e-obieg" - Materiały szkoleniowe

Transkrypt

1 e-obieg" - Materiały szkoleniowe System e-obieg" jest komputerowym odwzorowaniem systemu opisanego w Instrukcji kancelaryjnej Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. Nr 14 z 20 stycznia 2011, Poz. 67) Kilka przypomnień za Instrukcją Kancelaryjną: podstawą klasyfikacji spraw w urzędzie jest Rzeczowy Wykaz Akt (RWA) każdej sprawie w urzędzie nadawany jest znak sprawy zawierający: 1) symbol literowy komórki organizacyjnej, 2) symbol liczbowy hasła według jednolitego rzeczowego wykazu akt, 3) liczbę kolejną, pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie spraw, 4) dwie ostatnie cyfry roku, w którym sprawę wszczęto. każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje identyczny znak. Role pracowników w systemie Konfigurowalność systemu pozwala dopasować program do wielkości urzędu i jego struktury. Funkcjonalność systemu zapewniono nadając jego użytkownikom role odpowiadające wykonywanym obowiązkom. Podstawowe role systemu to: Kancelaria - osoba pracująca w kancelarii mająca uprawnienia do przyjmowania i wysyłania całej korespondencji (pism). Decydent - główny decydent w urzędzie (prezydent/burmistrz/wójt i jego zastępcy, czasami sekretarz/skarbnik) - osoby posiadające dostęp do wszystkich możliwych pism/spraw w urzędzie, z możliwością ich wycofywania i przydzielania innym komórkom organizacyjnym (wydział, referat, dział, samodzielne stanowisko) lub cofnięcia do powtórnej weryfikacji. Decydent posiada uprawnienia umożliwiające ostatecznie zatwierdzić sprawę/pismo, tj. zaakceptować ostatecznie komplet dokumentów opracowanych wcześniej przez swoich podległych pracowników. Dysponent faktur - Realizuje wszelkie zadania związane z dokumentami oznaczonymi przez kancelarie jako faktury. Przydziela faktury do odpowiadających im stanowisk, kontroluje terminowość ich realizacji oraz zatwierdza ją. "Naczelnik" - kierownik komórki organizacyjnej - decydent w swojej komórce organizacyjnej (wydział, referat, dział, samodzielne stanowisko) posiadający uprawnienia przydzielania spraw swoim podległym pracownikom lub wycofywania spraw. Posiada możliwość zatwierdzenia spraw podległych pracowników lecz bez możliwości ich ostatecznego zakończenia. Naczelnik uprawniony - jak wyżej lecz dodatkowo posiada uprawnienia do ostatecznego zakańczania spraw/pism (z up. prezydenta miasta, burmistrza lub wójta) - korespondencja gotowa do odbioru przez interesanta. Urzędnik - osoba posiadająca najniższe uprawnienia (najniższy szczebel) w danej komórce organizacyjnej (wydział, referat, dział, samodzielne stanowisko), do której obowiązków należy określić status pisma, a następne nadać odpowiedni bieg:

2 - w przypadku zakwalifikowania pisma jako sprawy (nadania znaku sprawy) należy odesłać rozpatrzoną sprawę z kompletem dokumentów do swojego przełożonego (Naczelnika), - w przypadku zakwalifikowania pisma jako dodatkowego załącznika do już istniejącej sprawy, należy "podpiąć" dane pismo do konkretnej sprawy, - w przypadku zakwalifikowania pisma jako jednorazowej korespondencji (faktura, oferta szkoleniowa, reklama, itp.) należy ją przeczytać (ewentualnie dodać odpowiedni komentarz) i oznaczyć w systemie jako zakończoną. Urzędnik uprawniony - jak wyżej ale może ostatecznie zakończyć sprawę (z up. prezydenta miasta, burmistrza lub wójta) Urzędnik - "od ręki" jak wyżej w roli "Urzędnik" lecz dodatkowo posiada uprawnienia do ostatecznego zakańczania spraw/pism w danej komórce organizacyjnej, a także posiada uprawnienia do przyjmowania spraw z pominięciem kancelarii - Menu lewe, zakładka "Nowa sprawa" - nie należy stosować powyższej roli dla pracowników referatów Referent - jak wyżej w roli "Urzędnik" lecz dodatkowo posiada uprawnienia do zakańczania spraw/pism w swojej komórce organizacyjnej (wydział, referat, dział, samodzielne stanowisko). Rolę "Referent" stosuje się w przypadku istnienia jednoosobowych komórek organizacyjnych. W przypadku kiedy są dwie osoby w danej komórce z nadanymi uprawnieniami "Referenta" to obie osoby widzą wszystkie swoje sprawy i pracują na równych prawach. Referent uprawniony - jak wyżej tylko z prawem ostatecznego załatwienia sprawy (z up. prezydenta miasta, burmistrza lub wójta) - korespondencja gotowa do odbioru przez interesanta. Auditor - osoba posiadająca uprawnienia umożliwiające tylko do podglądu (bez praw edycji) wszystkich spraw/pism znajdujących się w urzędzie. Przykładowy obieg korespondencji w urzędzie 1. Przyjęcie korespondencji w Kancelarii/BOI' - utworzenie sprawy Sprawy zaczynają swój bieg w Kancelarii/BOI" do której trafia korespondencja urzędu. Operatorkę Kancelarii/BOI po zalogowaniu wita taki oto obrazek: a. Pisma przyjęte - ilość pism przyjętych ale dotąd niezadekretowanych, trafiają tu także sprawy cofnięte przez użytkowników z powodu mylnej dekretacji

