Ogólne informacje o projekcie wdrożenia Systemu Wsparcia Inspekcji. Październik 2014

Transkrypt

1 Ogólne informacje o projekcie wdrożenia Systemu Wsparcia Inspekcji Październik 2014

2 Podsumowanie informacji o projekcie SWI Urząd Komisji Nadzoru Finansowego (UKNF) prowadzi prace mające na celu wdrożenie Systemu Wsparcia Inspekcji (SWI, System) dla działalności Obszaru Nadzoru Bankowego. Przedmiotowy system ma stanowić środowisko do planowania, przeprowadzania, rozliczania i raportowania realizowanych przez UKNF procesów inspekcyjnych i walidacyjnych. W szczególności System ma wspierać następujące fazy procesów inspekcyjnych: Planowanie czynności kontrolnych, Przygotowanie, przeprowadzanie i podsumowywanie wyników inspekcji, Monitorowanie przebiegu inspekcji, Monitorowanie realizacji zaleceń i warunków, Rozliczanie czasu pracy inspektorów, Przeprowadzanie analiz przekrojowych na podstawie gromadzonych danych. Wobec powyższego realizowany jest projekt analizy przedwdrożeniowej dla SWI, mający na celu wypracowanie materiałów, które wesprą UKNF w późniejszym opracowaniu opisu przedmiotu i specyfikacji istotnych warunków zamówienia na wdrożenie Systemu. Celem niniejszego dokumentu jest przedstawienie podstawowych założeń projektu. Celem niniejszego dokumentu jest przedstawienie podstawowych założeń projektu. 1

3 Obszary biznesowe wspierane przez SWI Po prawej stronie przedstawiono podstawowe informacje dotyczące obszarów biznesowych, których działalność podstawową będzie wspierać SWI i które definiują wymagania na docelowe rozwiązanie. Dla poszczególnych obszarów opracowano następujące informacje: Podsumowanie charakterystyki poszczególnych obszarów, Podsumowanie informacji o kluczowych wymaganiach z perspektywy poszczególnych obszarów. Obszar planowanie czynności kontrolnych Obszar zarządzania szablonami dokumentacji Podstawowym zadaniem realizowanym w ramach obszaru jest opracowywanie standardów prowadzenia i dokumentowania inspekcji oraz walidacji. Podstawowym zadaniem realizowanym w ramach obszaru jest harmonogramowanie i planowanie inspekcji oraz weryfikacja zgodności wykonania inspekcji z założonym harmonogramem. Kluczowe wymagania dla obszaru Centralizacja przechowywania dokumentacji w szczególności szablonów dokumentacji oraz możliwość wyszukiwania informacji; Ograniczenie konieczności wielokrotnego wprowadzania jednakowych danych do różnych dokumentów; Możliwość wiązania dokumentacji z badanymi instytucjami oraz zakresem poszczególnych procesów inspekcyjnych / walidacyjnych (np. ryzyko kredytowe, ryzyko kart płatniczych); Możliwość budowy Audit Universe; Automatyczne generowanie tematycznych raportów na podstawie zgromadzonej dokumentacji roboczej (np. naruszeń danego przepisu prawa) Kluczowe wymagania dla obszaru Możliwość planowania poszczególnych procesów inspekcyjnych na poziomie makro (inspekcji) oraz mikro (poszczególnych zadań inspekcyjnych); Możliwość raportowania czasu pracy, w szczególności na potrzeby wyznaczania wysokości dodatków inspektorskich; Możliwość zarządzania harmonogramami inspekcji (zarządzania zespołami przypisanych inspektorów, terminami realizacji zadań itp.); Kluczowe wymagania dla obszaru Obszar klasycznych inspekcji W ramach obszaru realizowane są standardowe procesy inspekcji oraz kontroli w zakresie kontroli kompleksowych, problemowych oraz postępowań wyjaśniających w m.in.: bankach komercyjnych, bankach spółdzielczych, SKOKach. Możliwość procesowego zarządzania inspekcjami, w szczególności podglądu statusu poszczególnych inspekcji (m.in. zadań wykonanych, zadaniach pozostałych do wykonania, terminów); Automatyczne powiadomienia o upływających terminach; Możliwość pobierania standardowych szablonów dokumentów i załączania ich do realizowanych procesów inspekcyjnych; Półautomatyczne generowanie dokumentów w oparciu o wprowadzane w ramach procesów dane; 2

