Polska-Gdańsk: Usługi archiwizacji komputerowej i konwersji katalogów 2018/S Ogłoszenie o zamówieniu. Usługi

Transkrypt

1 1 / 7 Niniejsze ogłoszenie w witrynie TED: -Gdańsk: Usługi archiwizacji komputerowej i konwersji katalogów 2018/S Ogłoszenie o zamówieniu Usługi Dyrektywa 2014/24/UE Sekcja I: Instytucja zamawiająca I.1) Nazwa i adresy Uniwersyteckie Centrum Kliniczne ul. Dębinki 7 Gdańsk Osoba do kontaktów: Natalia Tusk Tel.: ntusk@uck.gda.pl Faks: Adresy internetowe: Główny adres: I.2) I.3) Informacja o zamówieniu wspólnym Komunikacja Nieograniczony, pełny i bezpośredni dostęp do dokumentów zamówienia można uzyskać bezpłatnie pod adresem: Więcej informacji można uzyskać pod następującym adresem: Dział Zamówień Publicznych UCK, ul. Dębinki 7, Gdańsk ul. Dębinki 7 Gdańsk Osoba do kontaktów: Natalia Tusk ntusk@uck.gda.pl Adresy internetowe: Główny adres: Oferty lub wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu należy przesyłać na następujący adres: Kancelaria Uniwersyteckiego Centrum Klinicznego, ul. Dębinki 7, Gdańsk ul. Dębinki 7, bud.nr 9, parter, pok. 100 Gdańsk / 7

2 2 / 7 I.4) I.5) Osoba do kontaktów: Natalia Tusk Tel.: ntusk@uck.gda.pl Faks: Adresy internetowe: Główny adres: Rodzaj instytucji zamawiającej Inny rodzaj: Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej Główny przedmiot działalności Zdrowie Sekcja II: Przedmiot II.1) Wielkość lub zakres zamówienia II.1.1) II.1.2) II.1.3) II.1.4) II.1.5) II.1.6) II.2) II.2.1) II.2.2) II.2.3) II.2.4) Nazwa: Kompleksowe zarządzanie dokumentacją archiwum zakładowego Uniwersyteckiego Centrum Klinicznego Numer referencyjny: 63/PN/2018 Główny kod CPV Rodzaj zamówienia Usługi Krótki opis: 1. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowego zarządzania dokumentacją archiwum zakładowego Uniwersyteckiego Centrum Klinicznego Szacunkowa całkowita wartość Wartość bez VAT: PLN Informacje o częściach To zamówienie podzielone jest na części: nie Opis Nazwa: Dodatkowy kod lub kody CPV Miejsce świadczenia usług Główne miejsce lub lokalizacja realizacji: Siedziba Zamawiającego. Opis zamówienia: 1. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowego zarządzania dokumentacją archiwum zakładowego Uniwersyteckiego Centrum Klinicznego polegająca na: Czynnościach związanych z zakresem dokumentacji medycznej i niemedycznej archiwum zakładowego: 1) Inwentaryzacji: 2) Przechowywanie 3) Brakowaniu 4) Obsługa, w skład której wchodzą następujące czynności: 2 / 7

