Kodeks etyczny obowiązujący uczestników Programu Wymiany Młodzieży

Transkrypt

1 PODRĘCZNIK WYMIANY MŁODZIEŻY

2 [[ Niniejsze tłumaczenie podręcznika wymiany młodzieży opracowano na podstawie wersji angielskiej Youth Exchange Handbook (746-EN) z roku Informacje zawarte w publikacji bazują na statucie (konstytucji) Rotary International, przepisach wewnętrznych i na kodeksie Rotary (Rotary Code of Policies). Jakiekolwiek zmiany w dokumentach źródłowych, wprowadzone przez Radę Administracyjną lub Radę Legislacyjną RI, wymagają ipso facto zmiany informacji, zawartych w niniejszej publikacji. Podręcznik został opracowany jako poradnik dla komisji klubowych i komitetów dystryktalnych w zakresie planowania i prowadzenia wymiany młodzieży. Obejmuje on następujący zakres zagadnień: * Rola i zadania klubów, dystryktów i uczestników programu * Szczegółowe informacje na temat młodzieży przyjmowanej (hosting) i wysyłanej * Sugestie w zakresie promowania programu i rekrutacji jego uczestników * Zasoby źródłowe RI stanowiące pomoc w realizacji programu WM Kodeks etyczny obowiązujący uczestników Programu Wymiany Młodzieży Na Rotarianach, ich współmałżonkach oraz partnerach i wolontariuszach spoczywa obowiązek zagwarantowania bezpieczeństwa dzieci i młodzieży oddanych ich opiece. Dotyczy to zwłaszcza ochrony przed wszelkiego rodzaju przejawami przemocy fizycznej, psychicznej, krzywdy, nadużyć, mobbingu lub molestowania 2

3 Spis treści 1. Wprowadzenie Historia Rodzaje wymiany Role klubu i dystryktu Multidystrykty Gubernator dystryktu Komitet Dystryktalny Wymiany Młodzieży i jego Przewodniczący (Chairman) Zakres obowiązków członków Komitetu Kluby Rotary Doradca Rotary Rotary International Prekonwencja Wymiany Młodzieży Komitet Wymiany Młodzieży Młodzież wyjeżdżająca (outbounds) Promocja Programu Rekrutacji kandydatów Selekcja kandydatów Profil kandydata Inne kryteria Lokowanie uczniów Spotkanie orientacyjne dla młodzieży wyjeżdżającej Praca z rodzicami Zobowiązania finansowe i ubezpieczenie Zasady dla młodzieży Odwiedziny rodziców Korespondencja Przygotowanie do powrotu Utrzymywanie kontaktu z młodzieżą Pomaganie uczniom i ich rodzicom po powrocie do domu Młodzież przyjeżdżająca (inbounds) Kluby przyjmujące Rekrutacja rodzin przyjmujących Selekcja rodzin przyjmujących Lokowanie uczniów u rodzin Wybór doradcy Rotary Kontakt z uczniami przed ich przyjazdem Szkolenie orientacyjne (informacyjne) młodzieży przyjeżdżającej Powitanie i pierwszy wieczór z rodziną Szkolenie orientacyjne Wsparcie w trakcie wymiany Wcześniejszy powrót Ostatnie dni przed wyjazdem w trybie normalnym Teksty źródłowe dot. Wymiany Młodzieży Słownik Angielsko - Polski z glosariuszem

4 1. Wprowadzenie Poznawanie innych kultur jest bez wątpienia najlepszym sposobem promocji międzynarodowego zrozumienia i pokoju. Program Rotary Youth Exchange (RYE) daje możliwość wielu tysiącom młodych ludzi zobaczenia jak żyją ludzie w innych krajach, poznania nowych kultur i pozwalają zaszczepić w młodzieży ducha międzynarodowego zrozumienia. Program oferuje wiele korzyści dla młodych uczestników, dla rodzin przyjmujących młodzież, dla osób opiekujących się nimi, rotariańskich doradców oraz dla całego społeczeństwa. Dzięki programowi wymiany uczniowie mogą z pierwszej ręki dowiedzieć się o różnych aspektach życia w innym kraju. Wraz z rozwojem ich pojęcia o świecie dojrzewają oni do głębszego zrozumienia samych siebie. Poprzez wtopienie się w edukacyjny system obcego dla nich kraju dokonuje się ich osobisty rozwój. Kluby przyjmujące, rodziny przyjmujące i społeczności lokalne również wiele mogą skorzystać na przyjaznym kontakcie z kimś z innego kręgu kulturowego Historia Wymianę młodzieży zainicjowały kluby europejskie w latach 20. ubiegłego wieku. Wymiana rozwijała się aż do II wojny światowej i została wznowiona po 1946 r. Roczna wymiana długoterminowa zyskała na popularności w latach 50. ubiegłego wieku i stała się podstawowym filarem programu RYE. Zarząd Rotary International (RI) zgodził się w 1972 roku zalecić klubom na całym świecie prowadzenie wymiany młodzieży jako działalności o ogromnej wartości i znaczeniu. W chwili obecnej ponad 8 tysięcy młodych ludzi udaje się do ponad 80 krajów w ramach programu RYE. 4