3 b. Sprawy w toku - ilość spraw załatwianych w komórkach organizacyjnych c. Sprawy zrealizowane - ilość spraw zrealizowanych /zamkniętych/ a dotąd nie przekazanych do archiwum d. Pisma w toku - ilość pism załatwianych w komórkach organizacyjnych e. Pisma zrealizowane - ilość pism zrealizowanych /zamkniętych/ a dotąd nie przekazanych do archiwum f. Sprawy do wysłania - ilość pism oczekujących na wysłanie na zewnątrz urzędu d. Nowe wiadomości - informacja z poczty wewnętrznej Uwaga: Niniejsze materiały opracowano na podstawie autentycznych zrzutów ekranu z eksploatowanego systemu. Z tego powodu na ilustracjach zamazywano nazwiska pracowników i dane identyfikacyjne interesantów. Pismo można przyjąć ręcznie lub zaimportować bezpośrednio z epuap (po odpowiedniej konfiguracji systemu) Kiedy operatorka BOI wybierze z Pisma wpływające -> Nowe Pismo - na ekranie zobaczy obrazek.

4 Górna część panelu roboczego pozwala przyjąć sprawę przesłaną poprzez skrzynkę podawczą urzędu za pomocą formularza elektronicznego wysłanego ze strony BIP-a lub e-boi. Wcześniej operatorka sprawdziła ważność certyfikatu którym opatrzony był przesłany dokument i skopiowała go do katalogu na swoim komputerze. Innym źródłem rozpoczęcia/kontynuowania sprawy jest dokument pisany dostarczony do kancelarii. Obydwa wymienione źródła pozwalają na wprowadzenie danych interesanta do systemu. Po zdecydowaniu i zaznaczeniu czy mamy do czynienia z osobą fizyczną czy z firmą wypełniamy pokazane rubryczki. Ułatwieniem jest możliwość przywołania danych z bazy adresowej systemu. Jeśli nadawca był już kiedyś zarejestrowany w systemie wystarczy np. wprowadzić nazwisko i kliknąć Szukaj w bazie". Program wyświetli wówczas wszystkie osoby o podanym nazwisku, lub nazwie w przypadku firmy, z imionami i danymi adresowymi. Jeśli jest wśród pokazanych nasz" interesant to go wybieramy a jego dane automatycznie zostaną dopisane. Jeśli wśród pokazanych interesantów go nie ma, dane uzupełnia operatorka i zatwierdza klikając: Dodaj nowego". Opisywane ułatwienie zilustrowaliśmy przykładem. Wyszukiwano autora korespondencji po adresie zamieszkania". Wprowadzono nazwę miejscowości, naciśnięto Szukaj w bazie" i otrzymano: Z załączonej listy mieszkańców (lub podmiotów) Świnoujścia operatorka zawęziła wybór podręczną wyszukiwarką i bez trudu odszukała nadawcę pisma. Klikając na właściwych danych wprowadziła je do Danych interesanta.

5 Na kolejny ekranie - widocznym powyżej - operatorka nadaje tytuł sprawie, wpisuje znak zewnętrzny pisma/jeśli korespondencja jest w taki zaopatrzona/ i krótko opisuje czego sprawa dotyczy. Ten krótki opis - dostępny bez otwierania sprawy - pozwala kierownikom kolejnych komórek podejmować decyzje kto ma sprawę załatwiać. Przed kliknięciem Przyjmij sprawę" operatorka musi jeszcze podjąć decyzję związaną z Typem sprawy". Wybór Standardowa" - używana w mniejszych urzędach lub w sytuacji gdy operatorka nie wie na którą komórkę zadekretować sprawę - przekazuje decyzję w sprawie dekretacji w ręce decydenta-zwierzchnika. W dużych urzędach operatorka korzysta z Predekretacji" i decyduje o przekazaniu sprawy wprost do jednej z komórek urzędu.

