Rozdział 12. Narzędzia promocji miejscowości na przykładzie miasta Suwałk

Transkrypt

1 Artykuł pochodzi z publikacji: Kreowanie wizerunku miast, (Red.) A. Grzegorczyk, A. Kochaniec, Wyższa Szkoła Promocji, Warszawa 2011 Rozdział 12. Narzędzia promocji miejscowości na przykładzie miasta Suwałk Magdalena Krzyżewska Ogólna charakterystyka Suwałk Suwałki powstały z osady założonej w XVII w. przez zakon kamedułów z pobliskiego klasztoru w Wigrach, na terenie dawnej Jaćwieży. W 1710 r. osada otrzymała przywilej targowy, a w 1720 r. prawa miejskie. Miastu nadano herb przywilejem lokacyjnym króla Augusta II, przedstawiający na czerwonym tle św. Rocha i św. Romualda w srebrnych szatach, między którymi znajdują się trzy zielone góry. Na najwyższej górze umieszczony jest złoty krzyż, a u jego podstawy - złota korona. Św. Roch (z lewej strony herbu) wsparty jest o czarną laskę, a u jego stóp znajduje się czarny pies. Lokalizacja miasta na szlakach handlowych i komunikacyjnych oraz funkcje administracyjne decydowały o jego rozwoju. W 1975 r. Suwałki zyskały status stolicy województwa na prawie ćwierć wieku, co pozwoliło na przekształcenie się jednostki miejskiej w znaczący ośrodek administracyjny, gospodarczy, kulturowy i oświatowy. W latach siedemdziesiątych i osiemdziesiątych duży nacisk kładziono na rozwój przemysłu, zaś w latach dziewięćdziesiątych transformacja gospodarcza w kraju spowodowała przekształcenie przedsiębiorstw państwowych w prywatne. Znacznie wzrosło bezrobocie, należące wówczas do najwyższych w kraju. 212

2 Obecnie Suwałki to miasto na prawach powiatu, znajdujące się w północno-wschodniej części województwa podlaskiego. Miasto zajmuje obszar 65,24 km 2 i zamieszkuje je ponad 69 tys. mieszkańców. Jest drugim co do wielkości miastem w woj. podlaskim, po stolicy województwa Białymstoku. Suwałki są położone w pobliżu przejścia granicznego z Litwą, Obwodem Kaliningradzkim Federacji Rosyjskiej i Białorusią. Przez Suwałki przebiegają ważne szlaki transportowe: z Berlina przez Warszawę do Sankt Petersburga oraz z Warszawy do Helsinek (przyszła droga tranzytowa szybkiego ruchu Via Baltica oraz trasa kolejowa Rail Baltica łącząca kraje bałtyckie z Europą Zachodnią). Krajobraz miasta jest wynikiem działalności lodowca w okresie zlodowacenia Wisły oraz erozyjnej działalności rzeki Czarnej Hańczy. Zagospodarowanie przestrzenne miasta determinują: rzeka Czarna Hańcza, zalew Arkadia, obrzeże Puszczy Augustowskiej, sąsiedztwo Wigierskiego Parku Narodowego, Suwalskiego Parku Krajobrazowego oraz linia kolejowa Białystok Suwałki Trakiszki i Suwałki Olecko Ełk. Suwałki leżą w strefie klimatu umiarkowanego o dominujących cechach kontynentalnych, czego wynikiem są najniższe temperatury w mieście i jego okolicach. Mroźne i długie zimy zachęcają do uprawiania sportów zimowych, natomiast krótkie i upalne lata do aktywnego spędzania czasu na świeżym powietrzu. Suwałki to okoliczne, szczególnie cenne przyrodniczo tereny i obiekty. Mowa tu o rezerwatach, pomnikach przyrody, jeziorach, parkach, rzekach, lasach i puszczach. O ładzie centrum Suwałk już w XIX wieku pisał Władysław Syrokomla: Co to za miasto, co w ulicy leży? Co to za ulica, co przez miasto bieży?. Park Konstytucji 3 Maja powstał w 1820 r. jako Ogród Miejski, a obecnie pełni rolę serca miasta. Często organizowane są w nim imprezy miejskie oraz jest to ulubione miejsce spacerów suwałczan. W sąsiedztwie parku znajduje się ratusz, z którego wieży, od 1 stycznia 2005 roku, w południe, odgrywany jest hejnał Suwałk. W wieloletnią już tradycję Suwałk wpisuje się działalność kulturalna i sportowa. Na terenie miasta działa wiele stowarzyszeń aktywizujących życie kulturalne mieszkańców. Cyklicznie odbywają się imprezy o wysokim poziomie artystycznym, często o charakterze festiwali międzynarodowych lub na skalę ogólnopolską. Corocznie obchodzone są Dni Suwałk, które obejmują letni weekend pełen koncertów, 213

