Usługi wsparcia. TenStep Megaproject Service Pack

Transkrypt

1 Usługi wsparcia dla MEGAprojektów TenStep Megaproject Service Pack

2

3 Usługi wsparcia dla MEGAprojektów TenStep Megaproject Service Pack MEGAprojekt to program - struktura wielu projektów, które łącznie dają określony wynik, niemożliwy do uzyskania poprzez pojedynczy projekt. MEGAprojekty mają o wiele więcej wyzwań i koniecznych do skoordynowania obszarów, niż pojedyncze projekty. Pojawiają się zagadnienia prawne, polityczne, środowiskowe, międzynarodowe, bezpieczeństwa czy ochrony informacji. Typowe narzędzia zarządzania projektowego tutaj nie wystarczają. TenStep oferuje wielopłaszczyznowe wsparcie dla MEGAprojektów. Posługujemy się sprawdzonym standardem TenStep Megaproject Service Pack stworzonym na podstawie doświadczeń z wielu prac w kilkudziesięciu krajach na świecie. Rozwiązanie to stosowane było także w polskich mega- inwestycjach. Na następnej stronie przedstawiono szereg rozwiązań, które mogą być realizowane łącznie bądź osobno, w miarę potrzeb pojawiających się w cyklu życia konkretnego MEGAprojektu. Copyright 2015 TenStep Polska - All Rights Reserved 3

4 INICJOWANIE Badanie złożoności Biuro Programu Ludzie DEFINIOWANIE I ORGANIZOWANIE Kompletność Spójność Zgodność Interesariusze Role i uprawnienia Struktury Stage gate Review Planowanie i Budżetowanie Globalny WBS i harmonogram Oszacowania Budżety Rezerwy REALIZACJA I KONTROLA Integralność Nadzór Audyty Zamykanie programu Ocena efektów Zamknięcie biura Raport końcowy Zarządzanie jakoścą Raportowanie Kryzysy 4 Copyright 2015 TenStep Polska - All Rights Reserved

5 INICJOWANIE Badanie złożoności Biuro Programu Ludzie Usługi etapu inicjowania MEGAprojektu Inicjowanie MEGAprojektu przebiega wg ustaleń i ram formalnych narzuconych przez inwestorów czy właścicieli. Jest to jednak moment, żeby równolegle zainicjować system zarządzania przedsięwzięciem, który będzie rozwijał się w miarę dokonywania kolejnych ustaleń, przesądzeń i decyzji właścicielskich. TenStep może przygotować i rozwinąć system zarządzania MEGAprojektem poczynając już od najwcześniejszego etapu. Zwykle określa się wtedy złożoność systemu zarządzania i powołuje pierwsze osoby i struktury do pełnienia funkcji zarządczych i kontrolnych. Rezultatem tej fazy będą: Założenia dla systemu zarządzania dostosowane do jego złożoności TenStep oceni i zarekomenduje: sposób zorganizowania MEGAprojektu (strukturę organizacyjną, poziom uprawnień, ciała doradcze, podział odpowiedzialności, itp.), adekwatne procesy zarządcze i realizacyjne, sposób nadzoru. Powołane biuro programu TenStep dostarczy metodykę pracy biura programu (procesy i modele kompetencji). Pomoże wyłonić najbardziej odpowiednich pracowników, którzy wejdą w skład biura, przygotuje ich do zarządzania biurem programu. Założenia dotyczące używanych systemów wspierających pracę biura i infrastruktury biura TenStep może dostarczyć system IT służący do zarządzania MEGAprojektem lub potwierdzić możliwość korzystania z innych dostarczonych systemów inwestora bądź inżyniera kontraktu. Zbada też potrzeby biura w zakresie niezbędnej infrastruktury. Copyright 2015 TenStep Polska - All Rights Reserved 5

6 Złożone bezpieczeństwo Polityka Zmienność otoczenia Długi czas trwania ŹRÓDŁA ZŁOŻONOŚCI MEGAPROJEKTÓW Duża liczba i różnorodność interesariuszy i wykonawców Charakter systemowy nie są to jedynie wyzwania budowlano - konstrukcyjne Wrażliwość społeczna Nietypowość technologia, obiekty PROGRAM PROGRAM MANAGEMENT PROJEKT SKŁADOWY PROJEKT SKŁADOWY PROJEKT SKŁADOWY PROJEKT TOWARZYSZĄCY PROJECT MANAGEMENT PROJEKT TOWARZYSZĄCY 6 Copyright 2015 TenStep Polska - All Rights Reserved