3 3 / 7 II.2.5) II.2.6) II.2.7) II.2.10) II.2.11) II.2.12) II.2.13) II.2.14) a) Udostępnienie nieodpłatnie pomieszczeń do przeglądu akt. b) Niszczenie dokumentów znajdujących się w archiwum po okresie przechowywania, zgłoszenie do archiwum państwowego, ogłoszenie o planowanym niszczeniu dokumentacji. c) Transport do wyznaczanego miejsca /odbiór pełnych wskazanych przez Zamawiającego pudeł. d) Zabierania dokumentacji niemedycznych po kolejnym roku (na miejscu 2 lata) oraz medycznej po kolejnym roku (na miejscu 5 lat). e) Udostępnienie przez wykonawcę systemu komputerowego do obsługi Zamawianych dokumentacji. f) Pozostawienie kopii dokumentacji u wykonawcy w przypadku przekazywania oryginału. g) Przepakowywanie/wypakowanie (część dokumentacji może będzie trzeba dołożyć do innej, ponieważ zdarza się, że na terenie szpitala odnajdujemy starszą dokumentację, którą będzie trzeba dołożyć do wcześniej już zinwentaryzowanej i przekazanej do firmy). h) Zabezpieczenie dokumentacji z badań klinicznych w kartonach zabezpieczonych plombami. i) Dostawa ekspresowa w nagłych przypadkach do 4 godzin od czasu zgłoszenia potrzeby przez Zamawiającego droga elektroniczną lub telefoniczną -oryginał dokumentacji. j) Niszczenie. k) Odgrzybianie. l) Wyszukanie dokumentacji-przesyłka kurierska w nagłych przypadkach. m) Skanowanie, kopiowanie i wysyłka mail. 5) Przekazywanie dokumentacji każdorazowo będzie odbywało się wraz z podpisanym przez strony protokołem, którego wzór będzie stanowił załącznik. Protokół ilościowy do poziomu archiwboksów, kartoników, w których obecnie są przechowywane dokumenty. Kryteria udzielenia zamówienia Kryteria określone poniżej Kryterium jakości - Nazwa: Czas reakcji na wezwanie Zamawiającego / Waga: 40 Cena - Waga: 60 Szacunkowa wartość Wartość bez VAT: PLN Okres obowiązywania zamówienia, umowy ramowej lub dynamicznego systemu zakupów Okres w miesiącach: 48 Niniejsze zamówienie podlega wznowieniu: nie Informacje o ofertach wariantowych Dopuszcza się składanie ofert wariantowych: nie Informacje o opcjach Opcje: nie Informacje na temat katalogów elektronicznych Informacje o funduszach Unii Europejskiej Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: nie Informacje dodatkowe Sekcja III: Informacje o charakterze prawnym, ekonomicznym, finansowym i technicznym III.1) Warunki udziału III.1.1) Zdolność do prowadzenia działalności zawodowej, w tym wymogi związane z wpisem do rejestru zawodowego lub handlowego Wykaz i krótki opis warunków: 3 / 7

4 4 / 7 III.1.2) III.1.3) III.1.5) III.2) III.2.1) III.2.2) III.2.3) Warunek ten zostanie spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że jest wpisany do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych prowadzonego przez właściwego marszałka województwa zgodnie z ustawą z dnia r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2018 t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 217 z późn. zm.). Sytuacja ekonomiczna i finansowa Wykaz i krótki opis kryteriów kwalifikacji: Warunek ten zostanie spełniony jeżeli Wykonawca wykaże, że jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia tj. w zakresie usług archiwizacyjnych z sumą gwarancyjną na jedno i wszystkie zdarzenia nie mniejszą niż ,00 PLN. Warunek zostanie wstępnie zweryfikowany na podstawie wypełnionej Części IV: Kryteria kwalifikacji poprzez złożenie ogólnego oświadczenia dotyczącego wszystkich kryteriów kwalifikacji w pkt. α (alfa) w JEDZ. Zdolność techniczna i kwalifikacje zawodowe Wykaz i krótki opis kryteriów kwalifikacji: 1) Warunek ten zostanie spełniony jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy to w tym okresie, wykonał lub wykonuje co najmniej dwie usługi na rzecz podmiotów, które są zobowiązane do stosowania ustawy o ochronie danych osobowych i które są administratorami danych osobowych w zakresie usług archiwizacyjnych obejmujących swoim zakresem archiwizację oraz przechowywanie dokumentacji w magazynie zewnętrznym o wartości nie mniejszej niż zł brutto każde zamówienie. 2) Warunek ten zostanie spełniony jeżeli Wykonawca wykaże, że dysponuje osobami, które będą skierowane do realizacji zamówienia tj. co najmniej 3 osoby każda posiadająca co najmniej 6-miesięczną praktykę zawodową w zawodzie archiwista w okresie ostatnich 5 lat, z których każda ponadto: posiada ukończone studia wyższe magisterskie lub wyższe studia zawodowe ze specjalnością archiwistyka lub zarządzanie dokumentacją współczesną lub, posiada ukończoną szkołę kształcącą w zawodzie archiwista lub, posiada ukończony kurs kancelaryjno-archiwalny I stopnia. 3) Warunek ten zostanie spełniony jeżeli Wykonawca wykaże, że dysponuje odpowiednią bazą organizacyjnotechniczną, zapewniającą właściwe warunki przechowania I udostępniania dokumentacji, będącej przedmiotem postępowania tj. dysponującym powierzchnią do zgodnego z prawem przechowywania i udostępniania dokumentacji. O powierzchni przechowywania nie mniejszej niż m 2. Warunek zostanie wstępnie zweryfikowany na podstawie wypełnionej Części IV: Kryteria kwalifikacji poprzez złożenie ogólnego oświadczenia dotyczącego wszystkich kryteriów kwalifikacji w pkt. α (alfa) w JEDZ. Informacje o zamówieniach zastrzeżonych Warunki dotyczące zamówienia Informacje dotyczące określonego zawodu Warunki realizacji umowy: Zamawiający wymaga aby Wykonawca zawarł z nim umowę o zamówienie publiczne na warunkach. Określonych w projekcie umowy, stanowiącym załącznik nr 5 do SIWZ. Informacje na temat pracowników odpowiedzialnych za wykonanie zamówienia Obowiązek podania imion i nazwisk oraz kwalifikacji zawodowych pracowników wyznaczonych do wykonania zamówienia Sekcja IV: Procedura IV.1) Opis 4 / 7

