MODEL OPŁACALNOŚCI PROJEKTÓW W EXCELU

Transkrypt

1 MODEL OPŁACALNOŚCI PROJEKTÓW W EXCELU

2 Realizacja 11 lat rozwijania kompetencji w zakresie zarządzania finansami przedsiębiorstw. 3 lata realizacji usług dla przedsiębiorców. 56 zrealizowanych narzędzi analitycznych w excelu dla biznesu począwszy od spółek z Grupy Kapitałowej PGE po startupy technologiczne. 5 udostępnionych produktów: model finansowy, ocena opłacalności projektów/klientów, model finansowy dla SaaS, model finansowy dla marketplace, raport zarządczy. 2 wartości, nad którymi szczególnie koncentruję się we współpracy: indywidualne podejście do każdego zamówienia oraz skuteczność w uzyskiwaniu oczekiwanych efektów biznesowych. Krzysztof Janik

3 Wprowadzenie Model oceny opłacalności projektów / klientów w excelu jest narzędziem przeznaczonym dla: 1) Działalności usługowej - w szczególności agencji marketingowych, PR, software house, firm świądczących usługi IT, doradcze, poligraficzne, prawne. 2) Działalności handlowej - dzięki wbudowanemu modułowi handlowemu jako uzupełnienie dla usług projektowych. Funkcje: 1) ocena opłacalności realizowanych usług w modelu projektowym (model oblicza opłacalności projektów mając na uwadzę koszt pozyskania klienta, koszt wytworzenia projektu, alokowane na projekt koszty stałe biznesu oraz przychody uzyskane z tytułu realizacji projektu dla klienta), 2) ocena efektywności źródeł pozyskania klientów 3) wdrożenia systemu motywacyjnego (wypracowane w modelu wartości stanowią bazę pod wyznaczenie kluczowych wskaźników efektywności dla każdego z pracowników zgodnie z zasadą SMART), 4) zwiększenia efektywności biznesu (mając odzwierciedlone w prognozowanych wynikach finansowych dotychczas podjęte działania, możemy już dzisiaj podjąć decyzję o nowych działaniach które przyczynią się do uzyskania jeszcze lepszych wyników finansowych niż te prognozowane), 5) jak również przygotowania takich analiz jak: prognoza finansowa, analiza finansowa przedsiębiorstwa, analiza rentowności, analiza kosztów, analiza przychodów. Efektem wykorzystania modelu finansowego w excelu jest możliwość podjęcia decyzji zarządczej na podstawie konkretnych danych liczbowych. Do wspomnianych decyzji zarządczych należy m.in.: zaangażowanie się w opłacalne projekty, określenie minimalnej wyceny realizacji projektu, zwiększenie efektywności w tych obszarach w których została zidentyfikowana taka możliwość dzięki prognozie finansowej. Prognozowanie finansowe Analiza kosztów Analiza przychodów Rentowność projektów Rentowność klientów Koszt pozyskania klienta Rentowność Lejek sprzedaży Controlling Ocena opłacalności projektów Baza pod system motywacyjny Kluczowe wskaźniki efektywności Ocena opłacalności klientów Analiza finansowa

4 Cechy charakterystyczne modelu opłacalności w excelu Okres: 5 -lepni z miesięczną szczegółowością. Moduły: Pozyskanie klienta: 3 źródła pozyskania klientów (online, handlowcy, pozostałe) uwzględnione w modelu. Model umożliwia wprowadzenie parametru zmiany wskaźników Q/Q. Efekt: poznanie kosztu pozyskania klienta w każdym ze źródeł. > Pozyskanie klientów online zostało przedstawione z uwzględnieniem lejka sprzedaży, w którym wprowadzane są: budżet oraz wskaźniki (koszta za aktywność oraz dwa współczynniki konwersji do elastycznego dopasowania do biznesu). Czas od podpisania umowy z klientem do faktycznej realizacji może być wydłużony, dlatego została dodatkowo wprowadzona zmienna (czas do pozyskania klienta). > Handlowcy - zmienne wykorzystane w modelu: liczba handlowców, średnie wynagrodzenie brutto (+narzuty) handlowca, liczba pozyskanych klientów na handlowca. > Pozostałe źródła - zmienne: budżet, liczba pozyskanych klientów. Handel: obrót towarami i materiałami do wyliczenia którego wykorzystywane są trzy zmienne: cena sprzedaży, ilość sprzedaży oraz marża brutto (%) Projekty: kalkulacja wartości projektów przebiega 3-etapowo. W 1 etapie wprowadzane są koszty związane z realizacją usług. W 2 etapie przypisywane jest zaangażowanie pracowników do każdego projektu oraz dodatkowe koszty danego projektu w dedykowanych zakładkach dla każdego miesiąca. Z kolei w 3 etapie do projektów przypisywana jest analityka przychodów składająca się z pięciu pozycji. Przychody: działalność handlowa, projektowa, pozostałe przychody. Koszty: automatyczne wyliczenie wartości sprzedanych towarów i materiałow na bazie danych wprowadzonych w module przychodów. Dowolne grupowanie kosztów w podziale na miejsca powstawania kosztów, statusu kosztów (kontrolowalny, niekontrolowalny). Rachunek zysków i start: wyliczany automaczynie na bazie danych z modułów przychody oraz koszty. Opłacalność projektów: wyliczany automatycznie na podstawie danych wprowadzonych w powyższych modułach.