3 imprez rekreacyjnych i kulturalnych oraz wizytację przedstawicieli miast partnerskich. W Suwałkach działają 22 kluby sportowe oraz 20 stowarzyszeń kultury fizycznej, które reprezentują ponad 30 dyscyplin sportowych. Suwalscy sportowcy odnoszą sukcesy w mistrzostwach świata, Europy i Polski w różnych kategoriach wiekowych. Badmintoniści SKB Litpol-Malow Suwałki reprezentowali Polskę na dwóch olimpiadach w Sydney i Atenach oraz wielokrotnie zdobywali medale na mistrzostwach Europy i Polski. Sukcesy na arenie międzynarodowej odnoszą także suwalscy pływacy, szachiści, lekkoatleci, żeglarze, karatecy, zawodnicy uprawiający modelarstwo lotnicze oraz unihokej Identyfikacja technik wykorzystywanych w promocji Suwałk Reklama wspierająca Suwałki dotyczy oferty inwestycyjnej miasta. Na stronie Suwalskiej Specjalnej Strefy Ekonomicznej dostępny jest film promocyjny, natomiast oferta inwestycyjna Suwałk była prezentowana przez: Telewizję Polską Lato z Jedynką, Tygodnik Suwalski, Radio 5, telewizję kablową w Suwałkach, Rzeczpospolitą, Puls Biznesu, informator gospodarczy miast Alytus Suwałki, prasę regionalną oraz stronę internetową Urzędu Miasta. Działania public relations, podejmowane przez suwalskie władze, kierowane są przede wszystkim do mieszkańców miasta. Mają one na celu budowanie społeczeństwa obywatelskiego, identyfikującego się z lokalną wspólnotą. Urząd Miasta propaguje politykę informacyjną, czego odzwierciedleniem jest powołanie Rzecznika Urzędu Miejskiego. Zajmuje się on obsługą prasową, archiwizacją informacji lokalnych mediów oraz organizacją konferencji prasowych. Media wykorzystywane do nadawania informacji to: strona internetowa Urzędu Miasta ( cotygodniowa audycja Z Ratusza emitowana na antenie Radia 5, comiesięczny program Z Ratusza, emitowany na antenie telewizji kablowej, plansze telegazety kablowej, Tygodnik Suwalski oraz okazjonalnie inne lokalne i regionalne media. Do public relations zaliczyć należy cykliczne działania prezydenta Suwałk: przeprowadzanie ankiety wśród suwalskich maturzystów, 1 Materiały wewnętrzne Urzędu Miasta Suwałki. 214

4 wysyłanie listów gratulacyjnych do nowych mieszkańców Suwałk, suwałczan osiągających pełnoletniość i wstępujących w związki małżeńskie, rodziców nowo narodzonych dzieci oraz uroczyste powitanie pierwszego urodzonego dziecka w Nowym Roku w Suwałkach. Działania PR-owe to także organizowane przez miasto imprezy kulturalne, sportowe i okolicznościowe. Miasto może pochwalić się festiwalami o charakterze ogólnopolskim i międzynarodowym. Przeprowadzany jest również konkurs prezydenta Suwałk Włócznia Jaćwingów, wyróżniający w danym roku zasłużonych dla miasta twórców, działaczy społecznych, ludzi biznesu i wybitnych przedstawicieli oświaty. Corocznie przyznawane są nagrody miasta Suwałki za szczególne osiągnięcia w dziedzinie twórczości artystycznej, upowszechniania i ochrony kultury oraz opieki nad zabytkami. Nagrody przyznawane są osobom fizycznym i prawnym oraz podmiotom działającym na rzecz Suwałk. Nagrody stanowią wyróżnienie w zakresie upowszechniania suwalskiej kultury oraz twórczości suwalskich artystów. Prezydent Miasta Suwałki dwa razy do roku przyznaje stypendia za wybitne osiągnięcia sportowe oraz raz do roku ustanawia roczne stypendium osobom realizującym szczególnie ważne dla miasta Suwałk przedsięwzięcia kulturalne w dziedzinie twórczości artystycznej, tworzenia i upowszechniania kultury oraz opieki nad zabytkami. W działaniach promocyjnych Suwałk promocję sprzedaży stosuje się wobec jednostek pośredniczących w finalnym przekazaniu oferty miejskiej odbiorcy. Władze miasta umożliwiają organizacjom pozarządowym wykonanie zadań publicznych w formie kontraktowanych zadań lub oferując pomoc przy pozyskiwaniu dodatkowych refundacji. Urząd Miasta proponuje także wsparcie lokalowo-sprzętowe. Miasto Suwałki prowadzi działania promocji sprzedaży względem turystów odwiedzających Suwałki i Suwalszczyznę, poprzez dofinansowanie i kontrolę merytoryczną całorocznej działalności Centrum Międzynarodowej Informacji Kulturalno-Turystycznej oraz Regionalnego Ośrodka Kultury i Sztuki. Ważnym elementem promocji sprzedaży Suwałk jest współpraca władz Urzędu Miejskiego z placówkami zajmującymi się kulturą. Należą do nich: Regionalny Ośrodek Kultury i Sztuki, Młodzieżowy Dom Kultury, Muzeum Okręgowe wraz z Odziałem Muzeum im. Marii Konopnickiej, Biblioteka Publiczna im. Marii Konopnickiej, Archiwum Państwowe, Państwowa Szkoła Muzyczna I i II stopnia. Współpraca 215