7 Usługi etapu definiowania MEGAprojektu Etap definiowania MEGAprojektu to etap ustalania oczekiwań oraz ich priorytetyzacji, kreowania rozwiązań i negocjowania szczegółów. Charakteryzuje go szereg działań, w których niezbędna jest skrupulatność i rzetelność. Ewentualne popełnione w tym okresie błędy ujawniają się dopiero w przyszłości, mogą wystąpić w różnych miejscach MEGAprojektu i będą trudne do naprawienia w kolejnych etapach. Mogą być wręcz destrukcyjne dla projektu. W fazie definiowania MEGAprojektu TenStep oferuje kompleksowe wsparcie doradcze w/w zakresie. W najprostszej wersji może dostarczyć metodykę zarządzania programami ProgramStep zawierającą zestaw gotowych do użycia procedur zarządzania MEGAprojektem. Proponujemy jednak dużo bardziej zaawansowane podejście, które znacznie przyspiesza rozpoczęcie harmonijnej pracy w MEGAprojekcie oraz zapobiega posądzaniu o niedopełnienie staranności np. w zakresie nadzoru nad projektem. TenStep może, krok po kroku, wesprzeć zespół MEGAprojektu w definiowaniu projektu, budowaniu struktury, dostosowaniu procedur zarządzania do wymagań wszystkich zaangażowanych stron, budowaniu biura programu (PgMO), identyfikowaniu interesariuszy i budowaniu planu komunikacji, uzupełnieniu kompetencji. DEFINIOWANIE I ORGANIZOWANIE Kompletność Spójność Zgodność Interesariusze Role i uprawnienia Struktury Stage gate Review Nasze usługi realizujemy poprzez bezpośrednią asystę zespołowi lub dyrektorowi programu, coaching menedżerski, warsztaty projektowe lub ekspertyzy. Rezultatem tej fazy będą: Kompletność zakresu Inaczej mówiąc, w definiowanym MEGAprojekcie nie mogą pozostać białe plamy dotyczące zakresu rzeczowego, spodziewanych efektów, organizacji pracy, podziału odpowiedzialności, itp. Wszystkie niewiadome na tym etapie albo muszą znaleźć odpowiedź, albo poszukiwanie odpowiedzi musi być wpisane w zakres projektu, wraz z oceną ryzyka jej nieznalezienia. To rezultat warsztatów definiowania MEGAprojektu. Wszyscy Klienci TenStep, którzy uczestniczyli w tych warsztach uznali je za szczególnie wartościowe i kompleksowe. Ich rekomendacją było, by organizować je zawsze JAK NAJWCZEŚNIEJ. Spójność systemów zarządczych Wszystkie używane metody organizowania pracy, zarządzania pracą i nadzoru muszą do siebie pasować i być uzgodnione przed rozpoczęciem realizacji. W MEGAprojektach zaangażowanych jest wiele stron, wykonawców, instytucji. Każda może posiadać własne rozwiązania zarządcze, nadzorcze i realizacyjne. Niezbędne jest uspójnienie tych systemów. Albo poprzez ich profesjonalne połączenie, albo wybranie jednego z nich jako obowiązującego wszystkich. Brak spójności rozwiązań zarządczych zawsze później prowadzi do konfliktów, poszukiwania właściwej interpretacji wydarzeń w renegocjacjach umów lub rozpraw na salach sądowych. Uspójnienie rozwiązań realizujemy m.in. poprzez warsztaty, dostarczenie lub uspójnienie wzorców procesów i mapowanie procesów dostarczonych z zewnątrz. Copyright 2015 TenStep Polska - All Rights Reserved 7

