Człowiek najlepsza inwestycja

Transkrypt

1 Zamawiający: ul. Sierpińskiego 24/ Lublin ul. Narutowicza 57/ Lublin KRS , , Lublin, 8 luty 2011 r. Zapytanie ofertowe (dotyczy wynajmu lokalu na potrzeby Biura Porad Prawnych i Obywatelskich w Tarnobrzegu) Kody CPV: Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne Podstawa prawna: zasada konkurencyjności w ramach POKL I. ZAMAWIAJĄCY ul. Sierpińskiego 24/ Lublin ul. Narutowicza 57/ Lublin KRS , , II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Przedmiot zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest wynajem lokalu, w którym zostanie zlokalizowane Biuro Porad Prawnych i Obywatelskich w Tarnobrzegu, w ramach projektu Aktywne obywatelstwo współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Fundusz Społecznego. 1

2 2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: Wymagania niezbędne: Lokal spełnia wszystkie wymogi BHP i PPOŻ oraz inne wymogi prawne (jeśli dotyczy). Lokal składa się z 2-óch pokoi + zaplecze socjalne. Jako zaplecze socjalne rozumie się obligatoryjnie toaletę i fakultatywnie wnękę socjalną/pokój socjalny/magazynek). Dopuszcza się zarówno lokale odrębnie spełniające ww. warunek (tzn.: lokal oddzielny składający się z ww. elementów) jak i część większego budynku/lokalu spełniająca ww. warunki (np. w biurowcu Wykonawca zapewni dwa sąsiadujące pokoje z nieograniczonym dostępem do zaplecza socjalnego ogólnego użytku). Lokal o powierzchni ogółem min 25 i max 70 metrów kwadratowych. Lokal dostępny dla osób niepełnosprawnych ruchowo. Wykonawca może zapewnić dostępność poprzez: a) lokal zlokalizowany na parterze (+ podjazdy jeśli niezbędne), b)lokal zlokalizowany na wysokim parterze/piętrze w budynku z windą o wielkości umożliwiającej swobodną komunikację wózkiem (+ podjazdy jeśli niezbędne), c) lokal zlokalizowany na wysokim parterze/piętrze w budynku bez windy, natomiast w tym samym budynku zabezpieczone miejsce z biurkiem (np. na korytarzu na parterze), w którym mogą być przyjmowane osoby niepełnosprawne ruchowo (+ podjazdy jeśli niezbędne), d) inne rozwiązania (zgodne z przepisami prawnymi). Lokal bez ograniczeń dostępny w okresie III 2011-XII Lokal administrowany, nadzorowany w okresie III 2011 XII Administrowanie/nadzorowanie dotyczy wypełniania obowiązków wynikających z przepisów prawnych co do stanu technicznego budynku/lokalu, instalacji elektrycznych, gazowych, wodnych, sanitarnych, grzewczych, etc, w tym dokonywanie wymaganych prawem przeglądów oraz napraw ewentualnych usterek/awarii, jeśli ich wystąpienie nie wyniknęło bezpośrednio z winy najemcy, tj.: nieprawidłowego użytkowania przedmiotu najmu. Lokal jest wyposażony/istnieje możliwość wyposażenia w sieć internetową i telefoniczną. Na dzień przekazania lokal będzie w stanie faktycznym bardzo dobrym (czysty w tym czyste ściany i okna, sprawnie działające instalacje, oświetlenie, itp.). Zarówno sam lokal jak i budynek, w którym się znajduje (jeśli dotyczy) będzie mógł zostać oznaczony zgodnie z wymaganiami POKL. Na dzień przekazania wszystkie okna w lokalu będą wyposażone w wertikale/żaluzje/inny rodzaj osłon okiennych zapewniający możliwość regulowania dostępu światła. Sam lokal jak i budynek, w którym się znajduje (jeśli dotyczy) oraz okolica nie posiadają cech, które w opinii zespołu projektowego uniemożliwiają/wykluczają możliwość zlokalizowania w takim miejscu Biura Porad Prawnych i Obywatelskich, a które to nie były możliwe do określenia/przewidzenia na etapie konstruowania zapytania ofertowego. Wymagania pożądane: Lokal zlokalizowany jest w centrum miasta. Lokal zlokalizowany jest w pobliżu często uczęszczanych instytucji użyteczności publicznej i/lub w pobliżu dworca PKP/PKS. Okolica, w której znajduje się lokal jest estetyczna/przyjazna. 2

