Program P atnik wersja A Podr cznik u ytkownika

Transkrypt

1 Program P atnik wersja A Podr cznik u ytkownika

2 Tytu dokumentu: Program Patnik wersja A Podrcznik uytkownika. Wersja: 1.7 Data wydania: Dotyczy programu: Program Patnik wersja A Autorskie prawa maj&tkowe do niniejszej dokumentacji oraz programu komputerowego przysuguj& PROKOM Software SA z siedzib& w Warszawie, Al. Jerozolimskie 65/79. Powysze prawa s& chronione ustaw& z dnia 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. Nr 24, poz. 83 z pó<niejszymi zmianami). Powysza dokumentacja jest rozpowszechniana wraz z programem komputerowym na podstawie udzielonej ZUS licencji.

3 Spis tre?ci WSTP DOKUMENTACJA PROGRAMU JAK KORZYSTAE Z PODRFCZNIKA?...7 OGÓLNY OPIS PROGRAMU CO NOWEGO W WERSJI ? POJFCIA UIYWANE W PROGRAMIE PODSTAWY PRAWNE...16 OGÓLNE ZASADY OBS.UGI PROGRAMU STANDARDOWE ELEMENTY PROGRAMU ROZPOCZFCIE I ZAKOKCZENIE PRACY Z PROGRAMEM ZakoLczenie pracy z programem KOMUNIKATY PROGRAMU PATNIK PRZEGLMDANIE I AKTUALIZACJA DANYCH Filtrowanie danych Zastosowanie sowników...31 ZADANIA U0YTKOWNIKA OGÓLNY SCENARIUSZ PRACY Z PROGRAMEM PATNIK May patnik Qredni i duy Patnik Patnik upowaniony np. Biuro rachunkowe STATUSY W PROGRAMIE PSATNIK Statusy dokumentów Statusy weryfikacji JAK WPROWADZIE DANE UBEZPIECZONYCH DO REJESTRU? Jak utworzyt kartotek ubezpieczonego? Jak wykonat zasilenie inicjalne kartotek ubezpieczonych? Jak utworzyt kartoteki ubezpieczonych, wykonuj&c import dokumentów? Jak zasilit kartoteki ubezpieczonych danymi o oddziaach NFZ? JAK WCZYTAE DANE Z SYSTEMU ZEWNFTRZNEGO? JAK PRZYGOTOWAE DOKUMENTY UBEZPIECZENIOWE? Przygotowanie dokumentów zgoszeniowych patnika Przygotowanie dokumentów zgoszeniowych ubezpieczonego Przygotowanie dokumentów rozliczeniowych - raportów imiennych Przygotowanie dokumentów rozliczeniowych - deklaracji rozliczeniowej JAK PRZYGOTOWAE DOKUMENTY KORYGUJMCE? JAK TWORZYE I WYSYSAE DOKUMENTY ROZLICZENIOWE DLA RÓINYCH PRZEDZIASÓW NUMERÓW IDENTYFIKATORÓW? JAK TWORZYE I WYSYSAE DOKUMENTY Z RÓINYCH OKRESÓW ROZLICZENIOWYCH? JAK PRZYGOTOWAE I WYSSAE ZESTAW DOKUMENTÓW? Jak przygotowat dokumenty do wysania? Jak wydrukowat zestaw dokumentów i przekazat w postaci papierowej? Jak przyst&pit do elektronicznej komunikacji z ZUS? Jak wysat zestaw dokumentów do ZUS? Jak wysat dokumenty bezpo?rednio z programu? Jak przekazat dokumenty przy wykorzystaniu WWW? Jak przesat dokumenty przy wykorzystaniu poczty elektronicznej? Jak przekazat dokumenty na pycie CD? Jak potwierdzit elektroniczne przekazanie dokumentów do ZUS? Jak pobrat potwierdzenie bezpo?rednio z programu PATNIK? Jak pobrat potwierdzenie przy wykorzystaniu WWW? JAK PRZEKAZYWAE DOKUMENTY INNYCH PSATNIKÓW? Kady za siebie Podmiot upowaniony JAK PRZEKAZAE WIADOMOQE DO CENTRUM CERTYFIKACJI?...64 Spis treci 3

4 FUNKCJE PROGRAMU OBSSUGA DANYCH PSATNIKA Wprowadzenie danych patnika Import danych patnika z pliku platnik.rep Manualne wprowadzenie danych patnika Dodanie stopy procentowej skadki na ubezpieczenie wypadkowe Dodawanie numerów rachunków bankowych Dodanie warto?ci do sowników w kartotece patnika Nadanie patnikowi uprawnienia podmiotu upowanionego Przegl&danie danych w kartotece patnika Edycja danych patnika Weryfikacja danych patnika Tworzenie dokumentów patnika z poziomu kartoteki OBSSUGA DANYCH UBEZPIECZONEGO Zasilanie kartotek ubezpieczonych Dodanie ubezpieczonego do rejestru Przegl&danie danych w kartotece ubezpieczonego Edycja danych ubezpieczonego Atrybuty ubezpieczonego Weryfikacja danych ubezpieczonego Usunicie danych ubezpieczonego Filtr ubezpieczonych S&czenie kartotek ubezpieczonych Automatyczne &czenie kartotek ubezpieczonego Rczne &czenie kartotek ubezpieczonego Aktualizacja statusu ubezpieczonych w kartotece Kreator aktualizacji statusu ubezpieczonych Informacja o udostpnieniu danych osobowych OBSSUGA DOKUMENTÓW UBEZPIECZENIOWYCH Utworzenie dokumentu Przegl&danie dokumentów Edycja dokumentu Oznaczanie raportów imiennych do wysyki Poka zestaw z dokumentem Poka kartotek ubezpieczonego Usunicie dokumentu Drukowanie dokumentów Drukowanie otwartego dokumentu Drukowanie dokumentu z widoku Podgl&d wydruku dokumentu Weryfikacja dokumentu Drukowanie raportu z weryfikacji Weryfikacja zaleno?ci Dodawanie dokumentów do zestawu Aktualizacja danych patnika na podstawie kartoteki patnika Aktualizacja danych ubezpieczonego w dokumencie Filtr dokumentów Kreator dokumentów rozliczeniowych Kopiowanie dokumentu Kopiowanie i wklejanie bloków wielokrotnych Operacje na dokumentach Dodawanie i usuwanie kolumn w obszarze roboczym Sortowanie dokumentów w obszarze roboczym KREATOR ZASILANIA INICJALNEGO IMPORT DOKUMENTÓW Wczytanie wszystkich dokumentów Import dokumentów nowych Import dokumentów aktualizuj&cych Wyja?nianie sytuacji niejednoznacznych podczas importu z aktualizacj& Import dokumentów nowych i aktualizuj&cych OBSSUGA ZESTAWÓW DOKUMENTÓW Podrcznik uytkownika

5 5.6.1 Utworzenie nowego zestawu dokumentów Wysanie zestawu dokumentów Wydruk Wysanie zestawu dokumentów bezpo?rednio z programu Przygotowanie zestawu do samodzielnego wysania Anulowanie wysania zestawu Oznaczanie zestawu jako Potwierdzony Wprowadzenie identyfikatora potwierdzenia Pobieranie potwierdzenia Rejestrowanie potwierdzenia Usuwanie zestawu dokumentów Przegl&danie zestawów dokumentów Wy?wietlanie szczegóów zestawu Filtrowanie zestawów dokumentów Zapis zestawu dokumentów do pliku Raporty o wysyce i potwierdzeniu Obsuga dokumentów wielu patników Wysyanie zestawów dokumentów wielu patników Potwierdzanie zestawów dokumentów wielu patników OBSSUGA DOKUMENTÓW PSATNICZYCH Drukowanie przelewów bankowych Kreator dokumentów patniczych OBSSUGA DOKUMENTÓW ZUS RMUA OBSSUGA CERTYFIKATÓW Pobieranie certyfikatu ZUS Rejestracja certyfikatu Rejestracja certyfikatu CA-NAD przeznaczonego do podpisu Rejestracja certyfikatów innych typów Weryfikacja certyfikatu Weryfikacja certyfikatu CA-NAD przeznaczonego do podpisu Weryfikacja certyfikatów innych typów Zapisanie certyfikatu do pliku Usuwanie certyfikatów Przegl&danie certyfikatów Wy?wietlanie szczegóów certyfikatów Filtrowanie certyfikatów Zmiana hasa do klucza prywatnego OBSSUGA LIST CRL Pobieranie list CRL Rejestracja listy CRL Weryfikacja listy CRL Usuwanie list CRL Przegl&danie list CRL Wy?wietlanie szczegóów list CRL OBSSUGA WIADOMOQCI Tworzenie wniosków do Punktu Rejestracji Wniosek o wydanie certyfikatu (W01) Wniosek o odnowienie certyfikatu (W03) Wniosek o uniewanienie certyfikatu (W05 do PR) Tworzenie wniosków do Centrum Certyfikacji Wnioski tworzone w oparciu o potwierdzenie z PR Wnioski bezpo?rednio do Centrum Certyfikacji Przekazywanie wiadomo?ci do CA Rejestrowanie wiadomo?ci Rejestrowanie wiadomo?ci z pliku Rejestrowanie wiadomo?ci ze schowka Zapisywanie wiadomo?ci Zapisywanie wiadomo?ci do pliku Kopiowanie wiadomo?ci do schowka Wysyanie i odbieranie wiadomo?ci Wysyanie wiadomo?ci poczt& elektroniczn& Odbieranie wiadomo?ci z poczty Usuwanie wiadomo?ci Spis treci 5

6 Przegl&danie wiadomo?ci Wy?wietlanie szczegóów wiadomo?ci Filtrowanie wiadomo?ci POTWIERDZENIA HISTORYCZNE S.OWNIK POJ7 I SKRÓTÓW SSOWNIK POJFE SKRÓTY KLAWISZOWE INDEKS Podrcznik uytkownika

7 1 Rozdzia WSTP Podrcznik ten jest przeznaczony dla uytkowników programu PATNIK Przedstawiony jest w nim ogólny opis programu, jego struktura oraz zasady obowi&zuj&ce podczas pracy z programem. 1.1 Dokumentacja programu Dokumentacja programu skada si z nastpuj&cych cz?ci: Podrcznik administratora - zawiera opis instalacji i konfiguracji programu oraz pozostaych zadal administratora, Podrcznik uytkownika - niniejszy dokument. 1.2 Jak korzysta z podrcznika? Podrcznik podzielony jest na pit cz?ci. Pierwsza cz?t zawiera podstawowe informacje o podrczniku i jego miejscu w caej dokumentacji programu PATNIK. W cz?ci drugiej przedstawiony jest ogólny opis programu i jego zadal, a w trzeciej ogólne zasady obsugi programu. Zadania uytkownika s& omówione w cz?ci czwartej w formie opisów schematów postpowania w sytuacjach typowych w pracy uytkownika programu. W kolejnej cz?ci omówione s& wszystkie funkcje programu. Wstp 7

8 Stosowane style czcionek Uytkownik moe wic dotrzet do potrzebnych mu informacji w dwojaki sposób: albo szukaj&c ich w rozdziale 4, gdzie punktem wyj?cia s& typowe zadania uytkownika programu PATNIK, a przy opisach poszczególnych czynno?ci s& odno?niki do rozdziaów zawieraj&cych dokadne omówienie sposobu wykonania, lub te w rozdziale 5, zawieraj&cym dokadne opisy wszystkich funkcji programu. Wyszukiwanie uatwia równie szczegóowy spis tre?ci. Konsekwentne stosowanie w dokumencie rónego rodzaju oznaczel, jak wyrónienia w tek?cie, sposoby zapisu klawiszy, elementy graficzne, a take jednolita terminologia uatwiaj& poszukiwanie i zrozumienie potrzebnych informacji. Poniej przedstawiono stosowane oznaczenia, symbole graficzne i przyjte konwencje zapisu klawiszy oraz wyja?niono ich znaczenie lub sposób interpretacji. Nazwy poszczególnych elementów programu (takich jak okna, przyciski, komunikaty) s& wyróniane stylem czcionki: Styl czcionki Znaczenie PATNIK Kartoteka ubezpieczonych Start Nazwa aplikacji lub programu. Oznaczenie nazwy okna. Oznaczenie polecenia w menu oraz przycisków na pasku narzdzi. ENTER Oznaczenie klawisza na klawiaturze. Zapisz Czy nadpisa istniej"cy katalog? Nie wolno Oznaczenie przycisku. Tekst komunikatu programu. Oznaczenie wanej tre?ci opisu. Stosowane symbole W dokumencie stosowane s& nastpuj&ce symbole graficzne: Symbol Znaczenie Uwaga bardzo wana dla realizacji zadania. Informacja pomocnicza. 8 Podrcznik uytkownika

9 Przykad. Ikona. Stosowane konwencje zapisu Do oznaczenia kombinacji i sekwencji klawiszy przyjto nastpuj&c& konwencj: KLAWISZ 1 + KLAWISZ 2 KLAWISZ 1, KLAWISZ 2 Znak plus (+) pomidzy symbolami klawiszy oznacza, e podczas naciskania drugiego klawisza klawisz pierwszy naley trzymat w pozycji wci?nitej. Na przykad polecenie: naci?nij klawisz ALT + ESC oznacza, e naley trzymat wci?nity klawisz ALT i nacisn&t równocze?nie klawisz ESC, a nastpnie zwolnit oba. Je?li znakiem plus bd& rozdzielone wicej ni dwa klawisze, to oznacza to, e wszystkie wymienione klawisze musz& byt wciskane w tym samym momencie. Przecinek (,) pomidzy symbolami klawiszy oznacza przyci?nicie i zwolnienie klawiszy kolejno, jeden po drugim. Na przykad polecenie naci?nij klawisze ALT, F oznacza, e naley przycisn&t i zwolnit klawisz ALT, a nastpnie przycisn&t i zwolnit klawisz F. Wstp 9

10

11 2 Rozdzia OGÓLNY OPIS PROGRAMU Celem programu PATNIK jest zapewnienie penej obsugi dokumentów ubezpieczeniowych i wymiany informacji z ZUS. Program PATNIK przeznaczony jest do instalowania i uytkowania przez patników skadek oraz podmiotów upowanionych, w tym pracowników biur rachunkowych, którzy instaluj& program PATNIK po raz pierwszy, lub wcze?niej uywali poprzednich wersji programu. Aktualna wersja programu pozwala midzy innymi na: manualn& rejestracj danych do dokumentów ubezpieczeniowych, import danych z systemu kadrowo-pacowego, automatyczne wykorzystanie danych patnika do przygotowania dokumentów ubezpieczeniowych, wykorzystanie, przy tworzeniu nowych dokumentów zgoszeniowych, danych identyfikacyjnych ubezpieczonych, które przechowywane s& w kartotece, utrzymanie danych historycznych osób ubezpieczonych, weryfikacj przygotowywanych dokumentów ubezpieczeniowych oraz przygotowanie raportu o wynikach weryfikacji, tworzenie dokumentów rozliczeniowych na podstawie dokumentów z innego miesi&ca, wyliczanie warto?ci w poszczególnych dokumentach rozliczeniowych, Ogólny opis programu 11

12 wy?wietlanie zawarto?ci elektronicznych dokumentów ubezpieczeniowych, drukowanie dokumentów zgoszeniowych i rozliczeniowych wraz z numerem wersji zamieszczonym w nagówku, drukowanie przelewów bankowych i dokumentów wpaty, przygotowywanie przelewów bankowych w formacie pliku tekstowego, automatyczne tworzenie i drukowanie raportów miesicznych dla ubezpieczonego, zawieraj&cych m.in. informacje o oddziale NFZ, do którego odprowadzana jest skadka na ubezpieczenie zdrowotne, przygotowanie i weryfikacj zestawów dokumentów ubezpieczeniowych, wysyk i potwierdzenie zestawów dokumentów, uzyskanie i obsug certyfikatów niezbdnych do elektronicznej wymiany dokumentów z ZUS, tak, aby umoliwit przygotowanie dokumentów ubezpieczeniowych w postaci elektronicznej (z zapewnieniem uwierzytelnienia, poufno?ci i integralno?ci danych). Aktualna wersja programu jest przeznaczona dla tych patników, którzy chc& przygotowat i wydrukowat lub wysat elektronicznie dokumenty zgoszeniowe i rozliczeniowe oraz ich korekty. W celu uatwienia prac zwi&zanych z utworzeniem dokumentów udostpniono mechanizm pobrania (importu) danych wygenerowanych z systemów kadrowo-pacowych. Program umoliwia wyliczanie warto?ci w dokumentach na podstawie wprowadzonych danych, weryfikacj dokumentów oraz wydruk przygotowanych dokumentów. Dokumenty ubezpieczeniowe drukowane s& w postaci pozwalaj&cej na ich masowe przetwarzanie i automatyczny odczyt z wykorzystaniem techniki OCR (Optical Character Recognition). 2.1 Co nowego w wersji ? Wersja programu Patnik powstaa w celu zapewnienia realizacji wymogów wynikaj&cych z : ROZPORZMDZENIA MINISTRA SPRAW WEWNFTRZNYCH I ADMINISTRACJI z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadat urz&dzenia i systemy informatyczne su&ce do przetwarzania danych osobowych. (Dz.U. Nr 100 poz.1024) ROZPORZMDZENIA MINISTRA POLITYKI SPOSECZNEJ zmieniaj&cego rozporz&dzenie w sprawie okre?lenia wzorów zgoszel do ubezpieczel spoecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesicznych i imiennych raportów miesicznych koryguj&cych, zgoszel patnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych koryguj&cych oraz innych dokumentów. 12 Podrcznik uytkownika

13 Nowa wersja programu Patnik oprócz uaktualniel w zakresie weryfikacji dokumentów i wyliczel, poprawy bdów zidentyfikowanych w wersji , wprowadza kilka nowo?ci i ulepszel: wprowadzono sownik obywatelstw na dokumentach ZUS ZUA, ZUS ZZA i ZUS ZFA, umoliwiono rozliczenie &cznej kwoty dodatków do zasiku rodzinnego w ciar skadek na ubezpieczenia spoeczne w formularzu ZUS RCA w bloku III.C pole 03 Kwota wypaconego zasiku wychowawczego, dla ubezpieczonych zgoszonych do ubezpieczel spoecznych z kodem tytuu ubezpieczenia rozpoczynaj&cym si cyframi: 0411, 0412, 0417, 0418, 0421, 0422, 0424, 0425, 1310, 1321, 1322 oraz 1240, umoliwiono rozliczenie w ciar skadek na ubezpieczenia spoeczne kwot wypaconego za okres od 1 lipca 2004 r. zasiku chorobowego i?wiadczenia rehabilitacyjnego z ubezpieczenia wypadkowego dla ubezpieczonych zgoszonych z kodem tytuu ubezpieczenia 1134, umoliwiono aktualizacj certyfikatów ZUS i Centrum Certyfikacji podczas uruchamiania nowej wersji programu. Zmiana umoliwi automatyczne zapisanie do bazy danych programu Patnik certyfikatów dostarczonych wraz z programem instalacyjnym, zmieniono wymagan& dugo?t i struktur hasa uytkownika zgodnie z rozporz&dzeniem Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia , zmodyfikowano sposób drukowania raportu ZUS RMUA tak, aby umoliwit ubezpieczonemu odcicie z wydruku dwustronnego cz?ci, w której podany jest kod oddziau NFZ oraz okres rozliczeniowy, którego informacja ta dotyczy, umoliwiono kopiowanie warto?ci z pól Data wyrejestrowania oraz Kod przyczyny wyrejestrowania na dokumencie zgoszeniowym ZUS ZWUA podczas edycji dokumentu, wprowadzono moliwo?t kopiowania na dokumencie ZUS ZWUA warto?ci do pola Data wyrejestrowania dla ubezpieczenia chorobowego w sytuacji, gdy ubezpieczenie chorobowe jest tylko obowi&zkowe, przeniesiono konwersj bazy do Kreatora po&czenia z baz& danych, zmieniono sposób pobierania numerów rachunków bankowych podczas tworzenia przelewów za pomoc& kreatora dokumentów patniczych, zmodyfikowano sposób wprowadzania stopy procentowej na ubezpieczenie wypadkowe w kartotece patnika. Zmiany merytoryczne w programie Od 1 stycznia 2005 roku zostay wprowadzone nowe kody tytuu ubezpieczenia: osoba pobieraj&ca?wiadczenie szkoleniowe wypacane po ustaniu zatrudnienia, osoba pobieraj&ca zasiek przedemerytalny lub?wiadczenie przedemerytalne, zamieszkaa w innym ni Polska palstwie czonkowskim Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego, emeryt lub rencista zamieszkay w innym ni Polska palstwie czonkowskim Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego, którego skadka na ubezpieczenie zdrowotne finansowana jest przez?wiadczeniobiorc, Ogólny opis programu 13

14 emeryt lub rencista zamieszkay w innym ni Polska palstwie czonkowskim Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego, którego skadka na ubezpieczenie zdrowotne finansowana jest z budetu palstwa. Dostosowano opisy poniszych kodów do brzmienia wynikajacego z obowi&zuj&cych przepisów: pracownik podlegaj&cy ubezpieczeniom spoecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu, opacaj&cy skadki na wasne ubezpieczenia w przypadku okre?lonym w art. 109 rozporz&dzenia nr 574/72/EWG z dnia 21 marca 1972 r. w sprawie wykonywania rozporz&dzenia (EWG) nr 1408/71 w sprawie stosowania systemów zabezpieczenia spoecznego do pracowników najemnych i ich rodzin przemieszczaj&cych si we Wspólnocie (Dz. Urz. WE L 74 z , z pó<n. zm.), zwanego dalej "rozporz&dzeniem nr 574/72/EWG", pracownik podlegaj&cy ubezpieczeniom spoecznym i z mocy przepisów szczególnych niepodlegaj&cy ubezpieczeniu zdrowotnemu, opacaj&cy skadki na wasne ubezpieczenia w przypadku okre?lonym w art. 109 rozporz&dzenia nr 574/72/EWG, osoba wykonuj&ca umow agencyjn&, umow zlecenia lub umowa o?wiadczenie usug i praca jest wykonywana w miejscu prowadzenia dziaalno?ci zleceniodawcy, opacaj&ca skadki na wasne ubezpieczenia w przypadku okre?lonym w art. 109 rozporz&dzenia nr 574/72/EWG, osoba wykonuj&ca umow agencyjn&, umow zlecenia lub umow o?wiadczenie usug i praca nie jest wykonywana w miejscu prowadzenia dziaalno?ci zleceniodawcy, opacaj&ca skadki na wasne ubezpieczenia w przypadku okre?lonym w art. 109 rozporz&dzenia nr 574/72/EWG, osoba wykonuj&ca umow agencyjn&, umow zlecenia lub umow o?wiadczenie usug i praca jest wykonywana w miejscu prowadzenia dziaalno?ci zleceniodawcy, z mocy przepisów szczególnych niepodlegaj&ca ubezpieczeniu zdrowotnemu, opacaj&ca skadki na wasne ubezpieczenia w przypadku okre?lonym w art. 109 rozporz&dzenia nr 574/72/EWG, osoba wykonuj&ca umow agencyjn&, umow zlecenia lub umow o?wiadczenie usug i praca nie jest wykonywana w miejscu prowadzenia dziaalno?ci zleceniodawcy, z mocy przepisów szczególnych niepodlegaj&ca ubezpieczeniu zdrowotnemu, opacaj&ca skadki na wasne ubezpieczenia w przypadku okre?lonym w art. 109 rozporz&dzenia nr 574/72/EWG, Z dniem 1. stycznia 2005 roku zostay równie zmienione opisy nastpuj&cym kodom tytuu ubezpieczenia 0940, 1422, 1810, 2500, 2510 oraz kodom przerwy w opacaniu skadek: 121, 122, 155. Natomiast ponisze kody tytuu ubezpieczenie przestay obowi&zywat za okres od dnia 1. maja 2004 roku: 1410, 1411, 1420, Podrcznik uytkownika

15 2.2 Pojcia u'ywane w programie Poniej zamieszczone s& definicje pojt uywanych w programie i podrczniku uytkownika. Znajomo?T ich jest konieczna do poznania i zrozumienia dziaania programu. Baza danych programu PATNIK - miejsce przechowywania wszystkich danych programu - od danych patników, poprzez dane zarejestrowanych w niej ubezpieczonych oraz dane zawarte we wszystkich dokumentach. Rejestr patników zbiór danych o wszystkich patnikach zarejestrowanych w programie (jest to zbiór wszystkich Kartotek patników). W programie Patnik moliwe jest zarejestrowanie wielu patników, ale bie&ca praca odbywa si tylko z jednym. Rejestr patników umoliwia wybór kontekstu pracy oraz pozwala na dodawanie (w szczególnych przypadkach usuwanie) danych patników oraz ich modyfikacje. Jeeli uytkownik programu PATNIK przygotowuje i przesya do ZUS dokumenty tylko za jednego patnika skadek, w Rejestrze patników bd& wprowadzone dane tylko tego jednego patnika. Kartoteka patnika zbiór szczegóowych informacji o patniku midzy innymi jego dane identyfikacyjne wystpuj&ce w kadym dokumencie ubezpieczeniowym. Poza tym w kartotece przechowywane s& dane adresowe, stopa procentowa skadki na ubezpieczenie wypadkowe, numery kont bankowych oraz historyczne dane identyfikacyjne. Rejestr ubezpieczonych - zbiór danych o wszystkich ubezpieczonych obsugiwanych w ramach jednego patnika skadek. Rejestr ten stanowi zbiór informacji o poszczególnych ubezpieczonych, przy czym dane kadego ubezpieczonego zgromadzone s& w kartotece. Kartoteka pojedynczego ubezpieczonego - zbiór szczegóowych informacji o jednym ubezpieczonym; skada si z nastpuj&cych bloków danych: dane identyfikacyjne ubezpieczonego, atrybuty osoby ubezpieczonej, dane o oddziale Narodowego Funduszu Zdrowia, dane adresowe, historyczne dane identyfikacyjne. Osoba prawna osoba prawna w programie, w dokumentacji i w pomocy elektronicznej jest rozumiana jako: osoba prawna lub jednostka organizacyjna nie posiadaj&ca osobowo?ci prawnej. Rejestr dokumentów (widok Wszystkie dokumenty) lista wszystkich zarejestrowanych dokumentów ubezpieczeniowych danego patnika. Z poziomu rejestru dokumentów uytkownik ma dostp do wszystkich operacji dotycz&cych obsugi dokumentów ubezpieczeniowych. Spo?ród wszystkich dokumentów w rejestrze moe on za pomoc& filtrów wybierat tylko te, które go w danym momencie interesuj&. Ogólny opis programu 15

16 Zestaw dokumentów dokumenty przesyane do ZUS (w postaci elektronicznej lub papierowej) paczkami, które w programie PATNIK nazywane s& zestawami. Zestaw taki pozwala na grupowanie dokumentów, które jednocze?nie s& przekazywane do ZUS. Atrybuty ubezpieczonego - dwa dodatkowe identyfikatory, za pomoc& których kady ubezpieczony moe byt identyfikowany w bazie programu PATNIK. Mog& one suyt do grupowania ubezpieczonych, na przykad w podziale na oddziay, co usprawni proces przetwarzania. Do uytkownika naley równie okre?lenie nazw obu dodatkowych identyfikatorów. Dziennik operacji w nim zapisywane s& wszystkie najwaniejsze zdarzenia wykonywane w programie i wy?wietlane w postaci listy. Administrator programu moe przegl&dat wszystkie zdarzenia zarejestrowane w programie, a uytkownik tylko swoje. Przekaz elektroniczny cz?t programu PATNIK, umoliwiaj&ca uytkownikowi wysyanie zaszyfrowanych dokumentów ubezpieczeniowych do ZUS, odbieranie potwierdzel z ZUS oraz obsug certyfikatów, list CRL i wiadomo?ci wymienianych z Centrum Certyfikacji. Certyfikat (certyfikat klucza publicznego) dokument elektroniczny podpisany przez Centrum Certyfikacji, zawieraj&cy klucz publiczny oraz dane wa?ciciela certyfikatu. Lista CRL lista certyfikatów uniewanionych (ang. Certificate Revocation List). Listy CRL maj& zapobiegat sytuacjom, w których strony uczestnicz&ce w komunikacji bd& posugiway si niewanymi certyfikatami. 2.3 Podstawy prawne Zasady dziaania programu PATNIK s& zgodne w szczególno?ci z nastpuj&cymi przepisami: ustaw& z dnia 13 pa<dziernika 1998r. o systemie ubezpieczel spoecznych (Dz.U. Nr 137, poz. 887, z pó<n.zm.), ustaw& z dnia 27 sierpnia 2004r. o?wiadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze?rodków publicznych (Dz.U. Nr 210, poz. 2135), rozporz&dzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 4 grudnia 1998r. w sprawie okre?lenia wzorów zgoszel do ubezpieczel spoecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesicznych i imiennych raportów miesicznych koryguj&cych, zgoszel patnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych koryguj&cych oraz innych dokumentów (Dz.U. Nr 149, poz. 982 z pó<n.zm), rozporz&dzeniem Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1998r. w sprawie szczegóowych zasad i trybu postpowania w sprawach rozliczania skadek i wypaconych zasików z ubezpieczel chorobowego i wypadkowego, zasików rodzinnych i pielgnacyjnych i wychowawczych oraz kolejno?ci zaliczania wpat skadek na poszczególne fundusze (Dz.U. Nr 165, poz. 1197, z pó<n.zm.), ustaw& z dnia 25 czerwca 1999 r. o?wiadczeniach pieninych z ubezpieczenia spoecznego w razie choroby i macierzylstwa (Dz. U. Nr 60, poz. 636 ze zm.), 16 Podrcznik uytkownika

17 ustaw& z dnia 30 pa<dziernika 2002 roku o ubezpieczeniu spoecznym z tytuu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (Dz. U. Nr 199, poz. 1673, z pó<n.zm.), rozporz&dzeniem Ministra Pracy i Polityki Spoecznej z dnia 29 listopada 2002 r. w sprawie zrónicowania stopy procentowej skadki na ubezpieczenie spoeczne z tytuu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zaleno?ci od zagroel zawodowych i ich skutków (Dz. U. Nr 200, poz oraz Nr 203, poz. 1720), ustaw& z dnia 27 sierpnia 1997r. o rehabilitacji zawodowej i spoecznej oraz zatrudnianiu osób niepenosprawnych (Dz. U. Nr 123, poz. 776, z pó<n. zm.), ustaw& z dnia 28 listopada 2003 r. o?wiadczeniach rodzinnych (Dz. U. Nr 228, poz ze zm.), rozporz&dzeniem Rady Ministrów z dnia 14 kwietnia 2004 r. w sprawie trybu przekazywania?rodków finansowych na wypaty?wiadczel rodzinnych oraz sposobu sporz&dzania sprawozdal rzeczowo-finansowych (Dz. U. Nr 80, poz. 739), ustaw& z dnia 28 listopada 2003r. o subie zastpczej (Dz.U. nr 223, poz. 2217), rozporz&dzeniem Ministra Finansów z dnia 4 wrze?nia 2003r. w sprawie wzoru bankowego dokumentu patniczego naleno?ci z tytuu skadek, do których poboru zobowi&zany jest Zakad UbezpieczeL Spoecznych (Dz.U. nr 164, poz. 1586, z pó<n. zm.), rozporz&dzeniem Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadat urz&dzenia i systemy informatyczne su&ce do przetwarzania danych osobowych. (Dz.U. Nr 100 poz.1024). Zasady opacania skadek na: Fundusz Pracy - okre?la ustawa z dnia 20 kwietnia 2004r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy ( Dz.U. Nr 99, poz. 1001), Fundusz Gwarantowanych QwiadczeL Pracowniczych okre?la ustawa z dnia 29 grudnia 1993 o ochronie roszczel pracowniczych w razie niewypacalno?ci pracodawcy ( Dz.U. z 1994r. Nr 1, poz. 1 z pó<n. zm.). Ogólny opis programu 17

18

19 3 Rozdzia OGÓLNE ZASADY OBSUGI PROGRAMU Program PATNIK pracuje w?rodowisku Microsoft Windows. W?rodowisku tym przyjty jest jednolity wygl&d i sposób obsugi programów. 3.1 Standardowe elementy programu Podstawowym elementem programu jest okno. Uytkownik wykonuje operacje za pomoc& takich elementów okna, jak: menu, pasek tytuu, pasek stanu, paski przewijania, ikony itp. Elementy okien s& wykorzystywane do sterowania programem lub operowania na danych. Ogólne zasady obs-ugi programu 19

20 Pasek menu Pasek tytuu Pasek narzdzi Pasek ikon Menu podrczne Zakadka Pasek stanu Rysunek 1. Elementy okna programu Patnik steruj&ce prac& programu Podstawowe elementy steruj&ce prac& programu to pasek menu, pasek ikon oraz pasek narzdzi (patrz Rysunek 1). Pasek tytuu Pasek menu zawiera nazw programu lub dokumentu. Je?li jest kilka otwartych okien, pasek tytuu okna aktywnego (tzn. okna, które jest w danej chwili uytkowane) ma inny kolor ni pozostae paski tytuowe. wy?wietlone jest na nim dostpne menu, zawieraj&ce list polecel lub czynno?ci, które mona wykonywat w programie. Pasek narzfdzi zawiera przyciski uywane do wykonywania typowych czynno?ci. Pasek ikon zbiór ikon, bd&cych graficznymi symbolami polecel, na których kliknicie wi&e si z wyborem polecenia lub zbioru polecel. Pasek stanu miejsce, w którym wy?wietla si informacje pomocnicze dotycz&ce danego programu. Menu podrfczne lista polecel dostpnych w danym polu lub na danym elemencie okna, pojawiaj&ca si po klikniciu na tym elemencie prawym klawiszem myszy; nie wszystkie elementy okna maj& menu podrczne. 20 Podrcznik

21 Zakadka (na pasku ikon) umoliwia prze&czanie pasków ikon. Ponisze zestawienie zawiera szczegóowy opis ikon znajduj&cych si na pasku narzdzi oraz w menu podrcznym. Nowy obiekt Otwórz Utworzenie nowego dokumentu z moliwo?ci& wyboru rodzaju dokumentu. Otwarcie wskazanego obiektu (np. dokumentu). UsuG obiekt Usunicie wskazanego wcze?niej obiektu (np. dokumentu). PodglHd wydruku Wy?wietla dokument tak, jak bdzie wygl&da po wydrukowaniu. Drukuj Wydrukowanie wskazanego dokumentu. PrzeglHdanie danych patnika Pomoc Przej?cie do kartoteki patnika w trybie podgl&du. Otwarcie pomocy elektronicznej. Oprócz elementów steruj&cych w oknie, w programie znajduj& si wymienione niej elementy zwi&zane z wykonywaniem na danych takich operacji, jak: sortowanie, grupowanie, przegl&danie, wyszukiwanie i modyfikacja (patrz Rysunek 2 i Rysunek 3): Ogólne zasady obs-ugi programu 21

22 Zakadka Punkt wstawiania Rysunek 2. Okno su&ce do wprowadzania danych Punkt wstawienia Zakadka wskazuje bie&c& pozycj w dokumencie lub oknie (patrz Rysunek 2). umoliwia pokazanie w jednym oknie duej ilo?ci danych. Kliknicie na zakadce powoduje wy?wietlenie danych wcze?niej niewidocznych (patrz Rysunek 2). Pasek przewijania poziomego umoliwia ogl&danie niewidocznych fragmentów okna przez przesuwanie go w poziomie (patrz Rysunek 3). Pasek przewijania pionowego umoliwia ogl&danie niewidocznych fragmentów okna przez przesuwanie go w pionie. 22 Podrcznik

23 Obszar roboczy Tytu obszaru roboczego jest opatrzony odpowiednim tytuem i zawiera list obiektów danego typu (np. dokumenty ZUS ZUA) znajduj&cych si w bazie danych (patrz Rysunek 3). Obszar roboczy zamiennie nazywany jest równie widokiem. okre?la tytu wskazanego obszaru roboczego (np. Wszystkie dokumenty) - (patrz Rysunek 3). Panel grupujhcy umoliwia grupowanie elementów listy wzgldem dowolnej kolumny. Nagówek kolumny zawiera tytu kolumny, umoliwia sortowanie i grupowanie danych w obszarze roboczym. Tytu obszaru roboczego Nagówek kolumny Obszar roboczy/widok Rysunek 3. Okno z danymi programu PATNIK Ogólne zasady obs-ugi programu 23

24 3.2 Rozpoczcie i zako(czenie pracy z programem Przed rozpoczciem pracy z programem wymagane jest jego zainstalowanie i skonfigurowanie zgodnie z zasadami zawartymi w Podrczniku administratora w rozdziale Instalacja programu oraz Pierwsze uruchomienie po instalacji. Aby rozpocz&t prac z programem: 1. Wska menu START (z lewej strony na pasku zadal) i kliknij na nim lewym przyciskiem myszy. 2. Po rozwiniciu paska menu Programy wybierz polecenie Patnik , a nastpnie wybierz program Patnik i kliknij na nim. 3. Po wykonaniu powyszych czynno?ci program zostanie uruchomiony. Program PATNIK mona równie uruchomit, korzystaj&c z ikony skrótu tworzonej na pulpicie podczas instalacji programu. Aby to zrobit, naley klikn&t dwukrotnie na ikonie. 4. Na ekranie pokae si okno logowania do programu (w tle znajdowat si bdzie okno gówne programu) (patrz Rysunek 4) - podaj nazw uytkownika i haso. Wprowadzone dane potwierd<, klikaj&c przycisk OK. W wypadku, gdy zamiast przycisku OK klikniesz przycisk Anuluj, program nie zostanie uruchomiony (zamknite zostan& wszystkie okna). Jeeli po podaniu nazwy i hasa okae si, e praca z programem jest niemoliwa, skontaktuj si z administratorem. Oznacza to, e uytkownik o tych danych nie jest uprawniony do korzystania z programu. Rysunek 4. Okno dialogowe: Logowanie do programu Po pomy?lnym zakolczeniu operacji logowania moesz rozpocz&t prac z programem. W przypadku nieprawidowego zamknicia programu (np. awaria zasilania) po ponownym uruchomieniu programu moe wyst&pit konieczno?t odczekania pewnego czasu (nie duszego ni 1 minuta) zanim wszystkie funkcje bd& dostpne. 24 Podrcznik

25 3.2.1 Zako(czenie pracy z programem Aby zakolczyt prac z programem: 1. Wybierz z menu Program polecenie ZakoGcz. 2. Na ekranie pojawi si okno komunikatu (patrz Rysunek 5) - kliknij przycisk Tak, aby zakolczyt prac programu. Rysunek 5. Okno komunikatu kolcz&cego prac programu Kliknicie przycisku Nie spowoduje, e program nie zostanie zamknity i pozostanie w gotowo?ci do pracy. Moesz równie zamkn&t program, klikaj&c na krzyyk w prawym rogu paska tytuu. 3.3 Komunikaty programu PATNIK W czasie pracy z programem na ekranie pojawiaj& si komunikaty informuj&ce o wyst&pieniu jakiego? zdarzenia lub ostrzegaj&ce przed moliwo?ci& jego wyst&pienia. Na rysunku poniej przedstawione jest przykadowe okno zawieraj&ce komunikat. Rysunek 6. Okno z przykadowym komunikatem W oknie komunikatu kady komunikat opatrzony jest ikon&. Ikona ta okre?la rodzaj komunikatu. Poniej znajduje si charakterystyka wszystkich ikon uywanych w programie do zilustrowania rodzaju komunikatu. Przy kadej ikonie opisany zosta zalecany sposób postpowania. Ikona Rodzaj komunikatu Znaczenie Krytyczny B&d krytyczny. Jego wyst&pienie uniemoliwia dalsz& prac programu. W wypadku pojawienia si takiego komunikatu skontaktuj si z administratorem. Decyzyjny Pytanie do uytkownika. Program oczekuje na decyzj uytkownika. Ogólne zasady obs-ugi programu 25

26 W razie pojawienia si takiego komunikatu odpowiedz Tak lub Nie przez kliknicie na odpowiednim przycisku. Ostrzegawczy Ostrzeenie. Zaistniao zjawisko, które moe spowodowat nieprawidow& prac programu lub nawet j& uniemoliwit. W wypadku pojawienia si takiego komunikatu przeczytaj go uwanie - byt moe program ostrzega Ci przed wykonaniem nieodwracalnej czynno?ci. Informacyjny Informacja dla uytkownika. Nie ma ona charakteru negatywnego (nie jest to informacja o bdzie lub ostrzeenie). W razie pojawienia si takiego komunikatu przeczytaj go uwanie. 3.4 Przegl,danie i aktualizacja danych Dane przechowywane przez program mona przegl&dat i aktualizowat za pomoc& okien. Przykadowe okno su&ce do przegl&dania danych znajduje si na poniszym rysunku (patrz Rysunek 7). Rysunek 7. Okno su&ce do przegl&dania dokumentu ZUA 26 Podrcznik

27 Jeeli dane nie mieszcz& si na ekranie, to dla zwikszenia czytelno?ci stosuje si zakadki. Dane na wszystkich zakadkach znajduj&cych si w oknie dialogowym dotycz& jednej pozycji z listy, na przykad tego samego patnika. Midzy zakadkami moesz poruszat si za pomoc& myszki, klikaj&c na wybranej zakadce, lub moesz uywat kombinacji klawiszy: CTRL + TAB SHIFT + CTRL + TAB Przej?cie do nastpnej zakadki. Przej?cie do poprzedniej zakadki. Jeeli okno dialogowe zawiera dane jednej pozycji z listy, np. patnika, moesz za pomoc& przedstawionych poniej przycisków przej?t do danych nastpnej lub poprzedniej pozycji z tej listy (np. nastpna, poprzednia strona dokumentu): Przej?cie do danych pierwszej pozycji na li?cie. Przej?cie do danych poprzedniej pozycji na li?cie. Przej?cie do danych nastpnej pozycji na li?cie. Przej?cie do danych ostatniej pozycji na li?cie. W czasie przegl&dania lub edycji danych w oknie mona poruszat si midzy polami. Edycja umoliwia aktualizacj danych, czyli zmian warto?ci poszczególnych pól znajduj&cych si w oknie dialogowym. Klawisze opisane niej umoliwiaj& poruszanie si w obrbie pól i midzy polami:,, Naci?nicie którego? z tych klawiszy powoduje zmian pozycji w obrbie danego pola. Naci?nicie którego? z tych klawiszy powoduje przej?cie do nastpnego lub poprzedniego pola. TAB Naci?nicie tego klawisza powoduje przej?cie do nastpnego pola. SHIFT + TAB Naci?nicie tej kombinacji klawiszy powoduje przej?cie do poprzedniego pola. Kliknicie na ikonie spowoduje zapisanie nowych danych. Je?li w oknie znajduj& si zakadki, to zapisane zostan& dane znajduj&ce si na wszystkich zakadkach. Ogólne zasady obs-ugi programu 27

28 3.4.1 Filtrowanie danych Funkcja filtrowania w znacznym stopniu uatwia przegl&danie danych w wybranym widoku. Jej dziaanie polega na przefiltrowaniu danych znajduj&cych si w bazie i wyszukaniu tylko tych, które speniaj& podane wcze?niej warunki. Filtr jest podzielony na trzy gówne zakadki: Dane podstawowe umoliwia wyszukiwanie danych wedug kryteriów podstawowych (zwykle nazwa, status itp.), Zaawansowane umoliwia filtrowanie danych przy uyciu dodatkowych kryteriów, Sortowanie zakadka ta umoliwia sortowanie rosn&ce lub malej&ce wedug wybranych kolumn. Aby skorzystat z filtra: 1. Przejd< do wybranego obszaru roboczego np. Wszystkie dokumenty, wybieraj&c z menu Widok odpowiednie polecenie (Dokumenty/Wszystkie dokumenty). W obszarze roboczym pojawi si lista wszystkich danych odpowiedniego typu znajduj&cych si w bazie. 2. Z menu Widok wybierz polecenie Filtr. Polecenie Filtr dostpne jest równie jako przycisk na pasku narzdzi lub w menu podrcznym, dostpnym po klikniciu prawym klawiszem myszy na panelu. Moesz równie uyt kombinacji klawiszy CTRL+F na klawiaturze. 3. W dolnej cz?ci obszaru roboczego pojawi si panel umoliwiaj&cy filtrowanie (patrz Rysunek 8). Podaj jak najwicej informacji o danych, których poszukujesz, a nastpnie kliknij przycisk Znajd. 28 Podrcznik

29 Rysunek 8. Okno obszaru roboczego Wszystkie dokumenty z otwartym filtrem 4. Po zastosowaniu filtra w obszarze roboczym zostan& wy?wietlone tylko te rekordy, które speniaj& podane kryteria. Naley pamitat, e im wicej poda si kryteriów filtrowania, tym wynik wyszukiwania bdzie bardziej precyzyjny. 5. Kliknicie przycisku Zmie warunki umoliwia ponowne podanie warunków filtrowania. Ponowne kliknicie na tym przycisku powoduje usunicie wcze?niej wprowadzonych warunków, o czym informuje etykieta przycisku, która zmienia si na Usu warunki. 6. Aby zapisat zestaw warunków filtrowania (w celu pó<niejszego ponownego ich uycia), kliknij przycisk Zapisz warunki. Wy?wietlone zostanie okno Zapis zestawów warunków dla filtra (patrz Rysunek 9), w którym wpisz nazw zestawu warunków i kliknij przycisk Zapisz. Kliknicie przycisku Anuluj oznacza rezygnacj z zapisania zestawu. Ogólne zasady obs-ugi programu 29

30 Rysunek 9. Okno do zapisu zestawu warunków dla filtra 7. Aby wykonat filtrowanie wedug zapisanych wcze?niej warunków, kliknij przycisk Odczytaj warunki. W oknie Odczyt zestawów warunków dla filtra (patrz Rysunek 10) zaznacz zapisany zestaw warunków i kliknij przycisk Odczytaj. Kliknicie Rysunek 10. Okno do odczytu zestawu warunków dla filtra 8. W oknie tym moesz równie usun&t zapisane wcze?niej zestawy warunków. W tym celu zaznacz zestaw warunków i kliknij przycisk Usu. na ikonie znajduj&cej si obok przycisku Znajd powoduje minimalizacj filtra i umieszczenie go na pasku stanu programu. Aby ponownie przywrócit filtr, kliknij przycisk Poka filtr znajduj&cy si na pasku stanu. Wybranie opcji Zawsze w-"czaj filtr przy zmianie widoku w oknie Ustawienia programu na zakadce Inne powoduje, e panel filtrowania jest widoczny podczas przechodzenia midzy dowolnymi widokami w programie. 30 Podrcznik

31 3.4.2 Zastosowanie s owników Niektóre typy danych, jak np. kod tytuu ubezpieczenia, kod oddziau NFZ oraz inne wystpuj&ce na formularzach ZUS maj& z góry okre?lone warto?ci, które mog& przybierat. Warto?ci te zostay zebrane i zestawione w postaci sowników, które w znacznym stopniu uatwiaj& operowanie tymi danymi. Informacj&, e do danego pola jest przypisany sownik, jest znajduj&ca si obok tego pola ikona. Wystarczy wówczas klikn&t na ikonie, a okno ze sownikiem warto?ci tego pola zostanie otwarte. Wybrana warto?t jest wpisywana w polu automatycznie. Okno z polem, z którym zwi&zany jest sownik Kod wykonywanego zawodu, jest przedstawione na przykadowym rysunku (patrz Rysunek 11). Rysunek 11. Przykadowe okno zawieraj&ce ikon sownika Je?li klikniesz na ikonie, to otwarte zostanie okno ze sownikiem warto?ci, które mog& znale<t si w tym polu. Rysunek 12 przedstawia takie okno. Ogólne zasady obs-ugi programu 31