4 Obszary biznesowe wspierane przez SWI Ciąg dalszy z poprzedniej strony. Kluczowe wymagania dla obszaru Obszar walidacji nadzorczej metod zaawansowanych obliczania wymogów kapitałowych W ramach obszaru realizowane są procesy związane z wdrażaniem, weryfikowaniem, rozszerzaniem i zmienianiem metod wewnętrznych obliczania wymogów kapitałowych stosowanych przez banki. Możliwość szczegółowego planowania całości postępowań walidacyjnych w oparciu o harmonogramy przygotowane przez obszar planowania czynności kontrolnych; Możliwość zarządzania ustandaryzowanymi dokumentami w zakresie udostępniania szablonów i formatek w celu zapewnienia kompletności realizacji prac; Wsparcie w zarządzaniu najbardziej aktualnymi wersjami dokumentów; Wsparcie dla odbywającej się ad-hoc komunikacji z podmiotami w ramach realizacji procesów walidacyjnych; Obszar przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy W ramach obszaru realizowane są procesy kontrolne w zakresie przygotowania kontroli, realizacji kontroli w siedzibie kontrolowanej instytucji, fazy pokontrolnej, monitorowania przebiegu kontroli oraz realizacji wydanych zaleceń. Kluczowe wymagania dla obszaru Automatyczne notyfikacje i alerty o zbliżających się i upływających terminach zadań do realizacji zarówno po stronie inspektorów, jak i kontrolowane podmioty; Podpowiedzi systemu dotyczące wyboru właściwych szablonów dokumentów oraz sposobu ich wypełnienia dla poszczególnych typów kontrolowanych podmiotów; Zarządzanie terminami realizacji zaleceń; Łatwy dostęp do szczegółów poszczególnych kontroli, obejmujących m.in. zakres kontroli, listę uczestników, listę zadań do wykonania oraz listę zadań wykonanych wraz z terminami, listę wydanych zaleceń oraz zaleceń z zastrzeżeniami; Kluczowe wymagania dla obszaru Obszar analityczny monitorowania zaleceń Podstawowym zadaniem realizowanym w ramach obszaru jest prowadzenie kwartalnego monitorowania statusów zaleceń wydanych w ramach klasycznych inspekcji. Możliwość zarządzania terminami realizacji poszczególnych zaleceń; Wsparcie dla weryfikacji terminowości realizacji zaleceń względem założonego harmonogramu (w tym wielkości odstępstw od harmonogramu); Automatyczne generowanie tematycznych raportów z możliwością sortowania i filtrowania zgodnie z datami zaleceń, ich typami oraz monitorowanymi podmiotami i grupami podmiotów; 3

5 Procesy biznesowe wspierane przez SWI W celu przedstawienia informacji dotyczących kontekstu procesowego działalności przedstawionych obszarów biznesowych, opracowano podsumowanie charakterystyki realizowanych przez nie grup procesów biznesowych. Dla wszystkich procesów opisanych poniżej istnieje w UKNF ich dokumentacja na poziomie opisu czynności realizowanych na poszczególnych krokach. W celu umożliwienia zwymiarowania zapotrzebowania na zasoby IT, przygotowano zestawienie podstawowych danych, obejmujących w szczególności liczby typów procesów, ich wysokopoziomową charakterystykę oraz podsumowania danych wolumetrycznych w zakresie złożoności procesów, ilości wytwarzanej dokumentacji, wymaganego czasu przechowywania danych oraz liczby instancji. Dodatkowo należy zwrócić uwagę na fakt, że: Z rozwiązania w pełnym zakresie korzystać będzie 180 użytkowników. Dodatkowo 120 użytkowników będzie korzystać w zakresie dostępu do dokumentów oraz monitorowania realizacji zaleceń, Mapy przepływów dla poszczególnych procesów cechują się niewielką zmiennością w czasie, wynikającą ze zmian otoczenia regulacyjnego. Grupa procesów Podsumowanie informacji o procesach Statystyki dla grupy procesów Planowanie i monitorowanie przebiegu czynności kontrolnych Klasyczne inspekcje / kontrole Niniejsza grupa procesów obejmuje proces planowania i harmonogramowania czynności kontrolnych. Ponadto realizacja procesów w ramach niniejszej grupy obejmuje dodatkowo czynności zarządzania zmianami w harmonogramach kontroli oraz bieżące monitorowanie poszczególnych kontroli. Niniejsza grupa procesów obejmuje standardowe procesy inspekcji oraz kontroli w zakresie kontroli kompleksowych, problemowych oraz postępowań wyjaśniających. W szczególności grupa procesów obejmuje definicje generycznych procesów standardowych w rozbiciu na fazy: przygotowawczą, kontrolną i pokontrolną oraz ich uszczegółowienia dla poszczególnych typów instytucji, m.in.: banków komercyjnych, banków spółdzielczych, oddziałów zagranicznych banków krajowych, SKOKów, biur usług płatniczych, krajowych instytucji płatniczych. Liczba typów procesów: 1 Średnia ilość kroków: 7 Średnia ilość wszystkich procesów inicjowanych miesięcznie w ramach całej grupy: 5 Średni wymagany czas przechowywania danych: 10 lat Przybliżona średnia ilość wytwarzanych dokumentów dla pojedynczej instancji procesu: 60 Przybliżona średnia ilość wytwarzanych stron skanów dokumentów dla pojedynczej instancji procesu: 340 Liczba typów procesów: 14 Średnia ilość kroków: 24 Średnia ilość wszystkich procesów inicjowanych miesięcznie w ramach całej grupy: 9 Średni wymagany czas przechowywania danych: 5 lat Przybliżona średnia ilość wytwarzanych dokumentów dla pojedynczej instancji procesu: 14 Przybliżona średnia ilość wytwarzanych stron skanów dokumentów dla pojedynczej instancji procesu: 160 4