5 polega na współorganizowaniu imprez o charakterze kulturalnym oraz upamiętniającym ważne wydarzenia historyczne oraz nad regularną kontrolą placówek przez Urząd Miejski. Formą promocji sprzedaży jest również akcja Lokalnych Inicjatyw Inwestycyjnych. Uczestniczący w akcji w połowie finansują przedsięwzięcie, ale mają zapewnione priorytetowe wykonanie zadania. W promocji Suwałk sprzedaż osobista jest wykorzystywana w bezpośrednich kontaktach podmiotów promocji z potencjalnymi grupami nabywców. W relacjach z inwestorami poświęca się im uwagę na specjalnych sympozjach, targach i konferencjach gospodarczych. Władze miasta zorganizowały Spotkania gospodarcze nad Czarną Hańczą, ale także brały udział w imprezach zewnętrznych (Forum Gospodarcze Rynków Wschodnich w Mikołajkach, Polska Wystawa Narodowa w Kownie, Polska Wystawa Narodowa w Kiszyniowie, Polska Wystawa Narodowa w Kaliningradzie oraz wystawy meblowe w Kopenhadze i Lahti). Organizowane są także indywidualne spotkania z przedsiębiorcami i potencjonalnymi inwestorami, zarówno krajowymi, jak i zagranicznymi. Turystom prezentuje się formy i oferty spędzania wolnego czasu w specjalnie do tego utworzonych punktach.. Mowa tu o Centrum Informacji Turystycznej, mieszczącym się przy oddziale Polskiego Towarzystwa Turystyczno-Krajoznawczego oraz Centrum Międzynarodowej Informacji Kulturalno-Turystycznej, mieszczącym się w parku Konstytucji 3 Maja. Działania sprzedaży osobistej Suwałk i Suwalszczyzny, podejmowane przez władze miasta, to także udział w międzynarodowych i krajowych targach turystycznych w Białymstoku, Warszawie, Łodzi, Krakowie i Poznaniu. Wydano także Informator turystyczny Suwałki i Suwalszczyzna zapraszają oraz Suwałki. Miasto w zielonej krainie. Suwałki współpracują z miastami partnerskimi: Alytus i Mariampol (Litwa), Grande Synthe (Francja), Voru (Estonia), Waren (Niemcy) oraz Rezenke (Łotwa). Ich współpraca polega na wspólnej wymianie doświadczeń oraz promocji o charakterze inwestycyjnym i kulturalnym. 216

6 12.3. Ocena wykorzystania narzędzi w działaniach promocyjnych Suwałk na tle promocji innych miast Suwałki, mimo podjęcia próby wykorzystania narzędzi promocji, w swych działaniach nie zyskują szczególnej przewagi nad konkurentami. Rozdysponowanie zadań, wynikających z promocji miasta, między Wydział Kultury, Turystyki i Promocji, Strategii i Rozwoju oraz Rzecznika Prasowego, skutkuje słabym przepływem informacji, a co za tym idzie, niespójnymi i niesystematycznymi działaniami. Brak sprecyzowanego produktu miejskiego i wyznaczenia dla niego konkretnych grup odbiorców uniemożliwia odpowiedni podział zadań między wydziałami oraz optymalne dobranie narzędzi promocji. Reklama, będąca jednym z najistotniejszych narzędzi w nadawaniu komunikatu, w przypadku Suwałk ogranicza się wyłącznie do prezentowania filmu promocyjnego oferty inwestycyjnej. Akcja promocyjna została przeprowadzona w sposób prawidłowy, lecz zabrakło akcji przypominającej. W działaniach public relations można zauważyć próbę podjęcia dobrej praktyki. Powołanie Rzecznika Urzędu Miejskiego spełnia bardzo istotną funkcję prowadzenia polityki informacyjnej. Zadawalająca jest współpraca z lokalnymi mediami, lecz niewystarczająca z mediami o zasięgu ogólnokrajowym czy międzynarodowym. Treść nadawanych komunikatów jest mało atrakcyjna, często zbyt oficjalna i ascetyczna. Działania public relations, podejmowane przez prezydenta miasta w postaci wysyłania listów gratulacyjnych i ankiet do jego młodych i nowych mieszkańców, są dobrym krokiem do badania nastrojów społecznych i budowania pożądanych relacji. Organizowane imprezy są ważnym elementem budowania życia kulturalnego Suwałk. Wydarzenia często mają formę zbliżoną do organizowanych festiwali o charakterze międzynarodowym i ogólnokrajowym, lecz ich promocja jest niewystarczająca. Przeprowadzany konkurs Włócznia Jaćwingów jest idealnym momentem wyróżnienia i docenienia działalności mieszkańców Suwałk oraz zachętą do podejmowania nowych starań. Stypendia i nagrody nadawane przez prezydenta miasta Suwałk są ważnym środkiem aktywizacji środowiska artystycznego, a także sportowego. Wyniki sportowców i efekty twórczości są zbyt rzadko wykorzystywane w celu promocji miasta. 217

7 Promocja sprzedaży, której podejmują się Suwałki, jest zadawalająca. Systematyczna współpraca z jednostkami pośredniczącymi w przekazywaniu oferty miejskiej przynosi dobre efekty w postaci sprawnie działającego Centrum Informacji Turystycznej oraz Centrum Międzynarodowej Informacji i Kultury. Wiele przedsięwzięć mogło zaistnieć dzięki współdziałaniu Urzędu Miasta z jednostkami odpowiedzialnymi za szerzenie kultury. Placówki poddawane ciągłej kontroli władz miasta cieszą się sprawnym funkcjonowaniem. Dobrą formą promocji sprzedaży jest Lokalna Inicjatywa Inwestycyjna, która przyspiesza modernizację ważnych dla suwałczan miejsc. Sprzedaż osobista prowadzona przez Suwałki w różnych dziedzinach, przynosi różne efekty. Promocja miasta za granicą oraz wymienianie się dotychczasowymi doświadczeniami to najistotniejsze i najważniejsze osiągnięcia współdziałania Suwałk z miastami partnerskimi. Ważnym elementem jest także przybliżenie kultury innych narodowości oraz wspólne kultywowanie historii. Organizacja Spotkań gospodarczych nad Czarną Hańczą czy udział w targach, sympozjach i konferencjach gospodarczych przynosi pożądany rozgłos i tym samym, zainteresowanie inwestorów. Wszelkie działania podejmowane są przy ścisłej współpracy z Suwalską Specjalną Strefą Ekonomiczną. Brak odpowiedniego przygotowania merytorycznego do targów, sympozjów i konferencji w dziedzinie turystyki skutkuje słabym podwyższeniem atrakcyjności oferty turystycznej miasta. Zadawalające jest funkcjonowanie Centrum Informacji Turystycznej oraz Centrum Międzynarodowej Informacji Kulturalno-Turystycznej. Placówki są w stanie pomóc turyście zaplanować aktywnie czas, lecz Suwałki, jako miasto przygraniczne, powinno posiadać placówki o wyższym standardzie świadczenia obsługi niż obecne Określenie celów promocji Suwałk Głównym kierunkiem proponowanym w procesie promocji Suwałk jest wspieranie celów strategicznych miasta i regionu zawartych w Strategii zrównoważonego rozwoju Suwałk do 2020 roku, Wieloletnim planie inwestycyjnym miasta Suwałk na lata , Programem ochrony środowiska dla miasta Suwałki na lata oraz w Strategii rozwoju województwa podlaskiego 218