5 1.2. Rodzaje wymiany Rotary Youth Exchange oferuje trzy rodzaje programów wymiany: Wymiana długoterminowa (Long-Term - LT). Wymiana ta trwa zwykle jeden rok, podczas którego uczeń jest przyjmowany przez kilka rodzin w danym kraju i jest zobowiązany uczęszczać do szkoły. Okres wymiany długoterminowej może obejmować część lub całość wakacji poprzedzających lub następujących po roku szkolnym. Ten rodzaj wymiany dostępny jest dla młodzieży w wieku od 15 do 18 lat. Wymiana krótkoterminowa (Short - Term - ST). Czas trwania wymiany od kilku dni do kilku tygodni odbywa się głównie w okresie wakacyjnym i nie ma aspektu edukacyjnego. Wymiana krótkoterminowa polega najczęściej na podejmowaniu młodzieży przyjeżdżającej przez rodziny przyjmujące, ale może polegać również na uczestnictwie w obozach młodzieżowych i wycieczkach, organizowanych dla młodzieży z wielu krajów. Wymiana New Generation (NG). Program ten, dostępny dla młodzieży w wieku od 18 do 25 lat, obejmuje wymiany krótkoterminowe, trwające od 3 do 6 tygodni, może zawierać elementy edukacyjne (wyjazdy specjalistyczne i staże). Elastyczność programów Youth Exchange (YE) pozwala objąć nimi wielu młodych ludzi. Wymiany ST i NG organizowane są różnie w poszczególnych dystryktach. Z tego też względu większość informacji zawartych w niniejszym podręczniku dotyczyć będzie programu wymiany długoterminowej. Programy poszczególnych dystryktów i multidystryktów mogą rozwijać swoje własne zasady i wytyczne pod warunkiem, że będą one zgodne z ustaleniami zarządu Rotary International (RI). Niniejszy podręcznik może być rozszerzony przez przepisy wykonawcze, opracowane w poszczególnych dystryktach. Stąd też konieczność kontaktu z dystryktalnym komitetem wymiany młodzieży w przypadku wątpliwości interpretacyjnych w zakresie podziału obowiązków Rotarian uczestniczących w programie. 5

6 2. Role klubu i dystryktu Podobnie jak w przypadku każdego programu Rotary, wsparcie wolontariuszy gwarantuje sukces. Programem RYE kieruje dystryktalny komitet wymiany młodzieżowej pod nadzorem gubernatora. Kluby Rotary, zainteresowane wysyłaniem lub przyjmowaniem młodzieży, muszą działać w porozumieniu z komitetem dystryktalnym Wymiana młodzieży, aby była realizowana efektywnie, wymaga ogromnego poświęcenia zaangażowanych w nią Rotarian. Zakres tego zaangażowania różny jest w różnych dystryktach i klubach w zależności od rozmiarów programu. Niezależnie od umocowania w programie, wszystkie zaangażowane strony powinny posiadać jasność i zrozumienie dla podziału kompetencji w zakresie obsługi młodzieży wyjeżdżającej (outbounds) i młodzieży przyjeżdżającej (inbounds) W dalszej części podręcznika postaramy się opisać zakres praw i obowiązków na poszczególnych poziomach funkcjonowania programu RYE Multidystrykty Wiele dystryktów podjęło decyzję zawiązania grup multidystryktalnych i przeniesienia tam funkcji administracyjnych, odciążając tym samym poszczególne dystrykty. Na poziomie multidystryktu organizowane są szkolenia, spotkania orientacyjne młodzieży, załatwianie formalności w zakresie aplikacji, wniosków wizowych, ubezpieczenia oraz promocji programu. Listę multidystryktów znaleźć można w publikowanych co kwartał repertoriach rozsyłanych do poszczególnych koordynatorów dystryktalnych oraz na stronach Jeżeli dany dystrykt zainteresowany jest przyłączeniem się do istniejącej grupy multidystryktalnej lub założeniem nowego multidystryktu, powinien nawiązać kontakt z centralą RI (youthexchange@rotary.org), gdzie uzyska wszelkie niezbędne informacje. 6

7 2.2. Gubernator dystryktu Gubernator stoi na czele dystryktu, będąc jednocześnie przez jeden rok członkiem zarządu RI i reprezentując międzynarodową radę dyrektorów. Gubernator jest odpowiedzialny za nadzór i kontrolę programu wymiany młodzieży. W związku z tym powinien on posiadać wiedzę na temat podstawowych założeń programu i wymagań wynikających z certyfikacji. Do obowiązków gubernatora dystryktu należy między innymi: Powoływanie przewodniczącego komitetu wymiany młodzieży Powoływanie komitetów dystryktalnych i nadzór nad ich funkcjonowaniem. Zwracamy się z prośbą do gubernatorów, aby nie wymieniali więcej niż 50 % członków komitetu dystryktalnego, gdyż może to zakłócić ciągłość funkcjonowania komitetu. Zachęcamy również gubernatorów, aby zapraszali oni gubernatorów elektów i gubernatorów nominatów do uczestnictwa w pracach komitetów dystryktalnych, by mogli oni lepiej zapoznać się z programem. Wspieranie i monitorowanie klubowych i dystryktalnych programów, kontrolując przede wszystkim czy są one realizowane prawidłowo. W razie wystąpienia problemów, gubernator jest upoważniony do interwencji oraz wymiany korespondencji z drugim gubernatorem zaangażowanym w tę samą sprawę w imieniu klubu i przewodniczącego komitetu. Delegowanie obowiązków W zależności od struktury organizacyjnej dystryktalnego komitetu wymiany młodzieży, niektóre obowiązki mogą zostać przekazane "protection officer" albo na poziom multidystryktu. Kadencyjność Zarząd RI zaleca ograniczenie długości mandatu przewodniczącego do 3 lat. Niemniej jednak, zważywszy na wymagane specyficzne umiejętności i doświadczenie, czasami niezbędne jest wydłużenie mandatu aby umożliwić właściwe przygotowanie jego sukcesora Komitet Dystryktalny Wymiany Młodzieży i jego Przewodniczący (Chairman) Przewodniczący komitetu koordynuje i promuje program wymiany młodzieży w dystrykcie, kontaktuje się z Rotary International, gubernatorem i klubami. W porozumieniu z gubernatorem powołuje on komitet dystryktalny i określa zakres obowiązków każdego członka. Liczebność komitetu zależy od rozmiaru programu dystryktalnego. Spośród członków komitetu należy wyznaczyć osobę odpowiedzialną za wspieranie i zachęcanie osób niepełnosprawnych do uczestniczenia w programach wymiany. Jeżeli stanowisko "protection officer" jest nieobsadzone, jeden z członków komitetu powinien wziąć na siebie odpowiedzialność za prowadzenie polityki ochrony młodzieży przed wszelkimi przejawami krzywdy, nadużyć, mobbingu lub molestowania. Oficer ds. ochrony młodzieży odpowiada też za wdrażanie odpowiednich procedur prewencyjnych i służy jako "mąż zaufania" w przypadku mobbingu lub molestowania. Osoba ta powinna mieć doświadczenie w ochronie młodzieży (pomoc społeczna, organy ścigania lub podobna profesja). 7