6 Procesy biznesowe wspierane przez SWI Grupa procesów Podsumowanie informacji o procesach Statystyki dla grupy procesów Walidacje nadzorcze metod wewnętrznych do obliczania wymogów kapitałowych, oceny wniosków w zakresie modeli wewnętrznych oraz innych wniosków i spraw Kontrole w zakresie przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy Monitorowanie realizacji zaleceń Niniejsza grupa procesów obejmuje procesy związane z wdrażaniem, weryfikowaniem, rozszerzaniem i zmienianiem metod wewnętrznych obliczania wymogów kapitałowych stosowanych przez banki. W szczególności realizowane są procesy: przedaplikacyjne (współpraca z bankami w związku z planowanymi wdrożeniami metod i modeli wewnętrznych oraz pre-walidacje metod wewnętrznych), proces aplikacyjny w zakresie oceny wniosku, a także procesy poaplikacyjne obejmujące swoim zakresem weryfikowanie i monitorowanie realizacji warunków oraz rekomendacji, rozszerzenia i zmiany w metodach wewnętrznych, przeglądy metod wewnętrznych. Niniejsza grupa procesów obejmuje procesy kontrolne (kontrole kompleksowe z zakresu AML, problemowe, przekrojowe, postępowania wyjaśniające) w zakresie przygotowania kontroli, realizacji kontroli w siedzibie kontrolowanej instytucji, fazy pokontrolnej, monitorowania przebiegu kontroli oraz realizacji wydanych zaleceń. Kontrolowane instytucje to m.in.: banki, oddziały i przedstawicielstwa banków zagranicznych, oddziały i przedstawicielstwa instytucji kredytowych, instytucje płatnicze, biura usług płatniczych, spółdzielcze kasy oszczędnościowokredytowe. Jedynym procesem realizowanym w ramach niniejszej grupy jest proces monitorowania stanu realizacji zaleceń. Niniejszy proces obejmuje swoim zakresem analizę i akceptowanie przedstawionego przez kontrolowany podmiot harmonogramu realizacji zaleceń, a następnie kwartalną analizę informacji dotyczących postępu prac w zakresie realizacji przedmiotowych zaleceń. Liczba typów procesów: 14 Średnia ilość kroków: 7 Średnia ilość wszystkich procesów inicjowanych miesięcznie w ramach całej grupy: 5 Średni wymagany czas przechowywania danych: 4,5 lat Przybliżona średnia ilość wytwarzanych dokumentów dla pojedynczej instancji procesu: 7 Przybliżona średnia ilość wytwarzanych stron skanów dokumentów dla pojedynczej instancji procesu: 14 Liczba typów procesów: 4 Średnia ilość kroków: 7 Średnia ilość wszystkich procesów inicjowanych miesięcznie w ramach całej grupy: 16 Średni wymagany czas przechowywania danych: 6,25 lat Przybliżona średnia ilość wytwarzanych dokumentów dla pojedynczej instancji procesu: 4 Przybliżona średnia ilość wytwarzanych stron skanów dokumentów dla pojedynczej instancji procesu: 13 Liczba typów procesów: 1 Średnia ilość kroków: 2 Średnia ilość wszystkich procesów inicjowanych miesięcznie w ramach całej grupy: 5 Średni wymagany czas przechowywania danych: 3 lata Przybliżona średnia ilość wytwarzanych dokumentów dla pojedynczej instancji procesu: 1 Przybliżona średnia ilość wytwarzanych stron skanów dokumentów dla pojedynczej instancji procesu: 140 5