5 5 / 7 IV.1.1) IV.1.3) IV.1.4) IV.1.6) IV.1.8) IV.2) IV.2.1) IV.2.2) IV.2.3) IV.2.4) IV.2.6) IV.2.7) Rodzaj procedury Procedura otwarta Informacje na temat umowy ramowej lub dynamicznego systemu zakupów Zmniejszenie liczby rozwiązań lub ofert podczas negocjacji lub dialogu Informacje na temat aukcji elektronicznej Informacje na temat Porozumienia w sprawie zamówień rządowych (GPA) Zamówienie jest objęte Porozumieniem w sprawie zamówień rządowych: nie Informacje administracyjne Poprzednia publikacja dotycząca przedmiotowego postępowania Termin składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału Data: 05/06/2018 Czas lokalny: 09:30 Szacunkowa data wysłania zaproszeń do składania ofert lub do udziału wybranym kandydatom Języki, w których można sporządzać oferty lub wnioski o dopuszczenie do udziału: Polski Minimalny okres, w którym oferent będzie związany ofertą Okres w miesiącach: 2 (od ustalonej daty składania ofert) Warunki otwarcia ofert Data: 05/06/2018 Czas lokalny: 10:00 Miejsce: Dział Zamówień Publicznych, Uniwersyteckie Centrum Kliniczne w Gdańsku przy ul. Dębinki 7. Sekcja VI: Informacje uzupełniające VI.1) Informacje o powtarzającym się charakterze zamówienia Jest to zamówienie o charakterze powtarzającym się: nie VI.2) VI.3) Informacje na temat procesów elektronicznych Informacje dodatkowe: 1. Zamawiający nie przewiduje udzielania zamówień o których mowa w art. 67 ust 1 pkt.7 ustawy Pzp. 2. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. 3. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 4. Zamawiający dopuszcza zmianę umowy zgodnie z załącznikiem 5 do SIWZ. 5. W przypadku, gdy wartości podane przez Wykonawców na oświadczeniach i dokumentach, O których mowa w pkt VII SIWZ, podane będą w walucie innej niż PLN, Zamawiający przeliczy te wartości na PLN przyjmując średni kurs NBP danej waluty na dzień wszczęcia postępowania. 6. Wszelkie nieuregulowane w niniejszym SIWZ czynności, uprawnienia, obowiązki Wykonawców I Zamawiającego, których ustawa nie nakazała zawierać Zamawiającemu w SIWZ, a które mogą przyczynić się do właściwego przebiegu postępowania, reguluje ustawa PZP. 4. Wykonawca składa dokument JEDZ w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Oświadczenia podmiotów składających ofertę wspólnie oraz podmiotów udostępniających potencjał składane na formularzu JEDZ powinny mieć formę dokumentu elektronicznego, podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez każdego z nich w zakresie w jakim potwierdzają okoliczności, o których mowa w treści art. 22 ust. 1 ustawy Pzp. Analogiczny wymóg dotyczy JEDZ składanego przez podwykonawcę, na podstawie art. 25a ust. 5 pkt 1 ustawy Pzp. 5 / 7