32 Wybranie pozycji w sowniku odbywa si za pomoc& myszki lub klawiszy:,,,, po czym naley klikn&t przycisk OK. Wskazana warto?t zostanie wpisana w pole edycyjne dostpne w oknie (patrz Rysunek 12). Kliknicie myszk& na ikonie powoduje rozwinicie gazi sownika i moliwo?t wybrania któregokolwiek elementu znajduj&cego si poniej - automatycznie ikona ta zmienia si w. Rozwijanie i zwijanie gazi sowników moe te odbywat si z klawiatury, za pomoc& klawiszy + lub -. Rysunek 12. Okno z warto?ciami sownika Wybierz kod zawodu Lista sownika zawiera wszystkie moliwe warto?ci. Pole, do którego przypisano sownik, moesz wypenit rcznie, bez korzystania ze sownika, jednak wpisana warto?t musi pochodzit z odpowiedniego zbioru kodów. Wpisuj&c warto?t, której nie ma na li?cie w sowniku, popeniasz b&d. 32 Podrcznik

33 4 Rozdzia ZADANIA UYTKOWNIKA Ponisze rozdziay zawieraj& opis typowych scenariuszy pracy uytkownika, które maj& pomóc Ci w sprawnej i efektywnej obsudze programu PATNIK wersja W scenariuszach tych opisane s& takie aspekty pracy z programem, jak: wprowadzenie danych o ubezpieczonych, tworzenie dokumentów, wczytanie danych z systemów zewntrznych w postaci plików KEDU, przygotowanie dokumentów do wysyania do ZUS, przesyanie dokumentów w postaci elektronicznej. Na pocz&tku zosta opisany ogólny schemat pracy z programem, który uatwi prac szczególnie pocz&tkuj&cym uytkownikom programu PATNIK. 4.1 Ogólny scenariusz pracy z programem PATNIK Celem programu PATNIK jest sporz&dzenie prawidowych dokumentów ubezpieczeniowych i ich przekazanie do ZUS. Poniej zostay przedstawione typowe schematy postpowania dla rónych patników. Schematy te pokazuj& tylko najwaniejsze i najbardziej typowe operacje dla rónych grup uytkowników, ale nie s& jedynymi i obowi&zuj&cymi?ciekami pracy. Zostay wyrónione trzy róne grupy uytkowników: may patnik rozliczaj&cy skadki sam za siebie lub zatrudniaj&cy kilku pracowników, który nie korzysta z systemu kadrowo-pacowego, Zadania uytkownika 33

34 4.1.1 Ma y p atnik?redni lub duy patnik korzystaj&cy z systemów kadrowopacowych, który wykorzystuje program Patnik do weryfikowania i wysyania dokumentów do ZUS, podmiot upowaniony w tym biuro rachunkowe, rozliczaj&ce skadki za kilku patników. Poniej zosta opisany ogólny scenariusz pracy z programem, który ma pomóc szczególnie nowym uytkownikom w obsudze programu. Przy kadym kroku s& odwoania do rozdziaów szczegóowo opisuj&cych dany problem. Schemat pracy z programem PATNIK dla maego patnika mona przedstawit w nastpuj&cych krokach: 1. Utworzenie kartotek ubezpieczonych w Rejestrze ubezpieczonych (patrz rozdzia 5.2 Obsuga danych ubezpieczonego). 2. Utworzenie dokumentów ubezpieczeniowych (patrz rozdzia Utworzenie dokumentu zobacz równie Przygotowanie dokumentów rozliczeniowych - raportów imiennych). 3. Weryfikacja dokumentów. Poprawa bdów. (patrz rozdzia Weryfikacja dokumentu). 4. Do&czenie dokumentów do zestawu. Weryfikacja zestawu. Poprawa bdów (patrz rozdzia Dodawanie dokumentów do zestawu). 5. Wysanie zestawu (wydruk dokumentów lub wysyka elektroniczna) (patrz Wysanie zestawu dokumentów) 6. Potwierdzenie wysania (w przypadku wydruku rczne, w przypadku wysyki elektronicznej automatyczne) (patrz Rejestrowanie potwierdzenia) 7. Wykonanie innej funkcji w programie: przygotowanie dokumentów za kolejny okres, wykorzystanie kreatora dokumentu ZUS RMUA, wykorzystanie kreatora dokumentu patniczego, wykorzystanie funkcji administracyjnych programu, archiwizacja danych, realizacja innej operacji w programie. 34 Podrcznik uytkownika

35 Rysunek 13. Schemat pracy maego patnika Zadania uytkownika 35

36 redni i du'y P atnik Schemat pracy z programem PATNIK dla patnika?redniego i duego mona przedstawit w nastpuj&cych krokach: 1. Wybór patnika do kontekstu. 2. Wczytanie dokumentów z systemów zewntrznych (patrz rozdzia 5.5 Import dokumentów), 3. Weryfikacja dokumentów. Poprawa bdów. (patrz rozdzia Weryfikacja dokumentu). 4. Do&czenie dokumentów do zestawu. Weryfikacja zestawu. Poprawa bdów (patrz rozdzia Dodawanie dokumentów do zestawu). 5. Wysanie zestawu (wydruk dokumentów lub wysyka elektroniczna) (patrz Wysanie zestawu dokumentów) 6. Potwierdzenie wysania (w przypadku wydruku rczne, w przypadku wysyki elektronicznej automatyczne) (patrz Rejestrowanie potwierdzenia) 7. Archiwizacja zestawu dokumentów (patrz Podrcznik administratora ). 8. Wykonanie innej funkcji w programie: przygotowanie dokumentów za kolejny okres, wykorzystanie kreatora dokumentu ZUS RMUA, wykorzystanie kreatora dokumentu patniczego, wykorzystanie funkcji administracyjnych programu, realizacja innej operacji w programie. Zalecane jest, aby zestawy dokumentów o statusie Potwierdzony byy przenoszone do archiwum (patrz Podrcznik administratora rozdzia Archiwizacja zestawu dokumentów). Dotyczy to w szczególno?ci tych patników, którzy maj& duo ubezpieczonych i robi& wiele korekt dokumentów rozliczeniowych, a zawsze importuj& dokumenty z systemów zewntrznych. Jeeli korekty dokumentów rozliczeniowych s& przygotowywane za pomoc& Kreatora dokumentów rozliczeniowych, to naley archiwizowat zestawy o poprzednim numerze identyfikatora (czyli o jeden mniejszym od identyfikatora ostatnio wysanej korekty). Dziaanie takie ma na celu zmniejszenie wielko?ci roboczej bazy danych i popraw jej wydajno?ci. 36 Podrcznik uytkownika

37 Rysunek 14. Schemat pracy?redniego lub duego patnika Zadania uytkownika 37

38 4.1.3 P atnik upowa'niony np. Biuro rachunkowe Schemat pracy z programem PATNIK dla patnika rozliczaj&cego wicej ni jednego patnika (np. biuro rachunkowe) mona przedstawit w nastpuj&cych krokach: 1. Wybór patnika do kontekstu. 2. Utworzenie kartotek ubezpieczonych w Rejestrze ubezpieczonych (patrz rozdzia 5.2 Obsuga danych ubezpieczonego). 3. Wczytanie dokumentów z systemów zewntrznych (patrz rozdzia 5.5 Import dokumentów) lub utworzenie dokumentów ubezpieczeniowych (patrz rozdzia Utworzenie dokumentu). 4. Weryfikacja dokumentów. Poprawa bdów. (patrz rozdzia Weryfikacja dokumentu). 5. Do&czenie dokumentów do zestawu. Weryfikacja zestawu. Poprawa bdów (patrz rozdzia Dodawanie dokumentów do zestawu). 6. W wypadku konieczno?ci przygotowania danych kolejnego patnika (powrót do kroku 1). 7. Wysanie wszystkich zestawów dokumentów dla obsugiwanych patników (wydruk dokumentów lub wysyka elektroniczna) ( Wysyanie zestawów dokumentów wielu patników). 8. Potwierdzenie wysania zestawów (w przypadku wydruku rczne w przypadku wysyki elektronicznej automatycznie). Patrz rozdzia Potwierdzanie zestawów dokumentów wielu patników. 9. Archiwizacja zestawu dokumentów (patrz Podrcznik administratora ). 10. Wykonanie innej funkcji w programie: przygotowanie dokumentów za kolejny okres, wykorzystanie kreatora dokumentu ZUS RMUA, wykorzystanie kreatora dokumentu patniczego, wykorzystanie funkcji administracyjnych programu, realizacja innej operacji w programie. Zalecane jest, aby zestawy dokumentów o statusie Potwierdzony byy przenoszone do archiwum (patrz Podrcznik administratora rozdzia Archiwizacja zestawu dokumentów). Dotyczy to w szczególno?ci tych patników, którzy maj& duo ubezpieczonych i robi& wiele korekt dokumentów rozliczeniowych, a zawsze importuj& dokumenty z systemów zewntrznych. Jeeli korekty dokumentów rozliczeniowych s& przygotowywane za pomoc& Kreatora dokumentów rozliczeniowych, to naley archiwizowat zestawy o poprzednim numerze identyfikatora (czyli o jeden mniejszym od identyfikatora ostatnio wysanej korekty). Dziaanie takie ma na celu zmniejszenie wielko?ci roboczej bazy danych i popraw jej wydajno?ci. 38 Podrcznik uytkownika

39 Rysunek 15. Schemat pracy podmiotu upowanionego Zadania uytkownika 39

40 4.2 Statusy w programie P atnik Statusy dokumentów Kady dokument w programie posiada okre?lony cykl ycia, w którym dokument przechodzi przez poszczególne etapy przetwarzania. Na kadym etapie przetwarzania zdefiniowano operacje i czynno?ci, jakie mona wykonat z dokumentem. Aby w prosty sposób zaprezentowat na jakim etapie przetwarzania znajduje si dokument, wprowadzono statusy. Status dokumentu okre?la, jakie czynno?ci mona z danym dokumentem wykonywat i jest?ci?le zwi&zany z jego przetwarzaniem. W programie Patnik dokumenty mog& posiadat cztery róne statusy: Wprowadzony, Wysany, Potwierdzony lub Historyczny (patrz take rozdzia 5.3 Obsuga dokumentów ubezpieczeniowych). Cykl ycia dokumentu w programie przedstawia Rysunek 16. etap przetwarzania okre?la czynno?ci wykonywane podczas pracy z dokumentem, status pokazuje jaki dokument ma status przetwarzania na danym etapie pracy. widok/obszar roboczy okre?la w jakim widoku najlepiej pracowat podczas danego etapu pracy. Etapy pracy z dokumentem 1. Utworzenie dokumentu lub wczytanie z systemu zewnftrznego oraz jego edycja - na tym etapie dokument ma status Wprowadzony i najatwiej go znale<t w widoku Dokumenty wprowadzone. 2. Wysanie zestawu dokumentów po utworzeniu dokumentów naley je dodat do zestawu i wysat do ZUS poprzez wydruk lub za pomoc& przekazu elektronicznego. Po wysaniu zestawu dokumentów do ZUS, dokumenty otrzymaj& status Wysany i bd& widoczne w widoku Dokumenty wys-ane. 3. Potwierdzenie wysania zestawu dokumentów - po zakolczeniu tego etapu dokumenty bd& miay status Potwierdzony i bd& znajdoway si w widoku Dokumenty wys-ane. W widoku Wszystkie dokumenty znajduj& si wszystkie dokumenty patnika niezalenie od etapu pracy i statusu w jakim znajduje si dokument. Dokumenty o statusie Historycznym s& to dokumenty z poprzedniej wersji programu wczytane zasileniem inicjalnym z plików KEDU, mona znale<t je w widoku Dokumenty wys-ane lub Wszystkie dokumenty. 40 Podrcznik uytkownika

41 Rysunek 16. Schemat blokowy przedstawiaj&cy cykl ycia dokumentu Zadania uytkownika 41

42 4.2.2 Statusy weryfikacji W programie PATNIK wszystkie dokumenty, kartoteki oraz zestawy dokumentów posiadaj& status weryfikacji. W zaleno?ci od poprawno?ci weryfikowanych danych w dokumentach, kartotekach lub zestawach status weryfikacji moe miet jedn& z nastpuj&cych warto?ci: B-"d krytyczny - Ikona koloru czerwonego z symbolem - B-"d - Ikona koloru pomaralczowego z symbolem - Ostrzeenie Ikona koloru ótego z symbolem - Brak b-du Ikona koloru zielonego z symbolem - Niezweryfikowany Ikona koloru niebieskiego w ksztacie okrgu ze znakiem zapytania -. Status weryfikacji jest wy?wietlany na widokach w postaci opisów, a w oknach dokumentów, kartotek lub zestawów w postaci symboli graficznych na pasku stanu po lewej stronie (patrz Rysunek 56). Je?li w dokumencie s& róne bdy, np. Ostrzeenia i Bdy krytyczne, to status weryfikacji dokumentu jest okre?lony jako B-"d krytyczny -. Uwaga! W obecnej wersji programu Patnik weryfikacji bd& podlegat tylko dokumenty o statusie Wprowadzony. Dokumenty o statusach Wysany, Potwierdzony i Historyczny nie bd& podlegat weryfikacji i bd& miay status weryfikacji zgodny z ostatnio przeprowadzon& weryfikacj& z wersji programu z jakiej pochodz&. 4.3 Jak wprowadzi dane ubezpieczonych do rejestru? Program PATNIK wymaga, aby dane identyfikacyjne wszystkich ubezpieczonych znajdoway si w rejestrze ubezpieczonych - jest to warunek utworzenia dokumentu dla danego ubezpieczonego. Dane ubezpieczonych mona wprowadzit do rejestru na kilka sposobów: manualnie (uzupeniaj&c poszczególne pola korzystaj&c z klawiatury), wczytanie aktualnych dokumentów ubezpieczeniowych pochodz&cych z systemów kadrowo-pacowych, wykonuj&c zasilenie inicjalne; jest to sposób pozwalaj&cy na utworzenie kartotek ubezpieczonych oraz na zachowanie penej historii zmian danych o ubezpieczonych (zalecane tylko dla tych uytkowników, którzy nie korzystali z programu Patnik wersja , lub ). Do programu PATNIK mona równie wczytat informacje o Kasie Chorych zawarte w pliku *.kch, pochodz&ce z programu Patnik wersja i tworzone przy okazji tworzenia dokumentów ZUS RMUA. Podczas wczytywania dane o Kasach Chorych zostan& zamienione odpowiednio na dane o oddziaach NFZ. 42 Podrcznik uytkownika

43 4.3.1 Jak utworzy kartotek ubezpieczonego? Manualne tworzenie kartoteki ubezpieczonego stosuje si najcz?ciej w nastpuj&cych sytuacjach: zostaa zatrudniona nowa osoba i chcemy przygotowat dla niej dokumenty zgoszeniowe lub rozliczeniowe, podczas wykonywania zasilenia inicjalnego lub importu dokumentów dla niektórych ubezpieczonych nie zostay zaoone kartoteki, dotychczas wypeniano formularze papierowe, brak plików KEDU i nie mona wykonat zasilenia inicjalnego. Aby utworzyt kartotek ubezpieczonego: 1. Przejd< do widoku Rejestr ubezpieczonych (patrz rozdzia 5.2.2). 2. Utwórz now& kartotek ubezpieczonego (patrz rozdzia 5.2.2). 3. Wprowad< dane ubezpieczonego. 4. Przeprowad< weryfikacj wprowadzonych danych. 5. Zapisz wprowadzone dane. W efekcie kartoteka ubezpieczonego zostanie dodana do rejestru. Komplet danych identyfikacyjnych ubezpieczonego bdzie automatycznie uzupeniany we wszystkich dokumentach tworzonych dla tego ubezpieczonego Jak wykona zasilenie inicjalne kartotek ubezpieczonych? Uwaga! Zasilenie inicjalne kartotek powinno byt wykonane tylko w sytuacji, gdy uytkownik nie korzysta z programu Patnik w wersji , , lub nie zrobi tego podczas pracy z tymi wersjami programu. Zasilenie inicjalne kartotek ubezpieczonych polega na wczytaniu do programu dokumentów, które zostay przekazane do ZUS, a pochodz& z programu PATNIK (wersja lub nisza). Po zasileniu inicjalnym dokumenty s& zapisywane w bazie programu ze statusem Historyczny. Na ich podstawie tworzone s& kartoteki ubezpieczonych, w których odtwarzana jest historia zmian danych identyfikacyjnych ubezpieczonego. Po zakolczeniu zasilenia inicjalnego uytkownik jest szczegóowo informowany o przebiegu procesu, a take o liczbie nowych ubezpieczonych wprowadzonych do kartoteki. Tylko wczytanie dokumentów zgoszeniowych pozwala na pene uzupenienie danych w kartotece ubezpieczonego (tzn. danych identyfikacyjnych, danych o oddziale NFZ oraz danych adresowych). Podczas wczytywania dokumentów z wersji lub niszej ZUS ZUA i ZUS ZZA wykonywana jest zamiana kodów Kas chorych na kody oddziaów Narodowego Funduszu Zdrowia. Dla ubezpieczonych, którzy wcze?niej naleeli do Branowej Kasy Chorych, zostanie wykonana analiza kodu pocztowego i kod oddziau NFZ dopisany zostanie zgodnie z kodem pocztowym w adresie zamieszkania podanym w dokumencie. Je?li dla jakiego? ubezpieczonego, który nalea do Branowej Kasy Chorych, brak jest adresu zamieszkania, to zostanie sprawdzony adres zameldowania, a je?li i tego adresu nie bdzie, to kod oddziau NFZ nie zostanie uzupeniony. Zadania uytkownika 43

44 Je?li zostan& wczytane tylko dokumenty rozliczeniowe, to zostan& utworzone kartoteki ubezpieczonych, ale bd& zawieray tylko dane identyfikacyjne; imi i nazwisko oraz jeden identyfikator ubezpieczonego (najcz?ciej jest to PESEL). W takim wypadku pozostae dane ubezpieczonych naley uzupenit rcznie. Aby zasilit inicjalnie kartoteki: 1. Przygotuj plik KEDU zawieraj&cy dokumenty, na podstawie których chcesz utworzyt kartoteki. Przed wykonaniem zasilenia inicjalnego naley uporz&dkowat pliki KEDU. Zasilenie najlepiej wykonywat etapowo i chronologicznie, rozpoczynaj&c od najstarszych dokumentów zgoszeniowych. 2. Uruchom zasilenie inicjalne i postpuj zgodnie ze wskazówkami kreatora (patrz rozdzia Zasilanie kartotek ubezpieczonych). 3. Po zakolczeniu wczytywania danych sprawd< zawarto?t kartotek. W efekcie przeprowadzenia zasilenia inicjalnego do programu zostan& wczytane dokumenty, które bd& miay status Historyczny, oraz powstan& kartoteki ubezpieczonych, które zostan& uzupenione danymi osób ubezpieczonych zawartych w dokumentach z pliku KEDU. Je?li rozliczasz dokumenty za kilku patników (jako np. biuro rachunkowe), to moesz wykonat zasilenie inicjalne bezkontekstowo, tzn. dla wszystkich patników jednocze?nie. Warunkiem takiego wczytania danych jest zaoenie wcze?niej dla tych wszystkich patników kartotek w Rejestrze patników) Jak utworzy kartoteki ubezpieczonych, wykonuj,c import dokumentów? W trakcie wczytywania dokumentów z plików KEDU dane identyfikacyjne wszystkich osób ubezpieczonych s& sprawdzane z Rejestrem ubezpieczonych danego patnika. Je?li w importowanym pliku KEDU znajduj& si dokumenty ubezpieczeniowe osób, które jeszcze nie wystpuj& w Rejestrze ubezpieczonych, wówczas powstan& nowe kartoteki. Po zakolczeniu wczytywania dokumentów uytkownik jest szczegóowo informowany o przebiegu procesu, a take o liczbie nowych ubezpieczonych wprowadzonych do kartoteki. Aby zasilit kartoteki ubezpieczonych danymi z dokumentów pochodz&cych z zewntrznych systemów, naley wykonat nastpuj&ce czynno?ci: 1. W systemie zewntrznym przygotuj plik KEDU zawieraj&cy dokumenty. 2. Uruchom kreator importu (patrz rozdzia 5.5). 3. Zapoznaj si z raportem z importu. 4. Po zakolczeniu importu sprawd< zawarto?t kartotek. W efekcie przeprowadzenia importu do programu zostan& wczytane dokumenty ubezpieczeniowe i zostan& zaoone kartoteki dla nowych ubezpieczonych. 44 Podrcznik uytkownika

45 Kartoteki zaoone na podstawie raportów imiennych nie zostan& uzupenione o dane identyfikacyjne po wczytaniu dokumentów zgoszeniowych z Dat& wypenienia wcze?niejsz& ni Data wypenienia raportu, który zaoy kartotek Jak zasili kartoteki ubezpieczonych danymi o oddzia ach NFZ? Uwaga! Zasilenie inicjalne kartotek powinno byt wykonane tylko w sytuacji, gdy uytkownik nie korzysta z programu Patnik w wersji , , lub nie zrobi tego podczas pracy z tymi wersjami programu. Dane o oddziaach Narodowego Funduszu Zdrowia s& wykorzystywane podczas tworzenia dokumentów zgoszeniowych i dokumentów ZUS RMUA. Dane te mona wprowadzit do kartotek ubezpieczonych rcznie lub wczytat do programu z pliku *.KCH pochodz&cego z programu PATNIK wersja Plik taki mona wygenerowat w wersji programu podczas tworzenia dokumentów ZUS RMUA. Podczas wczytywania danych z pliku *.KCH zostan& pominite informacje dla osób, które naleay do Branowej Kasy Chorych. Plik nie zawiera danych adresowych ubezpieczonych i w zwi&zku z tym nie mona rozpoznat, do jakiego oddziau NZF dana osoba obecnie naley. Aby zasilit kartoteki ubezpieczonych danymi o oddziaach NFZ pochodz&cymi z pliku *.KCH: 1. Utwórz kartoteki ubezpieczonych (patrz rozdzia 4.3). 2. Wykonaj zasilenie inicjalne z pliku *.KCH (patrz rozdzia 5.4). 3. Sprawd< poprawno?t danych w kartotekach ubezpieczonych i uzupenij dane o oddziaach NFZ dla osób, które wcze?niej naleay do Branowej Kasy Chorych (patrz rozdzia 5.2.4). 4.4 Jak wczyta dane z systemu zewntrznego? Program PATNIK pozwala na wczytanie danych przygotowanych przez system zewntrzny w postaci pliku o ustalonej strukturze. Struktura tego pliku powinna byt zgodna z wytycznymi zamieszczonymi w dokumencie Specyfikacja wej?cia wyj?cia. Utworzony w programie zewntrznym plik z danymi zapisz na no?niku zewntrznym (np. dyskietce) b&d< na dysku w miejscu, z którego program PATNIK bdzie móg taki plik odczytat. Organizacja na dysku plików zawieraj&cych dane z systemów zewntrznych ley w gestii uytkownika. Aby wczytat dane do programu: 1. Wczytaj dane z pliku przygotowanego przez system zewntrzny (patrz rozdzia 5.5 Import dokumentów). 2. Otwórz zaimportowane dokumenty i zweryfikuj ich poprawno?t (patrz rozdzia Weryfikacja dokumentu). 3. Zapisz dokumenty. Zadania uytkownika 45

46 W wyniku przeprowadzenia powyszych operacji dokumenty zostan& wczytane do programu, bd& miay status Wprowadzony i bd& zweryfikowane. Najlepiej je wówczas przegl&dat w widoku Dokumenty wprowadzone. Je?li dokumenty zawieraj& bdy, to naley je poprawit. Dokumenty zawieraj&ce bdy atwo znajdziesz wykorzystuj&c filtry dostpne w kadym obszarze roboczym (patrz rozdzia Filtr dokumentów) 4.5 Jak przygotowa dokumenty ubezpieczeniowe? Przygotowanie dokumentów jest jedn& z gównych funkcji programu Patnik. Za pomoc& programu tworzone s& zestawy zawieraj&ce dowoln& liczb dokumentów ubezpieczeniowych, które w postaci dokumentów elektronicznych lub wydruków papierowych mog& byt przesyane do ZUS. W?ród przygotowywanych dokumentów wyrónia si: dokumenty zgoszeniowe patnika, dokumenty zgoszeniowe ubezpieczonych, dokumenty rozliczeniowe - raporty imienne, dokument rozliczeniowy - deklaracj rozliczeniow&. informacja ZUS IWA Przygotowanie dokumentów zg oszeniowych p atnika W?ród dokumentów zgoszeniowych patnika wyrónia si: ZUS ZPA - Zgoszenie/zmiana danych patnika skadek osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nie posiadaj&cej osobowo?ci prawnej, ZUS ZFA - Zgoszenie/zmiana danych patnika skadek osoby fizycznej, ZUS ZIPA - Zgoszenie zmiany danych identyfikacyjnych patnika skadek, ZUS ZWPA - Wyrejestrowanie patnika skadek, ZUS ZBA - Informacja o numerach rachunków bankowych patnika skadek, ZUS ZAA - Adresy prowadzenia dziaalno?ci gospodarczej przez patnika skadek. Aby przygotowat dokument zgoszeniowy patnika: 1. Przejd< do widoku Dokumenty wprowadzone i utwórz nowy dokument zgoszeniowy, wybieraj&c jeden z rodzajów dokumentów wymienionych na li?cie powyej (patrz rozdzia Utworzenie dokumentu). 2. Po wprowadzeniu danych do dokumentu zgoszeniowego przeprowad< jego weryfikacj. Je?li program wykry bdy, dokonaj ich korekty i zapisz zaktualizowany dokument. Od 1 stycznia 2003r. dokumenty: ZUS ZPA - Zgoszenie/zmiana danych patnika skadek osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nie posiadaj&cej osobowo?ci prawnej - w trybie zgoszenia, ZUS ZFA - Zgoszenie/zmiana danych patnika skadek osoby fizycznej - w trybie zgoszenia ZUS ZIPA - Zgoszenie zmiany danych identyfikacyjnych patnika skadek patnicy skadek zobowi&zani s& przekazywat do ZUS w formie papierowej, 46 Podrcznik uytkownika

47 niezalenie od tego w jakiej formie maj& obowi&zek przekazywat pozostae dokumenty (patrz rozdzia Jak wydrukowat zestaw dokumentów i przekazat w postaci papierowej?). Oznacza to, e dokumenty ZUS ZPA, ZUS ZFA (w trybie zgoszenia) oraz ZUS ZIPA zobowi&zani s& przekazywat na formularzach dostpnych w terenowych jednostkach organizacyjnych ZUS lub jako wydruki z aktualnego programu informatycznego udostpnionego przez Zakad. Do dokumentów tych patnik zobowi&zany jest do&czyt kopie dokumentów potwierdzaj&cych nadanie identyfikatorów (NIP, REGON). Dokumenty korekty lub zmiany danych najatwiej przygotowat na podstawie kopii dokumentu zgoszeniowego (patrz rozdzia Kopiowanie dokumentu). Naley wówczas na skopiowanym dokumencie zaznaczyt w bloku I. zmiana lub korekta i nanie?t stosowne poprawki Przygotowanie dokumentów zg oszeniowych ubezpieczonego W?ród dokumentów zgoszeniowych ubezpieczonego wyrónia si: ZUS ZUA - Zgoszenie do ubezpieczel/zgoszenie zmiany danych osoby ubezpieczonej, ZUS ZIUA - Zgoszenie zmiany danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej, ZUS ZCNA - Zgoszenie danych o czonkach rodziny, których adres zamieszkania nie jest zgodny z adresem zamieszkania ubezpieczonego, dla celów ubezpieczenia zdrowotnego, ZUS ZCZA - Zgoszenie danych o czonkach rodziny, których adres zamieszkania jest zgodny z adresem zamieszkania ubezpieczonego, dla celów ubezpieczenia zdrowotnego, ZUS ZWUA - Wyrejestrowanie z ubezpieczel, ZUS ZZA - Zgoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego/zgoszenie zmiany danych. Uwaga! Aby utworzyt dokument dla nowego ubezpieczonego, naley najpierw wprowadzit jego dane do Rejestru ubezpieczonych (patrz Dodanie ubezpieczonego do rejestru). Aby przygotowat dokument zgoszeniowy ubezpieczonego: 1. Zaó kartotek dla ubezpieczonego, dla którego chcesz utworzyt dokument, je?li taka kartoteka nie istnieje (patrz Dodanie ubezpieczonego do rejestru). W sytuacji, gdy ubezpieczony posiada ju zaoon& kartotek, przejd< do kroku Przejd< do widoku Dokumenty wprowadzone i utwórz nowy dokument zgoszeniowy, wybieraj&c jeden z rodzajów dokumentów wymienionych na li?cie powyej (patrz rozdzia Utworzenie dokumentu). 3. Do powstaj&cych dokumentów zgoszeniowych zostan& automatycznie przeniesione z kartotek dane identyfikacyjne patnika oraz ubezpieczonego. 4. Po wprowadzeniu danych do dokumentu zgoszeniowego przeprowad< jego weryfikacj. Je?li program wykry bdy, dokonaj ich korekty i zapisz zaktualizowany dokument. W efekcie otrzymasz dokument, który wraz z innymi dokumentami w zestawie moe byt przesany do ZUS. Od 1 stycznia 2003r. uleg zmianie sposób zgaszania zmian i korekt niektórych danych wykazanych w zgoszeniu do ubezpieczel. Dotyczy to zgaszania zmiany lub korekty: kodu tytuu ubezpieczenia, rodzajów ubezpieczel oraz dat objcia Zadania uytkownika 47

48 ubezpieczeniami. W przypadku konieczno?ci zgoszenia zmiany lub korekty powyszych danych, patnik skadek zobowi&zany jest zoyt wyrejestrowanie z ubezpieczel, a nastpnie ponowne zgoszenie do ubezpieczel Przygotowanie dokumentów rozliczeniowych - raportów imiennych W?ród dokumentów rozliczeniowych raportów imiennych wyrónia si: ZUS RCA Imienny raport miesiczny o nalenych skadkach i wypaconych?wiadczeniach, ZUS RZA - Raport imienny o nalenych skadkach na ubezpieczenie zdrowotne, ZUS RSA - Raport imienny o wypaconych?wiadczeniach i przerwach w opacaniu skadek, Od dnia r. patnicy skadek sporz&dzaj&cy dokumenty w programie Patnik zobowi&zani s& przekazywat do ZUS dokumenty ZUS RCA, ZUS RZA i ZUS RSA w zwi&zku z rezygnacj& odpowiednio z dokumentów ZUS RNA, ZUS RGA. W kadym z wymienionych dokumentów istnieje pewien zakres danych, które naley wypenit, aby program wykona prawidow& weryfikacj i wyliczenie skadek. W przypadku dokumentów?wiadczeniowych naley zawsze, oprócz danych identyfikacyjnych ubezpieczonego, podat równie kod tytuu ubezpieczenia i kod?wiadczenia/przerwy. W przypadku dokumentów skadkowych naley zawsze, oprócz danych identyfikacyjnych ubezpieczonego, podat równie kod tytuu ubezpieczenia i kwoty podstaw wymiaru skadek. Uruchomienie wyliczenia spowoduje wprowadzenie w polach skadek wa?ciwych kwot, zgodnie z zasadami finansowania skadek dla podanego kodu tytuu ubezpieczenia i w oparciu o warto?ci parametrów znajduj&ce si w opcjach programu. Do wyliczania skadek na poszczególne ubezpieczenia niezbdne s& warto?ci nastpuj&cych parametrów: skadka na ubezpieczenie emerytalne stopa procentowa skadki na ubezpieczenie emerytalne, skadka na ubezpieczenie rentowe stopa procentowa skadki na ubezpieczenie rentowe, podstawa wymiaru skadki oraz skadka na ubezpieczenie chorobowe kwota ograniczenia podstawy na dobrowolne ubezpieczenie chorobowe, kwota przecitnego wynagrodzenia dla dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego oraz stopa procentowa skadki na ubezpieczenie chorobowe, 48 Podrcznik uytkownika

49 skadka na ubezpieczenie wypadkowe stopa procentowa skadki na ubezpieczenie wypadkowe moe byt pobierana z kilku miejsc: je?li istnieje deklaracja rozliczeniowa, wówczas warto?t tej stopy procentowej pobierana jest z deklaracji; je?li dla danego okresu nie utworzono jeszcze deklaracji rozliczeniowej, wówczas warto?t tej stopy procentowej pobierana jest z opcji programu dla dokumentów za okresy do grudnia 2002r. lub z kartoteki patnika dla dokumentów od 2003 r., skadka na ubezpieczenie zdrowotne stopa procentowa skadki na ubezpieczenie zdrowotne. Aby w programie Patnik poprawnie wyliczyt skadk na ubezpieczenie wypadkowe, patnik powinien wpisat obowi&zuj&c& dla niego na dany rok skadkowy stop procentow& skadek na ubezpieczenie wypadkowe do kartoteki patnika. Stopa procentowa skadki na ubezpieczenie wypadkowe powinna byt ustalona zgodnie z przepisami: ustawy z dnia 30 pa<dziernika 2002r. o ubezpieczeniu spoecznym z tytuu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (Dz.U. Nr 199, poz. 1673, z pó<n.zm.), rozporz&dzeniem Ministra Pracy i Polityki Spoecznej z dnia 29 listopada 2002r. w sprawie rónicowania stopy procentowej skadki na ubezpieczenie spoeczne z tytuu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zaleno?ci od zagroel zawodowych i ich skutków (Dz.U. Nr 200, poz i Nr 203, poz. 1720). Poradnik dla patników jest dostpny na stronach internetowych oraz w terenowych jednostkach organizacyjnych Zakadu. Aby przygotowat dokumenty rozliczeniowe: 1. Zaó kartotek dla ubezpieczonego, dla którego chcesz utworzyt dokument, je?li nie istnieje (patrz Dodanie ubezpieczonego do rejestru). W sytuacji, gdy ubezpieczony posiada ju zaoon& kartotek, przejd< do kroku Przejd< do widoku Dokumenty wprowadzone i utwórz nowy raport imienny, wybieraj&c jeden z rodzajów dokumentów wymienionych na li?cie powyej (patrz rozdzia Utworzenie dokumentu). 3. Do powstaj&cych raportów imiennych zostan& automatycznie przeniesione z kartotek dane identyfikacyjne patnika oraz ubezpieczonego. 4. Wprowad< kod tytuu ubezpieczenia i podstawy wymiaru skadek. 5. Wylicz skadki w raportach imiennych. 6. Przeprowad< weryfikacj utworzonych raportów imiennych. 7. Zapisz utworzone raporty. Je?li dla danego kodu tytuu ubezpieczenia w danym okresie wystpuje kilka rónych zasad finansowania skadek, wówczas: - Je?li podane zostan& tylko kwoty podstaw wymiaru skadek, a pola skadek bd& puste, to po uruchomieniu wyliczenia wybrany zostanie domy?lny schemat finansowania skadek, tzn. taki, który wylicza maksymaln& liczb skadek spo?ród wszystkich schematów dostpnych dla danego kodu tytuu ubezpieczenia. - Je?li podane zostan& równie kwoty skadek, wówczas, po uruchomieniu wyliczenia, spo?ród wszystkich schematów dostpnych dla danego kodu tytuu ubezpieczenia zostanie wybrany schemat najbardziej odpowiadaj&cy temu, który poda uytkownik. Zadania uytkownika 49

50 Je?li wystpuje kod tytuu ubezpieczenia, dla którego w danym okresie rozliczeniowym istniej& róne zasady finansowania skadek to, aby wykonat wyliczenie wedug domy?lnego schematu dla danego kodu, naley usun&t wszystkie kwoty skadek i wykonat akcj wyliczenia, klikaj&c na przycisku Wylicz. Aby jednym ruchem skasowat wszystkie skadki, naley uyt przycisku Usu* sk+adki. W razie postpowania niezgodnie z podan& procedur&, na ekranie pojawiat si bd& odpowiednie komunikaty o bdach Przygotowanie dokumentów rozliczeniowych - deklaracji rozliczeniowej Deklaracja rozliczeniowa ZUS DRA zawiera zbiorcze sumy skadek oraz?wiadczel finansowanych z ubezpieczel spoecznych i zasików finansowanych z budetu palstwa. Warunkiem koniecznym wyliczenia deklaracji z raportów jest istnienie raportów o takim samym identyfikatorze jak identyfikator deklaracji rozliczeniowej. Do deklaracji ZUS DRA nie s& zliczane kwoty skadek z raportów, które nie zostay zweryfikowane lub maj& bdy krytyczne, informuje o tym komunikat. W takim wypadku naley zweryfikowat ponownie raporty imienne oraz usun&t bdy krytyczne. Do deklaracji ZUS DRA nie zostan& take zliczone skadki z raportów niezapisanych (otwartych do edycji). W przypadku osób rozliczaj&cych si tylko za siebie deklaracja rozliczeniowa peni funkcj raportu imiennego. Konieczne jest wówczas uzupenienie w bloku XI dokumentu kodu tytuu ubezpieczenia oraz kwot podstaw wymiaru skadek. Przy tworzeniu dokumentów rozliczeniowych, poczynaj&c od dokumentów za styczel 2003 r., naley pamitat o wprowadzeniu wysoko?ci stopy procentowej skadki na ubezpieczenie wypadkowe do pola 04. w bloku III. deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA za pomoc& przycisku WSTAW (o ile warto?t ta zostaa wprowadzona do kartoteki patnika) lub przez jej wpisanie. Brak stopy procentowej skadki na ubezpieczenie wypadkowe na deklaracji rozliczeniowej sygnalizowany jest w programie Patnik jako b&d. W polu 03. bloku III. ZUS DRA naley podat kod wniosku pracodawcy o dofinansowanie skadek za osoby niepenosprawne ze?rodków PFRON i budetu palstwa. S& to kody 0, 1, 2 i 3, z tym e kod 3 moe byt uywany nie wcze?niej ni na deklaracji rozliczeniowej za styczel 2004r. Przy sporz&dzaniu korekt dokumentów rozliczeniowych za okresy wcze?niejsze ni styczel 2004r. naley uywat odpowiednio kodów 0, 1, 2. Wypenienie tego pola jest obowi&zkowe. Aby przygotowat deklaracj rozliczeniow&: 1. Utwórz raporty imienne (patrz rozdzia Utworzenie dokumentu), wypenij je poprawnymi warto?ciami i zapisz. 2. Utwórz deklaracj rozliczeniow&, wypenij pole III.03. i wykonaj wyliczanie z raportów. 3. Uzupenij pola, które nie s& wyliczane na podstawie raportów, jak kwota na Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych QwiadczeL Pracowniczych. 4. Wykonaj weryfikacj utworzonej deklaracji rozliczeniowej. 50 Podrcznik uytkownika

51 W razie postpowania niezgodnie z podan& procedur& na ekranie pojawiat si bd& odpowiednie komunikaty informuj&ce o bdach. Je?li jeste? patnikiem, który musi sporz&dzat dokumenty z kilku przedziaów numerów identyfikatorów (np i 40 49), to przed utworzeniem i wyliczeniem dokumentów rozliczeniowych z kolejnego zakresu numerów musisz ustawit ten przedzia w Ustawieniach programu dostpnych z menu Administracja. Je?li dla danego kodu istnieje klika schematów finansowania skadek, istnieje moliwo?t rcznej modyfikacji przeniesienia kwot skadek na deklaracji ZUS DRA, do wysoko?ci zgodnej ze schematem finansowania. 4.6 Jak przygotowa dokumenty koryguj,ce? W sytuacji, gdy stwierdzono pomyki w dokumentach rozliczeniowych przekazanych do ZUS lub wyst&piy okoliczno?ci, które wymagaj& modyfikacji wysoko?ci skadek b&d< informacji o wypaconych zasikach, naley przygotowat dokumenty koryguj&ce. Dokumenty koryguj&ce powinny byt opatrzone identyfikatorem o jeden wyszym od identyfikatora ostatniego dokumentu przekazanego do ZUS w danym okresie rozliczeniowym. W zestawie koryguj&cym patnik powinien oznaczyt statusem Do wysy-ki tylko raporty, które wymagaj& korekty, postpuj&c zgodnie z zasadami korygowania i wycofywania dokumentów. Poradnik dla patników jest dostpny na stronach internetowych oraz w terenowych jednostkach organizacyjnych Zakadu. Aby za pomoc& programu Patnik przygotowat dokumenty koryguj&ce: 1. Je?li musisz przygotowat korekt za okres, który by rozliczany w wersji programu lub wcze?niejszej, to wykonaj zasilenie inicjalne tymi dokumentami (patrz 5.4 Kreator zasilania inicjalnego) wykonaj tylko w wypadku je?li, dane te nie zostay wprowadzone do bazy programu w wersji lub lub Za pomoc& kreatora utwórz komplet dokumentów koryguj&cych na podstawie dokumentów pierwszorazowych (lub o poprzednim numerze identyfikatora) przekazanych do ZUS. Komplet powinien zawierat deklaracj ZUS DRA wraz z raportami imiennymi za wszystkich ubezpieczonych (patrz rozdzia Kreator dokumentów rozliczeniowych). 3. Dokumenty koryguj&ce zostan& utworzone dla wszystkich ubezpieczonych, dla których wysane byy dokumenty w komplecie wskazanym jako wzorcowy. 4. Po utworzeniu dokumentów dokonaj w nich stosownej korekty zgodnie z zasad& korygowania i wycofywania imiennych raportów miesicznych oraz oznacz statusem Do wysy-ki dokumenty, które ulegy korekcie (patrz rozdzia Oznaczanie raportów imiennych do wysyki). 5. Po wprowadzeniu modyfikacji przeprowad< weryfikacj dokumentów. 6. Z deklaracji rozliczeniowej usul skadki, wylicz j& ponownie oraz zweryfikuj. Deklaracja powinna zawierat sumy skadek ze wszystkich raportów dotycz&cych tego okresu rozliczeniowego. Zadania uytkownika 51

52 Wszystkie pozycje raportów koryguj&cych utworzone za pomoc& kreatora s& oznaczone domy?lnie jako Do wysy-ki do ZUS. Aby przesat je do ZUS, naley usun&t oznaczenie Do wysy-ki dla tych pozycji raportów, które dotycz& ubezpieczonych, dla których nie dokonano korekty (patrz rozdzia Oznaczanie raportów imiennych do wysyki). Do ZUS naley wysyat tylko te pozycje raportów koryguj&cych, które dotycz& ubezpieczonych, dla których dokonano korekty. Przygotowane w ten sposób dokumenty koryguj&ce naley dodat do zestawu i po zweryfikowaniu przekazat do ZUS w postaci elektronicznej lub papierowej. 4.7 Jak tworzy i wysy a dokumenty rozliczeniowe dla ró'nych przedzia ów numerów identyfikatorów? Poniej zosta opisany tryb postpowania dla patników, którzy musz& skadat dokumenty rozliczeniowe z dwu lub wicej przedziaów numerów identyfikatorów. Dotyczy to patników, którzy np. rozliczaj& skadki wy&cznie na wasne ubezpieczenia (skadaj&cych tylko deklaracj rozliczeniow&), jeeli za dany miesi&c s& zobowi&zani do zoenia wicej ni jednej deklaracji rozliczeniowej (z rónymi kodami tytuów ubezpieczel), tj. deklaracje oznaczone numerem 01 oraz 40". Aby przygotowat i wysat do ZUS dokumenty z rónych przedziaów identyfikatorów: 1. W oknie Ustawienia programu wybierz pierwszy z zakresów numerów identyfikatorów, dla których chcesz przygotowat dokumenty np (patrz rozdzia Zmiana zakresu numerów dokumentów rozliczeniowych w Podrczniku administratora ). 2. Utwórz, wylicz i zweryfikuj dokumenty rozliczeniowe (patrz rozdzia Utworzenie dokumentu). 3. ZmieL zakres numerów dla dokumentów rozliczeniowych na taki, dla jakiego musisz przygotowat dokumenty rozliczeniowe np (patrz rozdzia Zmiana zakresu numerów dokumentów rozliczeniowych w Podrczniku administratora ). 4. Utwórz dokumenty z identyfikatorami z kolejnego zakresu numerów identyfikatorów i zweryfikuj je (patrz rozdzia Utworzenie dokumentu). Przygotowane w ten sposób dokumenty koryguj&ce naley dodat do zestawu i po zweryfikowaniu przekazat do ZUS w postaci elektronicznej lub papierowej. Dokumenty rozliczeniowe z rónych przedziaów identyfikatorów mona wysyat do ZUS w jednym zestawie dokumentów. 52 Podrcznik uytkownika

53 4.8 Jak tworzy i wysy a dokumenty z ró'nych okresów rozliczeniowych? Poniej zosta omówiony tryb pracy podczas przygotowywania i wysyania do ZUS dokumentów z rónych okresów rozliczeniowych. Dotyczy to sytuacji, kiedy uytkownik sporz&dza dokumenty za bie&cy okres rozliczeniowy oraz korekty dokumentów za poprzednie miesi&ce. Aby sprawnie przygotowat dokumenty rozliczeniowe za bie&cy okres i korekty za miesi&ce poprzednie: 1. W ustawieniach programu zmiel okres rozliczeniowy na bie&cy (czyli wybierz miesi&c i rok za jaki chcesz sporz&dzat dokumenty rozliczeniowe) (patrz rozdzia Zmiana okresu rozliczeniowego w Podrczniku administratora ). 2. Utwórz (patrz rozdzia Utworzenie dokumentu) lub wczytaj z systemu zewntrznego (patrz rozdzia 5.5 Import dokumentów) dokumenty rozliczeniowe za bie&cy okres. 3. Zweryfikuj poprawno?t utworzonych dokumentów i wprowad< w nich ewentualne poprawki. 4. Za pomoc& Kreatora dokumentów rozliczeniowych przygotuj dokumenty koryguj&ce za poprzednie miesi&ce i wprowad< w nich stosowne korekty (patrz rozdzia Kreator dokumentów rozliczeniowych). 5. W kompletach koryguj&cych oznacz raporty, które zostay skorygowane statusem Do Wysyki (patrz rozdzia Oznaczanie raportów imiennych do wysyki). 6. W widoku Dokumenty wprowadzone zaznacz przygotowane dokumenty (za kady okres rozliczeniowy osobno) i do&cz je do zestawu, (patrz rozdzia Dodawanie dokumentów do zestawu). Wysanie kompletów dokumentów za dany okres w osobnych zestawach uatwi wyszukanie tych zestawów. Zalecane jest nadawanie zestawom nazw pozwalaj&cych na identyfikacj ich zawarto?ci np. dla dokumentów o identyfikatorze nazwa moe byt KOREKTA PA\DZIERNIK 2003r. Przygotowany w ten sposób zestaw dokumentów po zweryfikowaniu przeka do ZUS w postaci elektronicznej lub papierowej. Zadania uytkownika 53