7 Wymagania pozafunkcjonalne Wymagania funkcjonalne Wymagania na SWI Perspektywa funkcjonalna W ramach wymagań funkcjonalnych na SWI wyodrębniono następujące grupy: Zarządzanie przepływem pracy - wsparcie w realizacji działań bezpośrednio związanych z działalnością podstawową obszarów, Zarządzanie dokumentami - wsparcie w zakresie dokumentowania i możliwości dostępu do dokumentacji procesów, Raportowanie - możliwość dostępu do raportów o różnym zakresie i na różnych poziomach szczegółowości danych, W ramach wymagań pozafunkcjonalnych wyodrębniono następujące grupy: Zdatność do użytku - funkcjonalności oraz cechy systemu zwiększające jego przystępność dla użytkowników biznesowych, Zabezpieczenia usług aspekty związane z poufnością oraz bezpieczeństwem danych, Możliwości dostosowawcze cechy systemu związane z łatwością dostosowania do zmian w wolumetrii oraz do środowiska, Inne pozostałe wymagania pozafunkcjonalne m.in. na obsługę serwisowo rozwojową oraz integrację. Zarządzanie przepływem pracy Wsparcie harmonogramowania i planowania Wsparcie zarządzania alokowaniem zadań Zarządzanie pracą Automatyzacja Parametryzacja i modyfikacje procesów W ramach poszczególnych grup funkcjonalnych, stanowiących moduły logiczne docelowego rozwiązania, wyodrębniono podgrupy, zgodnie z poniższym diagramem. Do poszczególnych podgrup zostały przypisane wymagania funkcjonalne i pozafunkcjonalne. Pełna lista zidentyfikowanych wymagań, wraz z ich podziałem na grupy i podgrupy, stanowi Załącznik 2 do zapytania. Zarządzanie dokumentami Generowanie dokumentów Funkcje repozytorium dokumentacji Dostęp do dokumentacji wspierającej Raportowanie Strategiczne Taktyczne Operacyjne Ogólne funkcjonalności raportów Wydajność dopuszczalne czasy reakcji systemu na działania użytkownika, Dostępność cechy systemu oraz jego konfiguracji związane z zapewnieniem wysokiej dostępności, Zdatność do użytku Łatwość użycia Dopasowanie do potrzeb Dokumentacja Zabezpieczenie usług Poufność Bezpieczeństwo danych Wydajność Czasy odpowiedzi Odtwarzanie Dostępność Odporność na awarie Możliwości dostosowawcze Modularność Skalowalność Środowisko uruchomieniowe Inne Obsługa serwisowo-rozwojowa Migracja danych Integracja 6

8 Wymagania na SWI Na kolejnych stronach Specyfikacji zaprezentowano podsumowanie informacji o wymaganiach mających szczególny wpływ na architekturę docelowego rozwiązania oraz możliwość jego dostosowania do specyficznych potrzeb UKNF. W szczególności przedstawiona jest koncepcja podejścia do integracji docelowego rozwiązania ze środowiskiem IT, co jest istotne z perspektywy: możliwości prowadzenia wielowymiarowych analiz, co w przyszłości może wiązać się z koniecznością integracji rozwiązania z zewnętrznym systemem klasy BI, możliwości udostępniania danych z systemu w celu wykorzystania SWI jako modułu systemu zintegrowanego. Ponadto przedstawiono specyficzne wymagania pozafunkcjonalne, które pozwolą na ocenę adekwatności modelu, w jakim będzie dostarczany system z perspektywy adekwatności do specyfiki pracy inspektorów UKNF. Dodatkowo zostały przedstawione wymagania dotyczące potencjalnych dostawców, pozwalające na ocenę proponowanych rozwiązań z perspektywy możliwości realizacji wdrożenia przy ograniczonym ryzyku projektowym. 7