5 CONTROLLING Dziś Prognoza Dane historyczne - ich już nie zmienisz. Prognozowany wynik EBITDA 2,7 mpln Podstawa do podejmowania decyzji w biznesie. horyzont czasu przychody koszty

6 System motywacyjny Kluczowe wskaźniki efektywności Przedsiębiorca wyznaczasz oczekiwane korzyści biznesowe Kaskadowanie pracownikom dedykowanych KPI (celów) przyczyniających się do realizacji korzyści biznesowych

7 System motywacyjny Przedsiębiorca Informacja o stopniu realizacji KPI Benchmark wewnętrzny/ zewnętrzny Wybrany KPI pracownika* Skorygowany KPI pracownika** Kto kontroluje pracownika? Realizacja KPI Premia on sam 150 Nie on sam 169 Tak * Średnia sprzedaż sztuk produktów na jednego odbiorcę ** Korekta KPI w oparciu o bechmark wewnętrzny/zewnętrzny oraz określoną korzyść biznesową

8 Instrukcja pracy z modelem Ogólne Założenia Inwestycje rzeczowe & RAT&WNiP Produkcja Przychody Koszty Finansowanie Materiał informacyjny dostępny po zakupie Modelu Inwestycje kapitałowe (Instrukcja zawiera szczegółowy opis dla każdego z modułów, w których są wprowadzane dane i zmienne modelu)

9 Model opłacalności / założenia Aktualizacja modelu Model należy uzupełniać w niebieskich komórkach Assumptions for financial statement Prognozowane lata Projekt (produkty) Liabilities turnover days Rok 1 produkt 1 Receivables turnover days Rok 2 produkt 2 Stock turnover days Rok 3 produkt 3 VAT Rok 4 produkt 4 VAT payment Rok 5 produkt 5 days VAT included Pozostałe założenia Rodzaje przychodów (projekty) Licencje e.g. sprzedaż i marketing CIT % 19% Wdrożenie e.g. zarząd i administracja Waluta PLN Szkolenie Dopasowanie Pozostałe Miejsca powstawania kosztów e.g. controlling i księgowość e.g. HR Koszty Wytworzenia Projektów Polityka prywatności Zabrania się kopiowania, redystrybucji, publikowania, rozpowszechniania, udostępniania czy wykorzystywania w inny sposób całości lub części niniejszego modelu finansowego dla potrzeb innych niż własne.

10 Koszty

11 CAC Online marketing (dane w PLN) Pozycje Rok 1 Rok 2 Rok 3 Rok 4 Rok 5 Cost of Customer Acquisition - online Kampanie online Budżet Koszt za kliknięcie 2,2 3,0 3,8 4,6 5,4 Liczba odwiedzających Współ. konwersji I 2,2% 2,2% 2,2% 2,2% 2,2% Liczba działań (np. maili, rejestracji) Współ. konwersji II 2,4% 2,7% 2,7% 2,7% 2,7% Dni do pozyskania klienta (0-60) Nowi klienci Rok 1 Rok 2 Rok 3 Rok 4 Rok 5 CAC - online CAC - handlowcy CAC - pozostałe źródła CAC - online CAC - handlowcy CAC - pozostałe źródła Rok 1 Rok 2 Rok 3 Rok 4 Rok 5

12 CAC Handlowcy (dane w PLN) Pozycje Rok 1 Rok 2 Rok 3 Rok 4 Rok 5 Cost of Customer Acquisition - handlowcy Handlowcy Liczba handlowców Śr. koszt handlowca (wyn. brutto + narzut) Koszty wyn. handlowców pozostałe koszty sprzedaży Koszty sprzedaży razem Śr. liczba pozyskanych klientów na handlowca Nowi klienci Rok 1 Rok 2 Rok 3 Rok 4 Rok 5 CAC - online CAC - handlowcy CAC - pozostałe źródła CAC - online CAC - handlowcy CAC - pozostałe źródła Rok 1 Rok 2 Rok 3 Rok 4 Rok 5

13 CAC Podsumowanie (dane w PLN) Pozycje Jedn. Rok 1 Rok 2 Rok 3 Rok 4 Rok 5 Liczba pozyskanych klientów liczba Cost of Customer Acquisition CACost of Customer Acquisition - online PLN CACost of Customer Acquisition - handlowcy PLN CACost of Customer Acquisition - pozostałe źródła PLN Sprzedaż i marketing - budżet Online marketing PLN Handlowcy PLN Pozostałe źródła PLN Pozostałe koszty marketingu Specjalista ds. marketingu PLN Specjalista ds. PR PLN Grotwh hacker PLN PLN Sprzedaż i marketing - budżet Cost of Customer Acquisition Rok 1 Rok 2 Rok 3 Rok 4 Rok