6 Stosowanie Predekretacji" znakomicie upraszcza przekazywanie spraw. Ewentualną możliwość pomyłki w dekretowaniu kompensuje możliwość cofnięcia przez adresata błędnie przydzielonego dokumentu. Dokument wraca wówczas do Kancelarii/BOI i czeka na dekretację Standardową" przez zwierzchnika-decydenta. W tym miejscu dodać trzeba, że wszystkie operacje na sprawie, od momentu wprowadzenia do systemu, zapisywane są w Historii obiegu". Błędne dekretacje i cofnięcia również. Doszliśmy do momentu w którym operatorka może nacisnąć przycisk Przyjmij sprawę" i podjąć dalsze działania zależne od sytuacji a mianowicie: dołączenie zbiorów zawierających zeskanowane dokumenty, wydanie potwierdzenia przyjęcia sprawy lub wprowadzanie nowej sprawy. Zilustrujemy to na kolejnych ekranach:

7 Na pokazanym ekranie aktywne są, oprócz prawostronnego Menu, przyciski Przeglądaj i Dołącz wykorzystywane tam gdzie w Kancelarii/BOI skanuje się przychodzącą korespondencję. Jest także słabo widoczny, na belce Dane wewnętrzne", niebieski przycisk Popraw dane". Skaner tworzone przez siebie obrazy zapisuje zazwyczaj w jakimś katalogu komputera do którego został podłączony. Przycisk Przeglądaj pozwala je odszukać a przycisk Dołącz dopisuje je do sprawy. Efekt dołączenia 2 zbiorów widoczny poniżej, w ramce. Skanowanie korespondencji nie jest konieczne ale jest zalecane. Ułatwia życie decydentom - cała dokumentacja dostępna natychmiast, także w odległych fizycznie komórkach /KPA dopuszcza już pracę wyłącznie na dokumentach elektronicznych/. Wymieniony niebieski przycisk Popraw dane" pozwala niektóre dane poprawić /ekran poniżej'/.

8 Przy pomocy prawostronnego Menu->Wydruk potwierdzenia wydrukować można potwierdzenie przyjęcia sprawy. Jest to istotne przy załatwianiu interesanta który zgłosił się osobiście do Biura Obsługi Interesanta. Przykład poniżej. W menu Kancelarii/BOI znajdziemy jeszcze jedną pozycję zastępującą tradycyjne księgi podawcze". Mowa o Dzienniku Korespondencji". Klikając nań otwieramy Raport dzienny -dziennik przyjąć" Przykład poniżej. Raport dzienny tworzyć można dla dowolnej daty i dowolnej, wydzielonej w strukturze urzędu, komórki. Można także - w polu jednostka - wybrać pozycję Cały Urząd"

9 Na potrzeby tej prezentacji wybraliśmy: OR -Wydział Organizacyjny". Efekt prezentujemy poniżej. Wydruk Dziennika Przyjęć" który zawiera wszystkie przyjęte sprawy kończy procedurę rejestracji przez Urząd korespondencji. Zarejestrowane sprawy są już w komórkach urzędu i oczekują na dalsze przydziały.

10 e-obieg" - Materiały szkoleniowe cz.ii Przykładowy obieg korespondencji w urzędzie c.d. W pierwszej części materiałów szkoleniowych zarejestrowaliśmy sprawę w Kancelarii/BOI. Jeśli sprawę dekretowano jako standardową, jej przydzielenia kolejnym komórkom dokonać musi decydent. Jeśli dokonano Predekretacji" sprawa natychmiast trafiła do adresata. 2. Sprawa u Naczelnika/Naczelnika uprawnionego - rozdzielanie i zamykanie spraw Korespondencję w Kancelarii/BOI zadekretować można wprost na wybraną komórkę urzędu. Jeśli jest to wydział dalszej dekretacji dokonuje kierownik wydziału który może sprawę przekazać do podległego referatu, konkretnemu pracownikowi lub sobie. Podobnie kierownik referatu rozdziela sprawy pomiędzy podległych pracowników i siebie. Sprawa zarejestrowana w Kancelarii/BOI automatycznie wskakuje" do widocznych powyżej Spraw do przydziału" u naczelnika wydziału/referatu. W podglądanym przypadku Kierownik Wydziału ma do rozdzielenia 3 sprawy. Dalsze informacje to: pracownicy wydziału załatwiają aktualnie 9 spraw, nie ma żadnych do akceptacji i żadnych załatwianych przez siebie. Nie ma także żadnej nowej wiadomości z poczty wewnętrznej. Otwieramy Sprawy do przydziału" i pokazuje się lista spraw nadesłanych" z Kancelarii/BOI /poniżej'/ Wspominano wcześniej jak ważny jest opis sprawy. Na obrazku widać, że po najechaniu myszą na Tytuł " ten opis pojawia się na ekranie w niebieskim boksie. Podobnie zachowuje się program jeśli mysz skierujemy na Nadawcę". W odpowiedzi program pokaże nam dane nadawcy. Przypadek ten zilustrowano poniżej.