9 Wymagania na SWI Założenia dotyczące architektury rozwiązania W ramach realizacji prac związanych z identyfikacją wymagań na SWI, opracowano wysokopoziomową koncepcję jego integracji ze środowiskiem IT UKNF. Na rysunku po prawej przedstawiono podsumowanie zebranych informacji. Na chwilę obecną nie jest planowana integracja SWI z zewnętrznymi systemami w momencie jego wdrożenia. System powinien umożliwiać zasilenie go danymi dotyczącymi: badanych podmiotów, inspektorów oraz ich specjalności, Zasilenie to powinno być możliwe do zrealizowania na 3 sposoby: manualnie z poziomu interfejsu użytkownika, poprzez import danych z arkusza MS Excel, z wykorzystaniem interfejsu Web Service. SWI powinien umożliwiać dostęp zewnętrznym systemom informatycznym do danych dotyczących ustaleń z inspekcji i walidacji, wprowadzanych w trakcie realizacji procesów inspekcyjnych i walidacyjnych (dokumentacji roboczej, raportów podsumowań, protokołów inspekcyjnych oraz innych danych) za pośrednictwem interfejsów Web Service. Wobec planów budowy zintegrowanego systemu, którego SWI byłby modułem, konieczne jest, by docelowe rozwiązanie umożliwiało rozbudowę o kolejne interfejsy udostępniające dane, zgodnie ze standardami opisanymi w Arkuszu wymagań. Interfejs Web Service cmp 4 Dane badanych podmiotów cmp 4 Zarządzanie pracą cmp 4 cmp 4 Dane dotyczące ustaleń z inspekcji i walidacji, wprowadzanych w trakcie realizacji procesów inspekcyjnych i walidacyjnych System Wsparcia Inspekcji Zarządzanie dokumentami cmp 4 Interfejsy na cmp 4 potrzeby importu danych z MS Excel Raportowanie cmp 4 Dane inspektorów cmp i ich 4 specjalności cmp 4 Interfejs Web Service Otwartość Systemu na rozbudowę o kolejne, zgodne ze standardami interfejsy, udostępniające dane 8

10 Wymagania na SWI Oczekiwania wobec dostawcy i rozwiązania Dodatkowe oczekiwania pozafunkcjonalne dotyczące modelu dostarczenia rozwiązania W ramach procesu identyfikacji wymagań na SWI zostały zidentyfikowane wymagania szczególnie istotne ze względu na specyfikę pracy inspektorów, mające wpływ na model w jakim powinno być dostarczone docelowe rozwiązanie. W szczególności są to: Całość interfejsu użytkownika systemu oraz jego dokumentacji musi być w języku polskim, Ze względu na specyfikę pracy inspektorów, system musi wspierać pracę poza biurem, bez dostępu do sieci (np. w zakresie możliwości synchronizacji efektów prac). System powinien zostać wdrożony w modelu on-premise. Preferowane jest wdrożenie na infrastrukturze UKNF, zgodnej ze standardami opisanymi w ramach listy wymagań, w Załączniku 2, System powinien być rozwiązaniem typu COTS (commercial off-the-shelf), otwartym na możliwość definiowania i modyfikowania procesów inspekcyjnych oraz raportów przez UKNF. UKNF nie rozważa pozyskania rozwiązania typu custom-made, Kompletna lista wymagań na system, zawierająca w szczególności wymagania przedstawione powyżej, znajduje się w Załączniku 2 do zapytania o informację. Ogólne oczekiwania wobec dostawcy W toku realizacji prac projektowych zidentyfikowano dodatkowe wymagania dotyczące potencjalnego dostawcy rozwiązania SWI, których spełnienie wpłynie na ograniczenie ryzyka podczas wdrożenia Systemu: Dostawca rozwiązania powinien posiadać referencje z wdrożeń w zakresie zbieżnym z niniejszą specyfikacją wymagań. W szczególności powinien posiadać doświadczenie we wdrożeniach o wartości przynajmniej 300 tys. PLN każde. Referencje powinny obejmować wdrożenie kompletnego rozwiązania. Ponadto z perspektywy UKNF istotne jest, by dostawca rozwiązania posiadał referencje z wdrożeń w sektorze finansowym. Powyższe wymagania, ponieważ odnoszą się do dostawcy, a nie do systemu, nie zostały zamieszczone w Arkuszu wymagań na system. 9

11 Własność dokumentu Niniejszy dokument stanowi własność UKNF. Kopiowanie lub rozpowszechnianie tego dokumentu, w całości lub częściowo, w jakiejkolwiek formie, jest niedozwolone bez uprzedniej wiedzy UKNF. UKNF ma prawo zażądać w dowolnym momencie zwrotu wszystkich kopii niniejszego dokumentu. 10

12 EY Assurance Tax Transactions Advisory About EY EY is a global leader in assurance, tax, transaction and advisory services. The insights and quality services we deliver help build trust and confidence in the capital markets and in economies the world over. We develop outstanding leaders who team to deliver on our promises to all of our stakeholders. In so doing, we play a critical role in building a better working world for our people, for our clients and for our communities. EY refers to the global organization and/or one or more of the member firms of Ernst & Young Global Limited, each of which is a separate legal entity. Ernst & Young Global Limited, a UK company limited by guarantee, does not provide services to clients. For more information about our organization, please visit ey.com EYGM Limited. All Rights Reserved. 11