6 6 / 7 VI.4) VI.4.1) VI.4.2) VI.4.3) 5. Środkiem komunikacji elektronicznej, służącym złożeniu JEDZ przez wykonawcę, jest poczta elektroniczna. Uwaga! Złożenie JEDZ wraz z ofertą na nośniku danych (np. CD, pendrive) jest niedopuszczalne, nie stanowi bowiem jego złożenia przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów ustawy z dnia o świadczeniu usług drogą elektroniczną. 6. JEDZ należy przesłać na adres jedz@uck.gda.pl a. Zamawiający dopuszcza w szczególności następujący format przesyłanych danych:.pdf,.doc,.docx,.rtf,.xps,.odt. b. Wykonawca wypełnia JEDZ, tworząc dokument elektroniczny. Może korzystać z narzędzia ESPD lub innych dostępnych narzędzi lub oprogramowania, które umożliwiają wypełnienie JEDZ i utworzenie dokumentu elektronicznego, w szczególności w jednym z ww. formatów. c. Po stworzeniu lub wygenerowaniu przez wykonawcę dokumentu elektronicznego JEDZ, wykonawca podpisuje ww. dokument kwalifikowanym podpisem elektronicznym, wystawionym przez dostawcę kwalifikowanej usługi zaufania, będącego podmiotem świadczącym usługi certyfikacyjne - podpis elektroniczny, spełniające wymogi bezpieczeństwa określone w ustawie. d. Podpisany dokument elektroniczny JEDZ powinien zostać zaszyfrowany, Tj. opatrzony hasłem dostępowym. W tym celu wykonawca może posłużyć się narzędziami oferowanymi przez oprogramowanie, w którym przygotowuje dokument oświadczenia (np. Adobe Acrobat), lub skorzystać z dostępnych na rynku narzędzi na licencji open-source (np.: AES Crypt, 7-Zip i Smart Sign) lub komercyjnych. e. Wykonawca zamieszcza hasło dostępu do pliku JEDZ w treści druku oferty. Treść druku oferty może zawierać, jeśli to niezbędne, również inne informacje dla prawidłowego dostępu do dokumentu, w szczególności informacje o wykorzystanym programie szyfrującym lub procedurze odszyfrowania danych zawartych w JEDZ. f. Wykonawca przesyła zamawiającemu zaszyfrowany i podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym JEDZ na wskazany adres poczty elektronicznej w taki sposób, aby dokument ten dotarł do zamawiającego przed upływem terminu składania ofert. W tytule przesłanej wiadomości należy wskazać oznaczenie i nazwę postępowania, którego JEDZ dotyczy oraz nazwę wykonawcy albo dowolne oznaczenie pozwalające na identyfikację wykonawcy (np. JEDZ do postępowania nr.../pn/2018 Nazwa Wykonawcy). g. Wykonawca, przesyłając JEDZ, żąda potwierdzenia dostarczenia wiadomości zawierającej JEDZ. h. Datą przesłania JEDZ będzie potwierdzenie dostarczenia wiadomości zawierającej JEDZ z serwera pocztowego zamawiającego. Procedury odwoławcze Organ odpowiedzialny za procedury odwoławcze Prezes Krajowej Izby Odwoławczej ul. Postępu 17a Warszawa Organ odpowiedzialny za procedury mediacyjne Składanie odwołań Dokładne informacje na temat terminów składania odwołań: Dokładne informacje na temat terminów składania odwołań: 1. Odwołanie wnosi się w terminie 10 dni od dnia przesłania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia jeżeli zostały przesłane w sposób określony w art. 180 ust. 5 zdanie drugie ustawy Pzp albo w terminie 15 dni jeżeli zostały przesłane w inny sposób. 2. Zasady wnoszenia środków ochrony prawnej w niniejszym postępowaniu regulują przepisy Działu VI ustawy z dnia roku Prawo zamówień Publicznych (Tekst jednolity: Dz. U. z 2017 r., poz z późn.zm.) 6 / 7

7 7 / 7 VI.4.4) VI.5) Źródło, gdzie można uzyskać informacje na temat składania odwołań Krajowa Izba Odwoławcza ul. Postępu 17a Warszawa Data wysłania niniejszego ogłoszenia: 25/04/ / 7