11 Jeśli informacje uzyskiwane po najechaniu myszką na tytuł i nadawcę nie wystarczają do podjęcia decyzji komu sprawę przydzielić można kliknąć na tytule sprawy by uzyskać dostęp do całej sprawy ze wszystkimi załącznikami. Możliwość ta ułatwia życie kierownikom kiedy muszą podjąć decyzję o cofnięciu sprawy z powodu złej dekretacji. Sprawy nie można cofnąć bez jej otwarcia. Ilustracja możliwości cofania pisma poniżej: Jeśli opis sprawy wystarczył do podjęcia decyzji komu sprawę przydzielić kierownik zaznacza sprawę, wybiera osobę której załatwienie sprawy powierza i klika Przydziel".

12 Spraw można zaznaczać więcej i przydzielać jej tej samej osobie jednym kliknięciem. Na przedstawionych ilustracjach widać, że Kierownik może sprawę do załatwienia przydzielić samemu sobie. Zwracam uwagę kierowników na oferowaną przez system możliwość tworzenia notatek związanych ze sprawą, w których to notatkach zamieścić można dyspozycje dla załatwiającego sprawę. Można to zrobić przed przydzieleniem sprawy niżej. Wystarczy kliknięciem otworzyć podkatalog Notatki" i wypełnić pokazane pola. Instrukcja realizacji sprawy przez urzędnika jest dostępna w materiałach informacyjnych pod tytułem Realizacja Spraw

13 E-Obieg" - Korespondencja wewnętrzna Z instrukcji kancelaryjnej, Rozdział VI - wewnętrzny obieg akt, 12: Obieg akt odbywa się bez pokwitowania. Za pokwitowaniem doręcza się wyłącznie akta, co do których obowiązek kwitowania wynika z odrębnych przepisów." Informacja o otrzymanej korespondencji wewnętrznej pojawia się natychmiast po wejściu" do aplikacji lub otrzymaniu korespondencji. Wystarczy kliknąć w Menu -"Pokaż wiadomości" lub zaznaczone - Nowe wiadomości" by uzyskać do nich dostęp. Po kliknięciu w części roboczej pulpitu pojawia się informacja: zawierająca następujące dane: Imię i Nazwisko nadawcy Temat wiadomości Ilość załączonych plików Data wysłania Informacja czy wiadomość przeczytano Uwaga: na czarnej belce umieszczono zaznaczone na niebiesko linki umożliwiające przeglądanie wiadomości nowych" /nieprzeczytanych/ i wszystkich" /przeczytanych a dotąd niewykasowanych/. Kliknięcie Tematu" lub Nadawcy" otwiera wiadomość

14 Oprócz znanych już informacji pojawił się tekst wiadomości /pierwsze zakreślenie od góry/ oraz link do załączonego pliku o nazwie osw.pdf jeśli taki do wiadomości dołączyliśmy. Załączone pliki można przeglądać i kopiować do innych katalogów. Kliknięcie na zaznaczony u dołu link Lista Wiadomości" pozwala przeglądać wiadomości przeczytane wcześniej. Wysyłanie wiadomości z załącznikami lub bez rozpoczynamy wybierając z menu - Utwórz wiadomość". Jej tworzenie prześledzimy na slajdzie. 1. Wybieramy osobę lub grupę osób dla których tworzymy korespondencję. Po wybraniu osoby koniecznie użyj przycisku Dodaj" który tworzy listę odbiorców. W powyższym przykładzie wybrano 4 osoby do których autor wiadomości ma zamiar przekazać plik PDF 2. Wpisz temat przekazu 3. Zredaguj treść 4. Dołącz załączniki. Naciśnięcie Przeglądaj" pozwala odszukać na naszym komputerze pliki które chcemy załączyć a przycisk Dodaj" dołącza wybrany plik do wiadomości. 5. Pozostaje nacisnąć Wyślij wiadomość.

15 Po wysłaniu kopię wiadomości znaleźć można w Wysłane" /przykład poniżej'/ Uwaga: po najechaniu myszą na informację Przeczytało X osób" otwiera się widoczna na rysunku ramka zawierająca listę osób które do momentu przeglądania korespondencji przesyłką przeczytały. Podobnie zachowuje się program po najechaniu myszą na Nie odebrało X osób" Otwiera się lista osób które wiadomości dotąd nie otworzyły. Przedstawiony sposób przesyłania wiadomości wykorzystywany może być do przesyłania korespondencji wewnętrznej pod jednym wszakże warunkiem: korespondencja musi być w postaci elektronicznej.