54 4.9 Jak przygotowa i wys a zestaw dokumentów? Przygotowanie i wysanie zestawu dokumentów skada si z trzech etapów: utworzenie zestawu i do&czenie do niego zaimportowanych i zweryfikowanych dokumentów, przekazanie ich do ZUS w postaci wydruku lub za pomoc& przekazu elektronicznego, rejestracja potwierdzenia przekazania tych dokumentów do ZUS Jak przygotowa dokumenty do wys ania? Po utworzeniu lub zaimportowaniu dokumentów naley je zweryfikowat. Je?li weryfikacja wykazaa bdy, wówczas naley dokumenty bdne poprawit. Je?li wysyasz zestaw zawieraj&cy koryguj&ce raporty imienne, oznacz statusem Do wysyki raporty, które zostay faktycznie skorygowane (patrz Oznaczanie raportów imiennych do wysyki). Je?li weryfikacja dokumentów zakolczya si bez bdu, wówczas naley: 1. UtworzyT nowy zestaw (patrz rozdzia Utworzenie nowego zestawu dokumentów) lub w widoku Dokumenty wprowadzone dodaj dokumenty do zestawu (patrz rozdzia Dodawanie dokumentów do zestawu). 2. Do&czyT do zestawu pozostae zweryfikowane dokumenty. 3. ZapisaT zestaw dokumentów. W efekcie powstanie zestaw dokumentów zawieraj&cy dokumenty gotowe do wysyki. Je?li dokumenty posiadaj& bdy krytyczne nie mog& byt wysyane do ZUS Jak wydrukowa zestaw dokumentów i przekaza w postaci papierowej? Patnicy skadek rozliczaj&cy skadki za nie wicej ni 5 osób mog& przekazywat dokumenty ubezpieczeniowe w postaci wydruku z programu PATNIK. Aby przygotowat do przekazania poprawne dokumenty, naley je umie?cit w zestawie dokumentów, a nastpnie wysat, wybieraj&c jako metod przekazania do ZUS wydruk. Aby wydrukowat zestaw dokumentów w postaci pozwalaj&cej na przekazanie do ZUS: 1. Ustaw w parametrach przekazu elektronicznego jako metod przekazywania dokumentów do ZUS - Wydruk (patrz rozdzia Podrcznik administratora rozdzia Konfiguracja przekazu elektronicznego). 2. Wy?lij wybrany zestaw dokumentów do ZUS (patrz rozdzia Wysanie zestawu dokumentów). 3. Po dostarczeniu dokumentów do ZUS oznacz zestaw jako potwierdzony (patrz Oznaczanie zestawu jako Potwierdzony). 54 Podrcznik uytkownika

55 4.9.3 Jak przyst,pi do elektronicznej komunikacji z ZUS? Aby przyst&pit do elektronicznej komunikacji z ZUS, patnik musi posiadat: komputer zgodny z wymaganiami (patrz Podrcznik administratora), internetow& skrzynk pocztow&, zainstalowany program PATNIK, Wersj instalacyjn& programu PATNIK mona uzyskat w ZUS, u dystrybutorów oprogramowania wyznaczonych przez ZUS lub pobrat ze strony internetowej ZUS certyfikat swojego klucza publicznego z Centrum Certyfikacji dla ZUS. Sposób uzyskania certyfikatu oraz zadania uytkownika zwi&zane z realizacj& wszystkich procedur certyfikacyjnych: wydania certyfikatu, odnowienia certyfikatu, uniewanienia certyfikatu, weryfikacji certyfikatu, udostpnienia certyfikatu, wymiany listów opisane zostay w osobnym dokumencie Zasady komunikacji pomidzy patnikiem, Centrum Certyfikacji i Punktem Rejestracji dostarczanym wraz z niniejsz& dokumentacj& uytkow& Jak wys a zestaw dokumentów do ZUS? Zestawy dokumentów mog& byt przekazywane do ZUS w postaci elektronicznej na kilka sposobów: za pomoc& funkcji automatycznego wysyania dokumentów w programie PATNIK, przy wykorzystaniu otwieranej standardow& przegl&dark& internetow& strony WWW, za pomoc& poczty elektronicznej, poprzez pyty CD przekazywane do najbliszej jednostki ZUS. Dokumenty przekazywane w postaci elektronicznej s& zaszyfrowane (za pomoc& certyfikatu ZUS) i podpisane (za pomoc& klucza prywatnego patnika). Jeeli za pomoc& swojego certyfikatu patnika chcesz przekazat dokumenty innego patnika (i jeste? do tego upowaniony), musisz w programie pracowat jako podmiot upowa,niony. W takiej sytuacji powiniene? wykorzystat funkcj wysyania dokumentów wielu patników (patrz rozdzia Wysyanie zestawów dokumentów wielu patników). Aby sporz&dzit przesyk do ZUS, patnik musi posiadat wany certyfikat swojego klucza publicznego oraz odpowiadaj&cy mu klucz prywatny. Konieczne jest równie posiadanie w programie aktualnego certyfikatu ZUS. Zadania uytkownika 55

56 Certyfikat klucza publicznego ZUS jest zarejestrowany w wersji instalacyjnej programu. Jest on równie automatycznie rejestrowany w programie podczas rejestrowania decyzji z CA lub potwierdzenia z PR. W wypadku zmiany certyfikatu ZUS mona go uzyskat wykorzystuj&c funkcj pobierania w programie lub pobrat przy uyciu standardowej przegl&darki WWW ze strony Po wysaniu zestawu dokumenty otrzymuj& status Wys-any i pozostaj& w nim a do momentu rejestracji potwierdzenia z ZUS. Kady plik z dokumentami przesany do ZUS otrzymuje identyfikator potwierdzenia. Identyfikator posuy do pobrania potwierdzenia przesania pliku z dokumentami do ZUS. Bez niego pobranie potwierdzenia nie bdzie moliwe. Sposób przekazywania przesyki za pomoc& rónych metod (oraz sposób, w jaki uytkownik otrzyma identyfikator potwierdzenia) przedstawiony zosta w kolejnych podrozdziaach. ZUS po otrzymaniu przesyki: weryfikuje j& pod wzgldem formalnym, tj.: deszyfruje, sprawdza podpis elektroniczny patnika oraz autentyczno?t i nienaruszalno?t dokumentu, sprawdza pod wzgldem merytorycznym przesane przez patnika dokumenty ubezpieczeniowe, tworzy i udostpnia patnikom potwierdzenia otrzymania dokumentów oraz poprawno?ci ich struktury. Potwierdzenie zawiera informacje o tym, czy przesany plik zosta poprawnie przyjty, czy te wykryto w nim jakie? bdy (formalne b&d< merytoryczne). Potwierdzenie jest opatrzone podpisem elektronicznym ZUS. Sposób pobierania potwierdzenia opisany zosta w rozdziale Jak potwierdzit elektroniczne przekazanie dokumentów do ZUS? Jak wys a dokumenty bezpo>rednio z programu? Program PATNIK umoliwia automatyczne przekazywanie do ZUS przygotowanych zestawów dokumentów oraz pobieranie potwierdzel dla tych zestawów. Przesyanie dokumentów do ZUS drog& elektroniczn& przy wykorzystaniu programu PATNIK wymaga zainstalowanego i wa?ciwie skonfigurowanego modemu lub dostpu do Internetu przez siet korporacyjn&. Aby wysat zestaw dokumentów bezpo?rednio z programu: 1. Ustaw w parametrach przekazu elektronicznego opcj automatycznego wysyania oraz wybierz serwer, do którego maj& byt przekazane dokumenty (patrz rozdzia Okre-lenie sposobu przekazywania dokumentów do ZUS w Podrczniku administratora ). 2. Uruchom funkcj wysyania dla wybranego zestawu dokumentów (patrz rozdzia Wysanie zestawu dokumentów). 3. Po przekazaniu dokumentów do ZUS identyfikator potwierdzenia zostanie automatycznie pobrany i zapisany w programie. 56 Podrcznik uytkownika

57 Po wysaniu dokumentów bezpo?rednio z programu moesz pobrat potwierdzenie równie z programu PATNIK lub korzystaj&c z odpowiedniej strony internetowej (tej samej, na któr& wysane zostay dokumenty ubezpieczeniowe) patrz rozdzia Jak potwierdzit elektroniczne przekazanie dokumentów do ZUS? Jak przekaza dokumenty przy wykorzystaniu WWW? Przesyanie dokumentów do ZUS drog& elektroniczn& przy wykorzystaniu WWW wymaga zainstalowanego i wa?ciwie skonfigurowanego modemu lub dostpu do Internetu przez siet korporacyjn& oraz zainstalowania przegl&darki internetowej. Aby przekazat zestaw dokumentów przy wykorzystaniu WWW: 1. Ustaw w parametrach przekazu elektronicznego opcj samodzielnego przekazywania dokumentów z wykorzystaniem WWW (patrz rozdzia Okre-lenie sposobu przekazywania dokumentów do ZUS w Podrczniku administratora ). 2. Uruchom funkcj wysyania dla wybranego zestawu dokumentów (patrz rozdzia Wysanie zestawu dokumentów). 3. Sprawd<, czy w katalogu wybranym podczas realizacji funkcji wysyania istnieje plik zawieraj&cy przygotowany do wysania zestaw dokumentów ubezpieczeniowych (plik o rozszerzeniu *.szyfr). 4. Po&cz si z serwerem, na który chcesz wysat zestaw dokumentów. Adresy stron internetowych, na które patnik moe przekazywat dokumenty ubezpieczeniowe oraz z których naley pobierat potwierdzenia: Wymienione strony WWW przeznaczone s& do wysyania tylko dokumentów elektronicznych wygenerowanych przez program PATNIK. Przesanie do ZUS dokumentów wygenerowanych przez inn& aplikacj spowoduje, e zostan& one odrzucone (informacja o odrzuceniu dokumentów zostanie umieszczona w potwierdzeniu). 5. Wybierz odno?nik Strona wysyania dokumentów elektronicznych do ZUS. 6. W polu przeznaczonym do wskazania pliku wpisz pen&?ciek dostpu i nazw pliku, który chcesz wysat, lub wska ten plik, korzystaj&c z przycisku Przegl"daj. 7. Wprowad< do programu PATNIK identyfikator potwierdzenia (patrz rozdzia Wprowadzenie identyfikatora potwierdzenia). Identyfikator potwierdzenia zostanie wy?wietlony na ekranie po zakolczeniu transmisji pliku. Identyfikator ten naley zapisat w programie. Posuy on do pobrania potwierdzenia przesania pliku z dokumentami do ZUS. Bez tego identyfikatora pobranie potwierdzenia nie bdzie moliwe. Po wysaniu dokumentów moesz pobrat potwierdzenie z programu PATNIK lub korzystaj&c z odpowiedniej strony internetowej (tej samej, na któr& wysane zostay dokumenty ubezpieczeniowe) patrz rozdzia Jak potwierdzit elektroniczne przekazanie dokumentów do ZUS? Zadania uytkownika 57

58 Jak przes a dokumenty przy wykorzystaniu poczty elektronicznej? Uytkownicy przekazuj&cy do ZUS dokumenty ubezpieczeniowe za pomoc& poczty elektronicznej musz& miet dostp do konta przez modem lub siet korporacyjn&. Ze wzgldu na bezpieczelstwo i integralno?t (pewno?t, e dokumenty ubezpieczeniowe nie zostay zmienione) przekazywanych dokumentów ubezpieczeniowych nie naley uywat do komunikacji z ZUS kont pocztowych zaoonych na darmowych serwerach. Przygotowane zestawy dokumentów ubezpieczeniowych mona przesyat do ZUS za pomoc& poczty elektronicznej w postaci: za&cznika do wiadomo?ci pocztowej, tekstu wklejonego do wiadomo?ci pocztowej (jako tre?t wiadomo?ci). Decyduj&c o sposobie przekazania przygotowanego pliku do ZUS naley zdawat sobie spraw z tego, e programy pocztowe cechuj& si pewnymi ograniczeniami. Dlatego te, do przesyania do ZUS pliku przygotowanego w postaci zacznika do wiadomoci pocztowej zaleca si korzystnie z nastpuj&cych programów pocztowych: Mail Control, Netscape Messanger, Microsoft Outlook, Outlook express, Pegasus. Korzystanie z innych programów pocztowych przy przesyaniu do ZUS dokumentów w postaci za&cznika do wiadomo?ci pocztowych moe powodowat bdy. Do przesyania do ZUS dokumentów jako tekstu wklejonego do wiadomoci pocztowej (jako tre wiadomoci) mona uywat wszystkich programów, które potrafi& przesat tre?t wiadomo?ci jako Plain Text (np. Lotus Notes, Outlook i inne). Aby przekazat zestaw dokumentów przy wykorzystaniu poczty elektronicznej: 1. Ustaw w parametrach przekazu elektronicznego opcj samodzielnego przekazywania dokumentów z wykorzystaniem poczty elektronicznej (odpowiednio jako tre?t wiadomo?ci lub za&cznik) patrz Okre-lenie sposobu przekazywania dokumentów do ZUS w Podrczniku administratora. 2. Uruchom funkcj wysyania dla wybranego zestawu dokumentów (patrz rozdzia Wysanie zestawu dokumentów). 3. Sprawd<, czy w katalogu wybranym podczas realizacji funkcji wysyania istnieje plik zawieraj&cy przygotowany do wysania zestaw dokumentów ubezpieczeniowych (plik o rozszerzeniu *.szyfr). 4. W aplikacji pocztowej stwórz now& wiadomo?t i (w zaleno?ci od tego, jaki sposób wysyania zosta wybrany): 58 Podrcznik uytkownika

59 do&cz do niej jako za&cznik plik zawieraj&cy przygotowane dokumenty lub wklej do niej jako tre?t ca& zawarto?t przygotowanego pliku. Przesanie do ZUS wiadomo?ci pocztowej z zestawem dokumentów wklejonym jako tre wiadomoci (nie jako za&cznik do wiadomo?ci) zapobiega automatycznym modyfikacjom ich podpisu elektronicznego dokonywanym przez niektóre serwery komunikacyjne, po?rednicz&ce w drodze do ZUS. Modyfikacja podpisu powoduje odrzucenie w ZUS przesanych dokumentów. Sposób przygotowania elektronicznej wiadomo?ci pocztowej zawieraj&cej dokumenty ubezpieczeniowe wklejone jako jej tre?t: 1. Otwórz przygotowany plik (np. w programie Notepad). 2. Zaznacz wszystko i nastpnie skopiuj (CTRL+C) zaznaczon& zawarto?t do schowka. 3. Przejd< do programu pocztowego i wklej (CTRL+V) skopiowan& wcze?niej zawarto?t do stworzonej wiadomo?ci pocztowej. 5. Wy?lij przygotowan& wiadomo?t na odpowiedni adres. Adresy poczty elektronicznej, na które patnik moe przekazywat dokumenty ubezpieczeniowe to: dokumenty@dokumenty.warszawa.zus.pl dokumenty@dokumenty.gdansk.zus.pl dokumenty@dokumenty.wroclaw.zus.pl Adresy te przeznaczone s& do wysyania tylko dokumentów elektronicznych wygenerowanych przez program PATNIK. Przesanie do ZUS dokumentów wygenerowanych przez inn& aplikacj spowoduje, e zostan& one odrzucone (informacja o odrzuceniu dokumentów zostanie umieszczona w potwierdzeniu). Wprowad< do programu Patnik identyfikator potwierdzenia (patrz rozdzia Wprowadzenie identyfikatora potwierdzenia). Identyfikator potwierdzenia znajduje si w pliku, który uytkownik otrzymuje po odebraniu przez ZUS wiadomo?ci. Plik ten naley edytowat, skopiowat identyfikator potwierdzenia i zapisat w programie PATNIK. Identyfikator posuy do pobrania potwierdzenia przesania pliku z dokumentami do ZUS. Bez niego pobranie potwierdzenia nie bdzie moliwe. Po wysaniu dokumentów moesz pobrat potwierdzenie z programu PATNIK lub korzystaj&c z odpowiedniej strony internetowej (odpowiadaj&cej adresowi, na który wysane zostay dokumenty ubezpieczeniowe) patrz rozdzia Jak potwierdzit elektroniczne przekazanie dokumentów do ZUS? Jak przekaza dokumenty na p ycie CD? Jednym ze sposobów przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych do ZUS jest dostarczenie ich na no?niku CD. Korzystanie z tej drogi przekazywania danych moliwe jest po otrzymaniu zgody z ZUS. Aby przygotowat pyty CD z odpowiednimi dokumentami ubezpieczeniowymi, które mog& byt przekazane do ZUS: 1. Ustaw w parametrach przekazu elektronicznego opcj przekazywania dokumentów na pytach CD (patrz Okre-lenie sposobu przekazywania dokumentów do ZUS w Podrczniku administratora ). 2. Uruchom funkcj wysyania dla wybranego zestawu dokumentów (patrz rozdzia Wysanie zestawu dokumentów). Zadania uytkownika 59

60 3. Sprawd<, czy w katalogu wybranym podczas realizacji funkcji wysyania istnieje plik zawieraj&cy przygotowany do wysania zestaw dokumentów ubezpieczeniowych (plik o rozszerzeniu *.szyfr). 4. Nagraj przygotowany dokument elektroniczny na pyt CD. Nagrywanie na pyt CD odbywa si przy wykorzystaniu oprogramowania dostarczanego wraz z nagrywark&. Oprogramowanie takie nie jest elementem programu PATNIK Jak potwierdzi elektroniczne przekazanie dokumentów do ZUS? Potwierdzenie przekazania dokumentów oznacza, e dokument fizycznie zosta dostarczony do ZUS i jego zawarto?t informacyjna nie moe ulegat zmianie. Je?li okae si jednak, e w dokumencie naley wykonat poprawki (np. nieprawidowo zostaa naliczona kwota podstawy lub skadki) wówczas naley przygotowat nowy (koryguj&cy) dokument zgodnie z zasadami korygowania dokumentów ubezpieczeniowych i w nowym zestawie przekazat go do ZUS. Dokumenty przekazane do ZUS w postaci wydruków naley potwierdzit zmieniaj&c ich status (oznaczaj&c zestawy jako potwierdzone) w programie PATNIK. Dokumenty przekazane w postaci elektronicznej naley potwierdzit przez pobranie i zarejestrowanie w programie PATNIK elektronicznego potwierdzenia z ZUS. W efekcie potwierdzenia dokumenty przechodz& w stan Potwierdzony. Dokumenty, które uzyskay potwierdzenie dorczenia do ZUS nie mog& zostat usunite z Rejestru dokumentów. Odbieranie Program PATNIK umoliwia automatyczne pobieranie elektronicznych potwierdzel z ZUS. Do pobrania potwierdzenia (zarówno przy wykorzystaniu strony WWW, jak i funkcji automatycznego pobierania w programie PATNIK) niezbdne jest posiadanie identyfikatora potwierdzenia otrzymanego po przekazaniu przesyki do ZUS. potwierdzel przekazanych dokumentów wymaga posiadania zainstalowanego i wa?ciwie skonfigurowanego modemu lub dostpu do Internetu przez siet korporacyjn&. Jeeli zestaw dokumentów przekazany do ZUS zosta poprawnie przygotowany w aktualnej wersji programu PATNIK, do pobrania przez uytkownika przygotowywane jest tylko potwierdzenie. Jeeli natomiast zestaw dokumentów zawiera bdy, oprócz potwierdzenia wygenerowana moe byt równie informacja o tych bdach (plik z ostrzeeniami). 60 Podrcznik uytkownika

61 Potwierdzenie naley zarejestrowat w programie PATNIK (w przypadku pobierania potwierdzenia bezpo?rednio z programu jest ono automatycznie rejestrowane). Naley zapoznat si równie z tre?ci& pliku z opisem bdów. Plik ten mona zarejestrowat razem z potwierdzeniem lub wy?wietlit w aplikacji Notatnik (Notepad) i uwanie przeczytat. Zalecane jest, aby zestawy dokumentów o statusie Potwierdzony byy przenoszone do archiwum (patrz Podrcznik administratora rozdzia Archiwizacja zestawu dokumentów). Dotyczy to w szczególno?ci tych patników, którzy maj& duo ubezpieczonych i robi& wiele korekt dokumentów rozliczeniowych, a zawsze importuj& dokumenty z systemów zewntrznych. Jeeli korekty dokumentów rozliczeniowych s& przygotowywane za pomoc& Kreatora dokumentów rozliczeniowych, to naley archiwizowat zestawy o poprzednim numerze identyfikatora. Dziaanie takie ma na celu zmniejszenie wielko?ci roboczej bazy danych i popraw jej wydajno?ci Jak pobra potwierdzenie bezpo>rednio z programu PATNIK? Aby pobrat potwierdzenie z ZUS bezpo?rednio z programu: 1. Zaznacz zestaw dokumentów, który chcesz potwierdzit (wybrany zestaw musi miet status Wys-any i miet zarejestrowany identyfikator potwierdzenia). 2. Pobierz potwierdzenie (patrz rozdzia Pobieranie potwierdzenia). Potwierdzenie zostanie pobrane i automatycznie zarejestrowane w programie. Jeeli przekazany zestaw dokumentów zawiera bdy i udostpniony zosta dodatkowo plik z opisem bdów, plik ten jest równie pobierany i zapisywany na dysku we wskazanej lokalizacji. Tre?T pliku jest wy?wietlana w programie PATNIK. Plik ten mona równie odczytat w aplikacji Notatnik (Notepad). Zadania uytkownika 61

62 Jak pobra potwierdzenie przy wykorzystaniu WWW? Odbieranie potwierdzel przy wykorzystaniu WWW wymaga zainstalowania przegl&darki internetowej. Aby pobrat potwierdzenie z ZUS przy wykorzystaniu WWW: 1. Po&cz si z serwerem, na który zosta wysany zestaw dokumentów. Adresy stron internetowych, na które patnik moe przekazywat dokumenty ubezpieczeniowe oraz z których moe pobierat potwierdzenia: Wybierz odno?nik Strona pobierania potwierdzenia wysania dokumentów elektronicznych do ZUS. 3. Na wybranej stronie w polu Identyfikator potwierdzenia wprowad< identyfikator potwierdzenia i kliknij przycisk Pobierz. Jeeli zestaw wysany przez patnika nie zawiera b%dów: 4. Po poprawnym podaniu identyfikatora potwierdzenia wy?wietlone zostanie pytanie, gdzie ma zostat zapisany plik potwierdzenia. Wska dowolne miejsce na dysku i kliknij przycisk Zapisz. 5. Zapisane potwierdzenie zarejestruj w programie PATNIK (patrz rozdzia Rejestrowanie potwierdzenia). Jeeli zestaw wysany przez patnika zawiera b%dy: 6. Po poprawnym podaniu identyfikatora potwierdzenia wy?wietlona zostanie kolejna strona su&ca do pobrania pliku potwierdzenia i pliku z informacj& o bdach. 7. W celu pobrania potwierdzenia kliknij przycisk Pobierz plik potwierdzenia. Wy?wietlone zostanie pytanie, gdzie ma zostat zapisany plik potwierdzenia. Wska dowolne miejsce na dysku i kliknij przycisk Zapisz. 8. Zapisane potwierdzenie zarejestruj w programie PATNIK (patrz rozdzia Rejestrowanie potwierdzenia). 9. W celu pobrania pliku z opisem bdów kliknij przycisk Pobierz plik informacyjny. Wy?wietlone zostanie pytanie, gdzie ma zostat zapisany plik z opisem bdów. Wska dowolne miejsce na dysku i kliknij przycisk Zapisz. 10. Zapisany plik z opisem bdów odczytaj w programie Notatnik (Notepad) systemu Windows. Je?li dla podanego identyfikatora nie udaje si pobrat potwierdzenia, naley sprawdzit, czy identyfikator jest poprawny (taki sam jak identyfikator wy?wietlony po zakolczeniu transmisji pliku lub otrzymany po wysaniu dokumentów przez ). Je?li identyfikator jest poprawny i nie udaje si pobrat potwierdzenia, oznacza to, e wysany do ZUS plik z dokumentami nie zosta jeszcze przetworzony. Naley wówczas spróbowat pobrat potwierdzenie w pó<niejszym terminie lub skontaktowat si z administratorem przekazu elektronicznego. 62 Podrcznik uytkownika

63 4.10 Jak przekazywa dokumenty innych p atników? Ka'dy za siebie Program PATNIK moe byt wykorzystywany do elektronicznej komunikacji z ZUS na róne sposoby: patnik tworzy i przesya do ZUS tylko wasne dokumenty, jeden z patników (podmiot upowaniony) tworzy i przesya do ZUS dokumenty swoje i innych patników. Scenariusze postpowania w kadym z tych przypadków opisane s& w nastpnych podrozdziaach. Sytuacja taka ma miejsce wówczas, gdy kady z patników posuguje si wasnym certyfikatem do elektronicznej wymiany danych z ZUS, tzn. dla kadego kontekstu patnika zarejestrowany jest certyfikat tego patnika uywany do podpisywania przesyek. W szczególnym wypadku w programie PATNIK moe byt tylko jeden kontekst patnika i jeden zarejestrowany certyfikat patnika. Aby wysyat do ZUS swoje dokumenty: 1. Utwórz kontekst patnika (patrz rozdzia Wprowadzenie danych patnika) i uzupenij dane patnika. 2. Zarejestruj certyfikat patnika (patrz rozdzia Rejestracja certyfikatu) lub, jeeli go nie posiadasz, przeprowad< procedur wydania certyfikatu (patrz opis procedury w poradniku Zasady komunikacji pomidzy patnikiem, Centrum Certyfikacji i Punktem Rejestracji ). Jeeli jedna instancja programu PATNIK suyt ma kilku patnikom, kady z nich powinien wykonat powysze kroki. Aby zachowat bezpieczelstwo uytkowania programu, kady z nich moe pracowat jako inny uytkownik, posiadaj&cy prawa do pracy z jednym patnikiem (patrz rozdzia Zarz&dzanie uytkownikami w Podrczniku administratora ). Po wykonaniu tych kroków moesz, pracuj&c w kontek?cie patnika, tworzyt dokumenty i zestawy dokumentów oraz wysyat je do ZUS (patrz rozdzia 4.9 Jak przygotowat i wysat zestaw dokumentów?). Do podpisywania przesyek wykorzystywany bdzie certyfikat i klucz prywatny tego patnika Podmiot upowa'niony Sytuacja ta ma miejsce wówczas, gdy jeden z patników (podmiot upowaniony) jest uprawniony do tworzenia i wysyania dokumentów innych patników. Aby przesyat do ZUS dokumenty innych patników, konieczne jest posiadanie specjalnego upowanienia. Zadania uytkownika 63

64 Podmiotem upowanionym moe byt przykadowo biuro rachunkowe rozliczaj&ce patnika. Aby wysyat do ZUS dokumenty wasne i innych patników: 1. Utwórz kontekst patnika podmiotu upowanionego (patrz rozdzia Wprowadzenie danych patnika) i uzupenij dane patnika. 2. W kartotece patnika nadaj patnikowi uprawnienia podmiotu upowanionego (patrz rozdzia Nadanie patnikowi uprawnienia podmiotu upowanionego). 3. Utwórz konteksty i uzupenij dane innych patników, dla których posiadasz upowanienie. 4. Ustaw kontekst patnika podmiotu upowanionego. 5. Zarejestruj certyfikat podmiotu upowanionego (patrz rozdzia Rejestracja certyfikatu) lub, jeeli go nie posiadasz, przeprowad< procedur wydania certyfikatu (patrz opis procedury w poradniku Zasady komunikacji pomidzy patnikiem, Centrum Certyfikacji i Punktem Rejestracji ). Po wykonaniu tych kroków moesz tworzyt i wysyat swoje dokumenty: w kontek?cie swojego patnika (podmiotu upowanionego) utwórz dokumenty i przygotuj zestaw dokumentów, wy?lij przygotowany zestaw do ZUS (patrz rozdzia Wysanie zestawu dokumentów). Moesz równie tworzyt i wysyat dokumenty innych patników, dla których posiadasz upowanienia: ustaw kontekst patnika, dla którego chcesz utworzyt i wysat dokumenty i przygotuj zestaw dokumentów do wysania, ustaw kontekst patnika podmiotu upowanionego, do wysania wykorzystaj funkcj wysyania dokumentów innych patników (patrz Obsuga dokumentów wielu patników). W obu przypadkach przesyka do ZUS zostanie podpisana certyfikatem patnika podmiotu upowanionego Jak przekaza wiadomo> do Centrum Certyfikacji? Uytkownicy przekazuj&cy wiadomo?ci do CA za pomoc& poczty elektronicznej musz& miet dostp do konta przez modem lub siet korporacyjn&. Ze wzgldu na bezpieczelstwo i integralno?t przekazywanych wiadomo?ci (pewno?t, e wiadomo?ci nie zostay zmienione), nie naley uywat do komunikacji z CA kont pocztowych zaoonych na darmowych serwerach. 64 Podrcznik uytkownika

65 Utworzone w programie PATNIK wnioski do CA mog& byt przekazywane do Centrum Certyfikacji Unizeto Certum na dwa sposoby: przy wykorzystaniu funkcji wysyania wiadomo?ci do CA bezpo?rednio z programu PATNIK (patrz Wysyanie wiadomo?ci poczt& elektroniczn&), za pomoc& aplikacji pocztowej, za pomoc& strony internetowej Decyduj&c si na przekazywanie wiadomo?ci do CA za pomoc& aplikacji pocztowej, naley uwzgldnit fakt, e wiadomo?ci do CA przesyane s& w postaci tekstu wklejonego do wiadomoci pocztowej (jako tre wiadomoci), zatem naley uywat takich programów, które potrafi& przesat tre?t wiadomo?ci jako Plain Text (np. Lotus Notes, Outlook i inne). Aby wysat wiadomo?t do CA za pomoc& aplikacji pocztowej: 1. Utwórz wniosek do CA i zapisz go w wybranej lokalizacji na dysku. 2. W aplikacji pocztowej utwórz now& wiadomo?t. Adresy wykorzystywane do komunikacji z CA: Rodzaj wiadomomci Wniosek o wydanie certyfikatu Wniosek o uniewanienie certyfikatu* Wniosek o weryfikacj certyfikatu Wniosek o udostpnienie certyfikatu List Wniosek o odnowienie certyfikatu Wniosek o uniewanienie certyfikatu* Adres w02@cabox.unet.pl w05@cabox.unet.pl w07@cabox.unet.pl w08@cabox.unet.pl w23@cabox.unet.pl w30@cabox.unet.pl w31@cabox.unet.pl * W05 wniosek bezpo?rednio do CA, W31 za po?rednictwem PR Wykaz adresów , na które naley wysyat poszczególne wnioski do CA, znajduje si w oknie dostpnym z menu Przekaz/Ustawienia przekazu elektronicznego na zakadce Adresaci wiadomoci. 3. Przenie? tre?t wniosku do CA do wiadomo?ci pocztowej. Mona to zrobit na dwa sposoby: Zapisanie wiadomo?ci do schowka: w programie PATNIK zaznacz wiadomo?t, któr& chcesz przekazat do CA, a nastpnie z menu NarzFdzia wybierz polecenie Zapisz Do schowka, przejd< do aplikacji pocztowej, wklej zawarto?t schowka do nowej wiadomo?ci (naciskaj&c klawisze CTRL+V). Zapisanie wiadomo?ci do pliku: w aplikacji su&cej do edycji tekstu (np. Notatnik (Notepad)) otwórz plik, do którego zapisana zostaa wiadomo?t do CA (plik z rozszerzeniem *.wxx), zaznacz ca& zawarto?t otwartego pliku, skopiuj j& do schowka (naciskaj&c klawisze CTRL+C), przejd< do aplikacji pocztowej, Zadania uytkownika 65

66 wklej zawarto?t schowka do nowej wiadomo?ci (naciskaj&c klawisze CTRL+V). 4. Wy?lij tak utworzon& wiadomo?t do CA. 66 Podrcznik uytkownika

67 5 Rozdzia FUNKCJE PROGRAMU Funkcje programu obejmuj&: obsug danych patnika, obsug danych ubezpieczonego, tworzenie i weryfikacj dokumentów ubezpieczeniowych, import dokumentów, w tym zasilenie inicjalne, tworzenie dokumentów patniczych, tworzenie raportów ZUS RMUA, przekaz elektroniczny. Funkcje te s& omówione w kolejnych podrozdziaach. 5.1 Obs uga danych p atnika Program PATNIK przechowuje wszystkie dane patnika w kartotece. Obsuga danych patnika sprowadza si do zasilenia kartoteki danymi identyfikacyjnymi, adresowymi oraz numerami rachunków bankowych i wysoko?ci& stopy procentowej skadki na ubezpieczenie wypadkowe (jest to pierwsza czynno?t, któr& naley wykonat w pracy z programem). Wpisanie danych patnika do kartoteki umoliwia automatyczne wypenianie ich we wszystkich rodzajach formularzy. Poza tym w kartotece patnika jest równie przechowywany zbiór informacji historycznych o danych identyfikacyjnych, je?li ulegay zmianie. Funkcje programu 67

68 Dane identyfikacyjne w kartotece patnika s& aktualizowane je?li do ZUS zosta przekazany dokument ZUS ZIPA, ZUS ZPA - zgoszenie lub ZUS ZFA - zgoszenie. Aktualizacja danych zaley od dat zawartych w dokumentach wysyanych do ZUS i od daty ostatniej zmiany danych w kartotece. W kartotece patnika na zakadce Dane identyfikacyjne w bloku Informacje o patniku s& pola Data ostatniego zgoszenia oraz Data ostatniego wyrejestrowania Wprowadzenie danych p atnika Data zgoszenia w Kartotece patnika aktualizowana jest na podstawie najpó<niejszej Daty powstania obowi&zku opacania skadek podanej na przekazanym dokumencie ZUS ZFA- -zgoszenie lub ZUS ZPA - zgoszenie. Data wyrejestrowania w Kartotece patnika aktualizowana jest na podstawie najpó<niejszej Daty wyrejestrowania podanej na przekazanym do ZUS dokumencie ZUS ZWPA. Na postawie tych dwóch dat (zgoszenia i wyrejestrowania) ustalany jest status kartoteki patnika, który prezentowany jest na pasku stanu okna Kartoteka p+atnika. Status ten zmieniany jest po uzyskaniu potwierdzenia przekazania dokumentów. Praca w programie PATNIK nie jest moliwa bez uzupenienia danych patnika w kartotece. Wprowadzenie do kartoteki danych identyfikacyjnych, adresowych oraz numerów kont bankowych i informacji o wysoko?ci stopy procentowej na ubezpieczenie wypadkowe moe nast&pit na dwa sposoby: z pliku platnik.rep lub przez wpisanie danych manualnie przy uyciu klawiatury. Aby wprowadzit dane patnika do kartoteki, naley najpierw dodat go do Rejestru patnika (patrz Podrcznik administratora rozdzia Rejestracja nowego p+atnika) - czynno?t t moe wykonat tylko administrator Import danych p atnika z pliku platnik.rep Funkcja pozwala na wczytanie danych patnika z pliku platnik.rep pochodz&cego z programu PATNIK z wersji Dane te po imporcie wy?wietlane s& na formatce ekranowej. Aby zaimportowat dane patnika z pliku platnik.rep: 1. Z menu Patnik wybierz polecenie Otwórz. 2. Na ekranie pojawi si okno Kartoteka p+atnika - z menu Patnik wybierz polecenie Importuj dane patnika. 3. Na ekranie pojawi si okno dialogowe Kreator importu danych p+atnika krok 1/4 (patrz Rysunek 17) kliknij przycisk Dalej, aby kontynuowat import danych patnika. W tym i w kadym nastpnym oknie kliknicie przycisku Anuluj spowoduje zatrzymanie wprowadzania danych patnika moesz tego dokonat w kadej chwili. 68 Podrcznik uytkownika

69 Rysunek 17. Okno dialogowe: Kreator importu danych p+atnika krok 1/4 4. W oknie dialogowym Kreator importu danych p+atnika krok 2/4 (patrz Rysunek 18) kliknij przycisk Przegl"daj i wska plik platnik.rep, który chcesz zaimportowat, a nastpnie kliknij przycisk Dalej. Import z pliku REP jest moliwy tylko w sytuacji, gdy uytkownik ma dostp do miejsca, gdzie te pliki si znajduj& oraz ma prawo do ich odczytu. Plik platnik.rep standardowo znajduje si w katalogu z danymi patnika z poprzedniej wersji programu PATNIK, np. dla patnika Gawlik Us-ugi bdzie to C:\Program Files\PROKOM Software S.A.\Program Patnika\Gawlik usugi\platnik.rep. Rysunek 18. Okno dialogowe: Kreator importu danych p+atnika krok 2/4 5. W kolejnym kroku wybierz zakres importowanych danych (patrz Rysunek 19), a nastpnie kliknij przycisk Dalej. Funkcje programu 69

70 Dane z pliku *.rep s& podzielone na nastpuj&ce grupy: dane identyfikacyjne, konta bankowe, adres siedziby, adres do korespondencji oraz stopa procentowa na ubezpieczenie wypadkowe. Uytkownik sam decyduje, czy chce zaimportowat wszystkie dane, czy tylko dane wybranego zakresu. Rysunek 19. Okno dialogowe: Kreator importu danych p+atnika krok3/4 6. Na ekranie pojawi si okno dialogowe (patrz Rysunek 20), w którym zostan& wy?wietlone dane identyfikacyjne patnika ze wskazanego pliku kliknij przycisk Zakocz, aby wprowadzit dane patnika do kartoteki i zakolczyt prac kreatora. Rysunek 20. Okno dialogowe: Kreator importu danych p+atnik 4/4 Jeeli dane patnika wy?wietlone w oknie dialogowym nie s& zgodne z danymi patnika, którego dane chcesz zaimportowat, kliknij przycisk Wstecz i wska inny plik platnik.rep lub kliknij przycisk Anuluj, aby zrezygnowat z pracy kreatora. 70 Podrcznik uytkownika

71 7. Kliknij przycisk OK w oknie komunikatu informuj&cego o zakolczeniu importu. 8. Zapisz i zamknij kartotek patnika Manualne wprowadzenie danych p atnika Funkcja umoliwia wprowadzenie poszczególnych danych patnika do kartoteki uywaj&c klawiatury. Aby wprowadzit dane patnika, wykonaj kolejno nastpuj&ce czynno?ci: 1. Z menu Patnik wybierz polecenie Otwórz. 2. Na ekranie pojawi si okno Kartoteka p+atnika zakadka Dane identyfikacyjne (patrz Rysunek 21) - wprowad< dane patnika, przejd< do kolejnych zakadek i wypenij je. Rysunek 21. Okno dialogowe: Kartoteka p+atnika 3. Kliknij przycisk Weryfikuj, aby sprawdzit poprawno?t wprowadzonych danych. Je?li wyst&piy bdy, popraw je i zweryfikuj ponownie kartotek. 4. Zapisz wprowadzone dane kliknij przycisk Zapisz i zamknij. Bdy krytyczne uniemoliwiaj& zapisanie i zamknicie kartoteki. Je?li patnik jest zakadem pracy chronionej lub aktywno?ci zawodowej, to w celu poprawnej weryfikacji dokumentów rozliczeniowych podczas wysyania do ZUS powinien zaznaczyt pole wyboru Zakad pracy chronionej lub aktywno"ci zawodowej na zakadce Dane identyfikacyjne. Funkcje programu 71

72 Dodanie stopy procentowej sk adki na ubezpieczenie wypadkowe W kartotece patnika przechowywana jest wysoko?t stopy procentowej skadki na ubezpieczenie wypadkowe, która jest pobierana do wyliczenia skadki na ubezpieczenie wypadkowe w imiennych raportach miesicznych i deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA. Dana wysoko?t stopy procentowej dotyczy tylko tego patnika, w kartotece którego si znajduje. Umoliwia to wprowadzenie dla rónych patników rónych stóp procentowych na ubezpieczenie wypadkowe. Wprowadzenie stopy procentowej na ubezpieczenie wypadkowe do kartoteki patnika jest warunkiem poprawnego wyliczania skadki na ubezpieczenie wypadkowe. Aby wprowadzit do kartoteki patnika wysoko?t stopy procentowej skadki na ubezpieczenie wypadkowe: 1. Z menu Patnik wybierz polecenie Otwórz. 2. Je?li w rejestrze dokumentów znajduj& si ju dokumenty dla danego patnika, na ekranie pojawi si komunikat (patrz Rysunek 22) - kliknij przycisk Tak, aby kontynuowat. Rysunek 22. Okno komunikatu z pytaniem o zamiar otwarcia kartoteki patnika 3. Na ekranie pojawi si okno Kartoteka p+atnika (patrz Rysunek 21) - przejd< na zakadk Inne dane i kliknij przycisk Dodaj w bloku Stopa procentowa sk-adki na ubezpieczenie wypadkowe. 4. W oknie, które pojawi si na ekranie (patrz Rysunek 23), wybierz rok skadkowy, w którym ma obowi&zywat dana stopa procentowa, oraz wpisz jej warto?t, a nastpnie kliknij przycisk OK. Rysunek 23. Okno dialogowe: Stopa procentowa sk+adki na ubezpieczenie wypadkowe 5. Kliknij przycisk Zapisz i zamknij, aby zamkn&t okno Kartoteka p+atnika. Wysoko?T stopy procentowej skadki na ubezpieczenie wypadkowe ustala si na rok skadkowy. 72 Podrcznik uytkownika

73 Je?li chcesz zmienit wysoko?t stopy procentowej skadki na ubezpieczenie wypadkowe, to na zakadce Inne dane w bloku Stopa procentowa sk-adki na ubezpieczenie wypadkowe zaznacz odpowiedni rok skadkowy, a nastpnie kliknij przycisk Otwórz i dokonaj odpowiednich zmian. Zmiana podanej stopy procentowej na ubezpieczenie wypadkowe na dany rok skadkowy wymaga skorygowania dokumentów rozliczeniowych za kady miesi&c tego roku skadkowego. Aby usun&t stop procentow& skadki na ubezpieczenie wypadkowe zaznacz odpowiedni rok skadkowy, kliknij przycisk Usu, a nastpnie potwierd< swój zamiar klikaj&c przycisk Tak w oknie komunikatu, który pojawi si na ekranie. Zmiana podanej stopy procentowej na ubezpieczenie wypadkowe na dany rok skadkowy wymaga skorygowania dokumentów rozliczeniowych za kady miesi&c tego roku skadkowego Dodawanie numerów rachunków bankowych Numery kont bankowych s& wykorzystywane przy sporz&dzaniu dokumentów patniczych - ich brak w kartotece uniemoliwia prawidowe przygotowanie przelewu. Aby dodat numer rachunku bankowego: 1. Z menu Patnik wybierz polecenie Otwórz. 2. Je?li w rejestrze dokumentów znajduj& si ju dokumenty dla danego patnika, na ekranie pojawi si komunikat (patrz Rysunek 22) kliknij przycisk Tak, aby kontynuowat. 3. Na ekranie pojawi si okno Kartoteka p+atnika (patrz Rysunek 21) - przejd< na zakadk Inne dane i kliknij przycisk Dodaj w bloku Rachunki bankowe p-atnika sk-adek. 4. W oknie Numer rachunku bankowego (patrz Rysunek 24) wybierz tytu obci&enia i wprowad< numer rachunku, a nastpnie kliknij przycisk OK, aby zaakceptowat wprowadzone dane. Program Patnik umoliwia wpisanie numeru rachunku w starym formacie (bez liczby kontrolnej) lub w nowym wedug standardu NRB. Numer rachunku bankowego zgodny ze standardem NRB zawiera 26 cyfr (pomijaj&c separatory) i jest zgodny z formatem: cc aaaa aaaa bbbb bbbb bbbb bbbb lub ccaaaaaaaabbbbbbbbbbbbbbbb. Numer rachunku bankowego w starym formacie bdzie drukowany na przelewie bankowym tworzonym w programie Patnik jak dotychczas pocz&wszy od trzeciego znaku. Natomiast dla standardu NRB, numer rachunku bankowego bdzie drukowany od pocz&tku (z uwzgldnieniem liczby kontrolnej), z pominiciem separatorów Funkcje programu 73

74 Rysunek 24. Okno dialogowe: Numer rachunku bankowego 5. Kliknij przycisk Zapisz i zamknij, aby zamkn&t okno Kartoteka p+atnika. Je?li w kartotece patnika jest wpisanych kilka numerów rachunków bankowych dla danego tytuu obci&enia np. dla ubezpieczel spoecznych, to podczas tworzenia dokumentów patniczych za pomoc& kreatora do przelewu zostanie pobrany numer, który zosta wprowadzony do kartoteki jako ostatni dla danego tytuu obci&enia Dodanie warto>ci do s owników w kartotece p atnika W programie PATNIK zostay dodane dwa atrybuty umoliwiaj&ce grupowanie ubezpieczonych. Atrybuty te mona wykorzystat szczególnie w duych firmach do grupowania swoich pracowników wedug wcze?niej okre?lonych nazw i warto?ci dla tych atrybutów. Wypenienie warto?ci atrybutów pozwala na pó<niejsze wyszukiwanie ubezpieczonych w Rejestrze wg tych atrybutów. Firma posiadaj&ca oddziay moe zmienit nazw Atrybutu 1 na Oddzia- i uzupenit list o nazwy miast, w których znajduj& si jej oddziay. Firma posiadaj&ca kilka dziaów moe atrybuty wykorzystat do pogrupowania ubezpieczonych wedug tych dziaów. Aby zmienit nazwy atrybutów: 1. Z menu Patnik wybierz polecenie Otwórz. 2. Je?li w rejestrze dokumentów znajduj& si ju dokumenty dla danego patnika, na ekranie pojawi si komunikat (patrz Rysunek 22) - kliknij przycisk Tak, aby kontynuowat. 3. Na ekranie pojawi si okno Kartoteka p+atnika (patrz Rysunek 21) - z menu NarzFdzia wybierz polecenie Sowniki. 4. W oknie S+owniki, które zostanie wy?wietlone (patrz Rysunek 25), wska atrybut, którego nazw chcesz zmienit, i kliknij przycisk Zmie nazw', a nastpnie wprowad< now& nazw. 74 Podrcznik uytkownika

75 Rysunek 25. Okno dialogowe: S+owniki 5. Kliknij przycisk Dodaj i wprowad< warto?ci odpowiednie dla tego sownika (np. patrz Rysunek 26). Rysunek 26. Okno dialogowe: S+owniki przykadowy sownik Oddzia- 6. Zaakceptuj zmiany, klikaj&c przycisk OK, zapisz i zamknij kartotek patnika. Zmienione nazwy atrybutów i ich warto?ci bd& ubezpieczonego (patrz rozdzia ). dostpne w kartotece Funkcje programu 75

76 5.1.3 Nadanie p atnikowi uprawnienia podmiotu upowa'nionego Nadanie patnikowi uprawnienia podmiotu upowanionego umoliwia wysyanie i potwierdzanie przez tego patnika dokumentów innych patników. Moliwo?T ta wykorzystywana jest najcz?ciej przez biura rachunkowe, które korzystaj&c z tej funkcji szyfruj& i wysyaj& zestawy dokumentów swoich klientów za pomoc& swojej pary kluczy (certyfikatu i klucza prywatnego). Aby nadat patnikowi uprawnienia podmiotu upowanionego: 1. Z menu Patnik wybierz polecenie Otwórz. 2. Jeeli patnik posiada ju dokumenty zawieraj&ce dane z kartoteki, to na ekranie pojawi si komunikat (patrz Rysunek 22) - kliknij przycisk Tak, aby przej?t do edycji kartoteki patnika. 3. Na ekranie pojawi si okno Kartoteka p+atnika (patrz Rysunek 27), na zakadce Dane identyfikacyjne w bloku Informacje o p-atniku zaznacz pole wyboru P-atnik jest podmiotem upowanionym do wysy-ania dokumentów w imieniu innych p-atników. 4. W efekcie dziaania funkcji w menu NarzFdzia zostan& udostpnione polecenia WyMlij dokumenty wielu patników i PotwierdN wysanie dokumentów (patrz Obsuga dokumentów wielu patników). Je?li chcesz wskazat, e patnik nie ma upowanienia do obsugi dokumentów innych patników, to odznacz pole wyboru P-atnik jest podmiotem upowanionym do wysy-ania dokumentów w imieniu innych p-atników. Rysunek 27. Okno: Kartoteka p+atnika dane patnika, który jest podmiotem upowanionym 76 Podrcznik uytkownika

77 5.1.4 Przegl,danie danych w kartotece p atnika Funkcja pozwala na przegl&danie danych patnika, które zostay zapisane w kartotece patnika. Dane patnika w kartotece s& prezentowane na zakadkach w nastpuj&cym ukadzie: Dane identyfikacyjne, Adres siedziby, Adres do korespondencji, Inne dane (stopa procentowa na ubezpieczenie wypadkowe oraz numery kont bankowych), Dane historyczne. Na zakadce Dane historyczne prezentowana jest historia zmian danych identyfikacyjnych. W podane jest, sk&d pochodz& zmiany danych, np. z dokumentu zgoszenia lub korekty czy z edycji Kartoteki patnika. Aby przej?t do przegl&dania danych patnika, wykonaj kolejno nastpuj&ce czynno?ci: 1. Z menu Patnik wybierz polecenie PokaO. 2. Na ekranie pojawi si okno z danymi identyfikacyjnymi patnika (patrz Rysunek 28) aby obejrzet inne dane, kliknij na odpowiedniej zakadce. 3. Z menu Patnik wybierz polecenie Zamknij, aby zamkn&t Kartotek& patnika. Rysunek 28. Okno robocze: Kartoteka p+atnika zakadka Dane identyfikacyjne Funkcje programu 77