8 do 2020 roku. Ważne jest także wykreowanie pożądanego wizerunku miasta oraz dotarcie z nim do poszczególnych grup docelowych. Misja miasta, zawarta w Strategii zrównoważonego rozwoju Suwałk do 2020 roku, wyznacza ogólny cel i kierunek rozwoju miasta. Zdefiniowanie misji stanowi zapis intencji dotyczących przyszłego rozwoju i tego, czego władze i mieszkańcy oczekują w wyniku realizacji strategii. Misja Suwałk brzmi: Suwałki miastem zrównoważonego rozwoju o wzrastającej randze w regionie i kraju, otwartym na współpracę międzynarodową, dbającym o stałą poprawę warunków życia mieszkańców, sprzyjającym rozwojowi innowacyjnej gospodarki i usług o znaczeniu ponadlokalnym przy wykorzystaniu walorów środowiska naturalnego 2. Misja jest generalnym uzasadnieniem istnienia i rozwoju miasta. Z racji potrzeby wykreowania wizerunku miasta i dotarcia z nim do pożądanych grup docelowych, należy zdefiniować wizję. Wizja jest przyszłym obrazem podmiotu, którego dotyczy. Jest zarysem dążeń i aspiracji związanych z realizacją misji. Proponowana wizja dla miasta to: Suwałki jako międzynarodowe centrum rozwoju gospodarczego: atrakcyjne dla inwestorów i turystów, przyjazne dla mieszkańców i środowiska naturalnego. W wyniku realizacji określonej misji i wyznaczenia wizji Suwałk, wyznacza się następujące cele: Cel.1. Ukształtowanie wizerunku miasta Suwałk jako miasta o charakterze międzynarodowym, innowacyjnego, proekologicznego, dbającego o mieszkańców i turystów, atrakcyjnego inwestycyjnie; Cel 2. Wzrost identyfikacji i tożsamości mieszkańców z miastem; Cel 3. Podniesienie atrakcyjności turystycznej miasta; Cel 4. Promocja rozwoju przedsiębiorczości. Realizacji wyżej wymienionych celów powinny towarzyszyć następujące zadania: Zadanie 1. Stworzenie spójnego systemu identyfikacji wizualnej miasta; Zadanie 2. Przeprowadzenie medialnej kampanii wizerunkowej miasta; 2 Strategia zrównoważonego rozwoju Suwałk do 2020 roku, Strategia_do_roku_2020.pdf [ ]. 219

9 Zadanie 3. Przeprowadzenie internetowej kampanii wizerunkowej miasta; Zadanie 4. Kreowanie pozytywnego wizerunku miasta; Zadanie 5. Promowanie rozwoju turystyki, kultury i aktywnego wypoczynku; Zadanie 6. Promowanie rozwoju ekologii i innowacji gospodarczej; Zadanie 7. Przeprowadzenie kampanii społecznych i działań aktywizujących mieszkańców; Zadanie 8. Promowanie przedsiębiorczości i inwestycji Wybór narzędzi promocji miasta W realizacji wyznaczonych celów autorka pracy proponuje uzupełnienie lub modyfikację narzędzi promocji. Wdrożenie projektu promocji miasta jest uzależnione od możliwości budżetu miasta przeznaczonego na ten cel. W ramach wykorzystania narzędzia promocji, jakim jest reklama, autorka proponuje rozpocząć działania promocyjne od umeblowania miasta. Działanie to polega na wybudowaniu, przy pomocy firmy outdoorowej, zewnętrznych nośników reklamowych. Nośniki reklamowe powinny znaleźć się na terenie Suwałk i regionu Podlasia. Proponuje się wymienienie dotychczasowych witaczy. Zamiana polegać ma na ustawieniu drewnianych cokołów, przypominających kształtem dawne świątki. Cokoły będą przedstawiać sylwetki św. Romualda i św. Rocha. Postaci stałyby po przeciwnych stronach drogi. Jedna z postaci witałaby wjeżdżających do Suwałk, natomiast druga, posiadająca ruchomą dłoń, żegnała wyjeżdżających. Drewno jako budulec jest środkiem ekologicznym, oddającym hołd naturze. Postaci założycieli miasta będą świadczyć o poszanowaniu historii i kultywowaniu jej pamięci. Kolejnym krokiem, jaki proponuje autorka jest przeprowadzenie medialnej kampanii wizerunkowej. Mowa tu o przeprowadzeniu telewizyjnej, radiowej i prasowej kampanii promocyjnej Suwałk w formie spotów reklamowych. Zaleca się również przeprowadzenie outdoorowej kampanii promocyjnej miasta, poprzedzającej rozpoczęcie sezonu letniego i zimowego Suwałk. Istotnym jest także przeprowadzenie lokalnej kampanii społecznej. Działania te mają na celu 220