3 Lokal posiada bezpłatne zaplecze parkingowe. Lokal i budynek, w którym się znajduje (jeśli dotyczy) jest estetycznie urządzony i sprawia przyjazne wrażenie oraz nadaje się na działalność typu bezpłatne poradnictwo prawne i obywatelskie. W lokalu/budynku/okolicy prowadzone nie są działalności gospodarcze mogące budzić moralne wątpliwości lub zniechęcać potencjalnych klientów (osoby poszukujące bezpłatnej porady obywatelskiej i/lub prawnej). Jednocześnie są prowadzone działalności, które zwiększają prawdopodobieństwo pojawienia się potencjalnych klientów. Lokal wyposażony jest/będzie na dzień przekazania w klimatyzację. Lokal jest/będzie na dzień przekazania wyposażony w system monitoringu i ochrony. Lokal posiada/będzie posiadał na dzień przekazania inne udogodnienia (np. czujki przeciwpożarowe, na życzenie Zamawiającego może być wyposażony w szafy biurowe i/lub inne meble, itp.). Lokal ogrzewany jest w sposób nowoczesny i ekonomiczny (przykład: jako nieekonomiczne traktowane jest ogrzewanie energią elektryczną). Preferowana powierzchnia lokalu ogółem: metrów kwadratowych. Media i wszystkie inne opłaty mogą być rozliczane ryczałtowo w koszcie lokalu (tzn.: do kosztu czynszu ogółem doliczona będzie miesięczna kwota ryczałtowa obejmująca koszty energii, wody, wywozu śmieci, ogrzewania, ochrony, etc. co oznacza rozliczanie całości kosztów lokalu na podstawie jednej FV/rachunku). 3. Wymagania w stosunku do Wykonawcy: A) Wykonawca musi być legalnie działającym podmiotem, posiadać tytuł prawny do lokalu oraz uprawnienia do jego wynajmu. B) Wykonawca musi znajdować się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. C) Wykonawca musi dysponować potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. Ad. A) Na etapie składania oferty dla potwierdzenia spełnienia wymagania wskazanego w pkt. 3. A) Wykonawca złoży oświadczenie wg wzoru z formularza ofertowego. Jeśli oferta danego Wykonawcy zostanie wybrana dostarczy on, przed podpisaniem umowy, potwierdzone za zgodność z oryginałem następujące dokumenty (jeśli dotyczą Wykonawcy): (1) tytuł prawny do lokalu potwierdzający prawo dysponowania lokalem i jego wynajmu, (2) wypis/potwierdzenie z właściwego rejestru (KRS/Ewidencja Działalności Gospodarczej/Dowód osobisty/inny) potwierdzający tożsamość podmiotu i zakres jego działalności, (3) zaświadczenie o nadaniu nr NIP, (4) zaświadczenie o nadaniu nr REGON, zaświadczenie o statusie w kontekście podatku VAT. Ad. B) Dla potwierdzenia spełnienia Wymagania wskazanego w pkt. 3. B) Wykonawca złoży oświadczenie wg wzoru z formularza ofertowego. Ad. C) 3