78 Przegl&danie danych patnika jest moliwe równie po klikniciu na ikonie na pasku narzdzi lub z poziomu Rejestru p-atników. Po wej?ciu do Rejestru p-atników (np. przez naci?niecie klawisza F8) i wskazaniu patnika na li?cie, jego dane identyfikacyjne s& wy?wietlane w dolnej cz?ci okna, a wszystkie dane mona przegl&dat po wybraniu polecenia PokaO z menu Patnik Edycja danych p atnika Funkcja ta umoliwia edycj danych patnika. Aby przeprowadzit edycj danych patnika, wykonaj kolejno czynno?ci: 1. Z menu Patnik wybierz polecenie Otwórz. Edycja danych patnika jest równie moliwa po otwarciu kartoteki z poziomu Rejestru patników. Po wej?ciu do Rejestru p-atników (np. przez naci?nicie klawisza F8) i wskazaniu patnika na li?cie, z menu Patnik wybierz polecenie Otwórz. 2. Jeeli patnik posiada ju dokumenty zawieraj&ce dane z kartoteki, to na ekranie pojawi si komunikat (patrz Rysunek 29) - kliknij przycisk Tak, aby przej?t do edycji kartoteki patnika. Rysunek 29. Okno komunikatu z pytaniem o zamiar otwarcia kartoteki patnika 3. Na ekranie pojawi si okno z danymi patnika (patrz Rysunek 28) dokonaj zmiany danych. 4. Zweryfikuj poprawno?t wprowadzonych danych, klikaj&c przycisk Weryfikuj na pasku narzdzi. 5. Kliknij przycisk Zapisz i zamknij Weryfikacja danych p atnika Funkcja umoliwia weryfikacj danych patnika zgodnie z okre?lonymi reguami. W trakcie weryfikacji sprawdzana jest poprawno?t wypenienia pól w kartotece oraz zaleno?ci midzy polami. Funkcja pozwala na wizualizacj bdów na formatce ekranowej. Bdy weryfikacji danych patnika s& prezentowane na zakadce Wyniki weryfikacji w ukadzie: liczba porz&dkowa, numer bdu, typ bdu, blok, pole, nazwa. U dou formatki znajduje si dokadny opis bdu. 78 Podrcznik uytkownika

79 Aby zweryfikowat dane patnika: 1. Z menu Patnik wybierz polecenie Otwórz. 2. Kliknij przycisk Weryfikuj znajduj&cym si na pasku narzdzi. 3. Jeeli w wyniku procesu weryfikacji wykryte zostan& bdy danych, program automatycznie przejdzie do zakadki Wyniki weryfikacji (patrz Rysunek 30). Dwukrotne kliknicie na opisie bdu powoduje przej?cie do pola, w którym b&d wystpuje. Rysunek 30. Okno dialogowe: Kartoteka patnika - zakadka Wyniki weryfikacji Tworzenie dokumentów p atnika z poziomu kartoteki Wszystkie dokumenty patnika mona przygotowat z poziomu kartoteki patnika za pomoc& grupy polecel w menu Operacje. Dziaanie kadej z niej wymienionych funkcji kolczy si utworzeniem dokumentu. Funkcje, za pomoc& których mona utworzyt odpowiednie dokumenty patnika z poziomu kartoteki: zgoszenie patnika (ZUS ZFA lub ZUS ZPA w zaleno?ci od typu patnika), zmiana/korekta danych identyfikacyjnych patnika (ZUS ZIPA), zmiana/korekta pozostaych danych patnika (odpowiednio ZUS ZPA lub ZUS ZFA), zgoszenie/zamknicie numerów rachunków bankowych (ZUS ZBA), zgoszenie/wyrejestrowanie adresów prowadzenia dziaalno?ci (ZUS ZAA), wyrejestrowanie patnika (ZUS ZWPA), Funkcje programu 79

80 korekta wyrejestrowania patnika (ZUS ZWPA), utworzenie deklaracji rozliczeniowej (ZUS DRA) utworzenie Informacji ZUS IWA. Aby utworzyt dokument z kartoteki patnika: 1. Z menu Patnik wybierz polecenie PokaO lub Otwórz. 2. Jeeli patnik posiada ju dokumenty zawieraj&ce dane z kartoteki, to na ekranie pojawi si komunikat (patrz Rysunek 22) - kliknij przycisk Tak, aby przej?t do edycji kartoteki patnika. 3. Na ekranie pojawi si okno kartoteki patnika (patrz Rysunek 28) - wybierz z menu Operacje odpowiednie polecenie, np. Zmiana/korekta danych identyfikacyjnych patnika dla dokumentu ZUS ZIPA. 4. Na ekranie zostanie wy?wietlone okno wybranego dokumentu - wypenij odpowiednie pola w dokumencie, przechodz&c midzy kolejnymi zakadkami. Do tworzonego dokumentu zostan& przeniesione dane patnika oraz zostanie uzupeniona data wypenienia dokumentu przez wprowadzenie daty systemowej komputera. 5. Kliknij przycisk Weryfikuj, a jeeli w wyniku procesu weryfikacji zostay wykryte bdy, popraw je. Dwukrotne kliknicie na opisie bdu powoduje przej?cie do pola, w którym znajduje si b&d. 6. Kliknij przycisk Zapisz i wyjd. 5.2 Obs uga danych ubezpieczonego Program PATNIK utrzymuje dane ubezpieczonych w Rejestrze ubezpieczonych. Rejestr ubezpieczonych jest to miejsce w programie, gdzie dane wszystkich osób ubezpieczonych zebrane s& w postaci listy, przy czym dane kadego ubezpieczonego zgromadzone s& w kartotece. Kartoteka wspomaga obsug ubezpieczonych, szczególnie w zakresie przegl&dania danych oraz tworzenia dokumentów zgoszeniowych. Poza tym w kartotece przechowywany jest zbiór historycznych danych identyfikacyjnych ubezpieczonego oraz status ubezpieczonego. Status ubezpieczonego moe byt Zg-oszony lub Wyrejestrowany i ulega zmianie po potwierdzeniu dokumentów zgoszeniowych, w trakcie pracy Kreatora aktualizacji statusów ubezpieczonego lub po manualnej edycji uytkownika programu. Kady ubezpieczony, dla którego chcesz tworzyt dokumenty ubezpieczeniowe w programie PATNIK, powinien zostat dodany do Rejestru ubezpieczonych. Dane ubezpieczonych mona wprowadzit do rejestru na kilka sposobów: Manualnie (uzupeniaj&c je przy pomocy klawiatury), wykonuj&c zasilenie inicjalne, poprzez wczytanie aktualnych dokumentów ubezpieczeniowych pochodz&cych z systemów kadrowo-pacowych. Operacje zwi&zane z obsug& ubezpieczonych wywoywane s& w widoku Rejestr ubezpieczonych. 80 Podrcznik uytkownika

81 Obszar roboczy Rejestr ubezpieczonych jest dostpny po wybraniu z menu Widok polecenia Ubezpieczeni/Rejestr lub po klikniciu ikony Rejestr ubezpieczonych na zakadce Ubezpieczeni na pasku ikon, lub te po wci?niciu klawisza F2 w dowolnym widoku Zasilanie kartotek ubezpieczonych W programie PATNIK istnieje moliwo?t zasilenia rejestru ubezpieczonych na podstawie dokumentów ubezpieczeniowych zgromadzonych przez uytkownika w plikach KEDU. Dane identyfikacyjne wszystkich osób znajduj&cych si w dokumentach ubezpieczeniowych zostan& automatycznie przeniesione do rejestru ubezpieczonych podczas wykonania zasilenia inicjalnego plikami KEDU. Funkcja ta opisana jest w rozdziale 5.4 Kreator zasilania inicjalnego. Poza tym program PATNIK umoliwia uzupenienie kartotek ubezpieczonych danymi o oddziaach Narodowego Funduszu Zdrowia zgromadzonymi w plikach *.kch. Dane te mona równie wczytat za pomoc& Kreatora zasilenia inicjalnego (patrz rozdzia 5.4 Kreator zasilania inicjalnego). Zasilenie danymi z plików KEDU i KCH mona wykonat bezkontekstowo, czyli dla wszystkich patników znajduj&cych si rejestrze jednocze?nie. Warunkiem takiego trybu pracy jest wcze?niejsze wprowadzenie danych patników do Rejestru patników Dodanie ubezpieczonego do rejestru Funkcja pozwala na dodanie nowego ubezpieczonego do rejestru. Aby dodat do Rejestru ubezpieczonych now& osob ubezpieczon&: 1. Z menu Widok wybierz polecenie Ubezpieczeni/Rejestr ubezpieczonych lub na pasku ikon wybierz zakadk Ubezpieczeni, a nastpnie kliknij na ikonie Rejestr ubezpieczonych lub na klawiaturze wybierz klawisz F2 2. Z menu Program wybierz polecenie Nowy. Polecenie Nowy dostpne jest równie jako przycisk na pasku narzdzi lub w menu podrcznym, wy?wietlaj&cym si po klikniciu prawym klawiszem myszy na panelu w widoku Rejestr ubezpieczonych. Moesz równie uyt kombinacji klawiszy CTRL+N na klawiaturze. 3. Na ekranie pojawi si okno Kartoteka ubezpieczonego (patrz Rysunek 31) wprowad< dane osoby ubezpieczonej, atrybuty osoby ubezpieczonej oraz dane o oddziale Narodowego Funduszu Zdrowia. Uzupenienie Atrybutów ubezpieczonego jest moliwe po wypenieniu sowników w kartotece patnika (patrz rozdzia 5.1.2). Funkcje programu 81

82 Rysunek 31. Okno dialogowe: Kartoteka ubezpieczonego zakadka Dane identyfikacyjne 4. Po wprowadzeniu wszystkich danych kliknij przycisk Weryfikuj, aby zweryfikowat ich poprawno?t. 5. Kliknij przycisk Zapisz i zamknij, aby zapisat wprowadzone zmiany Przegl,danie danych w kartotece ubezpieczonego Funkcja pozwala na przegl&danie danych ubezpieczonego. Dane prezentowane s& na czterech zakadkach. Pierwsza z nich zawiera dane identyfikacyjne, atrybuty ubezpieczonego oraz dane o oddziale Narodowego Funduszu Zdrowia, na dwóch kolejnych s& dane adresowe (adres zameldowania, zamieszkania oraz adres do korespondencji). Na czwartej zakadce jest zbiór historycznych danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej. Dane historyczne prezentowane s& w postaci listy, gdzie kolejne wiersze odzwierciedlaj& kolejne modyfikacje danych identyfikacyjnych ubezpieczonego. Zmiany mog& wynikat z edycji danych w kartotece lub wystawienia odpowiedniego dokumentu - podstawa zmian wy?wietlana jest (patrz Rysunek 32). Aby przej?t do przegl&dania danych ubezpieczonego: 1. Z menu Widok wybierz polecenie Ubezpieczeni/Rejestr ubezpieczonych. 2. Wska ubezpieczonego, którego dane chcesz przegl&dat, i z menu Program wybierz polecenie PokaO. 82 Podrcznik uytkownika

83 Polecenie PokaO dostpne jest równie na pasku narzdzi lub w menu kontekstowym, wy?wietlaj&cym si po klikniciu prawym klawiszem myszy. 3. Na ekranie pojawi si okno z danymi identyfikacyjnymi ubezpieczonego (patrz Rysunek 33). 4. Z menu Ubezpieczony wybierz polecenie Zamknij. Rysunek 32. Okno robocze: Kartoteka ubezpieczonego zakadka Historyczne Edycja danych ubezpieczonego Funkcja umoliwia edycj danych identyfikacyjnych ubezpieczonego. Aby przeprowadzit edycj danych osoby ubezpieczonej, wykonaj kolejno czynno?ci: 1. Z menu Widok wybierz polecenie Ubezpieczeni /Rejestr ubezpieczonych. 2. Wska ubezpieczonego, którego dane chcesz zmienit, i z menu Program wybierz polecenie Otwórz. Polecenie Otwórz dostpne jest równie na pasku narzdzi lub w menu kontekstowym, wy?wietlaj&cym si po klikniciu prawym klawiszem myszy. 3. Na ekranie pojawia si okno z danymi ubezpieczonego (patrz Rysunek 33) dokonaj zmiany odpowiednich danych. Funkcje programu 83

84 Atrybuty ubezpieczonego Rysunek 33. Okno robocze: Kartoteka ubezpieczonego 4. Zweryfikuj poprawno?t wprowadzonych zmian, klikaj&c przycisk Weryfikuj na pasku narzdzi. Je?li w wyniku procesu weryfikacji zostan& wykryte bdy, popraw je. Dwukrotne kliknicie na opisie bdu powoduje przej?cie do pola, w którym znajduje si b&d. 5. Kliknij przycisk Zapisz i zamknij. W kartotece ubezpieczonego w bloku Atrybuty osoby ubezpieczonej zostay dodane dwa pola Atrybut 1 oraz Atrybut 2. Pola te maj& postat listy i mog& zostat wykorzystane jako dodatkowe parametry podczas pracy w rejestrze ubezpieczonych. Po instalacji programu PATNIK brak jest warto?ci dostpnych dla tych atrybutów, dlatego, aby móc z nich korzystat, naley te warto?ci uzupenit (patrz rozdzia Dodanie warto?ci do sowników w kartotece patnika). Atrybuty ubezpieczonego pozwalaj& na grupowanie ubezpieczonych wedug dwóch kategorii, przy czym w kadej kategorii jest lista dostpnych warto?ci, któr& uytkownik moe sam uzupeniat. Atrybuty uatwiaj& wyszukiwanie ubezpieczonych w celu wykonania niektórych operacji, np. tworzenie dokumentów, tworzenie dokumentów ZUS RMUA, 84 Podrcznik uytkownika

85 Aby przyporz&dkowat ubezpieczonego do wybranej grupy: 1. Je?li wcze?niej nie zostay zdefiniowane warto?ci dla atrybutów ubezpieczonego, przejd< do sownika i wprowad< je (patrz rozdzia Dodanie warto?ci do sowników w kartotece patnika). 2. Z menu Widok wybierz polecenie Ubezpieczeni /Rejestr ubezpieczonych. 3. Wska ubezpieczonego, dla którego chcesz okre?lit wybrane atrybuty, i z menu Program wybierz polecenie Otwórz. 4. Na ekranie pojawi si okno z danymi ubezpieczonego. W bloku Atrybuty osoby ubezpieczonej wybierz z listy odpowiedni& warto?t atrybutu (patrz Rysunek 34). Rysunek 34. Okno Kartoteka ubezpieczonego przykadowe wprowadzenie atrybutów osoby ubezpieczonej 5. Zweryfikuj poprawno?t wprowadzonych zmian, klikaj&c przycisku Weryfikuj na pasku narzdzi. 6. Kliknij przycisk Zapisz i zamknij Weryfikacja danych ubezpieczonego Funkcja umoliwia weryfikacj danych w Kartotece ubezpieczonych. Funkcja moe byt wywoana zarówno dla pojedynczego ubezpieczonego, jak i dla grupy. W trakcie weryfikacji sprawdzana jest poprawno?t pól wypenionych w kartotece (dotyczy to w szczególno?ci danych identyfikacyjnych) oraz zaleno?ci midzy polami. Wynikiem weryfikacji jest raport, który zawiera list wykrytych bdów (je?li takie istniej&) wraz z ich opisem i nazw& bdnego pola. Funkcje programu 85

86 Aby zweryfikowat dane ubezpieczonego: 1. Z menu Widok wybierz polecenie Ubezpieczeni /Rejestr ubezpieczonych. 2. W obszarze roboczym Rejestr ubezpieczonych wska z listy ubezpieczonego, którego dane chcesz zweryfikowat, i z menu Program wybierz polecenie Otwórz. Polecenie Otwórz dostpne jest równie na pasku narzdzi lub w menu kontekstowym, wy?wietlaj&cym si po klikniciu prawym klawiszem myszy. 3. Na ekranie pojawi si okno z danymi ubezpieczonego (patrz Rysunek 33) kliknij przycisk Weryfikuj. 4. Jeeli w wyniku procesu weryfikacji zostay wykryte bdy, to s& one prezentowane na zakadce Wyniki weryfikacji. Dwukrotne kliknicie na opisie bdu powoduje przej?cie do pola, w którym znajduje si b&d. Popraw wykryte bdy. 5. Zapisz zmiany, klikaj&c przycisk Zapisz i zamknij Usunicie danych ubezpieczonego Funkcja umoliwia usunicie danych ubezpieczonego z Rejestru ubezpieczonych. Ubezpieczonego mona usun&t tylko wtedy, gdy nie ma dla niego dokumentów o statusie Wysany, Potwierdzony. Jeeli dla ubezpieczonego s& przygotowane dokumenty w stanie Wprowadzony lub istniej& dokumenty o statusie Historyczny, to naley najpierw usun&t te dokumenty, a nastpnie kartotek ubezpieczonego. Aby usun&t dokument o statusie Historyczny, naley usun&t cay zestaw, w którym si on znajduje. Aby usun&t ubezpieczonego z rejestru: 1. Z menu Widok wybierz polecenie Ubezpieczeni /Rejestr ubezpieczonych. 2. W obszarze roboczym Rejestr ubezpieczonych wska z listy ubezpieczonego, którego dane chcesz usun&t, i z menu Program wybierz polecenie UsuG. Polecenie UsuG dostpne jest równie na pasku narzdzi lub w menu kontekstowym, wy?wietlaj&cym si po klikniciu prawym klawiszem myszy. 3. Na ekranie pojawi si komunikat (patrz Rysunek 35) kliknij przycisk Tak, aby potwierdzit zamiar usunicia danych ubezpieczonego. Rysunek 35. Okno komunikatu z pytaniem o zamiar usunicia ubezpieczonych 4. Kliknij przycisk OK w oknie komunikatu (patrz Rysunek 36) informuj&cego o liczbie usunitych ubezpieczonych. 86 Podrcznik uytkownika

87 Rysunek 36. Okno komunikatu z informacj& o liczbie usunitych ubezpieczonych Filtr ubezpieczonych Funkcja w znacznym stopniu uatwia przegl&danie danych osób ubezpieczonych znajduj&cych si w Rejestrze ubezpieczonych. Polega ona na przefiltrowaniu kartotek osób ubezpieczonych znajduj&cych si w bazie i wyszukaniu tylko tych, które speniaj& podane wcze?niej warunki, jak np. dane ubezpieczonego, status przetwarzania i weryfikacji, zgoszenie z odpowiednim kodem tytuu ubezpieczenia. Filtr jest podzielony na trzy gówne zakadki: Dane podstawowe - umoliwia filtrowanie wedug nazwiska, daty zaoenia kartoteki, statusu przetwarzania i statusu weryfikacji. Zaawansowane - zakadka ta jest dodatkowo podzielona na trzy podzakadki: Identyfikator - umoliwia filtrowanie wedug identyfikatora oraz atrybutów osób ubezpieczonych, Zgoszenie - umoliwia wyszukanie osób ubezpieczonych zgoszonych z konkretnym kodem tytuu ubezpieczenia oraz w okre?lonym dniu, Pozostae - umoliwia filtrowanie osób wedug zgoszenia do oddziau Narodowego Funduszu Zdrowia oraz zgoszenia do ubezpieczenia czonków rodziny. Sortowanie.- umoliwia sortowanie rosn&ce lub malej&ce wedug trzech wybranych kolumn. Aby skorzystat z filtra ubezpieczonych: 1. Z menu Widok wybierz polecenie Ubezpieczeni/Rejestr ubezpieczonych. 2. W obszarze roboczym Rejestr ubezpieczonych pojawi si lista wszystkich osób ubezpieczonych w bazie z menu Widok wybierz polecenie Filtr. Polecenie Filtr dostpne jest równie na pasku narzdzi lub w menu kontekstowym, pojawiaj&cym si po klikniciu prawym klawiszem myszy. Moesz równie uyt skrótu Ctrl+F. 3. W dolnej cz?ci obszaru roboczego pojawi si panel umoliwiaj&cy filtrowanie. Podaj jak najwicej informacji o osobach ubezpieczonych, których poszukujesz, gdy dane te stan& si podstaw& filtrowania, a nastpnie kliknij przycisk Znajd. Funkcje programu 87

88 4. Po zastosowaniu filtra w obszarze roboczym zostan& wy?wietlone tylko te kartoteki osób ubezpieczonych, które speniaj& podane kryteria. Naley pamitat, e im wicej poda si kryteriów filtrowania, tym wynik wyszukiwania bdzie bardziej precyzyjny. Powtórne kliknicie przycisku Zmie warunki umoliwia zdefiniowania warunków filtrowania. Kliknicie na tym przycisku powoduje usunicie wcze?niej wprowadzonych warunków, o czym informuje zmiana etykiety przycisku na Usu warunki. 5. Kliknicie na ikonie znajduj&cej si obok przycisku Znajd powoduje minimalizacj filtra i umieszczenie go na pasku stanu programu. Aby ponownie przywrócit filtr, naley na pasku stanu klikn&t przycisk Poka filtr D,czenie kartotek ubezpieczonych Funkcja ta suy do &czenia karotek ubezpieczonych i jest wspomagana przez kreator. W Rejestrze ubezpieczonych dla kadej osoby ubezpieczonej powinna istniet tylko jedna kartoteka, bez wzgldu na liczb zgoszel i posiadane kody tytuów ubezpieczenia. Jeeli z jakich? powodów dla ubezpieczonego istnieje wicej ni jedna kartoteka, naley je po&czyt. Uwaga! S&czenie kartotek jest funkcj& nieodwracaln&. Zanim podejmiesz decyzj o po&czeniu kartotek zapoznaj si dokadnie ze zmianami proponowanymi w raporcie wy?wietlanym podczas pracy kreatora. Kreator &czenia kartotek ubezpieczonych umoliwia: automatyczne wyszukanie ubezpieczonych, dla których istnieje wicej ni jedna kartoteka, i ich po&czenie, rczne wskazanie karotek osób, które chcemy po&czyt. Podczas &czenia kartotek wszystkie dokumenty ubezpieczeniowe s& do&czane do kartoteki osoby, której dane s& poprawne i maj& pozostat. Dwie kartoteki mog& powstat np. w wypadku, gdy kartoteki powstay podczas wczytywania dokumentów rozliczeniowych i na jednym raporcie np. ZUS RCA jako identyfikator podany by PESEL, a na drugim np. ZUS RSA by podany Dowód osobisty. Dla takiego przypadku kreator sam nie bdzie w stanie zidentyfikowat ubezpieczonych (maj& róny zestaw danych identyfikacyjnych), dlatego wówczas naley wykonat rczne &czenie kartotek ubezpieczonych Automatyczne,czenie kartotek ubezpieczonego Program automatycznie wyszuka kartoteki ubezpieczonego do po&czenia, wtedy gdy dla jednego ubezpieczonego istniej& dwie (lub wicej kartoteki) takie, e w obu imi i nazwisko jest takie samo i maj& jeden zgodny identyfikator. 88 Podrcznik uytkownika

89 Aby po&czyt automatycznie kartoteki ubezpieczonego: 1. Z menu NarzFdzia wybierz polecenie.hcz kartoteki ubezpieczonego. 2. W oknie powitalnym kreatora (patrz Rysunek 37) kliknij przycisk Dalej i postpuj zgodnie ze wskazówkami kreatora. Kliknicie przycisku Anuluj oznacza rezygnacj z &czenia kartotek ubezpieczonych. Rysunek 37. Okno dialogowe: Kreator +5czenia kartotek ubezpieczonego krok 1/4 3. W nastpnym oknie, które pojawi si na ekranie (patrz Rysunek 38), wybierz opcje Chc, aby program wykry- ubezpieczonych, dla których istnieje wicej ni jedna kartoteka, a nastpnie kliknij przycisk Dalej. Rysunek 38. Okno dialogowe: Kreator +5czenia ubezpieczonych krok 2 /4 4. Program rozpocznie wyszukiwanie kartotek osób, których dane wystpuj& w rejestrze dwa razy lub wicej. 5. W nastpnym oknie kreatora (patrz Rysunek 39) kliknij przycisk Raport, aby zobaczyt osoby ubezpieczone kandyduj&ce do scalenia. Funkcje programu 89

90 6. Je?li chcesz, eby kartoteki wskazanych osób zostay po&czone automatycznie, kliknij przycisk Dalej. 7. Kliknij przycisk Wstecz, je?li chcesz samodzielnie wskazat ubezpieczonych, których kartoteki powinny zostat po&czone. Rysunek 39. Okno dialogowe Kreator +5czenia kartotek ubezpieczonego - krok 3/4 8. Na ekranie pojawi si okno (patrz Rysunek 40) - kliknij przycisk Zakocz, aby program po&czy znalezione kartoteki. 9. Na ekranie zostanie wy?wietlony raport z &czenia kartotek ubezpieczonych wykrytych przez program. W raporcie tym zgromadzone s&, w postaci tabelek, dane wszystkich ubezpieczonych, których kartoteki zostay po&czone. Jako pierwsze w tabeli s& prezentowane dane, które zostay uznane za najaktualniejsze. Kliknij przycisk Zamknij, aby zamkn&t okno raportu. Rysunek 40. Okno dialogowe: Kreator +5czenia kartotek ubezpieczonego krok 4/4 90 Podrcznik uytkownika

91 10. Kliknij przycisk OK w oknie komunikatu informuj&cego o zakolczeniu &czenia kartotek Rczne,czenie kartotek ubezpieczonego Jeeli program nie wykryje kartotek, które powinny byt po&czone, a mamy pewno?t, e istniej& takie kartoteki, to naley je po&czyt samodzielnie. Program nie potrafi wyszukat automatycznie dwóch lub wicej kartotek tego samego ubezpieczonego, gdy kartoteki s& zaoone z rónymi identyfikatorami. Np. Kowalski Jan ma trzy kartoteki, w pierwszej jako identyfikator jest podany PESEL, w drugiej NIP, a w trzeciej Dowód osobisty. Aby samodzielnie po&czyt kartoteki ubezpieczonego: 1. Z menu NarzFdzia wybierz polecenie.hcz kartoteki ubezpieczonego. 2. Kliknij przycisk Dalej w oknie powitalnym kreatora (patrz Rysunek 37). Kliknicie przycisku Anuluj oznacza rezygnacj z &czenia kartotek ubezpieczonych. 3. W nastpnym oknie (patrz Rysunek 38) wybierz opcje Chc samodzielnie wskaza kartoteki ubezpieczonego, które powinny by po-"czone, a nastpnie kliknij przycisk Dalej. 4. W trzecim kroku kreatora (patrz Rysunek 41) kliknij przycisk Dodaj i wska wszystkie kartoteki jednego ubezpieczonego, które powinny byt po&czone, a nastpnie wska kartotek z najaktualniejszymi danymi i kliknij przycisk Dalej. Je?li adna z kartotek ubezpieczonego nie zawiera poprawnych i aktualnych danych, to kliknij przycisk Anuluj i zmodyfikuj dane w jednej z kartotek, która bdzie wybrana pó<niej jako reprezentuj&ca, lub dokonaj &czenia kartotek i nastpnie zmodyfikuj kartotek powsta& w wyniku &czenia. Rysunek 41. Okno dialogowe: Kreator +5czenia kartotek ubezpieczonych krok 3/4 Funkcje programu 91

92 5. W kolejnym kroku kreatora (patrz Rysunek 42) na ekranie zostan& wy?wietlone dane osoby ubezpieczonej, które pozostan& jako aktualne. Kliknij przycisk Zakocz, aby po&czyt kartoteki. Je?li chcesz wybrat inn& kartotek, która zawiera aktualne dane, kliknij przycisk Wstecz. Rysunek 42. Okno dialogowe: Kreator +5czenia kartotek ubezpieczonych krok 4/ Aktualizacja statusu ubezpieczonych w kartotece Kada kartoteka w Rejestrze ubezpieczonych posiada status. Status ubezpieczonego znajduje si na zakadce Dane identyfikacyjne w bloku Atrybuty osoby ubezpieczonej i moe przyjmowat dwie warto?ci: Zgoszony lub Wyrejestrowany. Status Zgoszony oznacza, e ubezpieczony jest w czynnym zgoszeniu i naley za niego w kadym okresie rozliczeniowym wystawiat i przekazywat dokumenty do ZUS. Status ubezpieczonego nadawany jest automatycznie po utworzeniu kartoteki ubezpieczonego i wykorzystywany jest midzy innymi przy wykonywaniu Weryfikacji zaleno?ci caej bazy patnika oraz podczas wyszukiwania ubezpieczonych z listy (filtrowania). Status Wyrejestrowany oznacza, e dany ubezpieczony zosta wyrejestrowany w ZUS (patnik przekaza do ZUS dokument wyrejestrowuj&cy z wszystkich ubezpieczel) i nie naley za niego przygotowywat dokumentów rozliczeniowych. Zmiana statusu z Wyrejestrowanego na Zgoszony wykonywana jest podczas: potwierdzenia wysanego do ZUS dokumentu zgoszeniowego ZUS ZUA lub ZUS ZZA dla danej osoby ubezpieczonej podczas edycji kartoteki przez uytkownika programu. Zmiana statusu ze Zgoszonego na Wyrejestrowany wykonywana jest podczas: potwierdzenia wysanego do ZUS dokumentu ZUS ZWUA, w trakcie pracy Kreatora aktualizacji statusu ubezpieczonych, podczas edycji kartoteki przez uytkownika programu. 92 Podrcznik uytkownika

93 Warunki jakie musz& byt spenione, aby status ubezpieczonego zosta zmieniony ze Zgoszonego na Wyrejestrowany podczas potwierdzenia dokumentu ZUS ZWUA: w Rejestrze dokumentów istnieje dokument ZUS ZUA lub ZUS ZZA o statusie Historyczny lub Potwierdzony z zaznaczonymi tymi samymi ubezpieczeniami, co na potwierdzanym dokumencie ZUS ZWUA, przy czym daty wyrejestrowania musz& byt pó<niejsze lub zgodne z datami zgoszenia do ubezpieczel. w Rejestrze dokumentów nie istnieje dokument ZUS ZUA-zgoszenie lub ZUS ZZA-zgoszenie, na którym daty zgoszenia do ubezpieczel bd& pó<niejsze ni daty wyrejestrowania na ZUS ZWUA. Je?li dla danej osoby ubezpieczonej w bazie wystpuj& dokumenty zgoszeniowe z kilkoma kodami tytuu ubezpieczenia, wówczas status ubezpieczonego nie zostanie zmieniony Kreator aktualizacji statusu ubezpieczonych Funkcja ta umoliwia zmian statusu kartotek ze Zgoszonego na Wyrejestrowany dla tych ubezpieczonych, za których dokumenty ZUS ZWUA zostay przekazane we wcze?niejszych wersjach programu Patnik. W wyniku pracy kreatora zostan& wyszukane wszystkie osoby ubezpieczone, za które wysano dokumenty ZUS ZWUA i dla których nie istniej& raporty imienne w ostatnio przygotowanym komplecie dokumentów rozliczeniowych. Przy czym wyszukiwanie dotyczy tylko i wy&cznie dokumentów ZUS ZWUA wysanych do ZUS w terminie wskazanym w kroku kreatora. Korzystanie z kreatora jest zalecane dla tych patników, którzy przekazywali do ZUS dokumenty ZUS ZWUA we wcze?niejszych wersjach programu Patnik ( lub ) i dodatkowo przygotowali ju komplet dokumentów rozliczeniowych za bie&cy okres, w którym pominito wyrejestrowanych ubezpieczonych. Ponadto podkre?lamy, e w wyniku dziaania kreatora uzyskujemy list ubezpieczonych, którzy s& kandydatami do zmiany statusu na Wyrejestrowany. Ostateczne zdanie naleoy do uoytkownika aplikacji. Przywrócenie statusu na poprzedni moliwe jest (jak opisano w rozdziale5.2.4 Edycja danych ubezpieczonego poprzez rczn& modyfikacj jego warto?ci lub przekazanie do ZUS dokumentu zgoszeniowego. Aktualizacj statusów ubezpieczonych w kartotekach za pomoc& kreatora wystarczy wykonat jeden raz. Wynika to z wprowadzenia w wersji programu Patnik aktualizacji statusów podczas potwierdzania zestawów zawieraj&cych dokumenty ZUS ZWUA, ZUS ZUA lub ZUS ZZA (szczegóowe warunki aktualizacji opisane zostay w rozdziale Aktualizacja statusu ubezpieczonych ). Aby zaktualizowat status ubezpieczonych za pomoc& kreatora: 1. Z menu NarzFdzia wybierz polecenie Aktualizuj status ubezpieczonych. Funkcje programu 93

94 2. Na ekranie zostanie wy?wietlone okno powitania kreatora (patrz Rysunek 43), kliknij przycisk Dalej i postpuj zgodnie ze wskazówkami kreatora. Kliknicie przycisku Anuluj oznacza rezygnacj z aktualizowania statusu ubezpieczonych w kartotekach. Rysunek 43. Okno dialogowe: Kreator aktualizacji statusu ubezpieczonych krok 1/4 3. W drugim kroku kreatora podaj daty wysania zestawu, w których naley wyszukat przekazane do ZUS dokumenty ZUS ZWUA (patrz Rysunek 44), a nastpnie kliknij przycisk Dalej. Domy?lnie pole Data od jest uzupenione dat& r., poniewa jest to najwcze?niejsza moliwa data wysyki zestawu dokumentów z programu Patnik wersja W wyniku dziaania funkcji zostan& wyszukane osoby ubezpieczone, dla których nie istniej& raporty imienne w ostatnio przygotowanym komplecie dokumentów rozliczeniowych (o okresie rozliczeniowym, jaki zosta wzity pod uwag informuje komunikat w 3 kroku kreatora patrz Rysunek 44, w naszym przypadku jest to okres ) oraz we wskazanym przedziale czasu zostay wysane dla tych osób dokumenty ZUS ZWUA. 94 Podrcznik uytkownika

95 Rysunek 44. Okno dialogowe: Kreator aktualizacji statusu ubezpieczonych krok 2/4 4. W kolejnym kroku (patrz Rysunek 44) s& dwie opcje umoliwiaj&ce aktualizacj& statusu dla wszystkich b&d< wybranych ubezpieczonych. Je?li chcesz zaktualizowat statusy wszystkim ubezpieczonym, kliknij przycisk Dalej. Wybierz opcj Aktualizuj status dla wybranych ubezpieczonych, a nastpnie kliknij przycisk Wybierz ubezpieczonych, aby samodzielnie zdecydowat, dla których ubezpieczonych ma zostat wykonana aktualizacja. Uwaga! Po wybraniu przycisku Dalej nie bdzie moliwo?ci powrotu do tego kroku, dlatego naley przeanalizowat i wskazat ubezpieczonych, dla których status powinien byt zmieniony. Rysunek 45. Okno dialogowe: Kreator aktualizacji statusu ubezpieczonych krok 3/4 5. Je?li chcesz zapoznat si z raportem z aktualizacji statusu ubezpieczonych, to w ostatnim kroku kreatora kliknij przycisk Raport (patrz Rysunek 46). Kliknij przycisk Zakocz, aby zamkn&t okno kreatora. Funkcje programu 95

96 Raport z aktualizacji statusu ubezpieczonych zawiera list ubezpieczonych, dla których zosta zmieniony status ze Zg-oszonego na Wyrejestrowany. Lista zawiera nazwisko, imi pierwsze, PESEL, NIP, inny identyfikator oraz dat urodzenia ubezpieczonego pod warunkiem, e informacje te byy uzupenione w kartotece osoby ubezpieczonej. Rysunek 46 Okno dialogowe: Kreator aktualizacji statusu ubezpieczonych krok 4/4 6. Je?li w wyniku dziaania kreatora nie zostan& znalezione adne kartoteki ubezpieczonych, to w kroku trzecim zostanie wy?wietlony odpowiedni komunikat (patrz Rysunek 47). Kliknij przycisk Zakocz. Rysunek 47 Okno dialogowe: Kreator aktualizacji statusu ubezpieczonych krok 3/3 Status ubezpieczonego mona równie zmieniat podczas edycji kartoteki ubezpieczonego w bloku Atrybuty osoby ubezpieczonej (patrz rozdzia Edycja danych ubezpieczonego). 96 Podrcznik uytkownika

97 Informacja o udostpnieniu danych osobowych Funkcja umoliwia przegl&danie i wydrukowanie informacji o udostpnianiu danych przechowywanych w kartotece ubezpieczonego w postaci dokumentów ubezpieczeniowych. Udostpnieniem danych osobowych w kontek?cie programu jest wydrukowanie lub przekazanie w postaci elektronicznej dokumentów do ZUS. Wydruk dokumentu archiwalny lub roboczy nie jest uwaany za udostpnienie danych osobowych. Dla kadego ubezpieczonego zapisane s& nastpuj&ce informacje: data pierwszego wprowadzenia danych tej osoby, identyfikator uytkownika wprowadzaj&cego dane tej osoby, informacja, kiedy i w jakim zakresie dane osoby zostay udostpnione. Aby wydrukowat informacje o udostpnieniu danych osobowych ubezpieczonego: 1. Z menu Widok wybierz polecenie Ubezpieczeni/Rejestr ubezpieczonych. 2. Wybierz osob, o której chcesz uzyskat informacje dotycz&ce udostpniania danych, i z menu Program wybierz polecenie Otwórz. Polecenie Otwórz dostpne jest równie na pasku narzdzi lub w menu kontekstowym, wy?wietlaj&cym si po klikniciu prawym klawiszem myszy. 3. Na ekranie pokae si okno Kartoteka ubezpieczonego (patrz Rysunek 33). Z menu NarzFdzia wybierz polecenie Informacja o udostfpnieniu danych osobowych. 4. W otwartym oknie Informacja o danych osobowych ubezpieczonego, kliknij przycisk Drukuj, aby wydrukowat informacje o udostpnieniu przechowywanych danych ubezpieczonego. Rysunek 48. Okno: Informacje o danych osobowych ubezpieczonego 5. Kliknij przycisk OK, aby zamkn&t okno. Funkcje programu 97

98 5.3 Obs uga dokumentów ubezpieczeniowych Poniej zostaa omówiona grupa funkcji su&cych do obsugi dokumentów ubezpieczeniowych. Dokumenty w programie PATNIK s& przechowywane w bazie danych. Moliwo?ci wykonywania rónych operacji, np. edycji, usuwania, wydruku, zale&?ci?le od statusu, w jakim znajduje si dany dokument (zobacz równie 4.2 Statusy w programie Patnik). Statusy dokumentu w programie Patnik s& nastpuj&ce: Wprowadzony oznacza, e dokument zosta utworzony przez uytkownika lub zaimportowany z pliku KEDU z systemu zewntrznego. Dokument taki mona edytowat, usun&t oraz wydrukowat w trybie roboczym. Wysany oznacza, e dokument zosta do&czony do zestawu dokumentów i wysany, ale nie ma jeszcze pewno?ci, e dotar do ZUS. Takiego dokumentu nie mona edytowat ani usun&t, ale istnieje moliwo?t zmiany jego stanu na Wprowadzony. Potwierdzony potwierdzono wysanie do ZUS. Potwierdzenie jest moliwe w wypadku, kiedy jeste?my pewni, e dokument dotrze lub dotar do ZUS. W praktyce oznacza to: otrzymanie potwierdzenia przesania dokumentów drog& elektroniczn& lub otrzymanie potwierdzenia przesyki poleconej na poczcie. Dokument w takim stanie mona tylko przegl&dat i drukowat. Historyczny pochodzi z poprzedniej wersji programu Patnik. Dokumenty te pozwalaj& na odtworzenie przebiegu ubezpieczenia patników i ubezpieczonych oraz na tworzenie dokumentów koryguj&cych. W programie PATNIK istnieje kilka widoków (obszarów roboczych) umoliwiaj&cych bie&c& prac z dokumentami ubezpieczeniowymi. Wszystkie widoki zwi&zane z obsug& dokumentów dostpne s& w menu Widok/Dokumenty lub na zakadce Dokumenty na pasku ikon. W?ród widoków zwi&zanych z obsug& dokumentów moemy wyrónit: Dokumenty wprowadzone widok ten dostpny jest take po wci?niciu klawisza F3 w dowolnym widoku i s& w nim widoczne tylko dokumenty o statusie Wprowadzony. Widok ten suy do wprowadzania nowych dokumentów, przegl&dania dokumentów zaimportowanych z systemów zewntrznych (np. kadrowo-pacowych) oraz do atwego przygotowywania dokumentów do wysania (patrz rozdzia Dodawanie dokumentów do zestawu). Dokument po przekazaniu go do ZUS nie jest ju widoczny w widoku Dokumenty wprowadzone. Dokumenty wys ane widok ten dostpny jest take po wci?niciu klawisza F4 i zawiera dokumenty wysane do ZUS, których nie mona usun&t ani edytowat. Znajd& si tam dokumenty o statusie Wysany, Potwierdzony lub Historyczny. W widoku tym nie mona tworzyt nowych dokumentów. Wszystkie dokumenty - widok ten dostpny jest take po wci?niciu klawisza F5 i gromadzi wszystkie dokumenty z bazy danych patnika, mona w nim wykonywat wszystkie operacje na dokumentach z uwzgldnieniem ich statusów. 98 Podrcznik uytkownika

99 Typy dokumentów wybranie tej ikony na pasku ikon lub odpowiedniego polecenia z menu Widok umoliwia przej?cie do widoku gromadz&cego jeden typ dokumentów, np. ZUS ZUA. Tak szczegóowe widoki potrzebne s& do wyszukiwania i przegl&dania dokumentów przez uytkowników pracuj&cych z dua liczb& dokumentów ubezpieczeniowych. Dodatkowo kady widok zwi&zany z odpowiednim rodzajem dokumentów jest wyposaony w filtr wspomagaj&cy przeszukiwanie dokumentów. Poniej zostay omówione funkcje zwi&zane z dokumentami ubezpieczeniowymi: Utworzenie dokumentu tworzenie dokumentów, przegl&danie dokumentów, edycja dokumentów, usunicie dokumentu, weryfikacja dokumentów (zarówno pojedynczego, jak i grupy dokumentów). Ponadto, program w ramach obsugi dokumentów pozwala na filtrowanie i sortowanie dokumentów. Funkcja pozwala na utworzenie nowego dokumentu ubezpieczeniowego. Po wyborze dokumentu pojawia si formatka pozwalaj&ca na wprowadzenie wszystkich danych dokumentu. Dane patnika w kadym dokumencie s& automatycznie uzupeniane danymi z kartoteki patnika. Jeeli jest tworzony dokument ubezpieczonego, dane osoby ubezpieczanej s& równie uzupeniane danymi z kartoteki. W programie mona tworzyt, otwierat lub przegl&dat dokumenty lub bloki wielokrotne dla 20 osób. Ograniczenie to ma na celu zabezpieczenie programu przed otwieraniem zbyt duej liczby okien jednocze?nie Aby utworzyt nowy dokument : 1. Z menu Widok wybierz polecenie Dokumenty/Dokumenty wprowadzone, aby przej?t do obszaru roboczego Dokumenty wprowadzone. Obszar roboczy Dokumenty wprowadzone moesz równie wybrat poprzez kliknicie na odpowiedniej ikonie na pasku ikon, na zakadce Dokumenty lub przez naci?nicie klawisza F3. 2. Z menu Program wybierz polecenie Nowy. Polecenie Nowy dostpne jest równie na pasku narzdzi lub w menu kontekstowym, wy?wietlaj&cym si po klikniciu prawym klawiszem myszy. 3. Jeeli jest to dokument dla ubezpieczonego, na ekranie pojawi si okno Lista ubezpieczonych (patrz Rysunek 49) - wybierz z listy odpowiedni& osob i kliknij przycisk OK. Jeeli chcesz utworzyt dokument dla osoby, która nie zostaa jeszcze zarejestrowana w systemie, musisz najpierw dodat j& do Rejestru ubezpieczonych (patrz rozdzia Dodanie ubezpieczonego do rejestru). Funkcje programu 99

100 4. Podczas tworzenia dokumentów rozliczeniowych program Patnik pomaga poprawnie nadawat identyfikatory dokumentom rozliczeniowym. Identyfikator nadawany jest zgodnie z wybranym w Ustawieniach programu okresem rozliczeniowym i zakresem numerów dokumentów rozliczeniowych (patrz Podrcznik administratora rozdzia Konfiguracja programu). Je?li w bazie istnieje ju dokument z wybranego okresu rozliczeniowego, to jest tworzona kolejna korekta dla tego okresu. Rysunek 49. Okno dialogowe: Lista ubezpieczonego 7. Wypenij pola formularza. We wszystkich dokumentach automatycznie wypeniane s& dane patnika i ubezpieczonych oraz pole data wypeniane jest bie&c& dat& systemow&. 5. Je?li dokument, który wprowadzasz, jest dokumentem rozliczeniowym, kliknij przycisk Wylicz, aby wyliczyt warto?ci w odpowiednich polach formularza. Je?li w?ród raportów rozliczeniowych zliczanych do deklaracji ZUS DRA s& raporty, które nie zostay zweryfikowane lub maj& bdy krytyczne, na ekranie zostanie wy?wietlony komunikat (patrz Rysunek 50). W takim wypadku naley zweryfikowat ponownie raporty imienne oraz usun&t bdy krytyczne. 100 Podrcznik uytkownika

101 Rysunek 50. Okno komunikatu informuj&cego o raportach posiadaj&cych bdy krytyczne lub nie zweryfikowanych 6. Zweryfikuj poprawno?t wprowadzonych danych, klikaj&c przycisk Weryfikuj. 7. Kliknij przycisk Zapisz i zamknij, aby zapisat utworzony dokument Przegl,danie dokumentów Przegl&danie dokumentu oznacza wy?wietlenie jego zawarto?ci na ekranie. Tryb podgl&du to bezpieczny sposób przegl&dania zawarto?ci dokumentów, uniemoliwia on bowiem wprowadzenie do przegl&danego dokumentu jakichkolwiek zmian. Dane w formularzu podzielone s& na bloki wy?wietlane zwykle na kilku zakadkach. Tytuy zakadek s& zgodne z numeracj& bloków na formularzach ubezpieczeniowych ZUS. Aby przejrzet zawarto?t dokumentu, wykonaj nastpuj&ce czynno?ci: 1. Z menu Widok wybierz polecenie Dokumenty/Wszystkie dokumenty, aby przej?t do obszaru roboczego Wszystkie dokumenty. Przegl&danie zawarto?ci dokumentu jest moliwe we wszystkich widokach zwi&zanych z dokumentami, jak Dokumenty wprowadzone, Dokumenty wys-ane, Wszystkie dokumenty oraz Typy dokumentów. Wybór odpowiedniego widoku powinien byt uzaleniony od czynno?ci, któr& chcemy wykonat. 2. W wybranym obszarze roboczym, np. Wszystkie dokumenty, wybierz dokument, który chcesz przegl&dat, a nastpnie z menu Program wybierz polecenie PokaO. Polecenie PokaO dostpne jest równie na pasku narzdzi lub w menu kontekstowym, pojawiaj&cym si po klikniciu prawym klawiszem myszy. 3. Na ekranie zostanie wy?wietlony wybrany dokument ubezpieczeniowy. W trybie przegl&dania zawarto?t wszystkich pól dialogowych pozostaje szara, jako e niemoliwe jest dokonywanie zmian. 4. Je?li chcesz zakolczyt przegl&danie dokumentu wybierz z menu Dokument polecenie Zamknij lub kliknij na ikonie znajduj&cej si w prawym, górnym rogu okna. Funkcje programu 101