8 Zakres obowiązków członków Komitetu 1. Praca z klubami Rotary polega między innymi na: Szkoleniu oficerów klubowych YE Określanie zakresu świadczeń wobec młodzieży przyjeżdżającej (inbounds) i wyjeżdżającej (outbounds) Dostarczaniu informacji o formach wsparcia ze strony RI w zakresie działalności klubu Zachęcaniu klubów do angażowania alumnów wymiany we wszystkie aspekty programu i organizowaniu działalności ROTEXU 2. Koordynacja działań w zakresie bezpieczeństwa młodzieży YEP w zakresie: Właściwego przygotowania rodzin przyjmujących (host families), młodzieży i dorosłych wolontariuszy. Weryfikacji każdego dorosłego wolontariusza, w tym członków komisji, rodzin przyjmujących, rotariańskich doradców i innych. W naszych warunkach weryfikacja polega na żądaniu okazania wypisu z rejestru skazanych. (zaświadczenia o niekaralności), wywiadzie środowiskowym, dodatkowej rozmowie kwalifikacyjnej z udziałem rodziców Upewnienia się, czy żaden wolontariusz, który został oskarżony, skazany albo zamieszany w sprawy związane z molestowaniem seksualnym lub mobbingiem, nie pracuje z młodzieżą rotariańską. Opracowania systemu pomocy młodzieży spełniającego wymogi certyfikacji. Określenia procedur umożliwiających pomaganie młodym ludziom, którzy doświadczyli mobbingu lub molestowania, nie dopuszczając w szczególności do kontaktu osoby podejrzanej o dokonanie tych czynów z młodzieżą rotariańską. Ustalenie kryteriów interwencyjnej rotacji ucznia (zabrania ucznia od rodziny), znajdowania rodziny tymczasowej i zapewnienia mu odpowiedniego wsparcia. 8

9 3. Obsługa młodzieży wyjeżdżającej (outbounds): Nawiązanie międzynarodowych kontaktów i wymiana korespondencji koniecznej dla znalezienia miejsc dla młodzieży. Pomaganie klubom w selekcji kandydatów. Zorganizowanie spotkania orientacyjnego dla uczniów i rodziców. Pomoc w załatwianiu formalności wyjazdowych takich jak wiza, bilet lotniczy (chyba, że leży to w gestii grupy multidystryktalnej). Pełnienie roli łącznika między uczniami, rodzicami i biurem podróży w celu potwierdzenia ustalonych tras. Analiza raportów otrzymywanych od młodzieży przebywającej za granicą i podjęcie odpowiednich działań w przypadku wszelkich nieprawidłowości. 4. Obsługa przyjazdów i pobytu młodzieży (inbounds): Pełnienie roli łącznika między dystryktami przyjmującymi i dystryktami wysyłającymi uczniów. Nadzorowanie spraw związanych z podróżą takich jak wiza, bilet lotniczy (chyba, że leży to w gestii grupy multidystryktalnej). Przeprowadzenie spotkania orientacyjnego dla młodzieży zaraz po ich przyjeździe. Wspieranie klubów w procesie selekcji i informacji (orientacji) rodzin. Odbieranie uczniów z lotniska i koordynowanie odlotów po zakończeniu ich pobytu. 5. Wdrożenie polityki bezpieczeństwa uczestników wymiany oraz procedury postępowania w przypadku sytuacji kryzysowych: Opracowanie procedur w zakresie raportowania i obsługi takich zdarzeń, jak przedwczesny powrót do domu, sytuacje nadużyć i molestowania oraz poinformowanie wszystkich dorosłych wolontariuszy w dystrykcie w jaki sposób mają przekazywać raporty w takich sytuacjach. Określenie kryteriów eliminowania z programu młodzieży, dorosłych wolontariuszy oraz innych uczestników, którzy nie spełniają określonych wymogów. Żaden z dorosłych wolontariuszy biorących udział w programie wymiany młodzieży, któremu postawiono zarzut mobbingu czy molestowania seksualnego, nie może mieć kontaktu z młodzieżą aż do momentu wyjaśnienia sprawy. Opracowanie procedur zarządzania kryzysowego na wypadek sytuacji katastrof naturalnych, takich jak klęski żywiołowe, społeczne i niepokoje polityczne. Zapewnienie rodziny zastępczej w sytuacji awaryjnej. Określenie wymaganych kwot ubezpieczenia dla młodzieży przyjeżdżającej, jak również ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej dla dystryktu; utrzymywanie kontaktów z dystryktem przyjmującym młodzież. Pomaganie studentom w zawarciu umowy ubezpieczeniowej. 6. Określenie wytycznych i zasad programu dystryktalnego przeznaczonych dla młodzieży, zgodnych z kodeksem RI. 7. Promocja programu na stronach internetowych dystryktu i klubu, a także poza nimi. 9