4 Dla potwierdzenia spełnienia Wymagania wskazanego w pkt. 3. C) Wykonawca złoży oświadczenie wg wzoru z formularza ofertowego. 4.Oferty częściowe: Brak możliwości składania ofert częściowych. 5. Płatności: Płatności na rzecz Wykonawcy będą realizowane zgodnie z terminem określonym w umowie (płatność z góry za dany m-c). W przypadku braku środków na rachunku projektu Najemca skontaktuje się z Wykonawcą celem wspólnego ustalenia innego terminu płatności nie dłuższego jednak niż 5 dni od dnia otrzymania środków od Instytucji Pośredniczącej (Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej) III. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Termin wykonania przedmiotu zamówienia: do r. IV. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY Wykonawcy zobowiązani są zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu ofertowym i przygotować ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w tym dokumencie. Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku Postępowania. Zamawiający w żadnym przypadku nie odpowiada za koszty poniesione przez Wykonawców w związku z przygotowaniem i złożeniem oferty. Wykonawcy zobowiązują się nie podnosić jakichkolwiek roszczeń z tego tytułu względem Zamawiającego. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim, na maszynie do pisania, komputerze lub inną trwałą, czytelną techniką. Wszystkie kartki oferty powinny być trwale spięte, ponumerowane oraz zaparafowane lub podpisane przez osobę składającą ofertę. Ewentualne poprawki w tekście Oferty muszą być naniesione w czytelny sposób i parafowane przez osobę, która jest jej Wykonawcą. Oferent powinien stworzyć ofertę na formularzu załączonym do niniejszego zapytania. V. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT 1. Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem: poczty elektronicznej na adres: ffi@ffi.org.pl, faxu na numer , przesłana pocztą tradycyjną lub dostarczona osobiście na adres:, ul. Narutowicza 57/6, Lublin do dnia 21 lutego 2011 roku do godz. 18-tej (liczy się data wpływu). Oferty przesłane em muszą zawierać podpisany przez Wykonawcę i zeskanowany Formularz ofertowy. 2. Oferty złożone po terminie, na innym druku, niekompletne lub nie spełniające stawianych wymagań nie będą rozpatrywane. 3. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę. 4

5 4. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. VI. OCENA OFERT Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów: A) Kryteria podstawowe: 1. Cena brutto za metr kwadratowy powierzchni (wyłącznie czynsz bez dodatkowych kosztów). 50 % Wykonawca ma prawo przewidzieć wzrost ceny w poszczególnych latach. Jeśli Wykonawca nie przewidzi wzrostu ceny w poszczególnych latach nie będzie możliwości podniesienia czynszu. 2. Lokalizacja 20 % Ocena na podstawie danych zawartych w formularzu ofertowym oraz wizytacji lokalu. 3. Stan lokalu/wyposażenie/zasady rozliczania 30 % Ocena na podstawie danych zawartych w formularzu ofertowym oraz wizytacji lokalu. Wizytacje będą mieć miejsce po złożeniu formularza ofertowego od do dn. 23 lutego 2011 roku. Termin wizytacji zostanie ustalony telefonicznie z Wykonawcą. Jeśli wskazana w ofercie cena ogółem za okres najmu przekroczy zaplanowaną w budżecie kwotę Zamawiający może odrzucić daną ofertę. Powyższy zapis nie oznacza automatycznego odrzucania ofert (zgodnie z zasadami realizacji projektów Zamawiający może dokonywać przesunięć w szczegółowym budżecie). Sposób oceny ofert: Ad. A)1. Oferta z najniższą ceną (średnia cena ogółem za metr za wszystkie lata) uzyska 50 pkt. w tej części oceny. Pozostałe oferty zostaną ocenione wg następującego wzoru. A n= (a min/a n) 50 pkt. a min - cena najniższa wśród złożonych ofert a n - cena zaproponowana przez oferenta n Cenę należy wyrazić w jednostkach pieniężnych, tj. z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą będą prowadzone w PLN. Ad. A)2 W ramach kryterium ocenie podlegać będzie: Czy lokal zlokalizowany jest w centrum miasta. (0-3 pkt) Czy lokal zlokalizowany jest w pobliżu często uczęszczanych instytucji użyteczności publicznej i/lub w pobliżu dworca PKP/PKS. (0-10 pkt) Okolica lokalu (wygląd, estetyka). (0-4 pkt) 5