102 5.3.3 Edycja dokumentu Funkcja umoliwia dokonywanie modyfikacji danych w dokumentach ubezpieczeniowych. Moliwa jest tylko edycja dokumentów, które s& w stanie Wprowadzony. Aby przeprowadzit edycj wybranego dokumentu: 1. Z menu Widok wybierz polecenie Dokumenty/Dokumenty wprowadzone, aby przej?t do obszaru roboczego Dokumenty wprowadzone. Obszar roboczy Dokumenty wprowadzone moesz równie wybrat przez kliknicie na odpowiedniej ikonie na pasku ikon, na zakadce Dokumenty lub przez naci?nicie klawisza F3. 2. W obszarze roboczym wybranym w poprzednim kroku pojawi& si wszystkie dokumenty wybranego typu kliknij myszk& na konkretnym dokumencie, aby zaznaczyt go do edycji. 3. Z menu Program wybierz polecenie Otwórz. Aby otworzyt dokument do edycji moesz równie: klikn&t na ikonie na pasku narzdzi lub klikn&t prawym klawiszem myszki na wybranym dokumencie i z menu kontekstowego wybrat funkcj Otwórz lub klikn&t dwukrotnie na dokumencie. 4. Na ekranie pojawi si okno z formularzem do edycji. 5. Wprowad< zmiany, kliknij przycisk Weryfikuj, aby sprawdzit poprawno?t dokumentu. 6. Kliknij przycisk Zapisz i zamknij Oznaczanie raportów imiennych do wysy ki Funkcja suy do oznaczania korekt raportów imiennych do wysyki. W programie Patnik wszystkie bloki wielokrotne tworzonych dokumentów rozliczeniowych (tzn. ZUS RCA, ZUS RSA i ZUS RZA) s& domy?lnie oznaczone do wysyki. Dotyczy to take dokumentów importowanych z systemów kadrowo-pacowych oraz dokumentów tworzonych za pomoc& Kreatora dokumentów rozliczeniowych. Zgodnie z zalecanymi zasadami przekazywania dokumentów rozliczeniowych: W komplecie dokumentów rozliczeniowych o identyfikatorze pierwszorazowym naley wysyat do ZUS deklaracj ZUS DRA oraz raporty imienne za wszystkich ubezpieczonych. Natomiast w kompletach koryguj&cych naley przekazywat do ZUS deklaracj rozliczeniow&, w której rozliczane s& skadki za wszystkich ubezpieczonych oraz imienne raporty miesiczne, które zostay zmienione/skorygowane. Aby przygotowat raporty koryguj&ce do wysyki: 1. Z menu Widok wybierz polecenie Dokumenty/Dokumenty wprowadzone, aby przej?t do obszaru roboczego Dokumenty wprowadzone. 2. W obszarze roboczym wybranym w poprzednim kroku pojawi& si wszystkie dokumenty wybranego typu kliknij myszk& na raporcie koryguj&cym, np. ZUS RCA, o identyfikatorze wikszym od pierwszorazowego, aby zaznaczyt go do edycji. 102 Podrcznik uytkownika

103 Naley 3. Z menu Program wybierz polecenie Otwórz. 4. Na ekranie pojawi si okno z formularzem do edycji. Przejd< na drug& zakadk i zaznacz wszystkie bloki wielokrotne, wybieraj&c z menu Edycja polecenie Zaznacz wszystkie, lub uyj kombinacji klawiszy CTRL+A. Nastpnie z menu NarzFdzia wybierz polecenie Nie wysyaj, aby usun&t oznaczenie wszystkich bloków statusem Do wysy-ki. Je?li zaznaczony blok ma status Do wysy-ki (w drugiej kolumnie jest ), to polecenie w menu NarzFdzia i na przycisku ma nazw Nie wysyaj. Je?li zaznaczony blok nie ma statusu Do wysyki (w drugiej kolumnie brak jest jakiejkolwiek ikony), to polecenie w menu NarzFdzia i na przycisku ma nazw Do wysyki. 5. Zaznaczaj myszk& tylko raporty osób, które byy korygowane, i za pomoc& przycisku Do wysyki oznaczaj je do wysania. Polecenie Do wysyki dostpne jest take w menu NarzFdzia. pamitat, e tylko raporty oznaczone zostan& wydrukowane lub wysane do ZUS w trakcie wysyania zestawu dokumentów. Rysunek 51. Okno dokumentu ZUS RCA oznaczanie bloków do wysyki Nie naleoy usuwap z koryguj&cych raportów imiennych bloków raportów, które nie bd& wysyane do ZUS. Bloki te nie zostan& wysane, je?li nie bd& oznaczone statusem Do wysy-ki (w drugiej kolumnie nie bd& oznaczone znakiem koperta) Poka' zestaw z dokumentem Za pomoc& tej funkcji atwo sprawdzit i obejrzet do jakiego zestawu zosta do&czony dokument oraz obejrzet ten zestaw. Funkcja jest dostpna dla widoków: Dokumenty wys-ane, Funkcje programu 103

104 Wszystkie dokumenty, Dokumenty wprowadzone (tylko dla dokumentów do&czonych do zestawu) oraz na widokach zwi&zanych z poszczególnymi typami dokumentów np. ZUS ZUA, w oknie otwartego dokumentu, który zosta do&czony do zestawu. Aby sprawdzit do jakiego zestawu zosta do&czony dokument: 1. Z menu Widok wybierz polecenie Dokumenty/Dokumenty wysane. 2. W widoku Dokumenty wys-ane zaznacz dokument, dla którego chcesz wykonat sprawdzenie, a nastpnie z menu NarzFdzia wybierz polecenie PokaO zestaw z dokumentem. Polecenie PokaO zestaw z dokumentem dostpne jest w menu kontekstowym, pojawiaj&cym si po klikniciu prawym klawiszem myszy na zaznaczonym dokumencie. 3. Po wybraniu polecenia PokaO zestaw z dokumentem pojawi si dodatkowe podmenu zawieraj&ce numer oraz nazw zestawu, pokazuj&ce zestaw, do którego zosta do&czony wskazany dokument. Wybierz pojawiaj&ce si podmenu, aby otworzyt okna zestawu dokumentów. 4. Na ekranie zostanie otwarty w trybie do odczytu zestaw dokumentów. Z menu Zestaw wybierz polecenie Zamknij, aby zamkn&t okno zestawu. W otwartym oknie dokumentu funkcja jest dostpna w menu NarzFdzia Poka' kartotek ubezpieczonego Funkcja suy do ogl&dania kartoteki ubezpieczonego z poziomu listy dokumentów lub z otwartego okna dokumentu i jest dostpna dla wszystkich dokumentów ubezpieczonego tj. ZUS ZUA, ZUS ZZA, ZUS ZIUA, ZUS ZCNA, ZUS ZCZA, ZUS ZWUA. Aby wy?wietlit zawarto?ci kartoteki ubezpieczonego dla wybranego dokumentu: 1. Z menu Widok wybierz polecenie Dokumenty/Wszystkie dokumenty. 2. W widoku Wszystkie dokumenty zaznacz dokument, dla którego chcesz obejrzet dane ubezpieczonego w kartotece, a nastpnie z menu NarzFdzia wybierz polecenie PokaO kartotekf ubezpieczonego. Polecenie PokaO kartotekf ubezpieczonego dostpne jest w menu kontekstowym, pojawiaj&cym si po klikniciu prawym klawiszem myszy na zaznaczonym dokumencie. 3. Na ekranie zostanie wy?wietlone okno Kartoteka ubezpieczonego w trybie do odczytu. 4. Z menu Ubezpieczony wybierz polecenie Zamknij, aby zamkn&t okno kartoteki. 104 Podrcznik uytkownika

105 5.3.6 Usunicie dokumentu Funkcja umoliwia usunicie dokumentu z rejestru dokumentów i jest dostpna dla dokumentów o statusie Wprowadzony. Moliwe jest usuwanie z poziomu listy zarówno pojedynczego dokumentu, jak i grupy dokumentów. Z rejestru nie mona usun&t dokumentów, które zostay do&czone do zestawu, s& przekazane do ZUS lub zatwierdzone (na pasku stanu jest napis Wysany lub Potwierdzony). Dokumenty o statusie Historyczny mona usun&t poprzez usunicie zestawu dokumentów, do którego zostay one do&czone (patrz rozdzia Usuwanie zestawu dokumentów). Usunicie zestawu historycznego powoduje usunicie z bazy programu wszystkich dokumentów, które byy do niego do&czone. Aby usun&t dokument: 1. Z menu Widok wybierz polecenie Dokumenty/Dokumenty wprowadzone. 2. W obszarze roboczym Dokumenty wprowadzone wska dokument lub dokumenty, które chcesz usun&t, a nastpnie z menu Program wybierz polecenie UsuG. Moesz posuyt si take klawiatur&, wybieraj&c kombinacj klawiszy DEL lub CTRL+DEL, lub skorzystat z ikony Usu, umiejscowionej na pasku narzdzi, lub te wybrat funkcj Usu z menu kontekstowego, które pojawi si po klikniciu prawym klawiszem myszy na wskazanym dokumencie. 3. Na ekranie pojawi si okno dialogowe (patrz Rysunek 52) kliknij przycisk Tak, aby potwierdzit zamiar usunicia zaznaczonych dokumentów. Rysunek 52. Okno dialogowe komunikatu z pytaniem o zamiar usunicia wskazanych dokumentów Jeeli chcesz usun&t kilka dokumentów, zaznacz je w obszarze roboczym za pomoc& myszki i kliknij przycisk Usu. Jeeli zaznaczysz do usunicia dokumenty, które zostay do&czone do zestawu, wysane do ZUS b&d< s& zatwierdzone, pojawi si komunikat (patrz Rysunek 53). Funkcje programu 105

106 Rysunek 53. Okno komunikatu ostrzegaj&cego, e nie mona usun&t wszystkich wskazanych dokumentów 4. Kliknij przycisk OK, aby zamkn&t okno komunikatu informuj&cego o usuniciu dokumentów (patrz Rysunek 54). Rysunek 54. Okno komunikatu informuj&cego o usuniciu wskazanych dokumentów Drukowanie dokumentów W programie Patnik istnieje kilka sposobów wydruku dokumentu. Sposób wydruku jest uzaleniony od etapu przetwarzania dokumentu i od wybranych przez uytkownika opcji. Wydruk dokumentu jest moliwy z wszystkich obszarów roboczych zwi&zanych z dokumentami np. Wszystkie dokumenty, z okna otwartego dokumentu lub z zestawu dokumentów. Rodzaje wydruków dostpne w programie: Do ZUS wydruk jest dostpny dla dokumentów o statusie Wysany lub Potwierdzony, dokument ZUS RCX drukowany jest z kodem znakowym. Dla dokumentów o statusie Wprowadzony wydruk taki mona uzyskat przez wysanie dokumentów do ZUS, je?li metoda wysania zostaa okre?lona jako Wydruk. Archiwalny wydruk jest dostpny dla dokumentów o statusie Wysany, Potwierdzony lub Historyczny, dokument ZUS RCA jest drukowany bez kodu znakowego, na wydrukach jest informacja, e jest to wydruk archiwalny. Roboczy wydruk jest dostpny dla wszystkich dokumentów, niezalenie od statusu przetwarzania, jest drukowany z informacj&, e jest to wydruk roboczy. Uwaga! Dokumenty drukowane w trybie roboczym lub archiwalnym nie bd& przyjmowane przez ZUS. 106 Podrcznik uytkownika

107 Drukowanie otwartego dokumentu Funkcja suy do sporz&dzania pojedynczych wydruków dowolnych dokumentów i jest dostpna z okna dokumentu otwartego do edycji lub z okna podgl&du dokumentu. Aby wydrukowat dokument: 1. Z menu Widok wybierz polecenie Dokumenty/Wszystkie dokumenty. 2. W obszarze roboczym Wszystkie dokumenty wska dokument, które chcesz wydrukowat i z menu Program wybierz polecenie Otwórz lub PokaO. 3. Na ekranie zostanie otwarte okno wskazanego dokumentu, z menu Dokument wybierz polecenie Drukuj. Aby wydrukowat dokument moesz równie klikn&t na ikon znajduj&c& si na pasku narzdzi w otwartym oknie dokumentu. Aby zobaczyt, jak dokument bdzie wygl&da po wydrukowaniu, kliknij na ikon. 4. W otwartym oknie Parametry wydruku (patrz Rysunek 55) okre?l wa?ciwo?ci drukowanego dokumentu i kliknij przycisk OK. Dostpno?T poszczególnych typów wydruku zostaa opisana powyej. 5. Je?li chcesz zamkn&t dokument wybierz z menu Dokument polecenie Zamknij lub kliknij na ikonie znajduj&cej si w prawym, górnym rogu okna. Uwaga! Dokumenty drukowane w trybie roboczym lub archiwalnym nie bd& przyjmowane przez ZUS. Rysunek 55. Okno dialogowe: Parametry wydruku Funkcje programu 107

108 Drukowanie dokumentu z widoku Funkcja suy do sporz&dzania wydruków dokumentów z listy dokumentów lub zestawów w obszarze roboczym. Funkcja jest dostpna we wszystkich obszarach roboczych zwi&zanych z dokumentami lub zestawami, po zaznaczeniu dowolnego dokumentu (np. w widoku Wszystkie dokumenty) i wybraniu polecania Drukuj z menu Program. Aby wydrukowat dokument lub zestaw dokumentów: 1. Z menu Widok wybierz polecenie Dokumenty/Wszystkie dokumenty. 2. W obszarze roboczym Wszystkie dokumenty wska dokumenty, które chcesz wydrukowat i z menu Program wybierz polecenie Drukuj. 3. W otwartym oknie Parametry wydruku (patrz Rysunek 55) okre?l wa?ciwo?ci drukowanego dokumentu i kliknij przycisk OK. Dostpno?T poszczególnych typów wydruku zostaa opisana powyej. Aby wydrukowat dokument moesz równie klikn&t na ikon znajduj&c& si na pasku narzdzi. Aby zobaczyt, jak dokument bdzie wygl&da po wydrukowaniu, kliknij na ikon. Uwaga! Dokumenty drukowane w trybie roboczym lub archiwalnym nie bd& przyjmowane przez ZUS Podgl,d wydruku dokumentu Funkcja ta suy do wy?wietlania dokumentu tak, jak bdzie wygl&da po wydrukowaniu. Umoliwia powikszanie i zmniejszanie rozmiaru strony na ekranie oraz przegl&danie kolejnych stron. Aby wy?wietlit dokument w podgl&dzie wydruku: 1. Z menu Widok wybierz polecenie Dokumenty/Wszystkie dokumenty (lub dowolny inny widok zawieraj&cy dokumenty). 2. Wska dokument, który chcesz przegl&dat i wybierz polecenie PodglHd wydruku dostpne w menu Program. 3. Na ekranie zostanie wy?wietlone okno Podgl5d wydruku dokument. 4. Z menu Drukowanie wybierz polecenie Zamknij, aby zamkn&t okno podgl&du wydruku. Polecenie PodglHd wydruku dostpne jest równie z menu Dokument, w otwartych do podgl&du lub edycji oknach dokumentów ubezpieczeniowych lub po klikniciu na ikon. 108 Podrcznik uytkownika

109 5.3.9 Weryfikacja dokumentu Omówiona poniej grupa funkcji odnosi si do zagadnienia weryfikacji dokumentów ubezpieczeniowych. Funkcje weryfikacji mog& byt wywoywane w celu sprawdzenia poprawno?ci zarówno jednego dokumentu, jak równie okre?lonej grupy dokumentów. Uwaga! W programie Patnik weryfikacja jest dostpna tylko dla dokumentów o statusie Wprowadzony. Zablokowana zostaa weryfikacja pozostay dokumentów, tj. dokumentów o statusie Wysany, Potwierdzony lub Historyczny. Dokumenty, które znajduj& si w bazie, powstae w poprzednich wersjach programu Patnik, po przej?ciu na wersj aktualn& zachowaj& wyniki weryfikacji z ostatnio przeprowadzonej weryfikacji. Dokumenty wprowadzone do bazy zasileniem inicjalnym bd& miay status Niezweryfikowany. Aby wykonat weryfikacj dokumentu: 1. Z menu Widok wybierz polecenie Dokumenty, a nastpnie obszar roboczy Dokumenty wprowadzone, lub kliknij na ikonie wybranego typu dokumentu na pasku ikon. 2. W obszarze roboczym zaznacz dokument, który chcesz zweryfikowat, a nastpnie z menu Program wybierz polecenie Otwórz. 3. Kliknij przycisk Weryfikuj w oknie roboczym otwartego dokumentu. Aby zweryfikowat dokument, moesz równie uyt kombinacji klawiszy Ctrl -W lub wybrat polecenie Weryfikuj z menu NarzFdzia. 4. Jeeli w wyniku procesu weryfikacji zostay wykryte bdy, to s& one prezentowane na zakadce Wyniki weryfikacji (patrz Rysunek 56). Dwukrotne kliknicie na opisie bdu powoduje przej?cie do pola, w którym znajduje si b&d. Funkcje programu 109

110 Rysunek 56. Okno dialogowe: dokument ZUA - zakadka Wyniki weryfikacji Drukowanie raportu z weryfikacji Funkcja umoliwia wydruk raportu z weryfikacji dokumentu ubezpieczeniowego, który zawiera bdy. Drukowanie raportu z weryfikacji jest dostpne dla dokumentów tworzonych w programie PATNIK, maj&cych status Wprowadzony oraz dla pozostaych dokumentów maj&cych statusy Wysany, Potwierdzony lub Historyczny o ile dokumenty te zawieraj& bdy weryfikacji. Aby wydrukowat raport zawieraj&cy bdy wykryte w wyniku weryfikacji, wykonaj nastpuj&ce czynno?ci: 1. Z menu Widok wybierz polecenie Dokumenty, a nastpnie odpowiedni obszar roboczy, np. Dokumenty wprowadzone, lub kliknij na ikonie wybranego typu dokumentu na pasku ikon. 2. Na li?cie dokumentów w obszarze roboczym kliknij myszk& na konkretnym dokumencie, aby zaznaczyt go, a nastpnie kliknij na poleceniu PokaO na pasku narzdzi. 3. Kliknij przycisk Weryfikuj w oknie roboczym otwartego dokumentu. 110 Podrcznik uytkownika

111 4. Jeeli w wyniku procesu weryfikacji zostay wykryte bdy, to s& one prezentowane na zakadce Wyniki weryfikacji (patrz Rysunek 56) z menu NarzFdzia wybierz polecenie Drukuj raport weryfikacji, aby wydrukowat raport. Poniewa w programie Patnik nie mona weryfikowat dokumentów o statusie Wysany, Potwierdzony lub Historyczny, dlatego w celu wydrukowania raportu z weryfikacji dokumentu, naley przej?t na zakadk Wyniki weryfikacji i z menu NarzFdzia wybrat polecenie Drukuj raport weryfikacji Weryfikacja zale'no>ci Funkcja sprawdza zaleno?ci w bazie jednego patnika (wybranego do kontekstu): midzy dokumentami w bazie danego patnika, midzy dokumentami w bazie patnika i jego kartotek& midzy dokumentami w bazie patnika i kartotekami ubezpieczonych. Wynikiem dziaania funkcji jest raport zawieraj&cy wykaz bdów lub ostrzeel (je?li takie istniej&). Weryfikacja obejmuje sprawdzenie, czy w bazie znajduj& si wszystkie dokumenty, objte zasad& wzajemnego wystpowania, a take czy nie ma dokumentów, które w ramach jednej bazy patnika powinny si wzajemnie wykluczat. Podczas weryfikacji zaleno?ci sprawdzane s& take dane identyfikacyjne patnika i ubezpieczonych na dokumentach w bazie z danymi w kartotekach. Funkcja ta pomaga przygotowat poprawne dokumenty do wysyki do ZUS i utrzymania poprawno?ci dokumentów w bazie. Zasad& wzajemnego wystpowania objte s& np. raporty imienne i deklaracja rozliczeniowa. Oznacza to, e w bazie danego patnika wraz z deklaracj& rozliczeniow& musz& znale<t si raporty imienne. Innym przykadem, w którym weryfikacja wykryje b&d, jest wyst&pienie w bazie dla jednego patnika wicej ni jednego raportu imiennego za ten sam okres rozliczeniowy i o tym samym numerze identyfikatora. Aby dokonat weryfikacji zaleno?ci w bazie: 1. Z menu Widok wybierz polecenie Dokumenty/Wszystkie dokumenty. 2. W widoku Wszystkie dokumenty z menu NarzFdzia wybierz polecenie Weryfikuj zaleonomci. 3. Na ekranie pojawi si okno Wyniki weryfikacji zale,no-ci zawieraj&ce list bdów lub ostrzeel (je?li takie istniej&) wraz z ich opisem. W oknie tym wy?wietlone s& take dokumenty i kartoteki, które zwi&zane s& ze znalezionymi bdami. W oknie Wyniki weryfikacji zaleno?ci dostpne s& polecenia: Otwórz - otwiera dokument i kartoteki zwi&zane z wyst&pieniem bdu Drukuj - drukuje raport z weryfikacji zaleno?ci w bazie patnika Funkcje programu 111

112 Weryfikacj zaleno?ci moesz wykonat równie korzystaj&c z ikony na pasku narzdzi w widokach: Wszystkie dokumenty, Dokumenty wys-ane, Dokumenty wprowadzone, Informacje ZUS IWA oraz na widokach pozostaych typów dokumentów Dodawanie dokumentów do zestawu Jeeli Funkcja pozwala na atwe przygotowanie wybranych dokumentów ubezpieczeniowych do wysania. Jest dostpna w widoku Dokumenty wprowadzone oraz Informacje ZUS IWA i do&cza zaznaczone dokumenty do istniej&cego lub nowego zestawu. Dokument ZUS IWA moe zostat do&czony do nowego zestawu dokumentów (nie moe byt umieszczany w zestawie zawieraj&cy inne typy dokumentów) lub do istniej&cego zestawu dokumentów zawieraj&cego inny dokument ZUS IWA o statusie Wprowadzony. Aby do&czyt dokumenty do zestawu: 1. Z menu Widok wybierz polecenie Dokumenty/Dokumenty wprowadzone lub Informacje ZUS IWA. 2. W wybranym obszarze roboczym zaznacz te dokumenty, które chcesz dodat do zestawu, i z menu NarzFdzia wybierz polecenie Dodaj dokumenty do zestawu. Polecenie to dostpne jest równie w menu kontekstowym. 3. Na ekranie pojawi si okno Zestaw dokumentów, w którym znajd& si zaznaczone wcze?niej dokumenty. w bazie patnika jest ju utworzony inny zestaw o statusie Wprowadzony, to na ekranie zostanie wy?wietlony komunikat (patrz Rysunek 57). Kliknij przycisk Tak, je?li chcesz, aby wybrane dokumenty zostay do&czone do istniej&cego zestawu. Je?li dokumenty maj& zostat do&czone do nowego zestawu, kliknij przycisk Nie. Rysunek 57. Okno komunikatu o znalezieniu zestawu, który nie zosta przekazany do ZUS Aktualizacja danych p atnika na podstawie kartoteki p atnika Funkcja pozwala na zmian danych identyfikacyjnych patnika w dokumentach ubezpieczeniowych na takie, jakie s& aktualnie przechowywane w kartotece patnika. 112 Podrcznik uytkownika

113 Aktualizacja danych patnika w dokumentach dostpna jest: dla grupy dokumentów na widokach Dokumenty wprowadzone, Wszystkie dokumenty, na widokach poszczególnych typów dokumentów, w otwartych oknach dokumentów o statusie Wprowadzony, w otwartym oknie Zestaw dokumentów, dla zestawów o statusie Wprowadzony. Aby zaktualizowat dane identyfikacyjne patnika w kilku dokumentach jednocze?nie: 1. Z menu Widok wybierz polecenie Dokumenty/Dokumenty wprowadzone. 2. W obszarze roboczym Dokumenty wprowadzone wska dokument lub dokumenty, które chcesz zaktualizowat, i z menu NarzFdzia wybierz polecenie Aktualizuj dane identyfikacyjne/patnika. Moesz równie aktualizowat dane patnika w otwartym oknie dokumentu, w tym celu: 1. Z menu Widok wybierz polecenie Dokumenty/Dokumenty wprowadzone. 2. W obszarze roboczym Dokumenty wprowadzone wska dokument, który chcesz zaktualizowat, i z menu Program wybierz polecenie Otwórz. Aby otworzyt dokument do edycji, moesz równie: klikn&t na ikonie na pasku narzdzi lub klikn&t prawym klawiszem myszki na wybranym dokumencie i z menu kontekstowego wybrat funkcj Otwórz lub dwukrotnie klikn&t na dokumencie. 3. W oknie otwartego dokumentu z menu NarzFdzia wybierz polecenie Aktualizuj dane identyfikacyjne/patnika. 4. Zapisz wprowadzone zmiany, klikaj&c przycisk Zapisz i zamknij Aktualizacja danych ubezpieczonego w dokumencie Funkcja suy do aktualizacji danych ubezpieczonego w dokumencie na podstawie kartoteki. Po utworzeniu dokumentu dla ubezpieczonego moe zaistniet potrzeba aktualizacji jego danych identyfikacyjnych. Po edycji danych ubezpieczonego lub po przygotowaniu dokumentu zmiany danych identyfikacyjnych ZUS ZIUA uytkownik moe zaktualizowat dane ubezpieczonego, aby w wysyanym zestawie byy one takie same. Aktualizacja danych ubezpieczonego w dokumentach dostpna jest: dla grupy dokumentów na widokach Dokumenty wprowadzone, Wszystkie dokumenty, na widokach poszczególnych typów dokumentów, w otwartych oknach dokumentów zgoszeniowych ubezpieczonego w stanie Wprowadzony, w otwartym oknie Zestaw dokumentów, dla zestawów w stanie Wprowadzony. Funkcje programu 113

114 Aby zaktualizowat dane identyfikacyjne ubezpieczonych w kilku dokumentach jednocze?nie: 1. Z menu Widok wybierz polecenie Dokumenty/Dokumenty wprowadzone. 2. W obszarze roboczym Dokumenty wprowadzone wska dokument lub dokumenty, który chcesz zaktualizowat, i z menu NarzFdzia wybierz polecenie Aktualizuj dane identyfikacyjne/ Ubezpieczonego. Aktualizacja jest moliwa tylko dla dokumentów w stanie Wprowadzony. Dane identyfikacyjne ubezpieczonych w dokumentach rozliczeniowych (ZUS RCA, ZUS RSA, ZUS RZA) mona aktualizowat tylko po otwarciu dokumentu i zaznaczaniu pozycji raportu, który chcemy zaktualizowat Filtr dokumentów Aby zaktualizowat dane ubezpieczonego w otwartym dokumencie: 1. Z menu Widok wybierz polecenie Dokumenty/Dokumenty wprowadzone. 2. W obszarze roboczym Dokumenty wprowadzone wska dokument, który chcesz zaktualizowat, i z menu Program wybierz polecenie Otwórz. Aby otworzyt dokument do edycji, moesz równie: klikn&t na ikonie na pasku narzdzi lub klikn&t prawym klawiszem myszki na wybranym dokumencie i z menu kontekstowego wybrat funkcj Otwórz lub dwukrotnie klikn&t na dokumencie. 3. W oknie otwartego dokumentu wybierz z menu NarzFdzia polecenie Aktualizuj dane identyfikacyjne/ubezpieczonego. 4. Zapisz wprowadzone zmiany, klikaj&c przycisk Zapisz i zamknij. Funkcja w znacznym stopniu uatwia przegl&danie dokumentów w bazie danych patnika. Polega ona na przefiltrowaniu cao?ci dokumentów znajduj&cych si w bazie i wyszukaniu tylko tych, które speniaj& podane wcze?niej kryteria, jak np. typ dokumentu, status przetwarzania i weryfikacji, okres rozliczeniowy. Filtr jest podzielony na trzy gówne zakadki: Dane podstawowe - zakadka ta umoliwia filtrowanie wedug daty wypenienia, statusu przetwarzania i statusu weryfikacji. Zaawansowane - zakadka ta jest podzielona na dwie podzakadki: Zgoszenia - umoliwia wyszukanie wskazanych dokumentów zgoszeniowych patnika lub ubezpieczonych, Rozliczenia - umoliwia wyszukanie wskazanych dokumentów rozliczeniowych z uwzgldnieniem okresu rozliczeniowego. Sortowanie - zakadka ta umoliwia sortowanie rosn&ce lub malej&ce wedug trzech wybranych kolumn. Korzystanie z filtra w widoku Wszystkie dokumenty przebiega w nastpuj&cy sposób: 1. Z menu Widok wybierz polecenie Dokumenty/Wszystkie dokumenty. 114 Podrcznik uytkownika

115 2. W obszarze roboczym Wszystkie dokumenty pojawi si lista wszystkich dokumentów w bazie z menu NarzFdzia wybierz polecenie Filtr lub kliknij na odpowiedniej ikonie znajduj&cej si na pasku narzdzi. 3. W dolnej cz?ci obszaru roboczego pojawi si panel umoliwiaj&cy filtrowanie. Podaj jak najwicej informacji o dokumentach, których poszukujesz, gdy dane te stan& si podstaw& procesu filtrowania, a nastpnie kliknij przycisk Znajd. Rysunek 58. Obszar roboczy: Wszystkie dokumenty Po zastosowaniu filtra w obszarze roboczym zostan& wy?wietlone tylko te dokumenty, które speniaj& podane kryteria. Naley pamitat, e im wicej poda si kryteriów filtrowania, tym wynik wyszukiwania bdzie bardziej precyzyjny. Kliknicie na ikonie ze strzak& powoduje ukrycie filtra. Aby ponownie wywoat filtr, kliknij przycisk Poka filtr znajduj&cy si na pasku stanu Kreator dokumentów rozliczeniowych Funkcja umoliwia automatyczne tworzenie dokumentów rozliczeniowych na podstawie dokumentów rozliczeniowych z innego miesi&ca i jest wspomagana kreatorem. Mechanizm dziaania tej funkcji polega na kopiowaniu dokumentów o wskazanym identyfikatorze i zapisywaniu ich w bazie programu. Funkcje programu 115

116 Mechanizm umoliwiaj&cy tworzenie dokumentów rozliczeniowych na podstawie dokumentów o wskazanym identyfikatorze moe byt wykorzystywany w sytuacji, gdy np. tworzymy komplet koryguj&cy lub dane do dokumentów rozliczeniowych wystawianych w nowym miesi&cu nie ulegy zmianie w porównaniu z danymi za poprzedni miesi&c b&d< zmieniy si nieznacznie. Wówczas, zamiast wypeniat rcznie nowe dokumenty, moesz wykorzystat dokumenty ju utworzone, które po zaktualizowaniu gotowe s& do przesania do ZUS. Aby utworzyt dokumenty rozliczeniowe na podstawie dokumentów rozliczeniowych z innego miesi&ca: 1. Z menu NarzFdzia wybierz polecenie Twórz dokumenty rozliczeniowe. 2. Na ekranie pojawi si okno powitalne kreatora (patrz Rysunek 59) - kliknij przycisk Dalej i postpuj zgodnie ze wskazówkami kreatora. Rysunek 59. Okno: Kreator dokumentów rozliczeniowych 3. W oknie, które pojawi si na ekranie (patrz Rysunek 60), wska identyfikator dokumentów. Nastpnie wybierz rodzaje dokumentów, które maj& zostat skopiowane, i kliknij przycisk Dalej. 116 Podrcznik uytkownika

117 Rysunek 60. Okno: Kreator dokumentów rozliczeniowych krok 2/4 4. W trzecim kroku kreatora (patrz Rysunek 61) okre?l wa?ciwo?ci tworzonego kompletu dokumentów. Wybierz opcj Komplet koryguj"cy, jeeli chcesz utworzyt dokumenty koryguj&ce za wskazany okres rozliczeniowy, lub Komplet rozliczeniowy. Komplet rozliczeniowy umoliwia przygotowanie dokumentów za wskazany okres rozliczeniowy o identyfikatorach mieszcz&cych si w podanym przedziale. Kliknij przycisk Dalej, aby przej?t do kolejnego kroku. Rysunek 61. Okno dialogowe Kreator dokumentów rozliczeniowych krok 3/4 5. W oknie, które pojawi si na ekranie (patrz Rysunek 62), kliknij przycisk Zakocz, aby potwierdzit utworzenie kompletu dokumentów i zakolczyt prac kreatora. Funkcje programu 117

118 Rysunek 62. Okno dialogowe: Kreator dokumentów rozliczeniowych krok 4/ Kopiowanie dokumentu Funkcja suy do tworzenia kopii dokumentów znajduj&cych si w rejestrze. Mona utworzyt kopi kadego dokumentu, niezalenie od statusu, w jakim si znajduje (nie dotyczy to dokumentów ZUS RGA i ZUS RNA, których nie mona przekazywat do ZUS). Kopia dokumentu otrzymuje zawsze status Wprowadzony i jest otwarta do edycji. Nowo powstay dokument nie jest zapisany ani zweryfikowany. Mona utworzyt kopi caego dokumentu z blokami wielokrotnymi. Funkcja jest dostpna z menu Edycja z widoku Wszystkie dokumenty lub z innego obszaru roboczego zawieraj&cego list dokumentów w sytuacji, kiedy zaznaczony jest dowolny dokument lub w otwartym oknie dokumentu. Aby skopiowat dokument: 1. Z menu Widok wybierz polecenie Dokumenty/Wszystkie dokumenty. 2. W obszarze roboczym Wszystkie dokumenty wska dokument, który chcesz skopiowat, a nastpnie z menu Edycja wybierz polecenie Utwórz kopi' dokumentu. Aby skopiowat dokument, moesz równie otworzyt dokument do edycji, klikaj&c na ikonie, a nastpnie z menu Edycja wybrat polecenie Utwórz kopif dokumentu. 3. Na ekranie zostanie otwarta utworzona kopia wybranego dokumentu. 4. Je?li istnieje taka potrzeba, wprowad< zmiany w utworzonym dokumencie. 5. Kliknij przycisk Weryfikuj, aby zweryfikowat poprawno?t utworzonego dokumentu. 6. Zapisz wprowadzone zmiany i zamknij dokument, klikaj&c przycisk Zapisz i zamknij. Uwaga! Nie mona kopiowat dokumentów lub bloków wielokrotnych raportów osób ubezpieczonych, dla których nie ma karotek w Rejestrze ubezpieczonych. 118 Podrcznik uytkownika

119 Kopiowanie i wklejanie bloków wielokrotnych Funkcja suy do kopiowania i wklejania bloków wielokrotnych. Bloki wielokrotne mog& byt kopiowane i wklejane jedynie pomidzy dokumentami tego samego typu lub w ramach grup. Wyróniamy nastpuj&ce grupy dokumentów: ZUS RCA ZUS RSA ZUS ZCZA i ZUS ZCNA. Bloki dokumentów ZUS RZA, ZUS ZAA i ZUS ZBA mog& byt kopiowane i wklejane jedynie w ramach swojego typu dokumentów. Po skopiowaniu bloku (bloków) mona go wkleit jedynie do istniej&cego ju dokumentu tego samego typu (lub grupy) moe to byt ten sam dokument, z którego bloki s& kopiowane (o ile ma status Wprowadzony) lub inny dokument tego samego typu (lub grupy) o statusie Wprowadzony. W zwi&zku z ograniczeniem przekazywania do ZUS dokumentów ZUS RNA i ZUS RGA bloki wielokrotne dokumentów ZUS RGA i ZUS RNA mog& byt kopiowane i wklejane tylko do dokumentów w ramach grup, to znaczy pozycje raportu ZUS RGA do dokumentu ZUS RSA i odpowiednio pozycje raportu ZUS RNA do ZUS RCA. Je?li bloki s& wklejane w ramach grupy dokumentów, ale nie do dokumentów tego samego typu, kopiowany jest tylko zakres wspólny w ramach tej struktury, która jest identyczna w obu dokumentach. W wyniku wklejenia do dokumentu o wszym zakresie zostan& utracone dane, które wystpoway w dokumencie o szerszym zakresie (np. dane o okresach pracy górniczej z RGA, adres czonka rodziny z ZCNA, skadniki wynagrodzenia z RNA). Bloki wielokrotne mona kopiowat bez wzgldu na to, w jakim trybie otwarty jest dokument (edycja lub przegl&danie). WklejaT je mona jedynie do dokumentu otwartego do edycji. Aby skopiowat blok lub bloki wielokrotne: 1. Z menu Widok wybierz polecenie Dokumenty/Wszystkie dokumenty. 2. W obszarze roboczym Wszystkie dokumenty wska dokument, np. ZUS RCA, którego bloki wielokrotne chcesz skopiowat, i otwórz go do edycji, klikaj&c na ikonie Otwórz znajduj&cej si na pasku narzdzi. 3. Przejd< na zakadk z blokami wielokrotnymi i zaznacz blok lub bloki, które chcesz skopiowat, a nastpnie z menu Edycja wybierz polecenie Kopiuj bloki wielokrotne. 4. Je?li chcesz wkleit skopiowane bloki wielokrotne do dokumentu, w którym aktualnie si znajdujesz, to z menu Edycja wybierz polecenie Wklej bloki wielokrotne. Je?li chcesz wkleit bloki wielokrotne do innego dokumentu tego samego typu lub z tej samej grupy, to otwórz wybrany dokument do edycji i z menu Edycja wybierz polecenie Wklej bloki wielokrotne. Funkcje programu 119

120 Operacje na dokumentach W programie PATNIK wszystkie dokumenty wy?wietlane s& w obszarze roboczym w postaci list. Obszar roboczy znajduje si wewn&trz okna gównego (patrz Rysunek 63). W jego granicach, po wybraniu okre?lonego polecenia (klikniciu na ikonie z panelu wyboru), np. Wszystkie dokumenty, pojawia si odpowiednia lista dokumentów. W obszarze tym wykonywana jest wikszo?t operacji przeprowadzanych przez uytkownika, midzy innymi tworzenie, przegl&danie, edycja dokumentów. Obszar roboczy w programie PATNIK umoliwia take sortowanie danych. Nagówek kolumny Sekcja grupuj&ca Rysunek 63. Przykadowe okno obszaru roboczego 120 Podrcznik uytkownika

121 Dodawanie i usuwanie kolumn w obszarze roboczym Informacje wy?wietlane w obszarze roboczym s& podzielone na kolumny (patrz Rysunek 63 ), wedug których moliwe jest sortowanie dokumentów. Kolumny w obszarze roboczym s& pogrupowane w sekcje wyodrbniaj&ce ten sam typ informacji, np. dla widoku ZUS ZIUA bd& to nastpuj&ce sekcje: Dokument, Poprzednie dane ubezpieczonego, Aktualne dane ubezpieczonego. Kolumny s& róne dla poszczególnych rodzajów dokumentów, tak aby umoliwit uytkownikowi szybk& identyfikacj oraz zapewnit jak najwiksz& liczb informacji o dokumencie. Przykadowo dla obszaru roboczego Wszystkie dokumenty s& to: Typ dokumentu, Identyfikator dokumentu, Data, Status, Status weryfikacji, Nazwisko, Imi, PESEL, NIP, Rodzaj dokumentu, Seria i numer dokumentu. Istnieje moliwo?t zmiany kolejno?ci wy?wietlania kolumn i sekcji, a take ich usuwania, dodawania i przywracania poprzednich ustawiel, co w znacznym stopniu uatwia przegl&danie dokumentów znajduj&cych si w obszarze roboczym. Zamiana kolejno?ci kolumn moe odbywat si tylko w obrbie jednej sekcji kolumn. Aby zmienit kolejno?t kolumn: 1. Kliknij lewym klawiszem myszy na kolumnie, któr& chcesz przestawit, i, trzymaj&c cay czas wci?nity przycisk, przeci&gnij j& w inne miejsce. Zmiana kolejno?ci kolumn moe nastpowat tylko w obrbie jednej sekcji. Aby usun&t lub dodat kolumn: 1. Z menu Widok wybierz polecenie Kolumny, a nastpnie Dodaj/UsuG kolumnf. 2. Na ekranie pojawi si okno Kolumny (patrz Rysunek 64) kliknij lewym klawiszem myszy na nagówku kolumny, któr& chcesz usun&t, i przeci&gnij j& do okna Kolumny. Dodawanie kolumny wykonuje si przez przeci&gnicie nazwy kolumny na pasek nagówków kolumn. 3. Zamknij okno Kolumny. Ustawienie to zostanie zachowane do momentu wykonania polecenia Kolumny/PrzywróP domymlne ustawienia kolumn z menu Widok. Funkcje programu 121

122 Rysunek 64. Okno: Kolumny Sortowanie dokumentów w obszarze roboczym W programie PATNIK istnieje moliwo?t sortowania, rosn&cego i malej&cego, danych w dowolnej z kolumn widocznych w obszarze roboczym. Najprostszym przykadem sortowania danych jest sortownie wedug nazwiska b&d< imienia. Sortowanie dokumentów wedug kolumn jest moliwe tyko w sytuacji, gdy w Ustawieniach programu na zakadce Inne w&czona jest opcja W-"cz sortowanie wed-ug kolumn. Aby posortowat dane, kliknij na nagówku wybranej kolumny (patrz Rysunek 65) dane zostan& posortowane rosn&co, tak jak na wyej wymienionym rysunku (np. dla kolumny Nazwisko bdzie to kolejno?t od A do Z). Jeeli ponownie klikniesz na nagówku tej samej kolumny, dane zostan& posortowane malej&co (np. dla kolumny Nazwisko od Z do A). Na nagówku kolumny pojawi si odpowiedni znaczek trójk&t skierowany w gór dla sortowania narastaj&cego lub trójk&t skierowany w dó dla sortowania malej&cego. Rysunek 65. Nagówek kolumny Nazwisko 122 Podrcznik uytkownika

123 5.4 Kreator zasilania inicjalnego Funkcja suy do wczytania dokumentów powstaych w poprzednich wersjach programu Patnik ( lub nisze) lub z innych systemów zewntrznych oraz do zasilenia istniej&cych kartotek ubezpieczonych danymi o oddziaach NFZ i jest wspomagana kreatorem. Zasilanie inicjalne naley wykonywat tylko w odniesieniu do dokumentów, które wcze?niej zostay przekazane do ZUS-u. Dokumenty takie otrzymaj& status Historyczny i s& umieszczane w zestawach dokumentów o statusie Historyczny i nazwie takiej samej jak mia wczytywany plik KEDU. Oznacza to, e nie mona ich edytowat, ale maj& wpyw na aktualizacj kartotek patnika i ubezpieczonych. Podczas zasilania inicjalnego tworzone s& nowe kartoteki ubezpieczonych dla osób, które nie zostay zidentyfikowane z adn& istniej&c& w bazie kartotek&. Do istniej&cych kartotek s& dopisywane aktualne b&d< historyczne dane o osobach ubezpieczonych lub patniku. Je?li w?ród dokumentów, które s& wczytywane, istniej& dokumenty bez minimum identyfikacyjnego ubezpieczonego, to zostan& one wczytane do programu, ale na ich podstawie nie zostan& utworzone nowe kartoteki ubezpieczonych. Zasilenie kartotek ubezpieczonych danymi o oddziaach NFZ pochodz&cymi z plików *.kch mona wykonat po utworzeniu kartotek dla tych ubezpieczonych. Oznacza to, e naley najpierw wczytat do programu dokumenty ubezpieczonych, a pó<niej wczytywat dane z plików *.kch. Usunicie dokumentu o statusie Historyczny nie powoduje usunicia zapisów w kartotece powstaych w wyniku zasilenia bazy tym dokumentem. Aby usun&t dokument historyczny naley usun&t zestaw, do którego ten dokument jest do&czony. Uwaga! Je?li w poprzedniej wersji programu Patnik (wersji lub wcze?niejsze) wysyae? do ZUS w kompletach koryguj&cych tylko dokumenty faktycznie korygowane, czyli nie cae komplety, to przed zasileniem inicjalnym musisz odpowiednio przygotowat dokumenty. Aby wykonat zasilenie inicjalne dokumentami rozliczeniowymi, umoliwiaj&c atwe tworzenie zestawów koryguj&cych za okresy rozliczane w poprzednich wersjach programu: 1. W programie Patnik w wersji dla kadego okresu rozliczeniowego, za który byy wysane zestawy koryguj&ce, utwórz zbiorcze zestawy miesiczne i nadaj mu identyfikator zgodny z najwyszym przekazanym do ZUS (czyli identyfikator ZZM musi byt taki sam, jak najwyszy identyfikator kompletu koryguj&cego przekazanego do ZUS). 2. Podczas zasilenia inicjalnego wska zestawy zawieraj&ce wszystkie komplety dokumentów za dany okres rozliczeniowy, oprócz zestawu z najwyszym identyfikatorem zawieraj&cym ostatni& wysan& korekt. Nie musisz wszystkich zestawów wczytywat za jednym razem, moesz wykonywat to kolejno. 3. Dla kadego okresu rozliczeniowego zamiast zestawu z najwyszym identyfikatorem (zawieraj&cego ostatni& wysan& korekt) wska przygotowany wcze?niej zbiorczy zestaw miesiczny. Efektem tego bdzie zasilenie bazy dokumentami rozliczeniowymi przekazanymi do ZUS w poprzednich wersjach programu tak, aby na ich podstawie byo mona atwo tworzyt dokumenty koryguj&ce, je?li bdzie istniaa taka konieczno?t. Funkcje programu 123

124 Aby wykonat zasilanie inicjalne: 1. Z menu NarzFdzia wybierz polecenie Zasilanie inicjalne. 2. Na ekranie pojawi si okno powitalne kreatora - kliknij przycisk Dalej i postpuj zgodnie ze wskazówkami kreatora. Rysunek 66. Okno powitalne Kreatora zasilania inicjalnego 3. W drugim kroku kreatora okre?l (patrz Rysunek 67), jakimi danymi ma zostat zasilona baza programu i dla kogo ma zostat przeprowadzone zasilenie. Kliknij przycisk Dalej. Baz programu mona zasilit dokumentami ubezpieczeniowymi z pliku KEDU pochodz&cymi z poprzedniej wersji programu Patnik lub danymi o oddziale NFZ pochodz&cymi z pliku o strukturze KCH. Plik o strukturze KCH mona wygenerowat w programie Patnik wersja lub wcze?niejsza podczas tworzenia raportów ZUS RMUA. Zasilenie inicjalne moe zostat wykonane tylko dla patnika wybranego jako kontekst pracy lub dla wszystkich patników istniej&cych w bazie. Warunkiem wykonania zasilenia dla patników innych ni wybrany jako kontekst pracy jest istnienie w bazie danych kartotek tych patników (aby to sprawdzit z menu Patnik wybierz polecenie Rejestr patników) oraz zgodno?t danych identyfikacyjnych patnika w kartotece i we wczytywanym pliku KEDU. 124 Podrcznik uytkownika

125 Rysunek 67. Okno: Kreator zasilania inicjalnego krok 2/5 4. Wska plik KEDU lub plik *.kch, w zaleno?ci od wybranej wcze?niej opcji, którym chcesz zasilit baz danych, i kliknij przycisk Dalej. Rysunek 68. Okno dialogowe: Kreator zasilania inicjalnego krok 3/5 5. W kolejnym kroku kreator rozpoczyna wczytywanie dokumentów lub danych o oddziaach NFZ i ich analiz. Kliknij przycisk Tak w oknie komunikatu (patrz Rysunek 69), je?li chcesz, aby zostaa wykonana zamiana kodu Branowej Kasy Chorych na kod oddzia NFZ. Podczas wczytywania dokumentów ZUS ZUA i ZUS ZZA wykonywana jest zamiana kodów Kas chorych na kody oddziaów Narodowego Funduszu Zdrowia. Dla ubezpieczonych, którzy wcze?niej naleeli do Branowej Kasy Chorych, zostanie wykonana analiza kodu pocztowego i kod oddziau NFZ dopisany zostanie zgodnie z kodem pocztowym w adresie zamieszkania podanym w dokumencie. Je?li dla jakiego? ubezpieczonego, który nalea do Branowej Kasy Chorych, brak jest adresu zamieszkania, to zostanie sprawdzony adres zameldowania, a je?li i tego adresu nie bdzie, to kod oddziau NFZ nie zostanie uzupeniony. Funkcje programu 125