10 poruszenie aktualnych problemów dotyczących mieszkańców Suwałk. Proponuje się poruszenie tematyki ochrony środowiska (oszczędzanie energii, segregację śmieci) oraz aktywnego i zdrowego trybu życia (propagowanie poruszania się po mieście rowerem). Wszelkie zadania, wymagające stworzenia kreacji promocyjnej, należy zlecić agencji reklamowej. Autorka proponuje akcję promocyjną, informującą o istnieniu Specjalnej Suwalskiej Strefy Ekonomicznej. Film promocyjny należy udostępnić na stronie promującej miasto oraz zaleca się przeprowadzenie kampanii promocyjnej w prasie branżowej ( Gazeta Prawna, Rzeczpospolita strony gospodarcze, Puls Biznesu ) i na portalach internetowych (Money, Bankier). Działania w odniesieniu do kolejnego narzędzia promocji, jakim jest public relations, to opracowanie systemu identyfikacji wizualnej. System opiera się na stworzeniu spójnego oznakowania wizualnego miasta, które ma zapewnić jego wyróżnienie i niepowtarzalność. Identyfikacja wizualna to całość symboliki, stosowanej przez Urząd Miasta kolorystyka, logo, logotyp, typografie dekoracyjne, druki urzędnicze (papier, koperty, dokumenty, teczki, wizytówki), stemple, pieczęcie, materiały drukowane do celów public relations, oznakowanie środków transportu (samochody służbowe), wystrój stoisk targowych, aranżacja wystroju wnętrza Urzędu Miejskiego, tablice i tabliczki informacyjne, szyldy reklamowe, materiały promocyjne (długopisy, przypinki, plakaty, broszury, lniane torby, kubki, koszulki itd.). Obszar komunikacji komputerowej to także nadanie standaryzacji. Należy zaadaptować stronę internetową, stronę korespondencji , wyznaczyć szablon banneru reklamowego. Autorka proponuje wykorzystanie herbu jako logo lub potraktowania znaku jako inspiracji do stworzenia nowego. Odwzorowanie kolorystki z emblematu w systemie wizualnym to próba podjęcia nawiązania komunikacji niewerbalnej. Poszczególne barwy posiadają swoją symbolikę. Kolory herbu to czerwony, zielony, żółty, biały oraz czarny. Kolorem tła jest kolor czerwony. To gorący odcień, który wzbudza intensywne emocje. Przywołuje symbolikę miłości, przemocy, bogactwa, radości. Dowiedziono, że kolor czerwony podnosi ciśnienie tętnicze i przyspiesza oddech. Barwę tę wykorzystuje się do przyciągnięcia uwagi, do zasugerowania tempa i pewności. W zestawieniu z zielonym, budzi skojarzenia radości okresu bożonarodzeniowego. Kolor zielony w herbie występuje w umieszczonych 221

11 w centrum trzech zielonych pagórkach. Zielona barwa oznacza życie, wzrastanie, ożywienie, zdrowie, ale także niedojrzałość, zazdrość i brak doświadczenia. Żółtymi elementami w herbie są: korona, krzyż, aureole świętych oraz ziemia, na której stoją postaci mnichów. Żółty symbolizuje nadzieję i szczęście, ale też tchórzostwo i nieuczciwość. Autorka sugeruje zamianę żółci na barwę złota. Złoty symbolizuje bogactwo i ekstrawagancję, dobrze komponuje się z zielonym. Kolor biały to postaci mnichów, oznaka czystości i niewinności. Czarny to kolor konserwatywny, przywołujący na myśl powagę. Czarny w herbie jest pies. Następnych działaniem w ramach public relations jest przeprowadzenie internetowej kampanii wizerunkowej. Zadanie to polega na aktualizacji i modernizacji strony internetowej Suwałk. Autorka proponuje stworzenie dwóch oddzielnych witryn: promującej miasto i informującej o działalności Urzędu Miasta. Zadaniem strony promującej miasto byłoby nadawanie czytelnego komunikatu do poszczególnych grup docelowych. Istnieje także konieczność, aby podporządkować nowy layout strony zasadom zawartym w systemie identyfikacji wizualnej. Ważna jest odpowiednia promocja nowej strony oraz połączenie jej za pomocą hiperłączy ze stronami o podobnym charakterze lub mających znaczący związek z miastem. Istotnym zadaniem w odniesieniu do PR-u jest otwarcie biura prasowego. Autorka proponuje, aby dotychczasowe obowiązki Rzecznika Prasowego Urzędu Miasta Suwałk zostały poszerzone o dodatkowe zadania, stąd proponowana nowa nazwa wydziału oraz zatrudnienie dodatkowych pracowników. Do kompetencji i zadań wydziału należałoby: organizowanie wewnętrznej i zewnętrznej informacji oraz redagowanie komunikatów, opracowanie listy tytułów (prasa, radio, TV, portale internetowe) oraz bazy teleadresowej dziennikarzy, zajmujących się tematyką regionalną, koordynowanie wzajemnych relacji z prasą, radiem i mediami elektronicznymi (udzielanie odpowiedzi na pytania i prośby dziennikarzy, stworzenie profesjonalnych materiałów prasowych, przygotowywanie informacji i komunikatów dla mediów, zainicjowanie weekendu prasowego przy okazji ciekawych wydarzeń), organizowanie i monitorowanie wywiadów prasowych, codzienne monitorowanie informacji zamieszczanych w mediach na tematy związane z pracą Urzędu Miasta oraz redagowanie sprostowań i replik, przeprowadzanie dotychczasowych audycji Z Ratusza 222