8 Zgodność z intencjami W etapie definiowania odkrywane są często nowe, wcześniej nieplanowane aspekty projektu. Konieczne jest ustalenie, czy finalny obraz MEGAprojektu, jego cele, planowane efekty i sposób realizacji nadal odpowiadają intencjom inwestora i ważnych interesariuszy. Badanie i zapewnianie zgodności jest jednym z elementów warsztatów sponsorskich. Zidentyfikowani interesariusze Sukces MEGAprojektu mocno zależy od właściwego ułożenia relacji i komunikacji z jego interesariuszami. MEGAprojekty, które tracą zainteresowanie ich interesariuszy, zwykle kończą się porażką. MEGAprojekt musi sprawnie zadbać o zainteresowanie, wszystkich właściwych osób i instytucji. TenStep proponuje m.in. narzędzia do badania interesariuszy oraz specjalne warsztaty partnerstwa realizowane dla najważniejszych z nich. Przejrzysta struktura ról i uprawnień Każdy złożony system zarządzania powinien być przejrzysty i zrozumiały dla wszystkich jego uczestników. MEGAprojekty powinny być zoptymalizowane w tym zakresie. Decyzje powinny być podejmowane szybko, a ośrodki decyzyjne znane i przygotowane. Organizowanie programu, jego biura (PgMO) i struktur może być realizowane dzięki badaniu złożoności MEGAprojektu, pracom doradczym TenStep i wspólnym warsztatom. Przesądzenia Stage Gate Review Na etapie definiowania ustalone zostają zasady akceptowania pracy na poszczególnych etapach (Gate) programu, uprawnienia decyzyjne i inne regulacje w tym zakresie. Interesariusze Tworzenie w otoczeniu warunków dla sprawnego przeprowadzenia megaprojektu (m.in. udrażnianie procesów decyzyjnych, legislacja) Rząd, Inwestorzy, Banki Zamawiający IK Inwestor GRI Decydowanie (m.in. w sprawach, z którymi zwróci się IK, GRI) Wykonawca 1 Wykonawca 2 Podwykonawca 1 Podwykonawca 2 Ponoszenie odpowiedzialności za wynik, kluczowe terminy i sumaryczne koszty inwestycji Zapewnienie przewidywalności i bezpieczeństwa prowadzonej inwestycji 8 Copyright 2015 TenStep Polska - All Rights Reserved

9 Planowanie i Budżetowanie Usługi etapu planowania MEGAprojektu Planowanie MEGAprojektu jest zadaniem złożonym oraz wrażliwym. W wyniku tej fazy powstanie odpowiedź na dwa pytania: na kiedy? oraz za ile? O ile różne detale związane z projektem nie są pod nieustanną kontrolą termin zakończenia oraz sumaryczny koszt są pierwszymi parametrami o jakie każdy pyta. Jak pokazuje polska praktyka realizacji dużych inwestycji prawie wszystkie opóźniają się i/lub kosztują więcej, niż planowano. Skrupulatne i metodyczne przeprowadzenie etapu planowania zwiększa kilkukrotnie szanse na zakończenie MEGAprojektu w wyznaczonym terminie i budżecie. Globalny WBS i harmonogram Oszacowania Budżety Rezerwy Rezultatem tej fazy będą: Globalna struktura WBS MEGAprojekt, jako program, musi uzgodnić jeden globalny harmonogram. Jest to najtrudniejsze w przypadku, kiedy wiele z pod-projektów realizowanych jest poprzez różne podmioty. Dzięki uspójnieniu systemów zarządzania w poprzedniej fazie możliwe jest opracowanie globalnej struktury podziału pracy i konsekwentnie globalnego harmonogramu. Kluczowe jest określenie punktów styku poszczególnych pod-projektów. Działania w tym zakresie realizuje się podczas wspólnych warsztatów harmonogramowych. Stosowane są także narzędzia weryfikujące jakość harmonogramów (Schedule Inspector ). Wiarygodne oszacowania Globalna struktura WBS pozwoli na zweryfikowanie pierwotnie przyjętych oszacowań terminowych i budżetowych. Dzięki zastosowaniu narzędzi symulacji FullMonte możliwe jest określenie wiarygodności harmonogramu i budżetu. Narzędzia symulacyjne pozwalają także na zidentyfikowanie najbardziej krytycznych zadań z punktu widzenia terminów i kosztów MEGAprojektu. Ryzyka i rezerwy Symulacje pozwalają ocenić ryzyka realizacji MEGAprojektu poprzez określenie maksymalnych rezerw czasowych i budżetowych, jakie mogą być niezbędne przy danej wiarygodności harmonogramu. Takie dane pozwalają na ocenę racjonalności projektu i ewentualne wprowadzenie korekt. Nasze usługi w tej fazie realizujemy poprzez bezpośrednią asystę zespołowi lub dyrektorowi programu, coaching menedżerski, dostarczenie narzędzi, warsztaty harmonogramowe lub ekspertyzy. Copyright 2015 TenStep Polska - All Rights Reserved 9