126 Rysunek 69. Okno komunikat z pytaniem, czy zamienit kod Branowej Kasy Chorych 6. W ostatnim kroku kreatora kliknij przycisk Raport, aby zapoznat si z tre?ci& raportu z przebiegu zasilenia inicjalnego. Aby zapisat w bazie zaimportowane dokumenty, kliknij przycisk Zakocz. Kliknicie przycisku Anuluj umoliwia rezygnacj z zapisania wczytywanych dokumentów do bazy. Je?li po zakolczeniu zasilenia chcesz zoptymalizowat baz, to zaznacz pole wyboru Uruchom optymalizacj bazy (wicej informacji patrz Podrcznik administratora ). Je?li po zakolczeniu zasilenia chcesz dokonat &czenia kartotek ubezpieczonych, to zaznacz pole wyboru Uruchom kreator -"czenia kartotek (wicej informacji patrz rozdzia 5.2.8). Podczas zasilenia inicjalnego zakadane s& nowe kartoteki osobom ubezpieczonym, które wcze?niej nie figuroway w Rejestrze ubezpieczonych. Jeeli kartoteki zakadane s& na podstawie dokumentów, w których wypenione jest pole PESEL, a pole Data urodzenia nie zostao wypenione, to program automatycznie uzupeni pole Data urodzenia w kartotece. O uzupenieniu kartoteki ubezpieczonego poprzez dodanie daty urodzenia informuje odpowiedni komunikat, umieszczony w raporcie z importu. Rysunek 70. Okno dialogowe: Kreator zasilania inicjalnego krok 5/5 5.5 Import dokumentów 126 Podrcznik uytkownika

127 Funkcja ta suy do wczytywania dokumentów ubezpieczeniowych z systemów zewntrznych i jest wspomagana kreatorem. Dane z systemów zewntrznych powinny byt wygenerowane w postaci pliku KEDU, którego struktur okre?la dokument Specyfikacja wej?cia wyj?cia. Tak przygotowane pliki mona wczytat do programu PATNIK. Dla wersji programu Patnik obowi&zuj&cym dokumentem jest Specyfikacja wej?cia-wyj?cia, wersja 1.8, która obejmuje zmiany dokumentu ZUS DRA i nowy dokument ZUS IWA. W programie PATNIK istnieje kilka rodzajów importu: wczytanie wszystkich dokumentów z moliwo?ci& wczytywania dokumentów dla wszystkich patników istniej&cych w bazie, import nowych dokumentów, import dokumentów aktualizuj&cych, import dokumentów nowych i aktualizuj&cych. Program Patnik umoliwia wczytywanie dokumentów kilku patników jednocze?nie, przy czym musi istniet zgodno?t danych identyfikacyjnych patnika w importowanych dokumentach z danymi w patników w Rejestrze patników. Import dokumentów nowych i aktualizuj&cych moe odbywat si tylko dla jednego patnika. Musi istniet zgodno?t danych identyfikacyjnych patnika midzy kartotek& patnika a dokumentami importowanymi. Kreator importu dokumentów pozwala na okre?lenie zakresu importowanych dokumentów oraz ustawienie dodatkowych opcji porównania podczas importu nowych i aktualizuj&cych dokumentów. Oznacza to, e z pliku KEDU mona zaimportowat dokumenty wybranego typu, np. tylko ZUS ZUA, lub dokumenty dla wybranych ubezpieczonych. Podczas importu dokumentów nowych lub aktualizuj&cych zawsze brane s& pod uwag rodzaj dokumentu, dane identyfikacyjne patnika i ubezpieczonego (aktualne i/lub historyczne) oraz kod tytuu ubezpieczenia. Poza tym mona okre?lit dodatkowe opcje porównania, które umoliwiaj& wykonanie bardziej szczegóowych sprawdzel importowanych dokumentów. Do dodatkowych danych, które mog& byt brane pod uwag w trakcie porównania, nale&: wymiar czasu pracy kod wykonywanego zawodu kod?wiadczenia/przerwy pocz&tek okresu?wiadczenia koniec okresu?wiadczenia. W programie Patnik w zaawansowanych opcjach importu dodano opcj Porównuj z histori" danych identyfikacyjnych zapisanych w kartotekach ubezpieczonych. Opcja ta domy?lnie jest zaznaczona, czyli podczas importu nowych dokumentów i aktualizuj&cych zawsze brane s& pod uwag dane aktualne i historyczne ubezpieczonych. Umoliwiono jednak wy&czenie tej opcji, co oznacza, e import bdzie bra pod uwag tylko aktualne dane ubezpieczonego widoczne na zakadce Dane identyfikacyjne w kartotece ubezpieczonego. Wy&czenie tej opcji jest zalecane dla tych patników, którzy maj& bdne dane historyczne w kartotekach ubezpieczonych. Funkcje programu 127

128 Poza tym mona wykonat import, podczas którego bd& porównywane wszystkie pola w dokumentach Wczytanie wszystkich dokumentów Wczytanie wszystkich dokumentów polega na kopiowaniu wszystkich dokumentów z zestawu importowanego. W przypadku tej operacji nie jest istotne, czy dokumenty s& identyczne, czy róni& si midzy sob&. Wczytanie moe odbywat si dla jednego patnika (wybranego do kontekstu) lub dla wszystkich patników wprowadzonych do Rejestru patników. Aby wczytat dokumenty z pliku KEDU: 1. Z menu NarzFdzia wybierz polecenie Importuj dokumenty. 2. Na ekranie pojawi si okno powitalne kreatora importu (patrz Rysunek 71) - kliknij przycisk Dalej, aby kontynuowat prac kreatora. Rysunek 71. Okno dialogowe: Kreator importu dokumentów krok1/6 3. W nastpnym oknie kreatora (patrz Rysunek 72) wybierz rodzaj importu Wczytanie wszystkich dokumentów i kliknij przycisk Dalej. Je?li chcesz wczytat jednocze?nie dokumentu kilku patników, to wybierz Wczytanie wszystkich dokumentów i zaznacz pole wyboru dla p-atników wprowadzonych do Rejestru p-atników. 128 Podrcznik uytkownika

129 Rysunek 72. Okno dialogowe: Wybór rodzaju importu 4. W oknie, które pojawi si na ekranie (patrz Rysunek 73), kliknij przycisk Przegl"daj i wska plik KEDU, który chcesz wczytat, a nastpnie kliknij przycisk Dalej. Rysunek 73. Okno dialogowe: Wska, plik KEDU do importu 5. Kliknij przycisk Dalej w nastpnym oknie dialogowym (patrz Rysunek 75), aby rozpocz&t proces wczytania dokumentów. Funkcje programu 129

130 Rysunek 74. Okno dialogowe: Kreator importu dokumentów krok 4/6 Import moe byt procesem dugotrwaym - zaley to od wielko?ci pliku KEDU. 6. Jeeli w?ród wczytywanych dokumentów znajduje si deklaracja rozliczeniowa ZUS DRA z niepoprawnymi warto?ciami w polu III.03 Czy patnik posiada status zakadu pracy chronionej/aktywno?ci zawodowej, to na ekranie zostanie wy?wietlony komunikat (patrz Rysunek 74), a warto?ci te zostan& zamienione na zgodne z obowi&zuj&cymi od stycznia 2004r. (patrz rozdzia Przygotowanie dokumentów rozliczeniowych - deklaracji rozliczeniowej). Kliknij przycisk Tak w oknie komunikatu (patrz Rysunek 69), je?li chcesz, aby zostaa wykonana zamiana kodu Branowej Kasy Chorych na kod oddzia NFZ. Podczas wczytywania dokumentów ZUS ZUA i ZUS ZZA wykonywana jest zamiana kodów Kas chorych na kody oddziaów Narodowego Funduszu Zdrowia. Dla ubezpieczonych, którzy wcze?niej naleeli do Branowej Kasy Chorych, zostanie wykonana analiza kodu pocztowego i kod oddziau NFZ dopisany zostanie zgodnie z kodem pocztowym w adresie zamieszkania podanym w dokumencie. Je?li dla jakiego? ubezpieczonego, który nalea do Branowej Kasy Chorych, brak jest adresu zamieszkania, to zostanie sprawdzony adres zameldowania, a je?li i tego adresu nie bdzie, to kod oddziau NFZ nie zostanie uzupeniony. Rysunek 75. Okno komunikatu 130 Podrcznik uytkownika

131 7. Po zakolczeniu procesu importu kliknij przycisk Raport znajduj&cy si w nastpnym oknie dialogowym (patrz Rysunek 76), aby zapoznat si z przebiegiem importu. Podczas wczytywania dokumentów zakadane s& nowe kartoteki osobom ubezpieczonym, które wcze?niej nie figuroway w Rejestrze ubezpieczonych. Jeeli kartoteki zakadane s& na podstawie dokumentów, w których wypenione jest pole PESEL, a pole Data urodzenia nie zostao wypenione, to program automatycznie uzupeni pole Data urodzenia w kartotece. O uzupenieniu kartoteki ubezpieczonego poprzez dodanie daty urodzenia informuje odpowiedni komunikat, umieszczony w raporcie z importu. Rysunek 76. Okno dialogowe: Import dokumentów 8. W szóstym kroku kreatora kliknij przycisk Zakocz, aby zaimportowane dokumenty zostay zapisane w bazie programu. Kliknicie przycisku Anuluj powoduje wycofanie zaimportowanych dokumentów. Je?li po zakolczeniu importu chcesz zoptymalizowat baz, to zaznacz pole wyboru Uruchom optymalizacj bazy (wicej informacji patrz Podrcznik administratora ). Je?li po zakolczeniu importu chcesz dokonat &czenia kartotek ubezpieczonych, to zaznacz pole wyboru Uruchom kreator -"czenia kartotek (wicej informacji patrz rozdzia 5.2.8). Je?li po wykonaniu importu zostay wykryte kartoteki do po&czenia i kartoteki te po&czono to zaleca si wykonanie aktualizacji danych identyfikacyjnych ubezpieczonego na wszystkich dokumentach o statusie Wprowadzony. Zaimportowane dokumenty mona ogl&dat w widoku Dokumenty wprowadzone - maj& one status Niezweryfikowany Import dokumentów nowych Import nowych dokumentów polega na kopiowaniu z zestawu importowanego dokumentów rónych od dokumentów znajduj&cych si w widoku Dokumenty wprowadzone. Funkcje programu 131

132 Aby zaimportowat nowe dokumenty: 1. Z menu NarzFdzia wybierz polecenie Importuj dokumenty. 2. Na ekranie pojawi si okno powitania kreatora (patrz Rysunek 71) - kliknij przycisk Dalej i postpuj zgodnie ze wskazówkami kreatora. Kliknicie przycisku Anuluj oznacza rezygnacje z importu dokumentów. 3. W nastpnym oknie kreatora (patrz Rysunek 77) wybierz opcj Import nowych dokumentów i kliknij przycisk Dalej. Kliknicie przycisku Zaawansowane... umoliwia okre?lenie zakresu importu oraz dodatkowych opcji porównywania dokumentów. Rysunek 77. Okno dialogowe : Kreator importu dokumentów krok 2 / 6 4. Po klikniciu przycisku Zaawansowane... na ekranie pojawi si okno Zaawansowane opcje importu (patrz Rysunek 78). Je?li chcesz okre?lit dodatkowe parametry porównania, które zostan& uwzgldnione podczas importu dokumentów, zaznacz odpowiednie pola na zakadce Opcje porównania. 5. Je?li chcesz ograniczyt import do wybranych typów dokumentów, np. ZUS ZUA, to wybierz je na zakadce Zakres importu/dokument. Je?li chcesz importowat dokumenty wybranych ubezpieczonych, to przejd< na zakadk Zakres importu/ubezpieczony i wybierz opcj Wybranych ubezpieczonych. Nastpnie kliknij przycisk Wybierz ubezpieczonych i w oknie Lista ubezpieczonych wska osoby, dla których chcesz wykonat import dokumentów. Potwierd< swój wybór, klikaj&c przycisk OK. W programie Patnik w zaawansowanych opcjach importu dodano opcj Porównuj z histori" danych identyfikacyjnych zapisanych w kartotekach ubezpieczonych. Opcja domy?lnie jest zaznaczona, czyli podczas importu nowych dokumentów zawsze brane s& pod uwag dane aktualne i historyczne ubezpieczonych. Umoliwiono jednak wy&czenie tej opcji, co oznacza, e import bdzie bra pod uwag tylko aktualne dane ubezpieczonego. Wy&czenie tej opcji jest zalecane dla tych patników, którzy maj& bdne dane historyczne w kartotekach ubezpieczonych. 132 Podrcznik uytkownika

133 Rysunek 78. Okno: Zawansowane opcje importu 6. W oknie, które pojawi si na ekranie (patrz Rysunek 73), kliknij przycisk Przegl"daj i wska plik KEDU, który chcesz zaimportowat, a nastpnie kliknij przycisk Dalej. 7. Kliknij przycisk Dalej w czwartym kroku kreatora (patrz Rysunek 74), aby rozpocz&t proces importu dokumentów. Podczas importu dokumentów zakadane s& nowe kartoteki osobom ubezpieczonym, które wcze?niej nie figuroway w Rejestrze ubezpieczonych. Jeeli kartoteki zakadane s& na podstawie dokumentów, w których wypenione jest pole PESEL, a pole Data urodzenia nie zostao wypenione, to program automatycznie uzupeni pole Data urodzenia w kartotece. O uzupenieniu kartoteki ubezpieczonego poprzez dodanie daty urodzenia informuje odpowiedni komunikat, umieszczony w raporcie z importu. 8. W szóstym kroku kreatora kliknij przycisk Zakocz, aby zaimportowane dokumenty zostay zapisane w rejestrze dokumentów. Kliknicie przycisku Anuluj powoduje wycofanie zaimportowanych dokumentów. Je?li po zakolczeniu importu chcesz zoptymalizowat baz, to zaznacz pole wyboru Uruchom optymalizacj bazy (wicej informacji patrz Podrcznik administratora ). Je?li po zakolczeniu importu chcesz dokonat &czenia kartotek ubezpieczonych, to zaznacz pole wyboru Uruchom kreator -"czenia kartotek (wicej informacji patrz rozdzia 5.2.8). Funkcje programu 133

134 Je?li po wykonaniu importu zostay wykryte kartoteki do po&czenia i kartoteki te po&czono to zaleca si wykonanie aktualizacji danych identyfikacyjnych ubezpieczonego na wszystkich dokumentach o statusie Wprowadzony. Zaimportowane dokumenty mona ogl&dat w widoku Dokumenty wprowadzone maj& one status Niezweryfikowany Import dokumentów aktualizuj,cych Import dokumentów aktualizuj&cych polega na porównaniu dokumentów z importowanego pliku KEDU z dokumentami znajduj&cymi si w bazie programu ze statusem Wprowadzony i pominiciu tych dokumentów, które nie wystpuj& w programie Patnik, oraz wyszukaniu dokumentów takich samych i zast&pieniu ich dokumentami pochodz&cymi z importu. W wypadku importu z aktualizacj& dokumentu zgoszenia do ubezpieczel ZUS ZUA dla tego samego ubezpieczonego nie nastpuje uaktualnienie danych. Importowany ZUS ZUA dopisywany jest obok dokumentu istniej&cego w zestawie. Mechanizm taki zosta wprowadzony dla sytuacji, w której ubezpieczony w danym zakadzie pracy zawar przynajmniej dwie umowy o prac. Aby przeprowadzit import dokumentów z aktualizacj&: 1. Z menu Narzdzia wybierz polecenie Importuj dokumenty. 2. Na ekranie pojawi si okno powitania kreatora (patrz Rysunek 71) - kliknij przycisk Dalej i postpuj zgodnie ze wskazówkami kreatora. Kliknicie przycisku Anuluj oznacza rezygnacje z importu dokumentów. 3. W nastpnym oknie kreatora wybierz opcj Import dokumentów aktualizuj"cych i kliknij przycisk Dalej. 4. Kliknij przycisk Zaawansowane, je?li chcesz okre?lit zakresu importu oraz dodatkowe opcje porównywania dokumentów. 5. W oknie, które pojawi si na ekranie (patrz Rysunek 73), kliknij przycisk Przegl"daj i wska plik KEDU, który chcesz zaimportowat, a nastpnie kliknij przycisk Dalej. 6. Kliknij przycisk Dalej w czwartym kroku kreatora (patrz Rysunek 74), aby rozpocz&t proces importu dokumentów. Jeeli w?ród wczytywanych dokumentów znajduje si deklaracja rozliczeniowa ZUS DRA z niepoprawnymi warto?ciami w polu III.03 Czy patnik posiada status zakadu pracy chronionej/aktywno?ci zawodowej, to na ekranie zostanie wy?wietlony komunikat (patrz Rysunek 75), a warto?ci te zostan& zamienione na zgodnie z obowi&zuj&cymi od stycznia 2004r. (patrz rozdzia Przygotowanie dokumentów rozliczeniowych - deklaracji rozliczeniowej). 7. Je?li w trakcie importu wyst&pi& sytuacje niejednoznaczne wyja?nij je zgodnie z opisem z rozdziau Po zakolczeniu procesu importu kliknij przycisk Raport znajduj&cy si w nastpnym oknie dialogowym (patrz Rysunek 76), aby zapoznat si z przebiegiem importu. 9. W szóstym kroku kreatora kliknij przycisk Zakocz, aby zaimportowane dokumenty zostay zapisane w rejestrze dokumentów. 134 Podrcznik uytkownika

135 10. Kliknicie przycisku Anuluj powoduje wycofanie zaimportowanych dokumentów. Je?li po wykonaniu importu zostay wykryte kartoteki do po&czenia i kartoteki te po&czono to zaleca si wykonanie aktualizacji danych identyfikacyjnych ubezpieczonego na wszystkich dokumentach o statusie Wprowadzony. Zaimportowane dokumenty mona ogl&dat w widoku Dokumenty wprowadzone - maj& one status Niezweryfikowany Wyja>nianie sytuacji niejednoznacznych podczas importu z aktualizacj, Je?li w?ród importowanych dokumentów lub w bazie programu wystpuj& dwa (lub wicej) dokumenty podobne, to w trakcie importu powstaj& sytuacje niejednoznaczne, tzn. program sam nie potrafi wybrat dokumentów do aktualizacji. Sytuacje niejednoznaczne mog& powstat w nastpuj&cych przypadkach: - w?ród importowanych dokumentów w pliku KEDU istniej& dwa (lub wicej) dokumenty podobne, a w bazie programu istnieje jeden dokument, który mona zaktualizowat, - w bazie programu w?ród dokumentów o statusie Wprowadzony istniej& dwa (lub wicej) dokumenty podobne, a w pliku KEDU jest jeden taki dokument, - i w pliku KEDU i w bazie istnieje kilka podobnych dokumentów. Dokumenty podobne to takie, które maj& takie same dane identyfikacyjne patnika i/lub ubezpieczonego oraz speniaj& kryteria zawarte w oknie Zaawansowane opcje importu (patrz Rysunek 78). Je?li w trakcie importu wyst&pi& sytuacje niejednoznaczne na ekranie pojawi si okno Lista dokumentów (patrz Rysunek 79). Okno jest podzielone na dwie zakadki, a kada z zakadek ma dwa bloki z listami dokumentów. Opisy bloków wskazuj& jakie dokumenty znajduj& si na listach. Na zakadce Jeden dokument importowany do wielu w Rejestrze Dokumentów, w bloku Dokumenty importowane wska dokument, a nastpnie w dolnej cz?ci okna w bloku Dokumenty w bazie danych wybierz dokument, który ma zostat zaktualizowany i kliknij przycisk Aktualizuj. Kliknicie przycisku Pomi powoduje pominicie dokumentów importowanych, czyli w bazie programu pozostan& niezmienione dokumenty. Kliknij przycisk OK, aby zamkn&t okno Lista dokumentów. Przycisk OK jest aktywny po wyja?nieniu wszystkich sytuacji niejednoznacznych, czyli gdy listy na obu zakadach okna s& puste. Dwukrotne kliknicie na dokumencie wskazanym na li?cie umoliwia ogl&danie jego zawarto?ci. Zakadka Wiele dokumentów importowanych do jednego w Rejestrze dokumentów umoliwia obsug sytuacji, gdy w importowanym pliku KEDU jest kilka dokumentów podobnych. Funkcje programu 135

136 Rysunek 79. Okno Lista dokumentów import jednego dokumentu do wielu w Rejestrze dokumentów Przykadowe sytuacje jakie mogh wysthpip w trakcie importu Schemat poniej (patrz Rysunek 80) przedstawia przykadowe sytuacje jakie mog& wyst&pit podczas importu dokumentów ZUS RCA. Pierwszy przyk+ad W bazie patnika znajduje si dokument ZUS RCA, w którym dla ubezpieczonego Kowalski Jan istnieje jeden raport imienny. W pliku KEDU wskazanym do importu z aktualizacj& znajduj& si dwa raporty imienne dla tego ubezpieczonego. W takiej sytuacji uytkownik sam musi zdecydowat, który raport imienny dla Kowalskiego Jana jest wa?ciwy i ma pozostat w bazie po ukolczeniu procesu importu. Istniej& trzy moliwe rozwi&zania tej sytuacji: pierwszy z importowanych raportów Kowalskiego Jana zast&pi raport istniej&cy w bazie, drugi z importowanych raportów Kowalskiego Jana zast&pi raport istniej&cy w bazie, raport istniej&cy w bazie pozostanie bez zmian, importowane raporty zostan& pominite. Je?li podczas importu wyst&pi taka sytuacja, to na ekranie pojawi si okno Lista dokumentów (patrz Rysunek 81). Wska pierwszy lub drugi z dokumentów w bloku Importowane dokumenty i kliknij przycisk Aktualizuj, aby zast&pi on dokument istniej&cy w bazie. 136 Podrcznik uytkownika

137 Kliknij przycisk Pomi, aby w Rejestrze dokumentów pozosta dokument, który by przed importem. Drugi przyk+ad W bazie patnika znajduje si dokument ZUS RCA, w którym dla ubezpieczonego Kowalski Jan istniej& dwa raporty imienne. W pliku KEDU wskazanym do importu z aktualizacj& znajduje si jeden raport imienny dla tego ubezpieczonego. W takiej sytuacji uytkownik sam musi zdecydowat, który z dokumentów w bazie ma byt zast&piony importowanym. Istniej& trzy moliwe rozwi&zania tej sytuacji: pierwszy z istniej&cych w bazie raportów Kowalskiego Jana zostanie zast&piony raportem importowanym, drugi z istniej&cych w bazie raportów Kowalskiego Jana zostanie zast&piony raportem importowanym, oba raport istniej&cy w bazie pozostan& bez zmian, importowany raport zostanie pominity. Je?li podczas importu wyst&pi taka sytuacja, to na ekranie pojawi si okno Lista dokumentów (patrz Rysunek 79). Wska pierwszy lub drugi z dokumentów w bloku Dokumenty w bazie danych i kliknij przycisk Aktualizuj, aby zosta on zast&piony dokumentem importowanym. Kliknij przycisk Pomi, aby w Rejestrze dokumentów istniej&ce raporty pozostay bez zmian. Funkcje programu 137

138 Rysunek 80 Przykadowe sytuacje niejednoznaczne podczas importu z aktualizacj& 138 Podrcznik uytkownika

139 Rysunek 81. Okno Lista dokumentów import wielu dokumentów do jednego w Rejestrze dokumentów Import dokumentów nowych i aktualizuj,cych Import dokumentów nowych z aktualizacj& polega na wczytaniu dokumentów nowych i aktualizowaniu dokumentów, które ju istniej& w bazie. Oznacza to, e je?li w importowanym zestawie dokumentów w postaci pliku KEDU istniej& dokumenty, których brak w bazie programu Patnik, to dokumenty te zostan& zaimportowane. Natomiast dokumenty takie same (istniej&ce w bazie) zostan& zast&pione dokumentami importowanymi. Aby przeprowadzit import dokumentów nowych i aktualizuj&cych wybierz z menu NarzFdzia polecenie Importuj dokumenty, a nastpnie postpuj tak, jak przy imporcie dokumentów aktualizuj&cych (patrz rozdzia 5.5.3), tylko w drugim kroku kreatora wybierz opcj Import dokumentów nowych i aktualizuj"cych. Zaimportowane dokumenty najlepiej ogl&dat w widoku Dokumenty wprowadzone - maj& one status Niezweryfikowany. Funkcje programu 139

140 5.6 Obs uga zestawów dokumentów Zestaw dokumentów jest paczk& dokumentów rónego typu, które uytkownik moe w danym momencie przekazat w postaci wydruków lub wysat elektronicznie do ZUS. Obsuga zestawów dokumentów polega na utworzeniu zestawu, dodaniu do niego dokumentów i przekazaniu go do ZUS. Do zestawu mona dodat tylko dokumenty o statusie Wprowadzony. Dokumenty ubezpieczeniowe do ZUS mona przekazywat: w postaci wydruków papierowych (patnicy skadek rozliczaj&cy skadki za nie wicej ni 5 osób), wysyaj&c bezpo?rednio z programu PATNIK, przy wykorzystaniu przegl&darki internetowej lub aplikacji pocztowej, zapisane na pycie CD. Operacje zwi&zane z obsug& zestawów dokumentów wywoywane s& w widokach Zestawy wprowadzone oraz Zestawy wys-ane (patrz Rysunek 82). Obszar roboczy Zestawy wprowadzone jest dostpny po wybraniu z menu Widok polecenia Zestawy dokumentów/zestawy wprowadzone lub po klikniciu ikony Zestawy wprowadzone na zakadce Zestawy dokumentów na pasku ikon, lub te po wci?niciu klawisza F6 w dowolnym widoku. Zestawy dokumentów widoczne s& w nim do momentu wysania, po wysaniu zestaw jest widoczny w widoku Zestawy wys-ane. Obszar roboczy Zestawy wys-ane jest dostpny po wybraniu z menu Widok polecenia Zestawy dokumentów/zestawy wysane lub po klikniciu ikony Zestawy wys-ane na zakadce Zestawy dokumentów na pasku ikon, lub te po wci?niciu klawisza F7 w dowolnym widoku. W tym widoku przechowywane s& zestawy dokumentów, które zostay ju wysane do ZUS oraz zestawy historyczne (wczytane podczas zasilenia inicjalnego z poprzednich wersji programu Patnik). 140 Podrcznik uytkownika

141 Rysunek 82. Obszar roboczy Zestawy wprowadzone Utworzenie nowego zestawu dokumentów Funkcja umoliwia utworzenie nowego zestawu dokumentów. Uytkownik tworz&cy zestaw moe od razu dodat do niego wybrane dokumenty lub zrobit to pó<niej. Przed wysaniem zestawu zawieraj&cego koryguj&ce raporty imienne, oznacz statusem Do wysy ki raporty, które zostay faktycznie skorygowane i powinny byt wysane do ZUS (patrz Oznaczanie raportów imiennych do wysyki). Aby przygotowat zestaw dokumentów do wysania: 1. Z menu Widok wybierz polecenie Zestawy dokumentów/zestawy wprowadzone. 2. W widoku Zestawy wprowadzone (patrz Rysunek 82) z menu Program wybierz polecenie Nowy, aby przej?t do tworzenia nowego zestawu. Polecenie Nowy dostpne jest równie jako przycisk na pasku narzdzi lub w menu podrcznym, dostpnym po klikniciu prawym klawiszem myszy na panelu w widoku Zestawy wprowadzone. Moesz równie uyt kombinacji klawiszy CTRL+N na klawiaturze. 3. W oknie Zestaw dokumentów (patrz Rysunek 83), które pojawi si na ekranie, wypenij pole Nazwa zestawu, a nastpnie kliknij przycisk Dodaj, aby do&czyt dokumenty do zestawu. Funkcje programu 141

142 Rysunek 83. Okno dialogowe: Zestaw dokumentów 4. Na ekranie pojawi si okno Lista dokumentów (patrz Rysunek 84), zawieraj&ce list wprowadzonych dokumentów. Zaznacz te dokumenty, które chcesz przesat do ZUS, i kliknij przycisk OK. Wybrane dokumenty zostan& dodane do zestawu. W oknie Lista dokumentów wy?wietlane s& tylko dokumenty o statusie Wprowadzony, które nie zostay dodane do innego zestawu dokumentów. Kliknicie przycisku Poka filtr powoduje wy?wietlanie panelu filtruj&cego umoliwiaj&cego zaawansowane wyszukiwanie dokumentów, które maj& zostat do&czone do zestawu. 142 Podrcznik uytkownika

143 Rysunek 84. Okno dialogowe: Lista dokumentów 5. Zapisz zmiany wprowadzone w zestawie, klikaj&c przycisk Zapisz i zamknij na pasku narzdzi Wys anie zestawu dokumentów Funkcja suy do przygotowania i wysania zestawu dokumentów do ZUS. W zaleno?ci od wybranej metody przekazywania dokumentów (patrz Podrcznik administratora rozdzia Okre-lenie metody przekazywania dokumentów do ZUS) umoliwia ona wydrukowanie dokumentów znajduj&cych si w zestawie lub przygotowanie elektronicznej przesyki (komunikatu KSI MAIL) patrz te rozdzia 4.9 Jak przygotowat i wysat zestaw dokumentów? Przygotowanie zestawu dokumentów do elektronicznej wysyki do ZUS polega na: zaszyfrowaniu tre?ci dokumentu, podpisaniu dokumentu kluczem prywatnym nadawcy (patnika lub uytkownika), do&czeniu certyfikatu nadawcy. Funkcje programu 143

144 Aby funkcja wysyania zestawu dokumentów (przy wybranej metodzie przesyania innej ni wydruk) dziaaa poprawnie, musz& byt spenione nastpuj&ce warunki: 1. W programie zarejestrowany jest wany certyfikat jednostki ZUS. W przypadku braku certyfikatu ZUS naley go pobrat i zarejestrowat patrz rozdzia Pobieranie certyfikatu ZUS). Identyfikator jednostki ZUS powinien byt ustawiony w parametrach przekazu elektronicznego (patrz Podrcznik administratora rozdzia Konfiguracja przekazu elektronicznego). 2. W programie zarejestrowany jest wany certyfikat patnika. Przed wysaniem dokumentów naley ustawit metod wysyania w parametrach przekazu elektronicznego (patrz Podrcznik administratora ). Aby wysat zestaw dokumentów: 1. Wó do napdu A: dyskietk ze swoim kluczem prywatnym. 2. W widoku Zestawy wprowadzone otwórz zestaw dokumentów, który chcesz wysat, zaznaczaj&c ten zestaw i wybieraj&c z menu Program polecenie Otwórz. Polecenie Otwórz dostpne jest równie jako przycisk na pasku narzdzi lub w menu podrcznym, wy?wietlaj&cym si po klikniciu prawym klawiszem myszy na panelu w widoku Zestawy wprowadzone. Moesz równie uyt klawisza ENTER lub kombinacji klawiszy CTRL+O na klawiaturze albo klikn&t dwukrotnie lewym klawiszem myszy na wybranym zestawie. 3. W oknie Zestaw dokumentów (patrz Rysunek 85) z menu NarzFdzia wybierz polecenie WyMlij. Polecenie WyMlij dostpne jest równie jako przycisk na pasku narzdzi w oknie Zestaw dokumentów. Moesz równie zrezygnowat z otwierania wybranego zestawu dokumentów i uyt polecenia WyMlij z menu NarzFdzia okna gównego lub z menu podrcznego, dostpnego po zaznaczeniu zestawu i klikniciu prawym klawiszem myszy na panelu w widoku Zestawy wprowadzone. 144 Podrcznik uytkownika

145 Rysunek 85. Okno: Zestaw dokumentów 4. Na ekranie wy?wietlony zostanie komunikat (patrz Rysunek 86) kliknij przycisk Tak. Kliknicie przycisku Nie oznacza rezygnacj z wysania zestawu. Rysunek 86. Okno komunikatu 5. Wykonywana jest weryfikacja dokumentów znajduj&cych si w zestawie. Je?li zestaw zawiera bdy zwyke lub ostrzeenia, to pojawi si komunikat (patrz Rysunek 87). Je?li chcesz wysat zestaw z bdami, kliknij przycisk Tak. Kliknicie przycisku Nie oznacza rezygnacj z wysania zestawu. Rysunek 87. Okno komunikatu o bdach w zestawie Funkcje programu 145

146 Zestaw zawieraj&cy bdy krytyczne nie moe zostat wysany. Kolejne kroki zale& od wybranej metody przekazywania dokumentów do ZUS i opisane zostay w nastpnych podrozdziaach Wydruk Jeeli w ustawieniach przekazu elektronicznego (patrz Podrcznik administratora ) wybrana zostaa metoda przekazywania dokumentów Wydruk: 6. Dokumenty znajduj&ce si w zestawie s& drukowane. 7. Wy?wietlony zostanie komunikat (patrz Rysunek 88). Aby potwierdzit poprawno?t wydruku i zmian statusu dokumentów w zestawie na Wys-any, kliknij przycisk Tak. Rysunek 88. Okno komunikatu z pytaniem o potwierdzenie zmiany statusu wydrukowanego zestawu Po wykonaniu tej operacji dokumenty znajduj&ce si w zestawie otrzymuj& status Wys-any, co oznacza, e nie mog& byt one edytowane ani usuwane. Zestawy dokumentów, które zostay przekazane do ZUS, widoczne s& w widoku Zestawy wys-ane. 8. Na ekranie pojawi si komunikat informuj&cy o wysaniu zestawu (patrz Rysunek 89) - kliknij przycisk OK. Rysunek 89. Informacja o statusie zestawu dokumentów Po przekazaniu dokumentów do ZUS zmiel status zestawu dokumentów (patrz rozdzia Oznaczanie zestawu jako Potwierdzony) Wys anie zestawu dokumentów bezpo>rednio z programu Jeeli w ustawieniach przekazu elektronicznego (patrz Podrcznik administratora ) wybrana zostaa metoda przekazywania dokumentów Automatyczna wysy-ka: 6. Wó dyskietk z kluczem prywatnym do napdu A: 146 Podrcznik uytkownika

147 Jeeli podczas tej sesji pracy z programem uytkownik nie pracowa jeszcze z przekazem elektronicznym lub nie przechodzi do widoków zwi&zanych z przekazem (tj. Certyfikaty, Listy CRL lub Wiadomoci), to przed wysaniem zestawu dokumentów wykonana zostanie dodatkowo weryfikacja wstpna zarejestrowanych w programie certyfikatów i list CRL (patrz opis na stronie 181). 7. W oknie Podaj has+o (patrz Rysunek 90) wprowad< haso do klucza prywatnego znajduj&cego si na dyskietce i kliknij przycisk OK. Kliknicie przycisku Anuluj spowoduje rezygnacj z wysania zestawu. Rysunek 90. Wprowadzanie hasa do klucza prywatnego 8. Zestaw zostanie przygotowany i przekazany na adres ZUS ustawiony w parametrach przekazu elektronicznego. 9. Automatycznie pobrany zostanie identyfikator potwierdzenia - wy?wietlony zostanie informuj&cy o tym komunikat (patrz Rysunek 91). Rysunek 91. Okno komunikatu o wysaniu zestawu 10. Identyfikator potwierdzenia jest automatycznie zapisywany w programie na zakadce Wysy-ka w oknie Zestaw dokumentów. 11. Po pomy?lnym wysaniu zestawu dokumentów na ekranie ukae si komunikat (patrz Rysunek 92). Rysunek 92. Okno komunikatu o przekazaniu zestawu do ZUS Po wykonaniu tej operacji dokumenty znajduj&ce si w zestawie otrzymuj& status Wys-any, co oznacza, e nie mog& byt one edytowane ani usuwane. Zestawy dokumentów, które zostay przekazane do ZUS, widoczne s& w widoku Zestawy wys-ane. Funkcje programu 147

148 Jeeli z jakich? przyczyn zewntrznych plik nie zostanie przesany do ZUS, wy?wietlony zostanie odpowiedni komunikat. Aby potwierdzit zestaw dokumentów, pobierz i zarejestruj potwierdzenie przesyki (patrz rozdzia Pobieranie potwierdzenia) Przygotowanie zestawu do samodzielnego wys ania Jeeli w ustawieniach przekazu elektronicznego (patrz rozdzia Podrcznik administratora ) wybrana zostaa metoda przekazywania dokumentów Wysy-ka samodzielna: 12. Wó dyskietk z kluczem prywatnym do napdu A:. Jeeli podczas tej sesji pracy z programem uytkownik nie pracowa jeszcze z przekazem elektronicznym lub nie przechodzi do widoków zwi&zanych z przekazem (tj. Certyfikaty, Listy CRL lub Wiadomoci), to przed wysaniem zestawu dokumentów wykonana zostanie dodatkowo weryfikacja wstpna zarejestrowanych w programie certyfikatów i list CRL (patrz opis na stronie 181). 13. W oknie Podaj haso (patrz Rysunek 93) wprowad< haso do klucza prywatnego znajduj&cego si na dyskietce i kliknij przycisk OK. Kliknicie przycisku Anuluj spowoduje rezygnacj z wysania zestawu. Rysunek 93. Wprowadzanie hasa do klucza prywatnego 14. W oknie Zapis pliku do wys+ania (patrz Rysunek 94) wska folder, w którym ma zostat zapisany plik KSI MAIL, zawieraj&cy przygotowany do wysania zestaw dokumentów, i kliknij przycisk Zapisz. Kliknicie przycisku Anuluj oznacza rezygnacj z zapisania przesyki. 148 Podrcznik uytkownika

149 Rysunek 94. Zapisanie pliku zawieraj&cego zestaw dokumentów przygotowany do wysania Wszystkie operacje zapisywania plików z dokumentami powinny odbywat si w obrbie lokalnego dysku komputera, na którym zainstalowany jest program PATNIK. Nieprzestrzeganie tej zasady moe powodowat problemy z weryfikacj& podpisów elektronicznych w dokumentach przekazywanych do ZUS. 15. Po pomy?lnym przygotowaniu i zapisaniu zestawu dokumentów na ekranie wy?wietli si komunikat (patrz Rysunek 95). Rysunek 95. Okno komunikatu o przekazaniu zestawu do ZUS Po wykonaniu tej operacji dokumenty znajduj&ce si w zestawie otrzymuj& status Wys-any, co oznacza, e nie mog& byt one edytowane ani usuwane. Zestawy dokumentów, które zostay przekazane do ZUS, widoczne s& w widoku Zestawy wys-ane. 16. Przeka tak przygotowan& przesyk do ZUS na pycie CD (patrz rozdzia Jak przekazat dokumenty na pycie CD? ). Pamitaj, aby plik zosta przekazany do ZUS w sposób, który zosta wybrany przed jego przygotowaniem. Po przekazaniu pliku do ZUS zapisz w programie identyfikator potwierdzenia (patrz rozdzia Wprowadzenie identyfikatora potwierdzenia), a nastpnie pobierz i zarejestruj potwierdzenie przesyki (patrz rozdzia Pobieranie potwierdzenia). Funkcje programu 149

150 5.6.3 Anulowanie wys ania zestawu Funkcja umoliwia anulowanie wysania zestawu dokumentów i moe byt wykorzystana w celu umoliwienia ponownej edycji dokumentów. Z funkcji mona korzystat, jeeli uytkownik wie, e dokumenty nie dotary do ZUS, a chciaby co? w nich skorygowat. Anulowanie wysania mona wykonat tylko dla zestawów, dla których nie zarejestrowano identyfikatora potwierdzenia przekazania do ZUS. Nie mona anulowat wysania zestawu, który zosta wysany do ZUS automatyczenie z programu Patnik. Aby anulowat wysanie zestawu: 1. W widoku Zestawy wys-ane otwórz zestaw dokumentów, którego wysanie chcesz anulowat, zaznaczaj&c ten zestaw i wybieraj&c z menu Program polecenie Otwórz. Polecenie Otwórz dostpne jest równie jako przycisk na pasku narzdzi lub w menu podrcznym, wy?wietlaj&cym si po klikniciu prawym klawiszem myszy na panelu w widoku Zestawy wys-ane. Moesz równie uyt kombinacji klawiszy CTRL+O na klawiaturze lub klikn&t dwa razy lewym przyciskiem myszy na wybranym zestawie. 2. W oknie Zestaw dokumentów (patrz Rysunek 96) z menu NarzFdzia wybierz polecenie Anuluj wysanie. 150 Podrcznik uytkownika

151 Rysunek 96. Okno Zestaw dokumentów 3. Na ekranie wy?wietlone zostanie okno z komunikatem, w którym naley potwierdzit zamiar anulowania wysania zestawu (patrz Rysunek 97). W tym celu kliknij przycisk Tak. Aby zrezygnowat z anulowania wysania zestawu, kliknij przycisk Nie. Rysunek 97. Okno komunikatu z pro?b& o potwierdzenie zamiaru anulowania wysania zestawu 4. Na ekranie wy?wietlony zostanie komunikat potwierdzaj&cy wykonanie operacji (patrz Rysunek 98). Kliknij przycisk OK, aby zamkn&t okno komunikatu. Funkcje programu 151

152 Rysunek 98. Okno komunikatu o anulowaniu wysania zestawu W wyniku przeprowadzenia powyszych operacji stan dokumentów znajduj&cych si w danym zestawie zmieni si na Wprowadzony i moliwa bdzie ich edycja. Zestaw bdzie widoczny w obszarze roboczym Zestawy wprowadzone Oznaczanie zestawu jako Potwierdzony Funkcja suy do oznaczenia jako potwierdzone zestawów dokumentów, co do których uytkownik ma pewno?t, e zostay odebrane przez ZUS. Zestawy dokumentów przekazane w postaci elektronicznej nie powinny byt potwierdzane w ten sposób. Do potwierdzenia tych zestawów suy funkcja pobierania i rejestrowania elektronicznego potwierdzenia z ZUS (patrz rozdzia Jak potwierdzit elektroniczne przekazanie dokumentów do ZUS?). Potwierdzenie mona wykonat tylko dla tych zestawów, które maj& status Wys-any. Aby oznaczyt zestaw dokumentów jako potwierdzony: 1. W widoku Zestawy wys-ane otwórz zestaw dokumentów, który chcesz potwierdzit, zaznacz ten zestaw i wybierz z menu Program polecenie Otwórz. Polecenie Otwórz dostpne jest równie jako przycisk na pasku narzdzi lub w menu podrcznym, dostpnym po klikniciu prawym klawiszem myszy na panelu w widoku Zestawy wys-ane. Moesz równie uyt kombinacji klawiszy CTRL+O na klawiaturze lub klikn&t dwa razy lewym przyciskiem myszy na wybranym zestawie. 2. W oknie Zestaw dokumentów (patrz Rysunek 96) z menu NarzFdzia wybierz polecenie Oznacz jako Potwierdzony. 3. Na ekranie wy?wietlone zostanie okno z komunikatem, w którym naley potwierdzit zamiar potwierdzenia zestawu (patrz Rysunek 99). W tym celu kliknij przycisk Tak. Aby zrezygnowat z potwierdzenia zestawu, kliknij przycisk Nie. Rysunek 99. Okno komunikatu z pytaniem o potwierdzenie zamiaru potwierdzenia wysyki 4. Na ekranie wy?wietlony zostanie komunikat potwierdzaj&cy wykonanie operacji (patrz Rysunek 100). Kliknij przycisk OK, aby zamkn&t okno komunikatu. 152 Podrcznik uytkownika

153 Rysunek 100. Okno komunikatu Potwierdzenie zestawu powoduje zmian statusu wszystkich do&czonych do niego dokumentów na Potwierdzony. Dokument o statusie Potwierdzony nie moe byt edytowany ani usunity. Zalecane jest, aby zestawy dokumentów o statusie Potwierdzony byy przenoszone do archiwum (patrz Podrcznik administratora rozdzia Archiwizacja zestawu dokumentów). Dotyczy to w szczególno?ci tych patników, którzy maj& duo ubezpieczonych i robi& wiele korekt dokumentów rozliczeniowych, a zawsze importuj& dokumenty z systemów zewntrznych. Jeeli korekty dokumentów rozliczeniowych s& przygotowywane za pomoc& Kreatora dokumentów rozliczeniowych, to naley archiwizowat zestawy o poprzednim numerze identyfikatora. Dziaanie takie ma na celu zmniejszenie wielko?ci roboczej bazy danych i popraw jej wydajno?ci. Funkcje programu 153

154 5.6.5 Wprowadzenie identyfikatora potwierdzenia Funkcja pozwala na wprowadzenie otrzymanego podczas wysyania pliku identyfikatora przesyki (kodu potwierdzenia). Identyfikator potwierdzenia mona zapisat dla zestawu o statusie Wys-any. Kady plik z dokumentami ubezpieczeniowymi przekazany do ZUS (poza plikami przekazanymi w postaci wydruków lub na pytach CD) otrzymuje identyfikator. Sposób, w jaki otrzyma go uytkownik, jest zaleny od tego, jak plik przesyki zosta przekazany do ZUS: z programu PATNIK identyfikator jest automatycznie rejestrowany w programie, przez stron internetow& identyfikator jest wy?wietlany na ekranie po zakolczeniu transmisji pliku do ZUS (naley go skopiowat i samodzielnie zarejestrowat w programie), za pomoc& poczty elektronicznej identyfikator znajduje si w pliku o rozszerzeniu eml (po otrzymaniu tego pliku naley go edytowat, nastpnie skopiowat identyfikator potwierdzenia i zarejestrowat go w programie). Identyfikator ten naley koniecznie zapamitat, poniewa bez niego nie bdzie moliwe pobranie potwierdzenia przesania pliku z dokumentami ubezpieczeniowymi do ZUS. Najlepszym sposobem na zapamitanie identyfikatora jest zarejestrowanie go w programie PATNIK. W przypadku korzystania z metody automatycznego wysyania dokumentów z programu PATNIK identyfikator potwierdzenia jest automatycznie zapisywany w programie i nie ma konieczno?ci jego samodzielnego wprowadzania. Aby wprowadzit identyfikator potwierdzenia: 1. W widoku Zestawy wys-ane otwórz zestaw dokumentów, dla którego chcesz zapisat identyfikator potwierdzenia, zaznacz ten zestaw i wybierz z menu Program polecenie Otwórz. Polecenie Otwórz dostpne jest równie jako przycisk na pasku narzdzi lub w menu podrcznym, wy?wietlaj&cym si po klikniciu prawym klawiszem myszy na panelu w widoku Zestawy wys-ane. Moesz równie uyt kombinacji klawiszy CTRL+O na klawiaturze lub klikn&t dwa razy lewym przyciskiem myszy na wybranym zestawie. 2. W oknie Zestaw dokumentów (patrz Rysunek 96) z menu NarzFdzia wybierz polecenie WprowadN identyfikator potwierdzenia. 3. W oknie Wprowadzanie identyfikatora potwierdzenia (patrz Rysunek 101) wprowad< kod przesyki i kliknij przycisk OK. Kliknicie przycisku Anuluj oznacza rezygnacj z wprowadzenia identyfikatora. 154 Podrcznik uytkownika

155 Rysunek 101. Wprowadzanie identyfikatora potwierdzenia 4. Jeeli zestaw dokumentów zosta przekazany za pomoc& poczty elektronicznej, moesz wczytat identyfikator potwierdzenia z pliku wiadomo?ci pocztowej otrzymanej z ZUS. Aby w ten sposób zarejestrowat identyfikator potwierdzenia, kliknij przycisk Pobierz z pliku. 5. W oknie Otwórz (patrz Rysunek 102) wybierz plik z wiadomo?ci& i kliknij przycisk Otwórz. Rysunek 102. Wybór pliku z wiadomo?ci& pocztow& Identyfikator potwierdzenia zostanie zapisany dla wybranego zestawu i bdzie widoczny na zakadce Wysy-ka w oknie Zestaw dokumentów. Funkcje programu 155