14 Koszty (dane w PLN) Pozycje Rok 1 Rok 2 Rok 3 Rok 4 Rok 5 Amortyzacja Zarząd Administracja Sprzedaż Marketing Wytworzenie Projektów Wartość sprzedanych produktów, towarów Koszty operacyjne razem Marża brutto Marketing & sprzedaż Zarząd & administracja Amortyzacja Rok 1 Rok 2 Rok 3 Rok 4 Rok 5

15 Miejsca powstawania kosztów Cost (w/o production & projects & COGS costs) status Koszty Analiza (dane w PLN) kontrolowalne Rok 1 Rok 2 Rok 3 Rok 4 Rok 5 Koszty Wytworzenia Projektów e.g. HR e.g. controlling i księgowość e.g. zarząd i administracja e.g. sprzedaż i marketing

16 Przychody

17 Przychody Projekty (dane w PLN) Projekty Typ Rok 1 Rok 2 Rok 3 Rok 4 Rok 5 Razem Razem Licencje Wdrożenie Szkolenie Dopasowanie Pozostałe Licencje Wdrożenie Szkolenie Dopasowanie Pozostałe Licencje Wdrożenie Szkolenie Dopasowanie Pozostałe Rok 1 Rok 2 Rok 3 Rok 4 Rok Licencje Wdrożenie Szkolenie Dopasowanie Pozostałe

18 Przychody Działalność handowa & pozostała (dane w PLN) Pozycje Typ Rok 1 Rok 2 Rok 3 Rok 4 Rok 5 Przychody z działalności handlowej Razem e.g. produkt A e.g. produkt B e.g. produkt C Cena sprzedaży netto 548,7 528,3 586,6 702,5 690,8 Liczba sprzedanych sztuk Marża brutto (%) 53% 54% 56% 58% 57% Cena sprzedaży netto 91,1 91,1 91,1 91,1 91,1 Liczba sprzedanych sztuk Marża brutto (%) 45% 45% 45% 45% 45% Cena sprzedaży netto 520,0 520,0 520,0 520,0 520,0 Liczba sprzedanych sztuk Marża brutto (%) 55% 55% 55% 55% 55% Cena sprzedaży netto 1 580, , , , ,0 Liczba sprzedanych sztuk Marża brutto (%) 45% 45% 45% 45% 45% Przychody pozostałe Usługa Usługa % % 57% 58% 57% Przychody z działalności handlowej Marża brutto (%) % 56% % 55% 54% % % 52% 51% 0 Rok 1 Rok 2 Rok 3 Rok 4 Rok 5 50%

19 Przychody (dane w PLN) Pozycje Typ Rok 1 Rok 2 Rok 3 Rok 4 Rok 5 Projekty Razem Licencje Wdrożenie Szkolenie Dopasowanie Pozostałe Działalność handlowa Razem Cena sprzedaży netto Liczba sprzedanych sztuk Marża brutto (%) 53% 54% 56% 58% 57% Pozostałe przychody Przychody razem Rok 1 Rok 2 Rok 3 Rok 4 Rok 5 Projekty Działalność handlowa Pozostałe przychody Projekty Działalność handlowa Pozostałe przychody Rok 1 Rok 2 Rok 3 Rok 4 Rok 5

20 Wyniki

21 Źródło pozyskania Projekt Klient Początek klienta Projekty Opłacalność (dane w PLN) Koniec Przychody Koszty Wytorzenia Projektu Koszty alokowane 1 Klient 1 CAC I Rok 1 IV Rok % 2 Klient 2 Online I Rok % 3 Klient 1 CAC I Rok 1 X Rok % 4 Klient 3 Handlowcy I Rok % 5 Klient 4 CAC I Rok 1 X Rok % 6 Klient 5 CAC I Rok 1 X Rok % 7 Klient 6 CAC I Rok % 8 Klient 7 CAC I Rok % 9 Klient 1 CAC I Rok % 10 Klient 1 CAC I Rok % 50 Klient 1 CAC CAC Zysk Rentowność (%)

22 Rachunek zysków i strat (dane w PLN) Pozycje Rok 1 Rok 2 Rok 3 Rok 4 Rok 5 A. Przychody netto B. Koszty sprzedanych produktów, usług C. Marża brutto (A + B) % przychodów netto 44% 61% 68% 75% 77% D. Koszty zarządu i administracji E. Koszty sprzedaży i marketingu F. Pozostałe przychody operacyjne G. Pozostałe koszty operacyjne H. EBIT (C + D + E + F + G) % przychodów netto -23% 16% 30% 34% 37% I. Przychody finansowe K. Koszty finansowe K. Zysk/Strata brutto (H + I + J) L. Podatek dochodowy M. Zysk/strata netto (K + L) % przychodów netto -23% 16% 35% 39% 44% EBITDA (EBIT+amortyzacja) % przychodów netto -23% 16% 30% 34% 37%

23 Rachunek zysków i strat Analiza (dane w kpln) Skum. EBITDA Przychody netto EBITDA

24 ZAMÓW MODEL OPŁACALNOŚCI W EXCELU Realizacja: Krzysztof Janik krzysztof.janik@enterprisestartup.pl