10 8. Utrzymywanie stałego kontaktu ze wszystkimi uczestnikami programu (młodzież, rodziny, doradcy oraz oficerowie klubowi i dystryktalni). 9. Wyznaczenie jednej osoby, najlepiej przewodniczącego komitetu dystryktalnego, do przekazywania RI informacji na temat: Wszelkich poważnych incydentów z udziałem uczniów (wypadek, śmierć, wcześniejszy powrót do domu, wykroczenie itp.), a także zarzutów o mobbing lub molestowanie - w ciągu 72 godzin Sukcesów, nowatorskich pomysłów w zakresie wymiany, pozytywnych doświadczeń alumnów oraz innych działań, które można zamieścić w publikacjach Rotary oraz na stronach RI Corocznej oceny programu Danych każdego uczniów co najmniej na miesiąc przed jego przyjazdem, wykorzystując formularza "guarantee form", stanowiący integralną część aplikacji kandydata RYEP. Należy także poinformować RI o wszelkich zmianach rodzin. Aby móc wziąć udział w programie wymiany młodzieży, dany dystrykt musi uzyskać certyfikację RI. Program certyfikacji gwarantuje bezpieczeństwo młodzieży, określając minimalne wymagania w zakresie ochrony młodzieży oraz realizacji programu wymiany: Przyjęcie Kodeksu etycznego obowiązującego uczestników Programu YE, i określenie procedur zapobiegania mobbingowi i molestowaniu. Nadanie komitetowi osobowości prawnej lub wcielenie go do podmiotu o takiej osobowości (fundacje, stowarzyszenia, organizacje). Wykupienie polisy ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej z zabezpieczeniem i pułapami odpowiednimi dla danego dystryktu Zakaz organizowania wymian między klubami poza programem Odpowiedzialność Kluby i dystrykty powinny zasięgnąć porady ubezpieczyciela lub adwokata w kwestii zakresu obowiązków przed rozpoczęciem działań w zakresie wymiany młodzieży. Certyfikowane dystrykty amerykańskie objęte są programem ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej dla Klubów i Dystryktów (U.S. Rotary Club and District General Liability Insurance Program). System certyfikacji wymiany młodzieżowej oferuje pewną elastyczność interpretacyjną dystryktów dla dostosowania do określonych lokalnych kryteriów legislacyjnych lub zwyczajowych. W niektórych przypadkach grupy multidystryktalne YE mogą pomóc zrzeszonym dystryktom spełnić wymogi w zakresie certyfikacji. Wszystkie dokumenty związane z certyfikacją znajdują się na stronie Kluby Rotary Udział gubernatora dystryktu w pracach komitetu wymiany młodzieżowej nadaje wysoką rangę samemu programowi. Realizacja wymiany wymaga pełnej mobilizacji i partycypacji klubów Rotary, Rotarian i ich rodzin w tworzeniu sprzyjającego i przychylnego klimatu wokół projektu. To swoiste lobby musi wspierać wszystkich biorących udział w wymianie, począwszy od oficerów i komisji klubowych, poprzez rodziny przyjmujące, a skończywszy na doradcach Rotary. 10

11 Każdy klub biorący udział w programie ma następujące prawa i obowiązki: Koordynuje wymianę młodzieży sponsorowanej i goszczonej przez klub w ramach programu dystryktalnego, zgodnie z polityką RI i dystryktu Bierze udział w spotkaniach dystryktalnych młodzieży Określa jasno czego klub od młodzieży oczekuje Dba o to by młodzież uczestniczyła w obowiązkowych imprezach, takich jak spotkania orientacyjne, konferencje dystryktalne, itd. Zbiera sugestie młodzieży w kwestii usprawnienia programu Powiadamia przewodniczącego komitetu dystryktalnego YE o wszelkich problemach lub wątpliwościach młodzieży uczestniczącej w wymianie W przypadku młodzieży wyjeżdżającej Promuje program wśród lokalnej młodzieży szkolnej, rozprowadza formularze wstępnego zgłoszenia i koordynuje selekcję uczniów na poziomie klubu Przeprowadza rozmowy z poszczególnymi kandydatami i dokonuje selekcji kandydatów Przydziela doradcę rotariańskiego każdemu uczniowi Utrzymuje kontakt z przewodniczącym dystryktalnego komitetu wymiany młodzieży W przypadku młodzieży przyjeżdżającej Nawiązuje i utrzymuje kontakty z młodzieżą przed przyjazdem Organizuje odbiór uczniów z lotniska lub dworca kolejowego Pełnieni rolę łącznika między klubem Rotary i szkołą (tylko LT) Przydziela doradcę rotariańskiego każdemu uczniowi Dokonuje wstępnej selekcji rodzin przyjmujących i przeprowadza wstępne rozmowy kwalifikacyjne Utrzymuje kontakt z przewodniczącym dystryktalnego komitetu wymiany młodzieży Zapewnia comiesięczne wypłaty kieszonkowego (tylko LT) Dokonuje selekcji rodzin przyjmujących i organizuje dla nich spotkania informacyjne (orientacyjne). Utrzymuje kontakty z rodzinami przez cały okres trwania wymiany. Wzajemne zależności i podział obowiązków pomiędzy prezydentem klubu a oficerem i komisją klubową YE są następujące: Prezydent klubu mianuje oficera klubowego YEO, posiadającego odpowiednie doświadczenie w zakresie wymiany młodzieży. Prezydent nadzoruje także wybór komisji ds. wymiany i wspiera jej działania. Klubowy YEO planuje, wdraża i nadzoruje wszystkie działania w zakresie wysyłania i przyjmowania młodzieży w ramach wymian długoterminowych i krótkoterminowych. Komisja klubowa YE kierowana jest przez przewodniczącego. Jej liczebność i zakres obowiązków zależy od wielkości klubu oraz wielkości udziału w programie. 11