156 5.6.6 Pobieranie potwierdzenia Funkcja umoliwia pobranie i zarejestrowanie potwierdzenia dla dokumentów wysanych do ZUS. Pobranie potwierdzenia jest moliwe dla zestawów o statusie Wys-any, które maj& zapisany identyfikator potwierdzenia. Przed pobraniem potwierdzenia zestawu konieczne jest wprowadzenie odpowiadaj&cego mu identyfikatora potwierdzenia. W przypadku korzystania z wysyki automatycznej identyfikator potwierdzenia jest zapisywany dla wysanego zestawu automatycznie. Aby pobrat potwierdzenie wysanych dokumentów: 1. W widoku Zestawy wys-ane otwórz zestaw dokumentów, dla którego chcesz pobrat potwierdzenie, zaznacz ten zestaw i wybierz z menu Program polecenie Otwórz. Polecenie Otwórz dostpne jest równie jako przycisk na pasku narzdzi lub w menu podrcznym, wy?wietlaj&cym si po klikniciu prawym klawiszem myszy na panelu w widoku Zestawy wys-ane. Moesz równie uyt kombinacji klawiszy CTRL+O na klawiaturze lub klikn&t dwa razy lewym przyciskiem myszy na wybranym zestawie. 2. W oknie Zestaw dokumentów (patrz Rysunek 96) z menu NarzFdzia wybierz polecenie Pobierz i rejestruj potwierdzenie. Polecenie Pobierz i rejestruj potwierdzenie dostpne jest równie jako przycisk na pasku narzdzi. 3. Na ekranie wy?wietlone zostanie okno z komunikatem, w którym naley potwierdzit zamiar potwierdzenia zestawu (patrz Rysunek 103). W tym celu kliknij przycisk Tak. Aby zrezygnowat z potwierdzenia zestawu, kliknij przycisk Nie. Rysunek 103. Okno komunikatu z pytaniem o potwierdzenie wysyki zestawu 4. Potwierdzenie odpowiadaj&ce wybranej przesyce zostanie pobrane i zarejestrowane w aplikacji. Tre?T potwierdzenia oraz lokalizacja pliku z potwierdzeniem bd& widoczne na zakadce Wysy-ka w oknie Zestaw dokumentów. 5. Jeeli dokumenty przekazane do ZUS zawieray bdy, oprócz potwierdzenia pobrany zostanie równie plik zawieraj&cy opis bdów. Tre?T oraz lokalizacja pliku z ostrzeeniami bd& widoczne na zakadce Wysy-ka w oknie Zestaw dokumentów. 156 Podrcznik uytkownika

157 Rysunek 104. Okno: Zestaw dokumentów zakadka Wysy-ka Zalecane jest, aby zestawy dokumentów o statusie Potwierdzony byy przenoszone do archiwum (patrz Podrcznik administratora rozdzia Archiwizacja zestawu dokumentów). Dotyczy to w szczególno?ci tych patników, którzy maj& duo ubezpieczonych i robi& wiele korekt dokumentów rozliczeniowych, a zawsze importuj& dokumenty z systemów zewntrznych. Jeeli korekty dokumentów rozliczeniowych s& przygotowywane za pomoc& Kreatora dokumentów rozliczeniowych, to naley archiwizowat zestawy o poprzednim numerze identyfikatora. Dziaanie takie ma na celu zmniejszenie wielko?ci roboczej bazy danych i popraw jej wydajno?ci Rejestrowanie potwierdzenia Funkcja umoliwia zarejestrowanie z pliku potwierdzenia przekazania zestawu dokumentów do ZUS. Zarejestrowanie potwierdzenia jest moliwe dla zestawów o statusie Wys-any. Przed zarejestrowaniem potwierdzenia naley najpierw je pobrat: automatycznie z programu PATNIK w takim przypadku potwierdzenie zostanie zarejestrowane natychmiast po pobraniu (patrz rozdzia Jak pobrat potwierdzenie bezpo?rednio z programu PATNIK?) za pomoc& przegl&darki internetowej i odpowiedniej strony internetowej (patrz rozdzia Jak pobrat potwierdzenie przy wykorzystaniu WWW?). Funkcje programu 157

158 W przypadku wyst&pienia bdów w dokumencie przesanym do ZUS, oprócz pliku z potwierdzeniem udostpniany jest równie plik ostrzeenia, zawieraj&cy opis bdów. Plik ten naley pobrat razem z potwierdzeniem lub po zarejestrowaniu potwierdzenia, korzystaj&c z przekazanego w tre?ci potwierdzenia identyfikatora pliku zawieraj&cego opis bdów. Aby zarejestrowat potwierdzenie zestawu: 1. W widoku Zestawy wys-ane otwórz zestaw dokumentów, dla którego chcesz zarejestrowat potwierdzenie, zaznacz ten zestaw i wybierz z menu Program polecenie Otwórz. Polecenie Otwórz dostpne jest równie jako przycisk na pasku narzdzi lub w menu podrcznym, wy?wietlaj&cym si po klikniciu prawym klawiszem myszy na panelu w widoku Zestawy wys-ane. Moesz równie uyt kombinacji klawiszy CTRL+O na klawiaturze lub klikn&t dwa razy lewym przyciskiem myszy na wybranym zestawie. 2. W oknie Zestaw dokumentów (patrz Rysunek 96) z menu NarzFdzia wybierz polecenie Rejestruj potwierdzenie z pliku. 3. Na ekranie wy?wietlone zostanie okno z komunikatem, w którym naley potwierdzit zamiar potwierdzenia zestawu (patrz Rysunek 105). W tym celu kliknij przycisk Tak. Aby zrezygnowat z potwierdzenia zestawu, kliknij przycisk Nie. Rysunek 105. Okno komunikatu z pytaniem o potwierdzenie wysyki zestawu 4. W oknie dialogowym Otwórz (patrz Rysunek 106) wska plik zawieraj&cy potwierdzenie (plik z rozszerzeniem *.ptw) i kliknij przycisk Otwórz. Rysunek 106. Okno dialogowe: Otwórz - Wybór pliku z potwierdzeniem 158 Podrcznik uytkownika

159 Rejestracja 5. Sprawdzana jest poprawno?t struktury i podpisu potwierdzenia. Jeeli weryfikacja ta zakolczy si sukcesem, potwierdzenie zostanie zarejestrowane. Tre?T oraz lokalizacja pliku potwierdzenia bd& widoczne na zakadce Wysy-ka w oknie Zestaw dokumentów. Po zarejestrowaniu potwierdzenia w programie PATNIK naley dokadnie zapoznat si z zawartym w nim komunikatem. Tre?T potwierdzenia zawiera informacj o tym, czy zestaw zosta przyj%ty przez ZUS, czy nie. Status przetwarzania okre?lony jako Plik przyjty do ZUS oznacza, e plik zawieraj&cy zestaw dokumentów zosta poprawnie przesany do ZUS i przeszed poprawnie proces uwierzytelnienia i deszyfracji. Poszczególne bdy, które mog& pojawit si w otrzymanym potwierdzeniu, opisane zostay w Podrcznik administratora. Jeeli rejestrowane potwierdzenie nie pasuje do wybranego zestawu, nie zostanie zarejestrowane i zostanie wy?wietlony odpowiedni komunikat. potwierdzenia zestawu powoduje zmian stanu wszystkich do&czonych do niego dokumentów na Potwierdzony. Dokument w stanie Potwierdzony nie moe byt edytowany ani usunity. Jeeli oprócz pliku z potwierdzeniem pobrany zosta równie plik z ostrzeeniami, naley otworzyt go, uywaj&c aplikacji Notatnik (Notepad) w systemie Windows i uwanie przeczytat. W przypadku wyst&pienia bdów w przekazanych dokumentach w tre?ci potwierdzenia znajduje si informacja o bdach wraz z identyfikatorem pliku zawieraj&cego ich opis {identyfikator potwierdzenia}+bm. Jeeli plik z ostrzeeniami nie zosta pobrany podczas pobierania potwierdzenia, mona uyt tego identyfikatora do pobrania tego pliku ze strony internetowej ZUS. Aby samodzielnie pobrat dodatkowy plik z opisem bdów, wykonaj procedur identyczn& jak w przypadku pobierania potwierdzenia przez stron WWW (patrz rozdzia Funkcje programu 159

160 Jak pobrat potwierdzenie przy wykorzystaniu WWW?), ale wykorzystaj do tego identyfikator pliku z opisem bdów zapisany w potwierdzeniu. Plik z opisem bdów pobierany jest automatycznie wraz z plikiem potwierdzenia, jeeli wykorzystywana jest funkcja pobierania potwierdzenia bezpo?rednio z programu PATNIK. W przypadku pojawienia si w tre?ci potwierdzenia informacji o tym, e przesane dokumenty zostay przygotowane w nieaktualnej wersji programu PATNIK, naley zaopatrzyt si w aktualn& wersj programu, która dostpna jest w jednostkach terenowych Zakadu oraz na stronach internetowych ZUS Usuwanie zestawu dokumentów Funkcja umoliwia usunicie z programu zapisanego zestawu dokumentów. Nie mona usun&t zestawu, jeeli jest on otwarty do edycji lub posiada status Wysany albo Potwierdzony. Usunicie zestawu o statusie Historyczny powoduje usunicie wszystkich do&czonych do niego dokumentów ubezpieczeniowych. Aby usun&t zestaw dokumentów: 1. W widoku Zestawy wprowadzone zaznacz na li?cie zestaw dokumentów, który chcesz usun&t. 2. Z menu Program wybierz polecenie UsuG. Polecenie UsuG dostpne jest równie jako przycisk na pasku narzdzi lub w menu podrcznym, wy?wietlaj&cym si po klikniciu prawym klawiszem myszy na panelu w widoku Zestawy wprowadzone. Moesz równie uyt klawisza DEL lub kombinacji klawiszy CTRL+DEL na klawiaturze. 3. Na ekranie wy?wietlony zostanie komunikat z pytaniem, czy na pewno chcesz usun&t wybrany zestaw dokumentów (patrz Rysunek 107). Aby potwierdzit decyzj, kliknij przycisk Tak. Kliknicie przycisku Nie oznacza rezygnacj z usunicia zestawu dokumentów. Rysunek 107. Okno komunikatu 4. Wybrany zestaw dokumentów zostanie usunity z programu, a na ekranie zostanie wy?wietlony informuj&cy o tym komunikat (patrz Rysunek 108). Kliknij przycisk OK, aby zamkn&t okno komunikatu. 160 Podrcznik uytkownika

161 Rysunek 108. Okno komunikatu o usuniciu zestawu dokumentów Usunicie zestawu dokumentów o statusie Wprowadzony nie powoduje usunicia dokumentów wchodz&cych w jego skad Przegl,danie zestawów dokumentów Wy>wietlanie szczegó ów zestawu Funkcja umoliwia zapoznanie si uytkownika z nastpuj&cymi szczegóami wybranego zestawu: nazwa zestawu, lista dokumentów wchodz&cych w skad zestawu, informacje o statusie zestawu, wyniki weryfikacji dokumentów wchodz&cych w skad zestawu oraz dla zestawów wysanych: informacje o pliku przygotowanym do wysania zestawu, informacje o potwierdzeniu zestawu. Aby przegl&dat szczegóy zestawu: 1. W widoku Zestawy wprowadzone lub Zestawy wys-ane zaznacz zestaw dokumentów, którego szczegóy chcesz przegl&dat. 2. Z menu Program wybierz polecenie PokaO. Polecenie PokaO dostpne jest równie jako przycisk na pasku narzdzi lub w menu podrcznym, dostpnym po klikniciu prawym klawiszem myszki na panelu w widoku zestawów. 3. Na ekranie pojawi si okno Zestaw dokumentów (patrz Rysunek 109). Wszystkie dane s& wy?wietlane na dwóch zakadkach Zestaw dokumentów i Wyniki weryfikacji, a w przypadku zestawu wysanego - równie na dodatkowej zakadce Wysy-ka. Funkcje programu 161

162 Rysunek 109. Okno: Zestaw dokumentów Filtrowanie zestawów dokumentów Funkcja w znacznym stopniu uatwia przegl&danie danych w zestawach znajduj&cych si w obszarze roboczym Zestawy dokumentów. Polega ona na przefiltrowaniu zestawów znajduj&cych si w bazie i wyszukaniu tylko tych, które speniaj& podane wcze?niej kryteria, jak np. nazwa zestawu, status przetwarzania i weryfikacji, typy do&czonych dokumentów. Filtr zestawów dokumentów jest podzielony na trzy gówne zakadki: Dane podstawowe umoliwia wyszukiwanie zestawów na podstawie danych podstawowych zestawu, tj. nazwy zestawu, daty i sposobu wysania, daty i sposobu potwierdzenia, statusu przetwarzania i weryfikacji. Zaawansowane umoliwia filtrowanie zestawów na podstawie rodzaju do&czonych do nich dokumentów i dzieli si na cztery podzakadki: zgoszenia patnika dokumenty zgoszeniowe patnika, zgoszenia ubezpieczonego dokumenty zgoszeniowe ubezpieczonego z moliwo?ci& wyboru zestawów zawieraj&cych dokumenty konkretnych osób, rozliczenia raporty imienne z moliwo?ci& wyszukania raportów z konkretnego okresu rozliczeniowego i dla konkretnych osób ubezpieczonych, deklaracja deklaracje rozliczeniowe z moliwo?ci& wyszukania dokumentów za podany okres. 162 Podrcznik uytkownika

163 Sortowanie zakadka ta umoliwia sortowanie rosn&ce lub malej&ce wedug trzech wybranych kolumn. Szczegóowe informacje na temat sposobu korzystania z filtrów znajduj& si w rozdziale Filtrowanie danych Zapis zestawu dokumentów do pliku Funkcja umoliwia zapisanie dokumentów znajduj&cych si w zestawie do pliku w formacie KEDU. Uytkownik moe okre?lit nazw oraz lokalizacj pliku. Zapisanie zestawu dokumentów do pliku jest niezalene od statusu zestawu. Struktur pliku KEDU dla programu Patnik wersja okre?la dokument Specyfikacja wej?cia-wyj?cia wersja 1.8. Aby zapisat zestaw dokumentów do pliku: 1. W widoku Zestawy wprowadzone lub Zestawy wys-ane zaznacz zestaw dokumentów, który chcesz zapisat do pliku. 2. Z menu Program wybierz polecenie PokaO. Polecenie PokaO dostpne jest równie jako przycisk na pasku narzdzi lub w menu podrcznym, dostpnym po klikniciu prawym klawiszem myszki na panelu w widoku zestawów. 3. Na ekranie pojawi si okno Zestaw dokumentów (patrz Rysunek 109). Z menu NarzFdzia wybierz polecenie Zapisz do pliku. 4. W oknie Zapisywanie jako (patrz Rysunek 110) zmiel nazw i wybierz lokalizacj lub kliknij przycisk Zapisz, aby zapisat plik po domy?ln& nazw& w proponowanej przez program lokalizacji. Rysunek 110. Okno dialogowe: Zapisywanie jako Funkcje programu 163

164 Polecenie Zapisz do pliku dostpne jest równie z listy zestawów w widokach Zestawy wprowadzone lub Zestawy wys-ane w menu NarzFdzia lub w menu kontekstowym, wy?wietlaj&cym si po klikniciu prawym klawiszem myszy Raporty o wysy ce i potwierdzeniu Raporty o wysyce i potwierdzeniu zestawu dokumentów umoliwiaj& przegl&danie i wydruk informacji o przekazanych do ZUS zestawach dokumentów. W oknie Zestaw dokumentów w menu NarzFdzia s& dostpne nastpuj&ce raporty: raport weryfikacji zestawu - opcja aktywna w sytuacji, gdy zestaw posiada bdy, raport o wysyce i potwierdzeniu zestawu, raport o wysyce i potwierdzeniu z wyszczególnionymi pozycjami raportów dokumentów rozliczeniowych. Raporty te mona ogl&dat na ekranie i drukowat. Dodatkowo mona zapisywat do pliku tekstowego raport o wysyce i potwierdzeniu z wyszczególnionymi pozycjami raportów dokumentów rozliczeniowych. Aby utworzyt raporty: 1. W widoku Zestawy wys-ane otwórz zestaw dokumentów, dla którego chcesz utworzyt raport, zaznacz ten zestaw i wybierz z menu Program polecenie Otwórz. 2. W oknie Zestaw dokumentów (patrz Rysunek 83) z menu NarzFdzia wybierz polecenie Raporty, a nastpnie raport, który chcesz przygotowat np. PokaO raport o wysyce i potwierdzeniu. Je?li chcesz zapisat raport do pliku, to po wybraniu polecenia Zapisz raport o wysyce i potwierdzeniu do pliku wska lokalizacj, w której ma on zostat zapisany. 3. Na ekranie zostanie wy?wietlony raport dotycz&cy wybranego zestawu. Zawiera on niezbdne informacje o wysyce i potwierdzeniu zestawu oraz list dokumentów, które zostay do niego do&czone. 4. Z menu Raport wybierz polecanie Drukuj, aby wydrukowat utworzony raport. 5. Je?li chcesz zamkn&t okno raportu, to z menu Plik wybierz polecenie Zamknij. Przegl&danie oraz drukowanie raportów o wysyce i potwierdzeniu jest dostpne równie po wybraniu polecenia PokaO raport w menu kontekstowym z poziomu listy zestawów na widoku Zestawy wys-ane Obs uga dokumentów wielu p atników Jeeli pracujesz w kontek?cie patnika, który jest podmiotem upowa,nionym, tzn. patnik ten posiada upowanienie do wykorzystywania swojego certyfikatu do podpisywania wysyek innych patników 164 Podrcznik uytkownika

165 Uprawnienia podmiotu upowanionego mona nadat patnikowi w kartotece patnika (patrz Nadanie patnikowi uprawnienia podmiotu upowanionego) Wysy anie zestawów dokumentów wielu p atników Funkcja jest przewidziana dla biur rachunkowych oraz innych przedsibiorstw, zajmuj&cych si przekazywaniem dokumentów ubezpieczeniowych do ZUS. Funkcja ta suy do wysyania zestawów dokumentów za innych patników i dostpna jest tylko dla patnika, który posiada upowanienie wydane przez ZUS. Wysyanie dokumentów innych patników wspomagane jest kreatorem. Aby wysat do ZUS dokumenty wielu patników: 1. Wybierz do kontekstu patnika, który jest podmiotem upowanionym. 2. Z menu NarzFdzia wybierz polecenie WyMlij za wielu patników. Je?li przed wysaniem zestawów nie uywae? adnej funkcji przekazu elektronicznego, na ekranie zostan& wy?wietlone komunikaty weryfikacji wstpnej certyfikatów zarejestrowanych w programie (patrz Weryfikacja certyfikatu). 3. Na ekranie zostanie wy?wietlone okno powitalne kreatora (patrz Rysunek 111) - kliknij przycisk Dalej i postpuj zgodnie ze wskazówkami kreatora. Wysyanie zestawów dokumentów wielu patników za pomoc& kreatora odbywa si w trzech krokach. Informacja o tym, który krok wykonujesz, wy?wietlana jest na pasku tytuu. Kliknicie przycisku Anuluj oznacza rezygnacj wysyania zestawów. Rysunek 111. Okno powitalne Kreatora grupowego wysyania do ZUS 4. W kolejnym oknie kreatora (patrz Rysunek 112) wybierz zestawy, które maj& zostat przekazane do ZUS i kliknij przycisk Dalej. Je?li chcesz zaznaczyt wszystkie zestawy dokumentów znajduj&ce si na li?cie naci?nij kombinacj klawiszy CTRL+A. Funkcje programu 165

166 Rysunek 112. Okno dialogowe: Kreator grupowego wysyania do ZUS krok 2/3 5. Przed wysaniem zestawy dokumentów zostan& zweryfikowane. Je?li w?ród wybranych do wysyki zestawów, bd& zestawy zawieraj&ce bdy krytyczne, to zostanie wy?wietlony komunikat (patrz Rysunek 113) i zostan& one pominite w trakcie wysyania. Kliknij przycisk Tak, aby kontynuowat wysyanie pozostaych zestawów. Rysunek 113. Okno komunikatu Je?li zaznaczone zostao wicej zestawów do wysania, wówczas pojawi si komunikat informuj&cy o moliwo?ci jednorazowego podpisania wszystkich wybranych zestawów bez konieczno?ci wielokrotnego podawania hasa do klucza prywatnego. 6. Podaj haso klucza prywatnego i kliknij przycisk OK. 7. W ostatnim oknie kreatora (patrz Rysunek 114) zostanie wy?wietlona informacja o liczbie przekazanych do ZUS zestawów dokumentów, kliknij przycisk Zakocz. 166 Podrcznik uytkownika

167 Rysunek 114. Okno dialogowe: Kreator grupowego wysyania do ZUS krok 3/ Potwierdzanie zestawów dokumentów wielu p atników Funkcja przewidziana jest dla biur rachunkowych oraz innych przedsibiorstw, zajmuj&cych si przekazywaniem dokumentów ubezpieczeniowych do ZUS za innych patników. Funkcja suy do potwierdzenia zestawów dokumentów, które zostay przekazane do ZUS w postaci elektronicznej i jest wspomagana kreatorem. Funkcja jest dostpna, tylko w przypadku, gdy w oknie Ustawienia przekazu elektronicznego ustawiona zostaa Automatyczna wysyka (patrz Podrcznik administratora rozdzia Konfiguracja przekazu elektronicznego). Aby potwierdzit wysyk zestawów dokumentów wielu patników: 1. Wybierz do kontekstu patnika, który jest podmiotem upowanionym. 2. Z menu NarzFdzia wybierz polecenie Pobierz za wielu patników. 3. Na ekranie zostanie wy?wietlone okno powitalne kreatora (patrz Rysunek 115) - kliknij przycisk Dalej i postpuj zgodnie ze wskazówkami kreatora. Grupowe pobieranie potwierdzel zestawów dokumentów odbywa si w trzech krokach i jest wspomagane kreatorem. Informacja o tym, który krok wykonujesz, wy?wietlana jest na pasku tytuu. Kliknicie przycisku Anuluj oznacza rezygnacj z grupowego pobierania potwierdzel. Funkcje programu 167

168 Rysunek 115. Okno powitalne kreatora grupowego pobierania z ZUS krok 1/3 4. W kolejnym oknie kreatora (patrz Rysunek 116) zaznacz zestawy dokumentów, które maj& zostat potwierdzone i kliknij przycisk Dalej. Je?li chcesz zaznaczyt wszystkie zestawy dokumentów znajduj&ce si na li?cie naci?nij kombinacj klawiszy CTRL+A. Rysunek 116. Okno dialogowe: Kreator grupowego pobierania z ZUS krok 2/3 5. W ostatnim oknie kreatora zostanie wy?wietlona informacja o liczbie pobranych potwierdzel dla zestawów dokumentów, kliknij przycisk Zakocz. 168 Podrcznik uytkownika

169 Rysunek 117. Okno dialogowe: Kreator grupowego pobierania z ZUS krok 3/3 5.7 Obs uga dokumentów p atniczych Poniej zostaa omówiona grupa funkcji pozwalaj&cych na kompleksow& obsug dokumentów patniczych, w tym ich przegl&danie, edycj, drukowanie i generowanie w formie pliku tekstowego. Dokumenty patnicze skadek s& tworzone na podstawie deklaracji rozliczeniowej i drukowane w formie przelewu bankowego lub zapisywane w postaci pliku tekstowego. Wszystkie dokumenty patnicze tworzone w programie Patnik s& dostpne w widoku Dokumenty p-atnicze. Obszar roboczy Dokumenty p-atnicze jest dostpny po wybraniu z menu Widok polecenia Dokumenty/Dokumenty patnicze lub po klikniciu ikony Dokumenty p-atnicze na zakadce Dokumenty na pasku ikon. Dokumenty patnicze utworzone w programie Patnik wersja i nie bd& dostpne do edycji, wydruku/nadruku oraz weryfikacji w kolejnych wersjach programu Patnik. Dla tych dokumentów w widoku Dokumenty p-atnicze w kolumnie Wp-ata/Przelew zostanie dodany dodatkowy opis (do odczytu). Program umoliwia drukowanie dokumentów patniczych na czystych kartkach papieru jako kompletny wydruk lub nadruk na specjalnie przygotowanych drukach. Sposób wydruku dokumentów patniczych naley okre?lit w Ustawieniach programu na zakadce Inne (patrz Podrcznik administratora ) Drukowanie przelewów bankowych Funkcja pozwala na przygotowanie i wydrukowanie przelewów bankowych. Dokumenty te tworzone s& na podstawie deklaracji rozliczeniowych i danych pobieranych z ustawiel programu (numery kont bankowych ZUS) oraz kartoteki patnika (numery kont bankowych patnika). Funkcje programu 169

170 Aby utworzyt przelew bankowy: 1. Z menu Widok wybierz polecenie Dokumenty\Dokumenty patnicze lub z paska ikon wybierz zakadk Dokumenty i kliknij ikon Dokumenty patnicze. 2. W widoku Dokumenty p-atnicze z menu Program wybierz polecenie Nowy, aby przej?t do tworzenia nowego polecenia przelewu lub wpaty. Polecenie Nowy dostpne jest równie jako przycisk na pasku narzdzi lub w menu podrcznym, wy?wietlaj&cym si po klikniciu prawym klawiszem myszy. Moesz równie uyt kombinacji klawiszy CTRL+N na klawiaturze. 3. Na ekranie pojawi si Dokument p+atniczy (patrz Rysunek 118) w bloku Rachunek ZUS z listy wyboru wybierz odpowiedni rachunek (np. Ubezpieczenie spoeczne jest to numer konta ZUS, na które naley wpacat skadki na ubezpieczenie spoeczne). Rysunek 118. Okno dialogowe: Dokument p+atniczy 4. W nastpnym bloku wybierz typ dokumentu i typ wpaty oraz podaj kwot. 5. W bloku Dane P-atnika wybierz numer rachunku zleceniodawcy oraz uzupenij pola dotycz&ce deklaracji, z której ma nast&pit przelew lub wpata. Dane patnika s& uzupeniane automatycznie. 170 Podrcznik uytkownika

171 Program umoliwia drukowanie dokumentów patniczych na czystych kartkach papieru jako kompletny wydruk lub nadruk na specjalnie przygotowanych drukach. Sposób oraz parametry wydruku dokumentów patniczych naley okre?lit w oknie Ustawienia programu na zakadce Inne (patrz Podrcznik administratora ). 6. Z menu Dokument wybierz polecenie Drukuj lub kliknij ikon Drukuj znajduj&c& si na pasku narzdzi. 7. Zapisz przygotowane polecenie przelewu, klikaj&c ikon Zapisz i zamknij Kreator dokumentów p atniczych Tworzenie dokumentów patniczych jest wspomagane przez kreator umoliwiaj&cy szybkie i wygodne tworzenie dokumentów patniczych na podstawie zestawu dokumentów lub danych wprowadzonych rcznie. Za pomoc& kreatora mona utworzyt dokument wpaty, przelewy bankowe lub zapisat dokument patniczy w pliku tekstowym. Dokumenty patnicze mog& byt tworzone na podstawie dokumentów o statusie Wprowadzony, Wysany, Potwierdzany lub Historyczny. Oznacza to, e dokumenty patnicze mog& byt tworzone na podstawie utworzonych deklaracji, niezalenie od statusu. Podczas tworzenia dokumentów patniczych za pomoc& kreatora: identyfikator uzupeniaj&cy dla osoby fizycznej jest pobierany w nastpuj&cej kolejno?ci: REGON, PESEL, seria i numer dowodu osobistego, paszport; dla osoby prawnej jest pobierany REGON, je?li patnik nie posiada numeru REGON, to pole to pozostaje puste, do deklaracji koryguj&cych nie s& pobierane kwoty skadek dla poszczególnych skadek, kwoty te naley uzupenit rcznie, z kartoteki patnika s& pobierane numery rachunków bankowych, które zostay wprowadzone jako ostatnie dla danego tytuu obci&enia. Aby utworzyt dokument patniczy za pomoc& kreatora: 1. Z menu NarzFdzia wybierz polecenie Twórz dokumenty patnicze. 2. Na ekranie zostanie wy?wietlone okno powitalne kreatora (patrz Rysunek 119) - kliknij przycisk Dalej, aby przej?t do przygotowania dokumentów patniczych. Tworzenie dokumentów patniczych za pomoc& kreatora odbywa si w sze?ciu krokach. Informacja o tym, który krok wykonujesz, wy?wietlana jest na pasku tytuu. Kliknicie przycisku Anuluj oznacza rezygnacj z tworzenia dokumentów. Funkcje programu 171

172 Rysunek 119. Okno powitalne kreatora dokumentów patniczych krok 1/6 3. W nastpnym oknie kreatora (patrz Rysunek 120) podaj okres rozliczeniowy, za który chcesz przygotowat dokumenty patnicze, i kliknij przycisk Dalej. Moesz take przygotowat dokumenty patnicze dla deklaracji, których nie ma w rejestrze dokumentów. W tym celu wybierz opcj Niezalene dokumenty p-atnicze i kliknij przycisk Dalej. Rysunek 120. Okno dialogowe: Kreator dokumentów p+atniczych krok 2/6 4. Jeeli we wskazanym okresie rozliczeniowym wystpuje wicej ni jedna deklaracja, na podstawie której mona utworzyt dokument patniczy, to na ekranie zostanie wy?wietlone okno zawieraj&ce list tych deklaracji (patrz Rysunek 121). Kliknij przycisk Dalej, aby utworzyt dokumenty patnicze dla wszystkich deklaracji, lub wska odpowiedni& deklaracj. 172 Podrcznik uytkownika

173 Rysunek 121. Okno dialogowe: Kreator dokumentów p+atniczych krok 3/6 5. W czwartym kroku kreatora (patrz Rysunek 122) wybierz rodzaj tworzonego dokumentu, a nastpnie kliknij przycisk Dalej. Rysunek 122. Okno dialogowe: Kreator dokumentów p+atniczych krok 4/6 6. W kolejnym kroku kreatora (patrz Rysunek 123) kliknij przycisk Szczegó-y, je?li chcesz uzupenit lub zmienit dane pobrane z deklaracji rozliczeniowych, a nastpnie kliknij przycisk Dalej. Je?li tworzysz dokumenty patnicze na podstawie deklaracji koryguj&cych, to kliknij przycisk Szczegó-y. W otwartym oknie Zestaw danych w dokumentach p+atniczych (patrz Rysunek 124) zaznacz tytu za jaki ma powstat dokument patniczy i wpisz kwot skadki, a nastpnie kliknij przycisk OK. Funkcje programu 173

174 Rysunek 123. Okno dialogowe: Kreator dokumentów p+atniczych krok 5/6 Rysunek 124. Okno dialogowe: Zestaw danych w dokumentach p+atniczych 174 Podrcznik uytkownika

175 7. Na ekranie pojawi si okno Kreator dokumentów p+atniczych krok 6/6 z list& przygotowanych dokumentów patniczych. Kliknij przycisk Zakocz, aby wydrukowat dokumenty. Jeeli chcesz zapisat dokumenty w postaci pliku tekstowego, wybierz opcj Plik tekstowy i podaj lokalizacj, w jakiej ma on zostat zapisany. Je?li nie wybierzesz folderu w jakim ma zostat zapisany plik tekstowy, to zostanie on zapisany w domy?lnym folderze dla plików przelewu znajduj&cym si w katalogu programu (standardowo C:\Program Files\PROKOM Software SA\Patnik 6\Przelew\) w podkatalogu o nazwie takiej, jak symbolem patnika. Program umoliwia drukowanie dokumentów patniczych na czystych kartkach papieru jako kompletny wydruk lub nadruku na specjalnie przygotowanych drukach. Sposób wydruku dokumentów patniczych naley okre?lit w oknie Ustawienia programu na zakadce Inne (patrz Podrcznik administratora rozdzia Konfiguracja programu). Rysunek 125. Okno dialogowe: Kreator dokumentów p+atniczych krok 6/6 5.8 Obs uga dokumentów ZUS RMUA Funkcja obejmuje automatyczne przygotowanie raportów dla ubezpieczonych (ZUS RMUA) na podstawie dokumentów rozliczeniowych oraz drukowanie ich w postaci papierowej. Poniewa raport dla ubezpieczonych powstaje na podstawie raportów imiennych wysanych do ZUS, konieczne jest przygotowanie takich raportów za dany okres rozliczeniowy. Raporty imienne powinny miet status Wys-any, Potwierdzony lub Historyczny. Podczas wydruku raportu ZUS RMUA drukowane jest równie za?wiadczenie o opacaniu skadki na ubezpieczenie zdrowotne. Za?wiadczenie takie zawiera dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej, okres za jaki zostaa opacona skadka oraz kod i nazw oddziau NFZ i jest zawsze drukowane u dou pierwszej strony w taki sposób, aby umoliwit odcicie. Aby przygotowat dokumenty ZUS RMUA: 1. Z menu NarzFdzia wybierz polecenie Twórz raporty ZUS RMUA. Funkcje programu 175

176 2. Na ekranie pojawi si okno powitalne kreatora (patrz Rysunek 126) - kliknij przycisk Dalej, aby przej?t do przygotowania dokumentów ZUS RMUA. Tworzenie raportów dla ubezpieczonych za pomoc& kreatora odbywa si w sze?ciu krokach. Informacja o tym, który krok wykonujesz, wy?wietlana jest na pasku tytuu. Rysunek 126. Okno dialogowe: Kreator raportów ZUS RMUA - krok 1/6 3. W drugim kroku kreatora wska przedzia identyfikatorów lub zakres numerów dokumentów, na podstawie których chcesz tworzyt dokumenty ZUS RMUA, oraz okres rozliczeniowy, za który bd& tworzone raporty, a nastpnie kliknij przycisk Dalej. Opcja WskaO identyfikator dokumentów pozwala przygotowat raporty ZUS RMUA dla konkretnego identyfikatora np Opcja WskaO zakres numerów dokumentów rozliczeniowych oraz ich okres rozliczeniowy pozwala na przygotowanie raportów ZUS RMUA za wszystkie komplety dokumentów rozliczeniowych przekazane w danym miesi&cu. Przykadowo, je?li za miesi&c czerwiec 2003r. byy przekazywane komplety pierwszorazowy ( ) oraz trzy korekty ( , , ), to po przygotowaniu Raportów ZUS RMUA za ten miesi&c uzyskamy pen& histori przekazywanych dokumentów do ZUS, czyli raporty z kadym identyfikatorem ze wskazanego okresu. 176 Podrcznik uytkownika

177 Rysunek 127. Okno dialogowe: Kreator raportów ZUS RMUA krok 2/6 4. W kolejnym kroku kreatora (patrz Rysunek 128) kliknij przycisk Dalej, jeeli chcesz przygotowat raporty ZUS RMUA dla wszystkich osób, dla których istniej& dokumenty za wskazany okres. 5. Jeeli chcesz utworzyt raport ZUS RMUA dla wybranych osób, wybierz opcj Twórz raporty dla wybranych ubezpieczonych - kliknij przycisk Wybierz ubezpieczonych, a nastpnie zaznacz konkretnych ubezpieczonych i zaakceptuj swój wybór, klikaj&c przycisk OK. Rysunek 128. Okno: Kreator raportów ZUS RMUA krok 3/6 6. Na ekranie pojawi si okno dialogowe kreatora (patrz Rysunek 129), w którym zostanie wy?wietlona lista ubezpieczonych znajduj&cych si na wybranych dokumentach, dla których tworzone bd& dokumenty ZUS RMUA. Kliknij przycisk Dalej, aby przej?t do kolejnego kroku. Funkcje programu 177

178 Je?li dla jakiego? ubezpieczonego w kartotece brak jest informacji o oddziale NFZ, kliknij przycisk Wska fundusz i wybierz odpowiedni kod oddziau NFZ (patrz Rysunek 130), a nastpnie zaakceptuj swój wybór, klikaj&c przycisk OK. Je?li chcesz, aby wybrany kod oddziau zosta zapisany dla ubezpieczonych, którzy nie posiadaj& danych o NFZ, zaznacz opcj poniej listy kodów oddziaów. Program Patnik umoliwia wykonanie zasilenia inicjalnego kartotek ubezpieczonych danymi o oddziaach NFZ (patrz rozdzia 5.4 Kreator zasilania inicjalnego). Dane te mona wczytat do programu z pliku *.KCH pochodz&cego z programu PATNIK wersja Pliki takie byy generowane w wersji programu podczas tworzenia dokumentów ZUS RMUA. Rysunek 129. Okno dialogowe: Kreator raportów ZUS RMUA krok 4/6 Rysunek 130. Okno dialogowe: Narodowy Fundusz Zdrowia 7. W kroku pi&tym (patrz Rysunek 131) kliknij przycisk Dalej, aby wydrukowat raporty ZUS RMUA. Je?li chcesz zapisat dokumenty w pliku tekstowym, wybierz opcj Zapisz raport w pliku i kliknij przycisk Przegl"daj, aby podat nazw pliku, lub zaakceptuj nazw standardow&. 178 Podrcznik uytkownika

179 Rysunek 131. Okno dialogowe: Kreator raportów ZUS RMUA krok 5/6 8. W ostatnim kroku kreatora kliknij przycisk Zakocz, aby wydrukowat lub zapisat w pliku raporty ZUS RMUA. 5.9 Obs uga certyfikatów Funkcje obsugi certyfikatów obejmuj& ich pobieranie, rejestracj, przegl&danie, weryfikacj i usuwanie. Certyfikat jest dokumentem elektronicznym podpisanym przez Centrum Certyfikacji, zawieraj&cym klucz publiczny oraz dane wa?ciciela certyfikatu. Kady podmiot uczestnicz&cy w elektronicznej komunikacji (patnik, jednostka ZUS, Punkt Rejestracji, a take CA-NAD i CA-ZEW) posuguje si par& kluczy. Klucz prywatny jest tajnym kluczem wa?ciciela (przechowywanym na dyskietce lub karcie elektronicznej). Klucz publiczny jest zawarty w certyfikacie i w takiej postaci udostpniany przez wa?ciciela innym podmiotom, z którymi zamierza si on bezpiecznie komunikowat. Funkcje programu 179

180 Para kluczy (prywatny i publiczny) jest wykorzystywana do podpisywania i szyfrowania dokumentów. Podpisywanie 1. Patnik podpisuje dokumenty przekazywane do ZUS za pomoc& swojego klucza prywatnego. 2. ZUS, po otrzymaniu dokumentów, na podstawie do&czonego do podpisu certyfikatu patnika sprawdza, kto jest nadawc& przesyki oraz czy podpis jest poprawny. Szyfrowanie 1. Patnik szyfruje dokumenty do ZUS za pomoc& klucza publicznego z certyfikatu ZUS (OOP). 2. ZUS, po otrzymaniu dokumentów, odszyfrowuje je za pomoc& posiadanego klucza prywatnego, dziki czemu przekazywane dokumenty mog& zostat odszyfrowane i odczytane tylko przez ZUS. Certyfikaty wydawane przez Centrum Certyfikacji Unizeto Certum tworz& struktur hierarchiczn&: CA-NAD CA-ZEW p-atnik OOP PR Certyfikat CA-NAD (Nadrzdne Centrum Certyfikacji) jest certyfikatem nadrzdnym dla wszystkich pozostaych certyfikatów. Certyfikaty patników, Punktów Rejestracji oraz jednostek ZUS (OOP) podpisywane s& przy uyciu klucza CA-ZEW (Zewntrzne Centrum Certyfikacji), a ten z kolei przez CA-NAD. Certyfikat CA-NAD podpisuje sam siebie. Operacje zwi&zane z obsug& certyfikatów wywoywane s& w widoku Certyfikaty (patrz Rysunek 132), dostpnym po wybraniu z menu Widok polecenia Przekaz elektroniczny/certyfikaty, po klikniciu ikony Certyfikaty na zakadce Przekaz elektroniczny na pasku ikon lub po wci?niciu klawisza F11 w dowolnym widoku. 180 Podrcznik uytkownika

181 Rysunek 132. Obszar roboczy Certyfikaty Weryfikacja wstpna danych przekazu elektronicznego Jeeli podczas tej sesji pracy z programem uytkownik nie pracowa jeszcze z przekazem elektronicznym, to po przej?ciu do widoku zwi&zanego z przekazem wykonana zostanie weryfikacja wstpna zarejestrowanych w programie certyfikatów i list CRL. Polega ona na sprawdzeniu: odcisków kluczy publicznych zawartych w zarejestrowanych w programie certyfikatach CA-NAD, czy w programie zarejestrowane s& potrzebne do pracy z przekazem elektronicznym certyfikaty CA-NAD, CA-ZEW, jednostki ZUS oraz patnika zwi&zanego z aktualnym kontekstem, czy w programie zarejestrowane s& aktualne listy certyfikatów uniewanionych (CRL). Centrum Certyfikacji publikuje odcisk klucza w wiarygodnej prasie i na swojej stronie internetowej Odcisk klucza jest skrótem klucza publicznego (wykonanym wg algorytmu sha1) i suy do wizualnej weryfikacji wiarygodno?ci certyfikatu. Funkcje programu 181

182 Wy?wietlanie identyfikatora klucza publicznego CA-NAD mona wy&czyt, zaznaczaj&c pole wyboru Nie pokazuj tego komunikatu podczas nastpnego uruchomienia programu w oknie Weryfikacja CA-NAD (patrz Rysunek 133). Rysunek 133. Okno Weryfikacja CA-NAD. Sprawdzanie zarejestrowanych list CRL równie mona wy&czyt, zaznaczaj&c pole wyboru Nie pokazuj tego komunikatu podczas nastpnego uruchomienia programu w oknie Weryfikacja list CRL (patrz Rysunek 134). Rysunek 134. Okno Weryfikacja list CRL. Opcje dotycz&ce wy?wietlania odcisku klucza CA-NAD oraz informacji o listach CRL mona ustawit (ponownie w&czyt) w oknie Ustawienia przekazu elektronicznego na zakadce Certyfikaty i CRL (patrz Podrcznik administratora ). 182 Podrcznik uytkownika

183 5.9.1 Pobieranie certyfikatu ZUS Funkcja umoliwia pobranie aktualnego certyfikatu jednostki ZUS i zarejestrowanie go w programie. Aby wysat zestaw dokumentów do ZUS, konieczne jest, aby w programie zarejestrowany by aktualny certyfikat ZUS. Certyfikat klucza publicznego ZUS jest zarejestrowany w wersji instalacyjnej programu. Jest on równie automatycznie rejestrowany w programie podczas rejestrowania decyzji z CA lub potwierdzenia z PR. W wypadku zmiany certyfikatu ZUS mona go uzyskat, wykorzystuj&c funkcj pobierania w programie, lub pobrat przy uyciu standardowej przegl&darki WWW ze strony Przed uyciem funkcji pobierania certyfikatu ZUS sprawd<, czy w parametrach przekazu elektronicznego ustawiony zosta adres Centrum Certyfikacji, z którego pobierany jest ten certyfikat (patrz Podrcznik administratora ). W polu Certyfikat ZUS powinien znajdowat si wpis cc.unet.pl/certyfikaty/rp_1_oop.pem. Aby pobrat certyfikat ZUS: 1. W widoku Certyfikaty z menu Przekaz wybierz polecenie Pobierz i rejestruj certyfikat ZUS. Polecenie Pobierz i rejestruj certyfikat ZUS znajduje si równie w menu podrcznym, wy?wietlaj&cym si po klikniciu prawym klawiszem myszy na panelu w widoku Certyfikaty. 2. Wy?wietlone zostanie okno Komunikacja z Centrum Certyfikacji (patrz Rysunek 135) informuj&ce o procesie pobierania danych. Aby przerwat operacj pobierania, kliknij przycisk Anuluj. Rysunek 135. Okno Komunikacja z Centrum Certyfikacji 3. Certyfikat jednostki ZUS znajduj&cy si pod adresem wskazanym w parametrach przekazu elektronicznego zostanie pobrany i zarejestrowany w programie, a na ekranie wy?wietlony zostanie informuj&cy o tym komunikat (patrz Rysunek 136). Kliknij przycisk OK. Funkcje programu 183

184 Rysunek 136. Okno komunikatu o pobraniu certyfikatu ZUS Rejestracja certyfikatu Rejestracja certyfikatu oznacza wprowadzenie do bazy danych informacji o certyfikacie. W programie PATNIK rejestrowane s& nastpuj&ce certyfikaty: certyfikat CA-NAD do podpisu, certyfikat CA-ZEW do podpisu, certyfikat jednostki ZUS, certyfikat patnika. Prawidowe dziaanie poszczególnych funkcji programu wymaga, aby w bazie programu znajdoway si wszystkie certyfikaty. Niektóre z nich (certyfikaty CA, jednostki ZUS) znajduj& si w bazie instalacyjnej programu lub rejestrowane s& automatycznie podczas rejestrowania potwierdzel z PR lub decyzji z CA. Certyfikat ZUS mona równie pobrat, korzystaj&c z funkcji pobierania w programie. Funkcja obejmuje rejestracj kadego z wymienionych wcze?niej certyfikatów. Jej dziaanie jest uzalenione od tego, jaki certyfikat jest rejestrowany. Poprawna rejestracja certyfikatów wymaga zarejestrowania w programie najpierw certyfikatu CA-NAD do podpisu, a nastpnie certyfikatu CA-ZEW do podpisu. W dalszej kolejno?ci mona rejestrowat certyfikaty innego typu. Certyfikaty pozostaych podmiotów s& podczas rejestrowania weryfikowane za pomoc& certyfikatu CA-ZEW, a ten za pomoc& certyfikatu CA-NAD. Brak w bazie którego? z tych certyfikatów spowoduje wy?wietlenie komunikatu o niemoliwo?ci przeprowadzenia poprawnej weryfikacji i zarejestrowania certyfikatu. Pliki z certyfikatami umieszczane s& na dysku poza programem. Uytkownik powinien pobrat je z Internetu za pomoc& standardowej przegl&darki WWW ze strony Certyfikat ZUS moe byt równie pobrany przy wykorzystaniu funkcji pobierania programu PATNIK. Aby zarejestrowat certyfikat: 1. W widoku Certyfikaty z menu Przekaz wybierz polecenie Rejestruj certyfikat z pliku. Polecenie Rejestruj z pliku znajduje si równie w menu podrcznym, wy?wietlaj&cym si po klikniciu prawym klawiszem myszy na panelu w widoku Certyfikaty. 184 Podrcznik uytkownika

185 2. W oknie Otwórz (patrz Rysunek 137) wybierz plik zawieraj&cy certyfikat (plik o rozszerzeniu *.pem) i kliknij przycisk Otwórz. Kliknicie przycisku Anuluj powoduje rezygnacj z rejestracji certyfikatu i powrót do okna zawieraj&cego list wszystkich certyfikatów. Rysunek 137. Okno Otwórz wybór pliku z certyfikatem Kolejne kroki, które naley wykonat, zale& od tego, jakiego typu certyfikat rejestrujesz Rejestracja certyfikatu CA-NAD przeznaczonego do podpisu Certyfikat CA-NAD jest certyfikatem nadrzdnym w stosunku do pozostaych certyfikatów rejestrowanych w programie PATNIK. CA-NAD CA-ZEW OOP p-atnik Certyfikaty patników oraz ZUS (OOP) podpisywane s& przy uyciu klucza CA-ZEW, a ten z kolei przez CA-NAD. Certyfikat CA-NAD podpisuje sam siebie. Dlatego wane jest, aby dokadnie zweryfikowat odcisk klucza tego certyfikatu, aby miet pewno?t, e jest on wiarygodny. 1. Wykonaj kroki opisane w rozdziale Rejestracja certyfikatu. 2. Sprawd< odcisk klucza wy?wietlony w oknie Weryfikacja CA-NAD (patrz Rysunek 138) z odciskiem klucza opublikowanym w prasie lub w Internecie. Je?li ci&gi znaków si róni&, naley klikn&t przycisk Nie. Jeeli odcisk klucza jest prawidowy, kliknij przycisk Tak. Funkcje programu 185