6 Zaplecze parkingowe. (0-3 pkt) Aby oferta podlegała dalszej ocenie musi uzyskać min. 11 pkt. Ad. A)3 W ramach kryterium ocenie podlegać będzie: Czy lokal i budynek, w którym się znajduje (jeśli dotyczy) jest estetycznie urządzony i sprawia przyjazne wrażenie. Czy nadaje się na działalność typu bezpłatne poradnictwo prawne i obywatelskie. (0-6 pkt) Jakie działalności prowadzone są w budynku/lokalu/okolicy. Czy są to działalności gospodarcze mogące budzić moralne wątpliwości lub zniechęcać potencjalnych klientów (osoby poszukujące bezpłatnej porady obywatelskiej i/lub prawnej). Jednocześnie czy są to działalności, które zwiększają prawdopodobieństwo pojawienia się potencjalnych klientów. (0-5 pkt.) Czy lokal wyposażony jest/będzie na dzień przekazania w klimatyzację. (0 lub 1 pkt.) Czy lokal jest/ będzie na dzień przekazania wyposażony w system monitoringu i ochrony. (0 lub 3 pkt.) Czy lokal posiada/będzie posiadał na dzień przekazania inne udogodnienia (np. czujki przeciwpożarowe, na życzenie Zamawiającego może być wyposażony w szafy biurowe i/lub inne meble, itp.). (0-5 pkt.) Czy lokal ogrzewany jest w sposób nowoczesny i ekonomiczny (przykład: jako nieekonomiczne traktowane jest ogrzewanie energią elektryczną). (0 2 pkt.) Czy lokal ma preferowaną powierzchnię ogółem: metrów kwadratowych. (0 lub 3 pkt) Czy media i wszystkie inne opłaty mogą być rozliczane ryczałtowo w koszcie lokalu (tzn.: do kosztu czynszu ogółem doliczona będzie miesięczna kwota ryczałtowa obejmująca koszty energii, wody, wywozu śmieci, ogrzewania, ochrony, etc. co oznacza rozliczanie całości kosztów lokalu na podstawie jednej FV/rachunku). (0 lub 5 pkt) Aby oferta podlegała dalszej ocenie musi uzyskać min. 16 pkt. Jeśli podczas wizytacji lokalu/obiektu Wizytujący stwierdzą zaistnienie szczególnych przesłanek/cech lokalu/budynku/okolicy, które nie były możliwe do przewidzenia na etapie tworzenia zapytania, a w opinii Wizytujących uniemożliwiają/wykluczają możliwość zlokalizowania Biura Porad Prawnych i Obywatelskich w danym lokalu/obiekcie oferta zostanie odrzucona jako niespełniająca wymagania koniecznego. W przypadku takim Wykonawca otrzyma pisemne uzasadnienie odrzucenia oferty wraz z wskazaniem przesłanek/cech, które w opinii Wizytujących uniemożliwiają/wykluczają możliwość zlokalizowania BPPiO w danym lokalu. W przypadku takiej samej ilości punktów wyżej na liście znajdzie się Wykonawca który otrzymał najwięcej punktów za kryterium: 6

7 A)3 Stan lokalu/wyposażenie/zasady rozliczania następnie (w przypadku dalszej równowagi punktów), A)2 Lokalizacja, następnie A) 1 Cena. Pozostali Wykonawcy zostaną wpisani na Listę Rezerwową i współpraca z nimi będzie mogła być podjęta w przypadku niezawarcia umowy z wybranym Wykonawcą lub jej rozwiązania. VII. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi oferentów za pośrednictwem poczty elektronicznej. Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana będzie zobowiązany do dostarczenia kserokopii dokumentów potwierdzających spełnianie wymagań o których mowa w zapytaniu ofertowym, pkt. 3 Wymagania w stosunku do Wykonawcy: VIII. DODATKOWE INFORMACJE Dodatkowych informacji udziela Pani Agnieszka Stawiszyńska oraz Pani Małgorzata Jończyk pod numerem telefonu oraz adresem ffi@ffi.org.pl. IX. ZAŁĄCZNIKI Wzór formularza ofertowego. 7