12 2.5. Doradca Rotary Jest łącznikiem między uczniem, klubem Rotary, rodziną przyjmującą oraz całą społecznością lokalną i w dużej mierze decyduje o sukcesie programu wymiany młodzieży. Jednym słowem jest osobą pierwszego kontaktu, mającą za zadanie wprowadzenie ucznia w kontekst społeczny i szkolny poprzez regularne kontakty przez cały rok. Doradca powinien kochać pracę z młodymi ludźmi i być przygotowany na egzekwowanie ich praw w razie potrzeby. Doradcą nie może być członek rodziny przyjmującej ani też jej bliski przyjaciel. Nie może być nim osoba będąca w zależności służbowej względem ucznia (np. dyrektor liceum.) Na doradcy rotariańskim spoczywają następujące dodatkowe obowiązki: Nawiązuje i utrzymuje kontakty z uczniem przed jego przyjazdem, informując go jakie są oczekiwania klubu i dystryktu; utrzymuje i dokumentuje regularne kontakty (co najmniej raz w miesiącu). To samo dotyczy ucznia wysyłanego przez klub Doradza uczniowi w takich sprawach jak wybór zajęć, poznawanie przyjaciół, aktywny udział w życiu szkoły i w zajęciach pozaszkolnych Pomaga podopiecznym dostosować się do kultury i języka Stara się wciągnąć ucznia w życie szkoły i lokalnej społeczności Informuje ucznia czym jest mobbing i molestowanie i jak tym zjawiskom zapobiegać poprzez stworzenie pozytywnej atmosfery we wzajemnych relacjach. Tworzy to pozytywny klimat dla likwidacji obawy przed podejmowaniem nawet najtrudniejszych tematów. Ma dbać o komfort psychiczny młodego człowieka Pełni rolę rzecznika ucznia w każdej sytuacji Doradca rotariański powinien mieć przygotowanie do rozwiązywania problemów młodzieży podczas wymiany, szczególnie w przypadku zarzutów o mobbing i molestowanie. Każdy uczeń przyjeżdżający lub wyjeżdżający w ramach wymiany krótko- i długoterminowej powinien mieć własnego doradcę. Doradcy młodzieży wyjeżdżającej mają obowiązek odpowiednio ją do tego przygotować i utrzymywać regularny kontakt aż do powrotu do kraju Rotary International Programy wymiany młodzieży są realizowane wspólnie przez dystrykt i Rotarian w klubach. Sekretariat RI ma za zadanie wspieranie działania komitetów dystryktalnych poprzez: Przekazywanie pytań potencjalnych uczestników wymiany (tzw.wymieńców) do przewodniczących komitetów dystryktalnych i prezydentów klubów Przekazywanie co kwartał zaktualizowanych światowych repertoriów adresowych przewodniczących dystryktalnych komitetów wymiany młodzieży dystryktów certyfikowanych i listy dystryktów niecertyfikowanych, z którymi nie wolno prowadzić wymiany Ułatwianie kontaktów przewodniczącym komitetów dystryktalnych wymiany młodzieży na całym świecie Opracowanie materiałów promocyjnych do wykorzystania przez Rotarian i przekazywanie reportaży na temat wymiany młodzieży do gazet i innych publikacji 12

13 Współpraca z innymi organizacjami zajmującymi się wymianą i z organami regulacyjnymi Pomaganie Komitetowi Wymiany Młodzieży RI w organizacji corocznego spotkania w ramach Konwencji RI Sporządzanie i przekazywanie rocznego raportu z działalności do dystryktów i multidystryktów Obsługa dystryktalnego programu certyfikacji i monitoring w zakresie realizacji polityki protekcyjnej wobec młodzieży Pomaganie dystryktom i multidystryktom w reagowaniu na zgłoszenie mobbingu lub molestowania oraz na inne sytuacje kryzysowe Prekonwencja Wymiany Młodzieży Prekonwencyjne spotkanie przewodniczących komitetów dystryktalnych wymiany młodzieży odbywa się bezpośrednio przed konwencją RI i stanowi część oficjalnego programu konwencji. Spotkanie przeznaczone jest dla oficerów klubowych, dystryktalnych i multidystryktalnych. Jest ono także otwarte dla wszystkich Rotarian oraz młodzieży biorącej udział w wymianach Komitet Wymiany Młodzieży Na szczeblu międzynarodowym prezydent RI powołuje Komitet Wymiany Młodzieży, którego zadaniem jest doradzanie zarządowi w kwestii wszystkich aspektów programu i opracowanie programu prekonwencji. Rotarianie mogą konsultować się z członkami komitetu (dane kontaktowe znajdują się w Official Directory). 13

14 3. Młodzież wyjeżdżająca (outbounds) Proces wysyłania młodej osoby za granicę rozpoczyna się na długo przed jej wyjazdem i trwa nadal po powrocie. Rotarianie zaangażowani w pracy z młodzieżą wyjeżdżającą mają obowiązek promować program, aby pozyskać potencjalnych uczestników wymiany (tzw.wymieńców), wybrać odpowiednich kandydatów, znaleźć im miejsce w programie, zorganizować spotkanie orientacyjne dla uczniów i ich rodziców, utrzymywać kontakt z młodzieżą w czasie ich pobytu za granicą, pomagać uczniom i ich rodzinom wrócić do normalnego życia po zakończonej wymianie Promocja Programu Rekrutacji kandydatów Promocja programu polega na zaznajamianiu z nim jak najszerszej rzeszy potencjalnych kandydatów mogących w nim uczestniczyć. Promocja programu powinna być wpisana w kalendarz cykli wymiany (aplikacja, selekcja, orientacja). Licea to doskonałe miejsca do rekrutacji uczestników programu. Należy uzyskać od dyrektora szkoły pozwolenie na wywieszenie plakatu Youth Exchange Poster (751-EN) oraz na zorganizowanie spotkania Rotarian z zainteresowanymi osobami. Przed spotkaniem z licealistami, rodzicami, bądź nauczycielami należy zaopatrzyć się w odpowiednią liczbę egzemplarzy broszur Making a World of Difference: Youth Exchange (755-EN) i Discover Your World: Short-Term Youth Exchange (756-EN). Broszury powinny zawierać dane osoby, z którą będą się mogły kontaktować zainteresowani. Poza szkołami należy promować program w grupach młodzieżowych, klubach sportowych i kulturalnych, a także przekazywać informacje wolontariuszom pracującym z osobami niepełnosprawnymi. Aby dotrzeć do jeszcze szerszego kręgu młodych ludzi można umieścić informacje w lokalnej prasie, w tym w szkolnych gazetach, bądź też nadać ogłoszenia społeczne w radiu lub telewizji. Jeśli wasz klub lub dystrykt obecnie gości młodzież z innych krajów, należy wysłać do lokalnej gazety artykuł opisujący ich przeżycia. Można też zorganizować stoisko w bibliotece, w centrum młodzieży, w centrum handlowym lub w innym miejscu publicznym, aby przedstawić program wymiany młodzieży i rozdać broszury. Warto utworzyć stronę internetową dla programu wymiany młodzieży z linkiem do a także do stron klubu lub dystryktu. Podczas promowania programu należy położyć nacisk na korzyści kulturowe i edukacyjne z wymiany, jak również na wyjątkowe zalety tego programu Rotary. Można poprosić aktualnego lub byłego uczestnika wymiany na zebranie lokalnego stowarzyszenia nauczycieli i komitetów rodzicielskich. Podczas rekrutacji należy pamiętać o młodych ludziach zorganizowanych w Interact i RYLA Selekcja kandydatów Należy poprosić doświadczonego Rotarianina, aby odpowiedział na wszystkie pytania zadawane przez uczniów i ich rodziców. Wszyscy zainteresowani młodzi ludzie, spełniający 14