11 Usługi etapu realizacji MEGAprojektu W etapie realizacji MEGAprojektu, zwykle najdłuższym z etapów, niezbędne jest zapewnienie działania wszystkich wcześniej zdefiniowanych czy stworzonych systemów zgodnie z ich założeniami. Jest to zadanie zarządzającego MEGAprojektem, zwykle reprezentowanego przez biuro programu (PgMO). Jeśli występują podmioty wspierające zarządzanie, tj. inżynier kontraktu czy zewnętrzne PMO ich usługi i systemy muszą być zintegrowane z przyjętymi dla MEGAprojektu. REALIZACJA I KONTROLA Integralność Nadzór Audyty Zarządzanie jakoścą Raportowanie Kryzysy Rozwiązania TenStep Megaproject Service Pack pozwalają zapewnić integralność rozwiązań zarządczych i wesprzeć zespół MEGAprojektu w nadzorze, audytach, zapewnieniu jakości, komunikacji i raportowaniu stanu. Rezultatem tej fazy będą: Procedury zarządzania pod-projektami Opcjonalnie, jeśli we wcześniejszych etapach nie postanowiono inaczej, TenStep może dostarczyć procedury zarządzania projektem (metodykę zarządzania projektami) do zastosowania w poszczególnych pod-projektach. Jest ona w pełni spójna z rozwiązaniami dla programów, portfeli i biur projektowych dostarczanych przez TenStep. Integralność zakresu MEGAprojektu Dostarczone we wcześniejszych etapach procedury obejmują zagadnienia integralności na poziomie poszczególnych pod-projektów, tj. zarządzanie harmonogramem i budżetem, zarządzanie problemami, zarządzanie zmianami zakresu i zarządzanie ryzykami. Jeśli przyjęto (choćby częściowo) rozwiązania wykonawców w tym momencie TenStep proponuje warsztaty uzgodnień interfejsów systemów zarządzania. Na poziomie programu TenStep dostarcza odpowiadające im procedury integracyjne. W ten sposób niezależnie od tego, gdzie powstają zmiany, ryzyka czy opóźnienia biuro programu dowiaduje się o tym niezwłocznie i może koordynować działania odpowiednio do sytuacji. Skuteczny nadzór Niezależnie od przyjętych metod zarządzania nadzór w MEGAprojektach pełni kluczową rolę. Sprawia, że inwestorzy mają pewność, że projekt realizowany jest w uzgodniony wcześniej sposób a jeśli występują jakiekolwiek problemy to są obsługiwane wg przyjętych procedur, w sposób bezpieczny rzeczowo, prawnie, finansowo i politycznie. TenStep dostarcza procedury i narzędzia nadzoru oraz przygotowuje kadrę nadzorczą do pełnienia swojej roli w ramach przyjętych procedur (warsztaty, wsparcie on-the-job, coaching). Pomaga w interpretacji danych pojawiających się w wyniku działania systemu nadzoru. Copyright 2015 TenStep Polska - All Rights Reserved 11

