Aby usunąć komentarz ustaw punkt wstawiania w dowolnym miejscu tekstu objętego kolorowymi nawiasami znaczącymi tekst skomentowany i na pasku narzędzi Recenzja kliknij Odrzuć lub Usuń lub naciśnij prawy przycisk myszy i wybierz Usuń komentarz. Po naciśnięciu prawego przycisku myszy pojawiają się jeszcze inne opcje, dzięki którym możemy edytować komentarze, odpowiadać na nie, usuwać lub oznaczać jako gotowe. 13

14 Śledzenie zmian Dzięki narzędziom do śledzenia zmian wiele osób pracujących nad jednym dokumentem może wprowadzać swoje poprawki, nie zmieniając treści dokumentu. Zmiany są wyświetlane odmiennym kolorem i osoba przeprowadzająca ostateczną redakcję tekstu może je akceptować lub odrzucać. W rezultacie powstaje dokument końcowy zawierający jedynie zmiany zaakceptowane. Aby włączyć/wyłączyć śledzenie zmian Wybierz polecenie Recenzja/Śledź zmiany. Jeżeli opcja ta była wyłączona, zostanie uruchomiona (przycisk zostanie podświetlony). Aby śledzić zmiany Wpisany tekst jest zaznaczony innym kolorem, a wszelkie zmiany zaznaczone pionową linią na lewym marginesie. Jeżeli dokument jest edytowany przez więcej niż jedną osobę, znaczniki zmian zapisywane są innymi kolorami, co ułatwia odróżnienie zmian wprowadzonych przez różne osoby. Aby odczytać informację o zmianach, wskaż kursorem na znacznik zmiany. Pojawi się kolorowa etykietka o dokonanej zmianie. Aby zaakceptować lub odrzucić zmiany/komentarze korzystaj z odpowiednich przycisków na karcie Recenzja. Aby ustawić dodatkowe opcje Śledzenia zmian kliknij strzałkę znajdującą się obok przycisku Śledzenie i w oknie dialogowym, które się pojawi, wybierz Opcje zaawansowane. Wprowadzając zmiany w ustawieniach możesz: Zmniejszyć liczbę kolorów program dba, aby każdy recenzent miał inny kolor Śledzić zmiany formatowania standardowo są one oznaczone za pomocą zwykłego tekstu. Wybierz format, którego chcesz użyć do oznaczania zmian formatowania Zmienić pozycję pionowej linii wskazującej zmodyfikowane wiersze. W sekcji Zmienione wiersze znajduje się lista rozwijana Oznaczenie, z której można wybrać jedną z następujących opcji: Brak, Lewa krawędź, Prawa krawędź oraz Zewnętrzna krawędź. 14

15 Ukrywanie i wyświetlanie zmian Jeśli prześledzone zmiany przeszkadzają w pracy nad dokumentem, możesz je ukryć, przy czym nowe zmiany nadal będą śledzone. Kliknij Recenzja/Pokaż adiustację. Możesz zaznaczać lub usuwać zaznaczenie elementów, które mają być widoczne lub ukryte. 15

16 Aby porównać i scalić dokumenty Jeśli dokument został przesłany do kilku recenzentów i każdy z nich odesłał swoją kopię z naniesionymi uwagami, można połączyć te dokumenty (po dwa na raz), aby umieścić wszystkie zmiany recenzentów w jednym dokumencie. Na zakładce Recenzja/Porównywanie kliknij Porównaj lub Połącz Łączenie dokumentów W oknie dialogowym Łączenie dokumentów w sekcji Oryginalny dokument kliknij nazwę dokumentu, w którym chcesz połączyć zmiany z kilku źródeł. W obszarze Skorygowany dokument wskaż dokument, który zawiera zmiany naniesione przez recenzenta. Kliknij przycisk Więcej. W sekcji Pokazywanie zmian wybierz opcje dotyczące porównywanej zawartości dokumentów. Domyślnie Word wyświetla zmiany dla całych wyrazów. W sekcji Pokaż zmiany kliknij Oryginalny dokument. Kliknij OK. 16