15 podstawowe kryteria (przedstawione poniżej), powinni mieć możliwość kandydowania do udziału w programie Profil kandydata Odpowiedni wiek w trakcie wymiany: lat w przypadku programu wymiany długoterminowej, w zależności od przepisów obowiązujących w danym kraju. Dystrykty uczestniczące w wymianie powinny uzgodnić wiek uczestników przed sfinalizowaniem wymiany, przestrzegając przepisów obowiązujących w obu krajach. W niektórych przypadkach uczniowie muszą mieć więcej niż 15 lub mniej niż 18 lat, aby mogli wziąć udział w programie w przypadku programu wymiany New Generations Wiek uczestników wymiany krótkoterminowej ustalany jest przez dystrykt Inne granice wiekowe ustalane są przez dystrykt Wyniki w nauce powyżej średniej Zdolność wyrażania się w sposób jasny i przekonujący Zademonstrowanie zdolności przywódczych Młodzież niepełnosprawna Zachęca się kluby Rotary oraz dystrykty do uwzględniania kandydatur osób niepełnosprawnych, tym bardziej że liczne wymiany z udziałem młodzieży niepełnosprawnej zakończyły się sukcesem i przyniosły korzyści wszystkim zaangażowanym osobom Inne kryteria Miejsce zamieszkania kandydata (w granicach dystryktu) Zdolności przystosowawcze (otwartość, pewność siebie, gotowość do dostosowania się do otoczenia) Potencjał do pełnienia roli ambasadora Rotary Pełne wsparcie rodziców Znajomość języka kraju przyjmującego lub zdolności do jego nauki Po przeprowadzeniu selekcji należy: 1. Poprosić uczniów o wypełnienie aplikacji zawierającej zasady programu oraz zobowiązania stron. Wiele klubów i dystryktów używa krótkich formularzy wstępnych aby dokonać pierwszej selekcji kandydatów. W przypadku wymian długoterminowych (pełny rok szkolny) zaleca się stosować Rotary Youth Exchange Long-Term Program Application (761-EN). Należy sprawdzić, jakie aplikacje stosowane są w danym dystrykcie. 2. Przeprowadzić indywidualną rozmowę z każdym kandydatem oraz z jego rodzicami lub opiekunami prawnymi na poziomie klubu i dystryktu. Poruszane tematy: Stosunek ucznia i jego rodziny do rozłąki Główne problemy naszych czasów Stosunek do zasad programu 15

16 Pełnienie roli ambasadora dobrej woli swojego miasta, kraju oraz wysyłającego klubu Rotary Ocena przydatności do danego typu wymiany Przykładowe pytania znajdują się na stronie Można przeprowadzić także rozmowę składającą się z pytań i odpowiedzi z udziałem alumnów oraz zorganizować kilkuminutową autoprezentację kandydatów. 3. Po sprawdzeniu aplikacji i przeprowadzeniu rozmów należy dokonać selekcji uczniów w oparciu o następujące kryteria: Poziom dojrzałości kandydata do wymiany Zdolność wydawania prawidłowych osądów Zgodność z celami programu Rotary Zdrowie, zarówno fizyczne, jak i psychiczne Liczba uczniów, które dany dystrykt jest w stanie wysłać. W przypadku zbyt małej liczby spełniających kryteria kandydatów nie należy na siłę szukać brakujących osób, gdyż istnieje ryzyko wysłania kogoś, kto sprawiałby zbyt wiele problemów. Należy znaleźć zastępcę w przypadku gdy uczeń w ostatniej chwili rezygnuje z udziału w programie. Po zatwierdzeniu uczestników wymiany w danym dystrykcie należy wysłać pisemne zawiadomienie do uczniów i ich rodziców. Wymagane jest przestrzeganie obowiązkowych procedur (np. udział w spotkaniach orientacyjnych, wnoszenie opłat) przed podjęciem decyzji o akceptacji oraz ustalenie daty kiedy nadejdzie potwierdzenie o akceptacji Lokowanie uczniów Po dokonaniu wyboru uczniów którzy pojadą na wymianę, zgodnie z przewidywaną liczbą miejsc w danym dystrykcie, wspólnie z komitetem dystryktalnym należy ulokować młodzież, znajdując odpowiedni dystrykt za granicą. Wiele dystryktów ma długofalowe programy współpracy w tym zakresie. Ułatwia to lokowanie oraz wdrażanie systemów wsparcia dla wymieńców w trakcie ich pobytu. Jeśli dany dystrykt nie ma długofalowych relacji w zakresie wymiany lub chciałby nawiązać nowe kontakty, powinien skorzystać z publikowanej co kwartał listy (ostatnie wydanie to October Directory _EN). Należy upewnić się, czy wybrany dystrykt posiada certyfikację oraz czy odpowiada naszym oczekiwaniom i potrzebom. Po znalezieniu partnera należy spisać z nim umowę. Dobrą formą umowy jest "Guarantee form"(gf), stanowiąca część aplikacji Rotary Youth Exchange Long-Term Program Application (761-EN) stosowanej w naszym dystrykcie. Należy upewnić się, czy umowa zawiera wymagania dystryktów w kwestii wymiany (np. długość wymiany, liczba rodzin) oraz wszelkie dane kontaktowe. Dystrykt wysyłający wypełnia tylko pierwszą stronę GF. Przed spodziewanym wyjazdem ucznia należy skontaktować się z partnerskim dystryktem i poinformować wszystkich uczestników o planie podróży ucznia i dacie przyjazdu. Należy również zapytać dystrykt przyjmujący, w jaki sposób zorganizuje odbiór studenta z lotniska i jak pomoże mu wejść do pierwszej rodziny. Poprosić także o potwierdzenie bezpiecznego przylotu ucznia. 16