12 oraz organizowanie dwa razy do roku konferencji, spotkań prasowych z władzami miasta w celu zaprezentowania dokonań i przyszłych planów rozwoju, organizowanie i koordynowanie wizyt, spotkań, uroczystości oraz imprez okolicznościowych, rozpowszechnianie przez przedruki tekstów przemówień, komunikatów, sprawozdań, broszur, badanie opinii publicznej i przeprowadzenie sondaży o pracy Urzędu Miejskiego, koordynowanie graficznych i fotograficznych publikacji UM, prowadzenie archiwum wszystkich informacji wraz z datą ich wysłania, formą przekazu i dowodami wysłania, zamieszczanie informacji na stornie internetowej promującej miasto oraz traktującej o Urzędzie Miasta, wynikające z wyżej wymienionych obowiązków. Do dodatkowych zadań biura prasowego Urzędu Miasta należałoby również utrzymywanie i koordynacja dotychczasowych działań prezydenta Suwałk. Zalicza się do nich: wysyłanie listów gratulacyjnych do nowych mieszkańców, suwałczan osiągających pełnoletniość, suwałczan wstępujących w związki małżeńskie, rodziców nowo narodzonych dzieci oraz organizacja uroczystego powitania pierwszego urodzonego dziecka w Nowym Roku w Suwałkach. Przydatnym działaniem public relations jest uruchomienie i moderacja internetowego forum. Autorka proponuje stworzenie forum internetowego przeznaczonego dla wszystkich mieszkańców miasta oraz osób związanych z Suwałkami (turystów, gości, inwestorów). Forum pełniłoby idealne miejsce wymiany opinii oraz dawałoby możliwość badania i monitorowania nastrojów społecznych. Kolejnym działaniem w ramach public relations jest opracowanie nowego programu kulturalno-rozrywkowego. Zadanie to głównie polegałoby na skoordynowaniu ram czasowych z wydarzeniami z regionu oraz zorganizowaniu nowych imprez w sezonie wiosennym i zimowym. Zaleca się przeprowadzenie dotychczasowych imprez sezonu letniego przy uprzednim zadbaniu o ich odpowiednio wczesną promocję. Proponuje się następujące nowe wydarzenia: Festyn im. Marii Konopnickiej połączenie targów książek dla dzieci z czytaniem bajek i inscenizacjami. Sugerowana data wydarzenia to dzień 23 maja urodziny pisarki. Proponuje się umieszczanie każdego roku w znaczących miejscach małych postaci z mosiądzu, przedstawiających sylwetki krasnoludków; imprezę Zimowe Igrzyska (rzucanie śnieżką do celu, wyścigi psich zaprzęgów, konkurs na największego i/lub najbardziej niekonwencjonalnego bałwana, konkurs rzeźb w lodzie, pokazy jazdy 223

13 figurowej na miejskim lodowisku, czytanie bajek w pałacyku św. Mikołaja, konkurs na najlepsze ciastka do gorącego mleka); zorganizowanie Polskiego Bieguna Zimna obejmującego miejską hodowlę reniferów w okolicy pałacyku św. Mikołaja. Sugerowana data wydarzeń to okres ferii zimowych dzieci i młodzieży; rozgrywki szachowe o Puchar Prezydenta Miasta Suwałk pod Zegarem Milenijnym sugerowana data to przełom kwietnia i maja; letnie spływy gondolami Czarną Hańczą, towarzyszące każdej większej imprezie, organizowanej w centrum miasta w sezonie letnim. Autorka zaleca kontynuację dotychczasowych działań przeprowadzanych w dziedzinie public relations, które jednocześnie spełniają funkcję promocji sprzedaży. Mowa tu o przeprowadzaniu konkursu Prezydenta Miasta Suwałki Włócznia Jaćwingów oraz stworzeniu konkursu, który nagradzałby twórców prac naukowych czy projektów, usprawniających lub w znaczący sposób wpływających na rozwój Suwałk. Autorka proponuje, by głównym wyróżnieniem, oprócz nagrody pieniężnej, była realizacja projektu. W kwestii stypendiów rocznych, przyznawanych za szczególnie ważne dla Suwałk przedsięwzięcia kulturalne w dziedzinie twórczości artystycznej, tworzenia i upowszechniania kultury oraz opieki nad zabytkami, autorka zaleca zastrzeżenie możliwości nadania zlecenia wynikającego z pobierania stypendium. Przykładem może być zlecenie wykonania od trzech do pięciu ilustracji, wykorzystanych później na potrzeby publikacji (plakaty, kalendarz imprez kulturalnych, ilustracje do kartek świątecznych i okolicznościowych itp.). W przypadku niewywiązania się ze zlecenia, miasto zastrzegłoby możliwość odebrania stypendium. Kolejnymi działaniami public relations, spełniającymi również funkcje promocji sprzedaży, jest stworzenie wydania kalendarza imprez kulturalnych oraz wydanie promo-packu. Autorka proponuje, aby profesjonalny kalendarz imprez kulturalnych składał się z dwóch wydań, sezonu letniego i zimowego. Dostępny byłby w formie drukowanej i elektronicznej na stronie promującej miasto, a także dystrybuowany stale w placówkach kultury, w promo-packu i przy okazji rozpoczęcia sezonu w Tygodniku Suwalskim. Autorka proponuje opracowanie promo-packu. W zestawie znajdowałyby się: specjalnie przygotowany plan miasta dla turysty (zaznaczona trasa zwiedzania, opisane pokrótce zabytki miasta, zaznaczenie ścieżek rowerowych, bazy noclegowe, punkty gastronomiczne itd.), 224