12 Audyty i kontrola MEGAprojekty wymagają dostosowanych do nich narzędzi audytowych i kontrolnych. TenStep audytuje: systemy nadzorcze, systemy zarządzania pod-projektami i programem, bada rzeczywisty stan realizacji projektów. Zarządzanie jakością TenStep dostarcza lub dostosowuje procedury zarządzania jakością do specyfiki konkretnego MEGAprojektu m.in. w zakresie: Systemów zarządzania np. procedura zgłaszania potrzeby zmiany procesu lub dokumentu systemu zarządzania Dokumentacji np. Zasady zarządzania dostępem i nadzoru nad dokumentacją Harmonogramów np. Zasady opisywania zadań i wykaz stosowanych skrótów Zakupów np. Wzór zawartości zgłoszenia potrzeby zakupu, dostawy, prac lub usług Zarządzania płatnościami np. Proces monitorowania ubezpieczeń Jakości np. Proces weryfikacji i odbioru dokumentacji jakościowej Audytów np. Proces przygotowania planu audytów Zmian np. Proces zgłaszania i obsługi Karty Niezgodności Komunikacji np. Wzory i zasady tworzenia komunikatów o zdarzeniach awaryjnych i kryzysowych Dostaw i magazynowania np. Proces przyjmowania i kontroli dostawy na terenie budowy Odbiorów np. Proces odbioru dokumentacji od Generalnego Wykonawcy Zarządzania ludźmi np. Plan szkoleń i działań rozwojowych Raportowanie stanu TenStep wspiera zarządzających w interpretacji danych raportowych i w przygotowaniu planów wprowadzania zmian, jeśli okażą się konieczne. Pomoc w sytuacjach kryzysowych MEGAprojekt będzie obciążony wieloma nieoczekiwanymi zdarzeniami ryzykami, problemami krytycznymi czy wreszcie pojawiającymi się okazjami biznesowymi. W każdym z tych przypadków TenStep może wesprzeć biuro programu w konstruowaniu odpowiedzi na zaistniałe wydarzenie, obliczeniach i symulacjach harmonogramowych i budżetowych dotyczących różnych wariantów postępowania w takich przypadkach. 12 Copyright 2015 TenStep Polska - All Rights Reserved

14 Usługi etapu zamykania MEGAprojektu Zamykanie programu Ocena efektów Zamknięcie biura Raport końcowy Etap zamykania MEGAprojektu wiąże się z zakończeniem działania kolejnych pod-projektów, a ostatecznie także całego programu. Zwykle w tym czasie dokonuje się podsumowania wyników pracy i wyciąga wnioski. Wiąże się to także z rozwiązaniem biura programu. Rezultatem tej fazy będą: Zarządzanie zamknięciem programu TenStep przygotowuje specjalny plan zamknięcia programu (harmonogram, struktury) oraz wspiera program w bezpiecznym zamykaniu poszczególnych komponentów (podprojektów i innych działań). Ocena sukcesu programu TenStep przygotowuje serię warsztatów Lessons Learned i After Action Review pozwalających wieloaspektowo ocenić realizację MEGAprojektu. Wynik pracy pozwoli na usprawnienie systemów zarządzania przyszłych MEGAprojektów. Zamknięcie biura programu TenStep wspiera biuro programu w poprawnym zakończeniu pracy przez biuro. Pod uwagę brane są aspekty rozliczenia finansowego, dokumentacyjnego, zagospodarowania infrastruktury, przeniesienia pracowników biura na inne stanowiska. Raport końcowy TenStep przygotowuje raport zamknięcia programu. 14 Copyright 2015 TenStep Polska - All Rights Reserved

15 Inne usługi System zarzadzania megaprojektem Oferujemy kompletny zestaw regulaminów, procedur, narzędzi i formularzy niezbędnych do zarządzania MEGAprojektem. Pozwolą one Dyrektorowi Programu na sprawne zarządzanie, efektywną komunikację z otoczeniem, ciągłe rozwijanie kompetencji ludzi i legalność działań. Szczegółowy opis rozwiązań znajdziesz w oddzielnej broszurze poświęconej systemom zarządzania megaprojetami oraz na stronie Badania gotowości organizacji do realizacji megaprojektów Możemy wspólnie sprawdzić, czy Twój system zarządzania da radę oraz jakie są szanse na sukces Twojego projektu. TenStep prowadzi audyty i badania zarówno organizacji jak i pojedynczych systemów zarządzania i projektów. Szczegółowy opis usługi znajdziesz w oddzielnej broszurze poświęconej badaniom oraz na stronie Nasze usługi realizujemy w języku polskim, angielskim, niemieckim, francuskim, hiszpańskim, włoskim, holenderskim, rumuńskim, ukraińskim, rosyjskim, chińskim i innych. Zapraszamy do współpracy Tomasz Andreasik Prezes Zarządu tomasz.andreasik@tenstep.pl Marcin Guzik Wiceprezes Zarządu / Partner marcin.guzik@tenstep.pl Katarzyna Renn Prokurent / Dyrektor operacyjny katarzyna.renn@tenstep.pl Copyright 2015 TenStep Polska - All Rights Reserved 15

16 TenStep Polska ul. Beskidzka 23A Warszawa