17 3.4. Spotkanie orientacyjne dla młodzieży wyjeżdżającej Spotkanie orientacyjne, niezwykle istotne w przygotowaniu uczniów do wymiany, różni się w poszczególnych klubach lub dystryktach.. Szkolenie orientacyjne powinno obejmować krótkie weekendowe spotkania, organizowane w ciągu całego roku poprzedzającego wyjazd ucznia. Należy udostępnić uczniom materiały na temat kraju, do którego mają jechać oraz zachęcać ich do pogłębiania swojej wiedzy korzystając z internetu. W ten sposób młodzież może uzyskać i przyswoić dużą ilość informacji. Młodzież oraz ich rodzice muszą także obowiązkowo przejść szkolenie w zakresie zapobiegania mobbingowi i molestowaniu seksualnemu. Spotkanie (szkolenie) orientacyjne dla młodzieży wyjeżdżającej powinno obejmować następujące kwestie: Informacje o programie Regulamin i żelazne zasady Ograniczenia związane z podróżą Środki finansowe Zadania i zakres obowiązków uczestników Podstawowe informacje na temat Rotary Budżet (kieszkonkowe/ koszty) Dane kontaktowe chairmana dystryktu, gubernatora, prezydenta klubu i doradcy rotariańskiego Oczekiwania Sugestie w zakresie wystąpień na spotkaniach Rotary (wspomaganych pokazami slajdów, zdjęciami, mapami przywiezionymi z domu) Kontakt z domem Rola ambasadora Rotary Przygotowanie Kulturowe Rola klubu przyjmującego i doradcy Tęsknota za krajem Zdolność przystosowania się do innej kultury Szkolenie językowe Rodziny rotariańskie (przykładowe pytania) Przygotowanie na spotkanie odmiennej kultury w kraju przyjmującym Prezenty Bezpieczeństwo Uczulenie i prewencja w zakresie mobbingu i molestowania wszelkiego rodzaju wraz z wdrożeniem systemu raportowania (wymóg konieczny) W razie potrzeby należy przeprowadzić dyskusje panelowe w grupach w celu omówienia delikatnych kwestii (zaburzenia odżywiania, molestowanie seksualne, 17

18 itp.). Dobrym pomysłem jest rozdzielenie uczniów według krajów/regionów przeznaczenia lub według języka kraju, do którego wyjeżdżają. Dystryktalny telefon zaufania, czynny przez całą dobę, oraz dane dwóch osób spoza Rotary (mężczyzny i kobiety) Informacje dotyczące podróży Paszport i wiza Środki finansowe / gotówka Ubezpieczenie, opieka zdrowotna Bagaż, wskazówki w zakresie pakowania się Marynarki YE Dodatkowe informacje dla rodziców Spotkanie tylko z rodzicami w celu omówienia kwestii rozłąki z dzieckiem, odwiedzania go za granicą, reaklimatyzacji dziecka po powrocie do domu Dodatkowe tematy Co oznacza bycie uczestnikiem wymiany młodzieży (krótka prezentacja obecnych lub byłych uczestników) Różnice między klubami Rotary Symulacyjne gry kulturowe Uświadomienie sobie własnych oczekiwań i uprzedzeń kulturowych. Rodzice powinni uczestniczyć w spotkaniach orientacyjnych, aby porozmawiać z oficerami, przedstawicielami biura podróży, byłymi uczestnikami, a także z innymi rodzicami. Zaleca się także, aby wyjeżdżający mogli porozmawiać z uczniami, którzy wrócili z wymiany z danego kraju. Spotkania orientacyjne powinny umożliwić wymianę informacji między młodzieżą wyjeżdżającą i alumnami. W miarę możliwości powinni w nich uczestniczyć również uczniowie z zagranicy, którzy przyjechali na wymianę do danego kraju. Należy poinformować uczniów i ich rodziców lub prawnych opiekunów, że kandydaci nie zostaną akceptowani dopóki nie wezmą udziału w sesjach szkoleniowych (rzadko się zdarza, że kandydat, który dobrze wypadł na szkoleniach, ma kłopoty z integracją podczas wymiany). Warto również upewnić się, że zarówno rodzice, jak i uczniowie zrozumieli wszystko co się tyczy planowanej wymiany i czy nie ma potrzeby uzupełnień dotyczących specyfiki wymagań w dystrykcie przyjmującym. Szkolenie orientacyjne to doskonała okazja do obserwowania, jak zachowują się uczniowie w kontaktach z innymi uczniami i Rotarianami, a także reakcji na otrzymane informacje. Ponieważ uczniowie mają łatwiejszy kontakt z rówieśnikami, celowe jest zwrócenie się do Rotaractu w celu pomocy w przeprowadzeniu spotkań orientacyjnych. Rotaractorzy łatwiej ocenią czy dany kandydat nadaje się do wymiany, dzięki lepszemu kontaktowi wolnemu od bariery wieku. 18