14 kalendarz imprez kulturalnych, zniżki lub darmowe wejścia dla dzieci na niektóre ekspozycje, ulotki punktów gastronomicznych z rabatami, list od prezydenta miasta z podziękowaniami za odwiedziny. Proponowane miejsce dystrybucji to Centrum Informacji Turystycznej, mieszczące się przy oddziale Polskiego Towarzystwa Turystyczno- Krajoznawczego oraz Centrum Międzynarodowej Informacji Kulturalno-Turystycznej, mieszczące się w parku Konstytucji 3 Maja. Działanie promocji sprzedaży, jakie autorka proponuje, to organizowanie kwartalnych spotkań nadawców procesu promocji. Należą do nich: Biuro Prasowe Urzędu Miasta Suwałki, Wydział Kultury Turystyki i Promocji, Wydział Strategii i Rozwoju, Punkt Obsługi Inwestora i Obsługi Gospodarczej, Centrum Informacji Turystycznej przy PTTK, Centrum Międzynarodowej Informacji Kulturalno-Turystycznej, Regionalny Ośrodek Kultury i Sztuki, Młodzieżowy Dom Kultury, Muzeum Okręgowe wraz z Odziałem Muzeum im. Marii Konopnickiej, Biblioteka Publiczna im. Marii Konopnickiej. W czasie spotkań odbywałoby się przekazywanie najbardziej aktualnych informacji na temat całego procesu. Zaistniałaby możliwość wymiany dotychczasowych doświadczeń i przeprowadzenia dyskusji odnoszącej się do spostrzeżeń. Autorka uznaje za obowiązkowe sporządzanie i dostarczanie dokumentacji o charakterze analitycznym i planistycznym. Mowa tu między innymi o: informatorach o produkcie miejskim, uczestnikach i nadawcach promocji oraz poradnikach i instrukcjach na temat wykorzystania środków promocyjnych. Oprócz kwartalnych spotkań, autorka zaleca nadzór i kontynuowanie współpracy władz Urzędu Miejskiego z wyżej wymienionymi placówkami zajmującymi się kulturą. Kolejnym działaniem promocji sprzedaży, zalecanym przez autorkę, jest utrzymywanie dotychczasowych działań promocyjnych miasta względem organizacji pozarządowych oraz konturowanie akcji Lokalnych Inicjatyw Inwestycyjnych. Autorka proponuje, by pierwszym działaniem w ramach sprzedaży osobistej były szkolenia dla pracowników Centrum Informacji Turystycznej oraz Centrum Międzynarodowej Informacji Kulturalno-Turystycznej. Szkolenie w swej ofercie powinno zawierać merytoryczne przygotowanie do pełnienia funkcji na danym stanowisku. Następnie autorka zaleca stworzenie Punktu Obsługi Gospodarczej. Do obowiązków pracownika POG należałoby: przygotowywanie materiałów oraz 225

15 ofert o charakterze gospodarczym, informowanie przyszłych przedsiębiorców o dopełnieniu niezbędnych formalności, prowadzenie banku informacji gospodarczej, współpraca z Urzędem Pracy w Suwałkach. Ważnym działaniem sprzedaży osobistej jest organizacja Spotkań gospodarczych nad Czarną Hańczą pod patronatem Specjalnej Suwalskiej Strefy Ekonomicznej. Autorka proponuje ponowne przeprowadzenie seminarium, poświęconego innowacyjnym i ekologicznym technologiom stosowanym w przemyśle lokalnym z możliwością organizacji wystaw producentów i przedsiębiorców, a także zaproszenia potencjalnych inwestorów. Kolejnym działaniem w ramach sprzedaży osobistej jest udział w targach, sympozjach i konferencjach, zarówno o tematyce gospodarczej, jak i turystycznej. Autorka zaleca, by przedstawiciele Urzędu Miasta zostali do takiego przedsięwzięcia przygotowani merytorycznie. Autorka proponuje kontynuację działań sprzedaży osobistej, polegającą na przeprowadzaniu indywidualnych spotkań z przedsiębiorcami i potencjonalnymi inwestorami, zarówno krajowymi, jak i zagranicznymi, zaleca też dalszą współpracę Suwałk z miastami partnerskimi: Alytusem i Mariampolem (Litwa), Grande Synthe (Francja), Voru (Estonia), Waren (Niemcy) oraz Rezekne (Łotwa). Współpraca polega na wspólnej wymianie doświadczeń oraz promowaniu o charakterze inwestycyjnym i kulturalnym Harmonogram działań promocyjnych Działania proponowane na 2009 rok, to działania o charakterze tworzącym podstawę do dalszych przedsięwzięć. Autorka ma na celu stworzenie nowego ładu organizacyjnego jednostek odpowiedzialnych za promocję miasta oraz kontynuację dotychczasowych działań założonych na ten rok. Przedsięwzięcia w większości mogą zostać zrealizowane przez pracowników Urzędu Miejskiego, co pozwoli uniknąć dodatkowych kosztów. Działania, których realizację autorka proponuje przy pomocy dodatkowych podmiotów, są działaniami długoterminowymi, co pozwala na dostosowanie budżetu miasta do przyszłych zobowiązań. Działania proponowane na lata , to działania nastawione na przeprowadzenie poszczególnych kampanii promocyjnych. To 226