19 3.5. Praca z rodzicami Bezwarunkowe wsparcie ze strony rodziców ucznia jest niezwykle istotne zarówno przed, w trakcie, jak i po zakończeniu wymiany. Rodzice uczniów wyjeżdżających za granicę muszą wziąć udział w szkoleniu orientacyjnym i uzyskać dokładne informacje w następujących kwestiach Zobowiązania finansowe i ubezpieczenie Wszystkie koszty podróży pokrywane są przez rodziców ucznia, w tym koszty wydania paszportów i wiz. Należy poinformować rodziców o wymaganych ubezpieczeniach, a także o wszelkich dodatkowych wymaganiach kraju przyjmującego. Wyjaśnić cel funduszu awaryjnego. Ubezpieczenie Rodzice ucznia wyjeżdżającego na wymianę mają obowiązek ubezpieczyć go na czas podróży, a także na wypadek choroby. Ubezpieczenie powinno pokrywać: koszty opieki zdrowotnej i dentystycznej, koszty leczenia w razie wypadku lub choroby, transport ciała do kraju w sytuacji przypadkowego zgonu, przypadki utraty kończyny, koszty ewakuacji medycznej, koszty transportu w nagłej sytuacji (przyjazd rodzica), koszty assistance 24h/24 oraz ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej (chroniącej uczestnika od konsekwencji jego czynów lub uchybień w ramach Rotariańskiej Wymiany Młodzieży). Jako opcję, rodzice ucznia mogą wykupić ubezpieczenie od utraty mienia, utraty pieniędzy, porwania i okupu. Ubezpieczenie to powinno opiewać na sumę akceptowalną przez klub lub dystrykt przyjmujący w konsultacji z klubem lub dystryktem wysyłającym. Ubezpieczenie powinno ono obowiązywać od dnia wyjazdu ucznia z kraju aż do jego powrotu Zasady dla młodzieży Należy przedstawić zasady Programu Wymiany Młodzieży i poprosić oboje rodziców oraz ucznia o pisemne potwierdzenie przyjęcia go do wiadomości. Gdy rodzice poznają zasady programu, w tym te, które dotyczą ich samych oraz ich dzieci (na przykład w kwestii podróży czy kontaktów w trakcie trwania wymiany), nie będą ich łamać ani zachęcać do tego swoich dzieci Odwiedziny rodziców Dobrze by było zniechęcić rodziców do odwiedzania dzieci w trakcie wymiany. Należy im przypomnieć, że pobyt za granicą to dla dziecka doskonałe doświadczenie, a wizyta rodziców mogłaby mieć na nie negatywny wpływ (np. wzbudzić tęsknotę za domem). Jeżeli rodzice chcą bezwzględnie odwiedzić swoje dziecko, należy im doradzić aby zrobili to w ciągu ostatnich dwóch miesięcy pobytu, a nigdy podczas wakacji, ze względu na to, że rodzina przyjmująca może mieć inne plany. Każda wizyta wymaga uprzedniej zgody dystryktu przyjmującego i klubu Korespondencja Warto zachęcać rodziców do regularnego kontaktowania się z dzieckiem. W ten sposób rodzice będą na bieżąco informowani o poczynaniach dziecka i będą mogli zrozumieć zmiany, jakie będą w nim zachodzić. Najlepszym rozwiązaniem jest . Poczta elektroniczna jest bezpłatna i pozwala uczniom i rodzicom uporać się z ew.różnicą czasu między domem i krajem pobytu dziecka. Zaleca się, aby w pierwszym miesiącu wymiany rodzice podeszli rozsądnie do kwestii kontaktów z dzieckiem. Powinni oni ograniczyć się do 19

20 zbierania informacji na temat zdrowia i bezpieczeństwa, umożliwiając dziecku dostosowanie się do nowej kultury i nowego otoczenia Przygotowanie do powrotu Analogicznie wygląda sprawa przy powrocie. Konieczne jest przygotowanie się do pokonania odwrotnego szoku kulturowego, związanego z powrotem do ojczyzny. Regularny kontakt w trakcie wymiany umożliwi rodzicom skrócenie okresu związanego z readaptacją. Należy przypomnieć rodzicom, aby stworzyli warunki analogiczne do tych, jakie dziecko miało w trakcie wymiany, tak by mniejsza była u niego świadomość różnic kulturowych. Jednym z najczęstszych problemów jest odkrycie możliwości bycia niezależnym; często uczniowie stwierdzają, że zasady, według których żyli przed wymianą, są zbyt restrykcyjne. Ważne jest, aby rodzice starali się zrozumieć zmiany zachodzące w ich dziecku i współpracowali z nim, aby dojść do porozumienia i stworzyć właściwe relacje Utrzymywanie kontaktu z młodzieżą Kluby i dystrykty powinny zrobić wszystko, aby ułatwić kontakt z uczniami w trakcie wymiany. Należy zachęcać młodzież do pisania nie tylko do rodziców i przyjaciół, ale także do klubu i dystryktu. Uświadomić uczniom, że pisanie o swoich doświadczeniach pomoże im lepiej zrozumieć zmiany stylu życia, który poznali. Należy poprosić uczniów o regularne wysyłanie do wyznaczonego Rotarianina sprawozdań z przebiegu wymiany (co najmniej 1 na kwartał). Można je później umieszczać na stronach internetowych klubu lub dystryktu. Sprawdzić czy wszyscy uczniowie posiadają dane osoby w dystrykcie, z którą mają się kontaktować w nagłych wypadkach Pomaganie uczniom i ich rodzicom po powrocie do domu Zorganizowanie spotkania dla uczniów i ich rodziców, aby pomóc im uporać się z szokiem kulturowym po powrocie do własnego kraju i dokonać oceny zakończonej wymiany. 20