16 czas przeznaczony na komunikowanie tego, co udało się w poprzednim roku przygotować oraz tego, co zostało założone w celach projektu. Działania, które autorka wyznaczyła na 2012 rok, to działania przypominające przedsięwzięcia poczynione w latach poprzednich. Podmioty odpowiedzialne Działania za realizację zadań zadanie: Stworzenie spójnego systemu identyfikacji wizualnej miasta: 1. Opracowanie systemu identyfikacji wizualnej 2. Umeblowanie miasta Urząd Miasta Suwałki, agencja reklamowa UMS, agencja reklamowa zadanie: Przeprowadzenie medialnej kampanii wizerunkowej miasta: 3. Otwarcie biura prasowego Prezydent miasta Suwałk 4. Przeprowadzenie telewizyjnej, radiowej i prasowej kampanii promocyjnej Suwałk 5. Przeprowadzenie outdoorowej kampanii promocyjnej miasta, poprzedzającej rozpoczęcie sezonu letniego i zimowego UMS, agencja reklamowa / dom mediowy media UMS, agencja reklamowa zadanie: Przeprowadzenie internetowej kampanii wizerunkowej miasta: 6. Aktualizacja i modernizacja strony internetowej promującej miasto 7. Promocja zaktualizowanej strony internetowej miasta 8. Uruchomienie moderowanego forum internetowego dla mieszkańców 9. Promocja forum internetowego dla mieszkańców UMS, agencja reklamowa/ internetowa UMS, agencja reklamowa/ internetowa UMS, agencja reklamowa/ internetowa UMS, agencja reklamowa/ internetowa zadanie: Kreowanie pozytywnego wizerunku miasta: 10. Kontynuacja UMS Włóczni Jaćwingów 11. Kwartalne spotkania nadawców procesu promocji UMS 227

17 12. Współpraca z miastami partnerskimi UMS zadanie: Promowanie rozwoju turystyki, kultury i aktywnego wypoczynku: 13. Opracowanie nowego programu kulturalno-rozrywkowego UMS/agencja reklamowa 14. Stworzenie kalendarza imprez UMS/agencja reklamowa 15. Opracowanie promo-packu UMS/agencja reklamowa 16. Szkolenia CIT i UMS CMIKT 17. Udział w tragach, sympozjach i konferencjach UMS/CIT/CMIKT zadanie: Promowanie rozwoju ekologii i innowacji gospodarczej: 17. Organizowanie Spotkań nad Czarną UMS/SSSE Hańczą zadanie: Przeprowadzenie kampanii społecznych i działań aktywizujących mieszkańców: 18. Przeprowadzenie lokalnej kampanii społecznej UMS/agencja reklamowa 19. Przeprowadzenie konkursu na pracę naukową dla Suwałk UMS 20. Stypendia dla mieszkańców na nowych zasadach UMS 21. Kontynuacja Lokalnych Inicjatyw Inwestycyjnych i pomocy UMS dla organizacji pozarządowych zadanie: Promowanie przedsiębiorczości i innowacji: UMS/agencja reklamowa/ 22. Promocja SSSE agencja internetowa 23. Otwarcie Punktu Obsługi Gospodarczej 24. Udział w tragach, sympozjach i konferencjach 25. Indywidaulne spotkania z przedsiębiorcami i potencjalnymi inwestorami UMS UMS/SSE UMS Żródło: opracowanie własne. 228

18 12.7. Oczekiwane rezultaty z wdrożenia projektu Proponowane rozwiązania zastosowania narzędzi promocji miasta mają na celu zbudowanie tożsamości i wizerunku Suwałk, miasta postrzeganego jako międzynarodowe centrum rozwoju gospodarczego, atrakcyjnego dla inwestorów i turystów oraz przyjaznego dla mieszkańców i środowiska naturalnego. Komunikowanie wybranych wartości jednostki terytorialnej ma za zadanie wyróżnienie miasta w regionie oraz zaszczepienie go w świadomości poszczególnych grup docelowych. Projekt pozwoli w nowy sposób usystematyzować pracę wydziałów odpowiedzialnych za promocję miasta, usprawnić przepływ informacji między jednostkami, nadać spójny i klarowny sposób promowania, odpowiadający potrzebom poszczególnych grup docelowych. Podsumowanie Przedmiotem artykułu jest ogólna analiza narzędzi promocji miasta Suwałki. Autorka przedstawia charakterystykę miasta, identyfikuje techniki wykorzystywane w promocji oraz poddaje ocenie wykorzystanie narzędzi w działaniach promocyjnych na tle innych miast. Władze Urzędu Miejskiego w Suwałkach, mimo podjęcia próby wykorzystania narzędzi promocji, w swych działaniach nie zyskują szczególnej przewagi nad konkurentami, dlatego autorka pracy proponuje uzupełnienie lub modyfikację narzędzi promocji. Głównym kierunkiem proponowanym w procesie promocji Suwałk jest wspieranie celów strategicznych miasta i regionu zawartych w wieloletnich planach strategicznych. Proponowany przez autorkę harmonogram działań promocyjnych na lata pozwala w nowy sposób usystematyzować pracę wydziałów Urzędu Miejskiego odpowiedzialnych za promocję miasta, usprawnić przepływ informacji między jednostkami, nadać spójny i klarowny sposób promowania, odpowiadający potrzebom poszczególnych grup docelowych. Słowa kluczowe: narzędzia promocji miasta, plany strategiczne, przepływ informacji, strategia promocji miasta 229

19 City promotion tools on the example of Suwałki Summary The article is a general analysis of Suwałki promotion tools. The author presents the characteristics of the city, identifies the techniques used in promotions and evaluates the use of tools in the promotional activities in comparison to other cities. The authorities of the Municipal Office in Suwałki, despite the attempt to use the tools of promotion, in their actions did not gain special advantage over competitors, therefore the author of the work has proposed to supplement or modify the promotion tools. The main direction of the proposed process is to support the promotion of Suwałki city and the strategic objectives contained in the long-term strategic plans. The schedule of promotional activities for proposed by the author allows for new ways to systematize the work of the Municipal Office departments responsible for promoting the city, improve the flow of information between individuals, give a consistent and clear way to promote, to the needs of particular target groups. Keywords: city promotion tools, strategic plans, information flow, city promotion strategy 230