186 Rysunek 138. Wizualna weryfikacja odcisku klucza publicznego CA-NAD Centrum Certyfikacji publikuje odcisk klucza w wiarygodnej prasie i na swojej stronie internetowej Odcisk klucza jest skrótem klucza publicznego (wykonanym wg algorytmu sha1) i suy do wizualnej weryfikacji wiarygodno?ci certyfikatu. 3. Po pozytywnej weryfikacji sprawdzane jest, czy odcisk klucza jest identyczny z odciskiem wcze?niej zweryfikowanym przez patnika, nastpnie weryfikowana jest poprawno?t podpisu i okres wano?ci certyfikatu. 4. Jeeli rejestrowany certyfikat jest przeterminowany, zostanie wy?wietlone pytanie, czy rejestracja ma byt kontynuowana (patrz Rysunek 139). Jeeli mimo to chcesz go zarejestrowat, kliknij przycisk Tak. Rysunek 139. Okno komunikatu z pytaniem o rejestracj certyfikatu przeterminowanego 5. Po wykonaniu weryfikacji dane certyfikatu zapisywane s& do bazy, a na ekranie wy?wietlany jest komunikat (patrz Rysunek 140). 186 Podrcznik uytkownika

187 Rysunek 140. Okno komunikatu po pomy?lnym zarejestrowaniu certyfikatu Jeeli certyfikat jest niewiarygodny, nie zostanie zarejestrowany w programie, a na ekranie pojawi si odpowiedni komunikat (patrz Rysunek 141). Rysunek 141. Okno komunikatu o bdzie rejestrowania certyfikatu Rejestracja certyfikatów innych typów Certyfikat patnika zarejestrowat mona jedynie w kontek?cie tego patnika. 1. Wykonaj kroki opisane w rozdziale Rejestracja certyfikatu. 2. Po wybraniu pliku z certyfikatem weryfikowana jest jego poprawno?t (prawidowo?t formatu, zgodno?t podpisu elektronicznego, aktualno?t i wano?t). 3. Jeeli rejestrowany certyfikat jest przeterminowany, zostanie wy?wietlone pytanie, czy rejestracja ma byt kontynuowana (patrz Rysunek 139). Jeeli mimo to chcesz go zarejestrowat, kliknij przycisk Tak. 4. Po wykonaniu weryfikacji dane certyfikatu zapisywane s& do bazy, a na ekranie wy?wietlany jest odpowiedni komunikat (patrz Rysunek 140). 5. Jeeli certyfikat jest niewiarygodny, nie zostanie zarejestrowany w programie, a na ekranie pojawi si odpowiedni komunikat (patrz Rysunek 142). Rysunek 142. Okno komunikatu o bdzie rejestrowania certyfikatu Funkcje programu 187

188 5.9.3 Weryfikacja certyfikatu Funkcja pozwala zweryfikowat certyfikat zarejestrowany w programie. Poprawna weryfikacja certyfikatu CA-ZEW do podpisu wymaga, aby w bazie by zarejestrowany certyfikat CA-NAD do podpisu. W wypadku pozostaych certyfikatów wymagane jest, aby w bazie znajdoway si certyfikaty CA-NAD do podpisu oraz CA-ZEW do podpisu. Aby zweryfikowat certyfikat: 1. W widoku Certyfikaty zaznacz wybrany certyfikat na li?cie certyfikatów. 2. Z menu NarzFdzia wybierz polecenie Weryfikuj. Polecenie Weryfikuj dostpne jest równie jako przycisk na pasku narzdzi lub w menu podrcznym, wy?wietlaj&cym si po klikniciu prawym klawiszem myszy na panelu w widoku Certyfikaty. Moesz równie uyt kombinacji klawiszy CTRL+W na klawiaturze lub wy?wietlit szczegóy wybranego certyfikatu i w oknie Certyfikat z menu NarzFdzia wybrat polecenie Weryfikuj lub klikn&t przycisk Weryfikuj na pasku narzdzi Kolejne kroki, które naley wykonat, zale& od tego, jakiego typu certyfikat weryfikujesz Weryfikacja certyfikatu CA-NAD przeznaczonego do podpisu 1. Wykonaj kroki opisane w rozdziale Weryfikacja certyfikatu. 2. Sprawd< odcisk klucza wy?wietlony w oknie Weryfikacja CA-NAD (patrz Rysunek 143) z odciskiem klucza opublikowanym w prasie lub w Internecie. Je?li ci&gi znaków si róni&, naley klikn&t przycisk Nie. Jeeli odcisk klucza jest prawidowy, kliknij przycisk Tak. Rysunek 143. Wizualna weryfikacja odcisku klucza publicznego CA-NAD 188 Podrcznik uytkownika

189 3. Po pozytywnej weryfikacji sprawdzane jest, czy odcisk klucza obliczony wedug algorytmu jest identyczny z odciskiem wcze?niej zweryfikowanym przez patnika, nastpnie weryfikowana jest poprawno?t podpisu i okres wano?ci certyfikatu. 4. Po wykonaniu weryfikacji na ekranie wy?wietlany jest komunikat informuj&cy o pozytywnym lub negatywnym wyniku weryfikacji certyfikatu (patrz Rysunek 144 oraz Rysunek 145). Rysunek 144. Okno komunikatu o pozytywnym wyniku weryfikacji certyfikatu Rysunek 145. Okno komunikatu o negatywnym wyniku weryfikacji certyfikatu Weryfikacja certyfikatów innych typów 1. Wykonaj kroki opisane w rozdziale Weryfikacja certyfikatu. 2. Sprawdzana jest poprawno?t certyfikatu, tzn. prawidowo?t formatu, zgodno?t podpisu elektronicznego, aktualno?t i wano?t (przez sprawdzenie, czy znajduje si na li?cie CRL). 3. Po wykonaniu weryfikacji na ekranie wy?wietlany jest komunikat informuj&cy o pozytywnym lub negatywnym wyniku weryfikacji certyfikatu (patrz Rysunek 146 oraz Rysunek 147). Rysunek 146. Okno komunikatu o pozytywnym wyniku weryfikacji certyfikatu Funkcje programu 189

190 Rysunek 147. Okno komunikatu o negatywnym wyniku weryfikacji certyfikatu Zapisanie certyfikatu do pliku Funkcja umoliwia zapisanie do pliku certyfikatu z listy certyfikatów zarejestrowanych w programie. Funkcja ta moe byt wykorzystywana midzy innymi do tworzenia kopii bezpieczelstwa posiadanych certyfikatów. Aby zapisat certyfikat do pliku: 1. W widoku Certyfikaty zaznacz na li?cie certyfikat, który chcesz zapisat do pliku. 2. Z menu NarzFdzia wybierz polecenie Zapisz Do pliku. Polecenie Zapisz do pliku znajduje si równie w menu podrcznym, wy?wietlaj&cym si po klikniciu prawym klawiszem myszy na panelu w widoku Certyfikaty. Moesz równie wy?wietlit szczegóy wybranego certyfikatu i w oknie Certyfikat z menu NarzFdzia wybrat polecenie Zapisz do pliku lub klikn&t przycisk Zapisz do pliku na pasku narzdzi. 3. W oknie Zapisz jako (patrz Rysunek 148) wybierz miejsce (katalog), w którym ma byt zapisany plik o rozszerzeniu *.pem zawieraj&cy certyfikat oraz wprowad< nazw pliku (domy?lnie nazwa pliku jest taka sama jak identyfikator wa?ciciela zapisywanego certyfikatu). Kliknij przycisk Zapisz. 4. Kliknicie przycisku Anuluj oznacza rezygnacj z zapisania certyfikatu. Rysunek 148. Okno Zapisz jako zapisywanie certyfikatu do pliku 190 Podrcznik uytkownika

191 Po pomy?lnym zakolczeniu zapisywania certyfikatu wy?wietlony zostanie komunikat (patrz Rysunek 149). Rysunek 149. Okno komunikatu informuj&cego o zapisaniu certyfikatu do pliku Usuwanie certyfikatów Funkcja umoliwia usunicie certyfikatu z listy certyfikatów zarejestrowanych w programie. Aby usun&t certyfikat z programu: 1. W widoku Certyfikaty zaznacz na li?cie certyfikat, który chcesz usun&t. 2. Z menu Program wybierz polecenie UsuG. Polecenie UsuG dostpne jest równie jako przycisk na pasku narzdzi lub w menu podrcznym, wy?wietlaj&cym si po klikniciu prawym klawiszem myszy na panelu w widoku Certyfikaty. Moesz równie uyt klawisza DEL lub kombinacji klawiszy CTRL+DEL na klawiaturze. 3. Na ekranie pojawi si pytanie o potwierdzenie decyzji usunicia certyfikatu (patrz Rysunek 150 lub Rysunek 151). Rysunek 150. Okno komunikatu z pytaniem o potwierdzenie decyzji usunicia wanego certyfikatu Rysunek 151. Okno komunikatu z pytaniem o potwierdzenie decyzji usunicia niewanego certyfikatu 4. Kliknij przycisk Tak. Kliknicie przycisku Nie oznacza rezygnacj z usunicia certyfikatu. Funkcje programu 191

192 Wybrany certyfikat zostanie usunity z bazy danych programu Przegl,danie certyfikatów Wy>wietlanie szczegó ów certyfikatów Funkcja umoliwia zapoznanie si uytkownika z nastpuj&cymi szczegóami wybranego certyfikatu: numer seryjny certyfikatu, nazwa wa?ciciela certyfikatu, adres wa?ciciela certyfikatu, dane certyfikatu wydawcy (numer seryjny, identyfikator klucza publicznego, nazwa i adres wydawcy certyfikatu), identyfikator klucza publicznego, okresy wano?ci certyfikatu i klucza prywatnego, przeznaczenie certyfikatu, typ certyfikatu. Aby przegl&dat szczegóy certyfikatu: 1. W widoku Certyfikaty zaznacz certyfikat, którego szczegóy chcesz przegl&dat. 2. Z menu Program wybierz polecenie PokaO. Polecenie PokaO dostpne jest równie jako przycisk na pasku narzdzi. Aby wy?wietlit szczegóy certyfikatu moesz te klikn&t dwa razy myszk& na wybranym certyfikacie. 3. Na ekranie pojawi si okno Certyfikat (patrz Rysunek 152). Wszystkie dane s& wy?wietlane na dwóch zakadkach Dane i Szczegó-y. Rysunek 152. Okno Certyfikat (zakadka Dane) 192 Podrcznik uytkownika

193 Rysunek 153. Okno Certyfikat (zakadka Szczegó-y) Filtrowanie certyfikatów Funkcja w znacznym stopniu uatwia przegl&danie certyfikatów w obszarze roboczym Certyfikaty. Jej dziaanie polega na przefiltrowaniu wszystkich certyfikatów znajduj&cych si w bazie programu i wyszukaniu tylko tych, które speniaj& podane wcze?niej kryteria. Filtr certyfikatów jest podzielony na trzy gówne zakadki: Dane podstawowe zakadka ta umoliwia filtrowanie wedug typu i numeru certyfikatu, Zaawansowane zakadka ta umoliwia filtrowanie wedug daty wano?ci certyfikatu i odpowiadaj&cego mu klucza prywatnego, Sortowanie zakadka ta umoliwia sortowanie rosn&ce lub malej&ce wedug trzech wybranych kolumn. Szczegóowe informacje na temat sposobu korzystania z filtrów znajduj& si w rozdziale Filtrowanie danych Zmiana has a do klucza prywatnego Funkcja umoliwia zmian hasa do klucza prywatnego zapisanego na dyskietce. Ze wzgldów bezpieczelstwa klucz prywatny zapisywany jest z hasem zabezpieczaj&cym go przed nieautoryzowanym dostpem. Aby zmienit haso do klucza prywatnego: 1. Wó dyskietk z kluczem prywatnym do stacji dyskietek. Funkcje programu 193

194 2. Przejd< do dowolnego widoku przekazu elektronicznego i z menu Przekaz wybierz polecenie ZmieG haso do klucza prywatnego. 3. Wy?wietlone zostanie okno Zmiana has+a do klucza prywatnego (patrz Rysunek 154). Rysunek 154. Okno: Zmiana has+a do klucza prywatnego 4. W polu Dotychczasowe has-o podaj aktualne haso do klucza prywatnego. W polu Nowe has-o podaj nowe haso do klucza prywatnego. W polu Potwierdzenie has-a podaj powtórnie nowe haso. Kliknij przycisk OK. Kliknicie przycisku Anuluj oznacza rezygnacj ze zmiany hasa do klucza prywatnego. 5. Na ekranie zostanie wy?wietlony komunikat z pytaniem: Czy wykona kopi bezpieczelstwa klucza prywatnego? Jeeli klikniesz przycisk Tak, zostanie wykonana kopia klucza prywatnego na dyskietce (w pliku privkey.bak). Kliknicie przycisku Nie oznacza rezygnacj z tworzenia kopii bezpieczelstwa klucza prywatnego. Po prawidowym zakolczeniu procedury zostanie wy?wietlony odpowiedni komunikat (patrz Rysunek 155), a klucza prywatnego mona bdzie uywat korzystaj&c z nowego hasa. Rysunek 155. Komunikat po pomy?lnym zakolczeniu procedury zmiany hasa do klucza prywatnego 194 Podrcznik uytkownika

195 5.10 Obs uga list CRL Obsuga list CRL obejmuje pobieranie, rejestracj i weryfikacj list CRL. Listy certyfikatów uniewanionych (ang. Certificate Revocation List) zawieraj& informacje o certyfikatach uniewanionych przez Centrum Certyfikacji. Centrum Certyfikacji Unizeto Certum wydaje dwie listy CRL: list CA-NAD dotycz&c& certyfikatów uniewanionych przez CA- NAD, list CA-ZEW dotycz&c& certyfikatów uniewanionych przez CA- ZEW. Uytkownik programu PATNIK powinien zawsze dbat o posiadanie dwóch aktualnych list CRL: CA-NAD i CA-ZEW. Zarejestrowana lista uniewanionych certyfikatów (CRL) podnosi stopiel bezpieczelstwa komunikacji elektronicznej midzy patnikiem a ZUS i Centrum Certyfikacji. Lista CRL ma zapobiegat sytuacjom, w których strony komunikacji bd& posugiway si niewanymi certyfikatami. Brak zarejestrowanej w programie aktualnej listy CRL moe np. spowodowat sytuacj, w której uytkownik nie?wiadomie podpisze swoje dokumenty niewanym certyfikatem, a ZUS, dysponuj&c aktualn& list& CRL, nie zarejestruje dokumentów ubezpieczeniowych patnika z powodu negatywnej weryfikacji wiadomo?ci (poniewa certyfikat uyty do podpisania wiadomo?ci znajduje si na li?cie CRL). Lista CRL jest aktualizowana zgodnie z zasadami okre?lonymi w polityce bezpieczelstwa Centrum Certyfikacji Unizeto Certum (dokument Polityka certyfikacji znajduje si na stronie internetowej CA na kadej li?cie CRL umieszcza dat wydania nastpnej listy uniewanionych certyfikatów. W programie PATNIK data wydania przez CA nowej listy CRL znajduje si w polu Data nastpnej aktualizacji w szczegóach listy CRL. Operacje zwi&zane z obsug& list CRL wywoywane s& w widoku Listy CRL (patrz Rysunek 156), dostpnym po wybraniu z menu Widok polecenia Przekaz elektroniczny/listy CRL, lub po klikniciu ikony Listy CRL na zakadce Przekaz elektroniczny na pasku ikon. Funkcje programu 195

196 Rysunek 156. Obszar roboczy Listy CRL Jeeli podczas tej sesji pracy z programem uytkownik nie pracowa jeszcze z przekazem elektronicznym, to po przej?ciu do widoku Listy CRL wykonana zostanie weryfikacja wstpna zarejestrowanych w programie certyfikatów i list CRL (patrz opis na stronie 181) Pobieranie list CRL Funkcja umoliwia pobranie aktualnych list CRL i zarejestrowanie ich w programie. Przed uyciem funkcji pobierania certyfikatu ZUS sprawd<, czy w parametrach przekazu elektronicznego ustawiony zosta adres Centrum Certyfikacji, z którego pobierane s& te listy (patrz Podrcznik administratora ). Powinny znajdowat si tam wpisy: w polu Lista CRL CA-NAD: cc.unet.pl/crl/crlnad.pem, w polu Lista CRL CA-ZEW: cc.unet.pl/crl/crlk.pem. Aby pobrat listy CRL: 1. W widoku Listy CRL z menu Przekaz wybierz polecenie Pobierz i rejestruj listf CRL. 196 Podrcznik uytkownika

197 Polecenie Pobierz i rejestruj znajduje si równie w menu podrcznym, wy?wietlaj&cym si po klikniciu prawym klawiszem myszy na panelu w widoku Listy CRL. 2. W oknie dialogowym Pobierz list@ CRL (patrz Rysunek 157) zaznacz, które listy CRL chcesz pobrat i kliknij przycisk OK. Kliknicie przycisku Anuluj oznacza rezygnacj z pobierania list CRL. Rysunek 157. Okno Pobierz list@ CRL wybór list CRL do pobrania 3. Wy?wietlone zostanie okno Komunikacja z Centrum Certyfikacji (patrz Rysunek 158) informuj&ce o procesie pobierania danych. Aby przerwat operacj pobierania, kliknij przycisk Anuluj. Rysunek 158. Okno Komunikacja z Centrum Certyfikacji 4. Wybrane listy, znajduj&ce si pod wskazanymi w ustawieniach przekazu elektronicznego adresami, zostan& pobrane i zarejestrowane w programie, a na ekranie zostanie wy?wietlony informuj&cy o tym komunikat (patrz Rysunek 159). Kliknij przycisk OK. Rysunek 159. Okno komunikatu Listy CRL mona te pobrat za pomoc& standardowej przegl&darki WWW ze strony Listy CRL pobrane w ten sposób naley zarejestrowat w programie. Funkcje programu 197

198 Rejestracja listy CRL Funkcja ta suy do rejestrowania w programie list uniewanionych certyfikatów. Podczas rejestrowania listy CRL: plik z list& CRL, znajduj&cy si w dowolnym miejscu na dysku, jest kopiowany do katalogu ustawionego w parametrach przekazu elektronicznego,?cieka dostpu do zarejestrowanej listy jest zapisywana w bazie danych. Przed zarejestrowaniem lista CRL jest weryfikowana (sprawdzana jest zgodno?t formatu pliku, zgodno?t podpisu cyfrowego pod list& oraz aktualno?t listy CRL). Aby zarejestrowat list CRL, w bazie musz& znajdowat si certyfikaty Centrum Certyfikacji, które podpisuj& listy CRL: certyfikat CA-NAD, certyfikat CA-ZEW. Je?li nie ma ich w bazie, naley je zarejestrowat po pobraniu ich za pomoc& standardowej przegl&darki WWW z Internetu ze strony Aby zarejestrowat list CRL: 1. W widoku Listy CRL z menu Przekaz wybierz polecenie Rejestruj listf CRL z pliku. Polecenie Rejestruj z pliku znajduje si równie w menu podrcznym, wy?wietlaj&cym si po klikniciu prawym klawiszem myszy na panelu w widoku Listy CRL. 2. W oknie Otwórz (patrz Rysunek 160) wska odpowiedni plik lub pliki zawieraj&ce listy CRL (pliki o rozszerzeniach *.pem) i kliknij przycisk Otwórz. Kliknicie przycisku Anuluj powoduje rezygnacj z rejestracji listy CRL. Rysunek 160. Okno Otwórz wybór pliku z list& CRL do zarejestrowania 3. Wybrana lista CRL zostanie zweryfikowana i zarejestrowana, a na ekranie zostanie wy?wietlony informuj&cy o tym komunikat (patrz Rysunek 161). 198 Podrcznik uytkownika

199 Rysunek 161. Okno komunikatu o pomy?lnym zakolczeniu rejestracji listy CRL Zarejestrowanie listy CRL zakolczy si pomy?lnie tylko wówczas, gdy: plik zawieraj&cy list CRL bdzie mia poprawny format, podpis pod list& CRL bdzie wiarygodny, lista CRL bdzie aktualna Weryfikacja listy CRL Funkcja ta suy do weryfikowania zarejestrowanych list CRL. Weryfikacja polega na sprawdzeniu formatu pliku zawieraj&cego list CRL, zgodno?ci podpisu cyfrowego pod list& oraz aktualno?ci listy CRL. Aby poprawnie zweryfikowat list CRL, w bazie musz& znajdowat si certyfikaty Centrum Certyfikacji, które podpisuj& listy CRL: certyfikat CA-NAD, certyfikat CA-ZEW. Je?li nie ma ich w bazie, naley je zarejestrowat po pobraniu ich za pomoc& standardowej przegl&darki WWW z Internetu ze strony Aby zweryfikowat list CRL: 1. W widoku Listy CRL zaznacz list CRL, której poprawno?t chcesz zweryfikowat. 2. Z menu NarzFdzia wybierz polecenie Weryfikuj. Polecenie Weryfikuj dostpne jest równie jako przycisk na pasku narzdzi lub w menu podrcznym, wy?wietlaj&cym si po klikniciu prawym klawiszem myszy na panelu w widoku Listy CRL. Moesz równie uyt kombinacji klawiszy CTRL+W na klawiaturze lub wy?wietlit szczegóy wybranej listy CRL i w oknie Lista CRL z menu NarzFdzia wybrat polecenie Weryfikuj lub klikn&t przycisk Weryfikuj na pasku narzdzi. 3. Po wykonaniu weryfikacji na ekranie wy?wietlany jest stosowny komunikat informuj&cy o pozytywnym lub negatywnym wyniku weryfikacji listy CRL (patrz Rysunek 162 i Rysunek 163). Rysunek 162. Okno komunikatu o pomy?lnym wyniku weryfikacji listy CRL Funkcje programu 199

200 Rysunek 163. Okno komunikatu o negatywnym wyniku weryfikacji listy CRL Usuwanie list CRL Funkcja umoliwia usunicie listy CRL z programu. Aby usun&t list CRL: 1. W widoku Listy CRL zaznacz list CRL, któr& chcesz usun&t. 2. Z menu Program wybierz polecenie UsuG. Polecenie UsuG dostpne jest równie jako przycisk na pasku narzdzi lub w menu podrcznym, wy?wietlaj&cym si po klikniciu prawym klawiszem myszy na panelu w widoku Listy CRL. Moesz równie uyt klawisza DEL lub kombinacji klawiszy CTRL+DEL na klawiaturze. Na ekranie pojawi si pytanie o potwierdzenie decyzji o usuniciu listy CRL (patrz Rysunek 164). Przegl,danie list CRL Rysunek 164. Okno komunikatu z pytaniem o potwierdzenie decyzji usunicia listy CRL Kliknij przycisk Tak. Kliknicie przycisku Nie oznacza rezygnacj z usunicia listy CRL Wy>wietlanie szczegó ów list CRL Uytkownik moe zapoznat si z nastpuj&cymi szczegóami wybranej listy CRL: numer seryjny, nazwa wa?ciciela listy CRL, data wydania listy CRL, data wydania nastpnej listy CRL. 200 Podrcznik uytkownika

201 Aby przegl&dat szczegóy listy CRL: 1. W widoku Listy CRL zaznacz list CRL, której szczegóy chcesz przegl&dat. 2. Z menu Program wybierz polecenie PokaO. Polecenie PokaO dostpne jest równie jako przycisk na pasku narzdzi. Aby wy?wietlit szczegóy listy CRL moesz te klikn&t dwa razy myszk& na wybranej li?cie CRL. 3. Na ekranie pojawi si okno Lista CRL (patrz Rysunek 165) zawieraj&ce szczegóy wybranej listy CRL. Rysunek 165. Okno Lista CRL 5.11 Obs uga wiadomo>ci Funkcje zwi&zane z obsug& wiadomo?ci obejmuj& tworzenie, rejestrowanie, wysyanie i odbieranie oraz usuwanie wiadomo?ci. Obsuga wiadomo?ci dotyczy certyfikatu patnika zgodnego z ustawionym kontekstem. Wiadomo?ci wymieniane s& pomidzy patnikiem, Punktem Rejestracji i Centrum Certyfikacji Unizeto Certum w celu realizacji nastpuj&cych procedur certyfikacyjnych: wydania certyfikatu, odnowienia certyfikatu, uniewanienia certyfikatu, udostpnienia certyfikatu, weryfikacji certyfikatu, wymiany listów. Funkcje programu 201

202 Dokadny opis procedur certyfikacyjnych i sposobu postpowania podczas ich realizacji znajdziesz w drugiej cz?ci dokumentacji programu PATNIK, tj. w poradniku Zasady komunikacji pomidzy patnikiem, Punktem Rejestracji oraz Centrum Certyfikacji. Wszystkie operacje pobierania i nastpnie zapisywania plików z wiadomo?ciami do CA i PR powinny odbywat si w obrbie lokalnego dysku komputera, na którym zainstalowany jest program PATNIK. Nie przestrzeganie tej zasady moe powodowat problemy z weryfikacj& podpisów elektronicznych w wiadomo?ciach wymienianych z CA i PR. Operacje zwi&zane z obsug& wiadomo?ci wywoywane s& w widoku Wiadomoci (patrz Rysunek 166), dostpnym po wybraniu z menu Widok polecenia Przekaz elektroniczny/wiadomomci, po klikniciu ikony Wiadomo1ci na zakadce Przekaz elektroniczny na pasku ikon lub po wci?niciu klawisza F9 w dowolnym widoku. Rysunek 166. Obszar roboczy Wiadomoci Niektóre polecenia dotycz&ce wiadomo?ci mona uruchomit równie w widoku Certyfikaty. Jeeli podczas tej sesji pracy z programem uytkownik nie pracowa jeszcze z przekazem elektronicznym, to po przej?ciu do widoku Wiadomoci wykonana zostanie weryfikacja wstpna zarejestrowanych w programie certyfikatów i list CRL (patrz opis na stronie 181) Tworzenie wniosków do Punktu Rejestracji 202 Podrcznik uytkownika

203 Tworzenie wniosków W01, W03 i W05 do PR wi&e si z wygenerowaniem pary kluczy patnika: publicznego i prywatnego. Klucz prywatny powinien zostat zapisany na osobnej dyskietce i szczególnie chroniony przed utrat&, ujawnieniem czy uszkodzeniem. Klucz ten jest wykorzystywany w trakcie realizacji innych funkcji programu, takich jak: tworzenie wiadomo?ci do CA czy przygotowywanie dokumentów do wysania do ZUS. Ze wzgldów bezpieczelstwa klucz prywatny zapisywany jest z hasem zabezpieczaj&cym go przed nieautoryzowanym dostpem. Uytkownik powinien przechowywat dyskietki z nastpuj&cymi kluczami prywatnymi: kluczem aktualnym (bior&c pod uwag jego okres wano?ci), wszystkimi kluczami, które byy uywane przez niego w przeszo?ci, wszystkimi kluczami, które maj& obowi&zywat w przyszo?ci. Zapisanie wniosku na dyskietk, na której znajduje si wygenerowany wcze?niej jakikolwiek klucz prywatny (plik o nazwie privkey.pem), jest niemoliwe. Rozwi&zanie to zabezpiecza przed przypadkowym utworzeniem wniosku do PR w tym samym miejscu, w którym znajduje si klucz prywatny Wniosek o wydanie certyfikatu (W01) Wniosek o wydanie certyfikatu do PR jest generowany przez patnika w momencie podjcia przez niego decyzji o elektronicznej formie wymiany danych z ZUS. Procedura organizacyjna zwi&zana z wydaniem certyfikatu zostaa opisana w poradniku Zasady komunikacji pomidzy patnikiem, Centrum Certyfikacji i Punktem Rejestracji. Aby utworzyt wniosek o wydanie certyfikatu (W01 do PR): 1. Wó sformatowan& dyskietk do napdu A:. 2. W widoku Wiadomoci z menu Program wybierz polecenie Nowy Wydanie certyfikatu W01 do PR. Polecenie Wydanie certyfikatu/w01 do PR znajduje si równie w menu podrcznym, wy?wietlaj&cym si po klikniciu prawym klawiszem myszy na panelu w widoku Wiadomoci oraz jako przycisk na pasku narzdzi. 3. W oknie Wniosek o wydanie certyfikatu (W01 do PR) (patrz Rysunek 168 i Rysunek 169) przechodz&c pomidzy kolejnymi zakadkami sprawd< poprawno?t danych i uzupenij je. Funkcje programu 203

204 Rysunek 167. Tworzenie wniosku W01 zakadka Wniosek Rysunek 168. Tworzenie wniosku W01 zakadka Podmiot 204 Podrcznik uytkownika

205 Rysunek 169. Tworzenie wniosku W01 zakadka Adres siedziby 4. W oknie Wniosek o wydanie certyfikatu (W01 do PR) z menu WiadomoMP wybierz polecenie Zapisz i zamknij. Polecenie Zapisz i zamknij dostpne jest równie jako przycisk na pasku narzdzi w oknie Wniosek o wydanie certyfikatu (W01 do PR). 5. W oknie Podaj Has+o (patrz Rysunek 170) wpisz dwukrotnie to samo haso dostpu do klucza prywatnego zapisanego na dyskietce, za kadym razem klikaj&c przycisk OK. Zapamitaj to haso. Rysunek 170. Okno Podaj Has+o haso do klucza prywatnego 6. W oknie Zapisz jako (patrz Rysunek 171) wybierz miejsce, w którym zostanie zapisany utworzony wniosek oraz podaj nazw pliku i kliknij przycisk Zapisz. Funkcje programu 205

206 Rysunek 171. Okno Zapisz jako zapisanie wniosku w wybranym katalogu na dysku W kadym kroku kliknicie przycisku Anuluj oznacza rezygnacj z utworzenia wniosku W01. Po prawidowym zakolczeniu procedury na dyskietce zapisany jest klucz prywatny patnika. We wskazanym katalogu znajduje si plik z wnioskiem o wydanie certyfikatu, a na ekranie wy?wietlany jest komunikat (patrz Rysunek 172). Rysunek 172. Okno komunikatu po poprawnym utworzeniu wniosku Wniosek zapisywany jest równie do bazy danych i figuruje na li?cie wiadomo?ci Wniosek o odnowienie certyfikatu (W03) Procedura organizacyjna zwi&zana z odnowieniem certyfikatu zostaa opisana w poradniku Zasady komunikacji pomidzy patnikiem, Centrum Certyfikacji i Punktem Rejestracji. 206 Podrcznik uytkownika

207 Wniosek o odnowienie certyfikatu klucza publicznego jest tworzony w nastpuj&cych sytuacjach: zbliaj&cy si termin utraty wano?ci certyfikatu patnika i zwi&zana z tym konieczno?t zmiany kluczy, utrata wano?ci certyfikatu patnika, zmiana danych identyfikacyjnych patnika. W obecnej wersji programu PATNIK wniosek o odnowienie certyfikatu na nowy okres (z modyfikacj kluczy) mona wygenerowat: przed upywem wano?ci certyfikatu je?li patnik chce kontynuowat elektroniczn& wymian dokumentów ubezpieczeniowych z ZUS, po upywie wano?ci certyfikatu je?li patnik przerwa elektroniczn& wymian dokumentów ubezpieczeniowych z ZUS, a nastpnie, ju po upywie wano?ci swojego certyfikatu, zdecyduje si ponownie na elektroniczn& wymian dokumentów. Wniosek o odnowienie certyfikatu ze zmian danych identyfikacyjnych naley bezwzgldnie wygenerowat, gdy zmianie ulegaj&: nazwa skrócona patnika, nazwa pena patnika (w przypadku osób prawnych) lub nazwisko (dla osób fizycznych), NIP, REGON lub PESEL, miasto lub województwo, w którym ma swoj& siedzib patnik, adres poczty elektronicznej uywanej do komunikacji z CA. Aby utworzyt wniosek o odnowienie certyfikatu (W03 do PR): 1. Wó do napdu A: sformatowan& dyskietk lub dyskietk z aktualnym kluczem prywatnym, jeeli przyczyn& odnowienia jest modyfikacja danych. 2. W widoku Certyfikaty zaznacz na li?cie certyfikat, który chcesz odnowit i z menu podrcznego wybierz polecenie Odnowienie Certyfikatu (W03 do PR). Moesz równie uruchomit polecenie Odnowienie certyfikatu z widoku Wiadomoci. Do odnowienia zostanie wówczas wybrany aktualny certyfikat patnika. Polecenie Odnowienie certyfikatu/w03 do PR znajduje si w menu Program/Nowy oraz w menu podrcznym, wy?wietlaj&cym si po klikniciu prawym klawiszem myszy na panelu w widoku Wiadomoci. Dostpne jest równie jako przycisk na pasku narzdzi. 3. W oknie Wniosek o odnowienie certyfikatu (W03 do PR) (patrz Rysunek 173) na zakadce Wniosek zaznacz przyczyn odnowienia certyfikatu. Nastpnie przechodz&c pomidzy kolejnymi zakadkami sprawd< poprawno?t danych i w razie potrzeby uzupenij je. Funkcje programu 207

208 Rysunek 173. Tworzenie wniosku W03 zakadka Wniosek 4. W oknie Wniosek o odnowienie certyfikatu (W03 do PR) z menu WiadomoMP wybierz polecenie Zapisz i zamknij. Polecenie Zapisz i zamknij dostpne jest równie jako przycisk na pasku narzdzi w oknie Wniosek o odnowienie certyfikatu (W03 do PR). 5. W oknie Podaj Has+o (patrz Rysunek 174) wpisz haso dostpu do klucza prywatnego zapisanego na dyskietce i kliknij przycisk OK (w przypadku tworzenia wniosku o odnowienie z modyfikacj& kluczy krok ten naley wykonat dwukrotnie i zapamitat nowe haso). Rysunek 174. Okno Podaj Has+o haso do klucza prywatnego 6. W oknie Zapisz jako (patrz Rysunek 175) wybierz miejsce, w którym zostanie zapisany utworzony wniosek oraz podaj nazw pliku i kliknij przycisk Zapisz. 208 Podrcznik uytkownika

209 Rysunek 175. Okno Zapisz jako zapisanie wniosku w wybranym katalogu na dysku W kadym kroku kliknicie przycisku Anuluj oznacza rezygnacj z utworzenia wniosku W03. Po prawidowym zakolczeniu procedury na dyskietce zapisany jest nowy klucz prywatny patnika je?li generowany by wniosek o odnowienie certyfikatu na nowy okres. We wskazanym katalogu znajduje si plik z wnioskiem o odnowienie certyfikatu, a na ekranie wy?wietlany jest komunikat (patrz Rysunek 176). Rysunek 176. Okno komunikatu po poprawnym utworzeniu wniosku Wniosek zapisywany jest równie do bazy danych i figuruje na li?cie wiadomo?ci Wniosek o uniewa'nienie certyfikatu (W05 do PR) Uytkownik powinien zgosit si do Punktu Rejestracji, aby uniewanit swój certyfikat, jeeli utraci swój klucz prywatny. Procedura organizacyjna zwi&zana z uniewanieniem certyfikatu zostaa opisana w poradniku Zasady komunikacji pomidzy patnikiem, Centrum Certyfikacji i Punktem Rejestracji. Aby utworzyt wniosek o uniewanienie certyfikatu (W05 do PR): 1. Wó sformatowan& dyskietk do napdu A:. 2. W widoku Wiadomoci z menu Program wybierz polecenie Nowy Uniewanienie certyfikatu W05 do CA lub PR. Funkcje programu 209

210 Polecenie UniewaOnienie certyfikatu/w05 do CA lub PR znajduje si równie w menu podrcznym, wy?wietlaj&cym si po klikniciu prawym klawiszem myszy na panelu w widoku Wiadomoci oraz jako przycisk na pasku narzdzi Moesz równie zaznaczyt certyfikat, który chcesz uniewanit, na li?cie w widoku Certyfikaty i z menu podrcznego wybrat polecenie UniewaOnienie certyfikatu (W05 do CA lub PR). 3. Jeeli w programie nie jest zarejestrowany wany certyfikat patnika, wy?wietlone zostanie pytanie, czy kontynuowat procedur (patrz Rysunek 177). Kliknij przycisk Tak. Kliknicie przycisku Nie oznacza rezygnacj z utworzenia wniosku W05 do PR. Rysunek 177. Okno komunikatu o braku zarejestrowanego certyfikatu patnika Jeeli posiadasz wany certyfikat oraz klucz prywatny, kliknij przycisk Nie. Zarejestruj certyfikat i ponownie wybierz polecenie UniewaOnienie certyfikatu. Wizyta w Punkcie Rejestracji nie jest w takiej sytuacji konieczna. Aby uniewanit certyfikat, utwórz W05 do CA (patrz rozdzia Wniosek o uniewanienie certyfikatu (W05 do CA)). 4. Jeeli w programie zarejestrowany jest wany certyfikat patnika, wy?wietlony zostanie komunikat z pytaniem, czy posiadasz klucz prywatny do uniewanianego certyfikatu (patrz Rysunek 178). Kliknij przycisk Nie. Kliknicie przycisku Anuluj oznacza rezygnacj z tworzenia wniosku. Rysunek 178. Okno komunikatu z pytaniem o klucz prywatny do uniewanianego certyfikatu Jeeli posiadasz wany certyfikat oraz odpowiadaj&cy mu klucz prywatny, kliknij przycisk Tak. Nast&pi wówczas przej?cie do tworzenia wniosku o uniewanienie certyfikatu bezpo?rednio do CA (patrz rozdzia Wniosek o uniewanienie certyfikatu (W05 do CA)). Wizyta w Punkcie Rejestracji nie jest w takiej sytuacji konieczna. 5. W oknie Wniosek o uniewa,nienie certyfikatu (W05 do PR) (patrz Rysunek 179) na zakadce Wniosek podaj przyczyn uniewanienia certyfikatu, a nastpnie, przechodz&c pomidzy kolejnymi zakadkami, sprawd< poprawno?t danych i uzupenij je. 210 Podrcznik uytkownika

211 Rysunek 179. Tworzenie wniosku W05 zakadka Wniosek 6. W oknie Wniosek o uniewa,nienie certyfikatu (W05 do PR) z menu WiadomoMP wybierz polecenie Zapisz i zamknij. Polecenie Zapisz i zamknij dostpne jest równie jako przycisk na pasku narzdzi w oknie Wniosek o uniewa,nienie certyfikatu (W05 do PR). 7. W oknie Podaj Has+o (patrz Rysunek 180) wpisz dwukrotnie to samo haso dostpu do klucza prywatnego zapisanego na dyskietce, za kadym razem klikaj&c przycisk OK. Zapamitaj to haso. Kliknicie przycisku Anuluj oznacza rezygnacj z utworzenia wniosku W05. Rysunek 180. Okno Podaj Has+o haso do klucza prywatnego 8. W oknie Zapisz jako (patrz Rysunek 181) wybierz miejsce, w którym zostanie zapisany utworzony wniosek oraz podaj nazw pliku i kliknij Zapisz. Kliknicie przycisku Anuluj oznacza rezygnacj z utworzenia wniosku W05. Funkcje programu 211

212 Rysunek 181. Okno Zapisz jako zapisanie wniosku w wybranym katalogu na dysku 9. Po prawidowym zakolczeniu procedury na dyskietce zapisany jest klucz prywatny patnika. We wskazanym katalogu znajduje si plik z wnioskiem o uniewanienie certyfikatu, a na ekranie wy?wietlany jest komunikat (patrz Rysunek 182). Rysunek 182. Okno komunikatu po poprawnym utworzeniu wniosku Wniosek zapisywany jest równie do bazy danych i figuruje na li?cie wiadomo?ci Tworzenie wniosków do Centrum Certyfikacji Wnioski do Centrum Certyfikacji dziel& si na dwie grupy. Wnioski tworzone w oparciu o potwierdzenie z PR Wnioski te tworzone s& podczas przeprowadzania procedury wydania, odnowienia lub uniewanienia certyfikatu?ciek& awaryjn& (np. W01-W19- W02-W11). Aby wygenerowat wniosek tego typu, w programie musi byt zarejestrowane odpowiednie potwierdzenie z Punktu Rejestracji. Procedury certyfikacyjne przeprowadzane nowymi, uproszczonymi?ciekami nie wymagaj& tworzenia tego typu wniosków do CA. Wnioski dostarczone do Punktu Rejestracji s& przekazywane przez operatora PR bezpo?rednio do CA, a uytkownik otrzymuje w PR gotowy certyfikat. 212 Podrcznik uytkownika

213 Wnioski bezpomrednio do CA S& to wiadomo?ci tworzone przez uytkownika i wysyane do Centrum Certyfikacji stosowane w procedurach, w których nie ma konieczno?ci wizyty w Punkcie Rejestracji Wnioski tworzone w oparciu o potwierdzenie z PR Aby wygenerowat wniosek W02, W30 lub W31 do Centrum Certyfikacji, w programie musi byt zarejestrowane odpowiednie potwierdzenie z PR (W19, W20 lub W21). Ponadto patnik musi posiadat klucz prywatny wygenerowany podczas tworzenia poprzedzaj&cego wniosku do PR Wniosek o wydanie certyfikatu (W02) Aby utworzyt wniosek o wydanie certyfikatu (W02 do CA): 1. Wó do napdu A: dyskietk z kluczem prywatnym wygenerowanym podczas tworzenia wniosku W W widoku Wiadomoci zaznacz na li?cie potwierdzenie W19 z PR, które bdzie podstaw& wydania certyfikatu przez CA. 3. Z menu Program wybierz polecenie Nowy Wydanie certyfikatu W02 do CA. Polecenie Wydanie certyfikatu/w02 do CA znajduje si równie w menu podrcznym, wy?wietlaj&cym si po klikniciu prawym klawiszem myszy na panelu w widoku Wiadomoci oraz jako przycisk na pasku narzdzi. 4. W oknie Wniosek o wydanie certyfikatu (W02 do CA) (patrz Rysunek 183) z menu WiadomoMP wybierz polecenie Zapisz i zamknij. Rysunek 183. Wniosek W02 Polecenie Zapisz i zamknij dostpne jest równie jako przycisk na pasku narzdzi w oknie Wniosek o wydanie certyfikatu (W02 do CA). 5. W oknie Podaj Has+o (patrz Rysunek 184) wpisz haso do klucza prywatnego znajduj&cego si na dyskietce i kliknij przycisk OK. Kliknicie przycisku Anuluj oznacza rezygnacj z utworzenia wniosku W02. Funkcje programu 213

214 Rysunek 184. Okno Podaj Has+o haso do klucza prywatnego Wiadomo?T W02 zostanie utworzona i zapisana do bazy danych oraz na dysku we wskazanej lokalizacji, a na ekranie wy?wietlany jest komunikat (patrz Rysunek 185). Rysunek 185. Okno komunikatu o utworzeniu wiadomo?ci W02 Nastpne kroki zostay opisane w rozdziale Przekazywanie wiadomo?ci do CA Wniosek o odnowienie certyfikatu (W30) Aby utworzyt wniosek o odnowienie certyfikatu (W30 do CA): 1. Wó do napdu A: dyskietk z kluczem prywatnym wygenerowanym podczas tworzenia wniosku W W widoku Wiadomoci zaznacz na li?cie potwierdzenie W20 z PR, które bdzie podstaw& odnowienia certyfikatu przez CA. 3. Z menu Program wybierz polecenie Nowy Odnowienie certyfikatu W30 do CA. Polecenie Odnowienie certyfikatu/w30 do CA znajduje si równie w menu podrcznym, wy?wietlaj&cym si po klikniciu prawym klawiszem myszy na panelu w widoku Wiadomoci oraz jako przycisk na pasku narzdzi. 4. W oknie Wniosek o odnowienie certyfikatu (W30 do CA) (patrz Rysunek 186) z menu WiadomoMP wybierz polecenie Zapisz i zamknij. 214 Podrcznik uytkownika

215 Rysunek 186. Wniosek W30 Polecenie Zapisz i zamknij dostpne jest równie jako przycisk na pasku narzdzi w oknie Wniosek o odnowienie certyfikatu (W30 do CA). 5. W oknie Podaj Has+o (patrz Rysunek 187) wpisz haso do klucza prywatnego znajduj&cego si na dyskietce i kliknij przycisk OK. Kliknicie przycisku Anuluj oznacza rezygnacj z utworzenia wniosku W30. Rysunek 187. Okno Podaj Has+o haso do klucza prywatnego Wiadomo?T W30 zostanie utworzona i zapisana do bazy danych oraz na dysku we wskazanej lokalizacji, a na ekranie wy?wietlany jest komunikat (patrz Rysunek 188). Nastpne Rysunek 188. Okno komunikatu o utworzeniu wiadomo?ci W30 kroki zostay opisane w rozdziale Przekazywanie wiadomo?ci do CA. Funkcje programu 215

216 Wniosek o uniewanienie certyfikatu (W31) Aby utworzyt wniosek o uniewanienie certyfikatu (W31 do CA): 1. Wó do napdu A: dyskietk z kluczem prywatnym wygenerowanym podczas tworzenia wniosku W W widoku Wiadomoci zaznacz na li?cie potwierdzenie W20 z PR, które bdzie podstaw& odnowienia certyfikatu przez CA. 3. Z menu Program wybierz polecenie Nowy Uniewanienie certyfikatu W31 do CA. Polecenie UniewaOnienie certyfikatu/w31 do CA znajduje si równie w menu podrcznym, wy?wietlaj&cym si po klikniciu prawym klawiszem myszy na panelu w widoku Wiadomoci oraz jako przycisk na pasku narzdzi. 4. W oknie Wniosek o uniewa,nienie certyfikatu (W31 do CA) (patrz Rysunek 189) z menu WiadomoMP wybierz polecenie Zapisz i zamknij. Rysunek 189. Wniosek W31 Polecenie Zapisz i zamknij dostpne jest równie jako przycisk na pasku narzdzi w oknie Wniosek o uniewa,nienie certyfikatu (W31 do CA). 5. W oknie Podaj Has+o (patrz Rysunek 190) wpisz haso do klucza prywatnego znajduj&cego si na dyskietce i kliknij przycisk OK. Kliknicie przycisku Anuluj oznacza rezygnacj z utworzenia wniosku W31. Rysunek 190. Okno Podaj Has+o haso do klucza prywatnego Wiadomo?T W31 zostanie utworzona i zapisana do bazy danych oraz na dysku we wskazanej lokalizacji, a na ekranie wy?wietlany jest komunikat (patrz Rysunek 191). 216 Podrcznik uytkownika

217 Rysunek 191. Okno komunikatu o utworzeniu wiadomo?ci W31 Nastpne kroki zostay opisane w rozdziale Przekazywanie wiadomo?ci do CA Wnioski bezpo>rednio do Centrum Certyfikacji Aby wygenerowat wniosek bezpo?rednio do Centrum Certyfikacji, patnik musi posiadat wany certyfikat (nie dotyczy to jedynie wniosku W08) oraz odpowiadaj&cy mu klucz prywatny Wniosek o uniewanienie certyfikatu (W05 do CA) Utworzenie przez patnika wniosku o uniewanienie certyfikatu bezpo?rednio do CA (bez konieczno?ci wizyty w Punkcie Rejestracji) jest moliwe w sytuacji, gdy patnik posiada klucz prywatny do uniewanianego certyfikatu. Procedura organizacyjna zwi&zana z uniewanieniem certyfikatu bezpo?rednio w CA zostaa opisana w poradniku Zasady komunikacji pomidzy patnikiem, Centrum Certyfikacji i Punktem Rejestracji. Aby utworzyt wniosek o uniewanienie certyfikatu (W05 do CA): 1. Wó do napdu A: dyskietk z kluczem prywatnym odpowiadaj&cym uniewanianemu certyfikatowi. 2. W widoku Certyfikaty zaznacz na li?cie certyfikat, który chcesz uniewanit i z menu podrcznego wybierz polecenie UniewaOnienie certyfikatu (W05 do CA lub PR). Moesz równie uruchomit polecenie UniewaOnienie certyfikatu z widoku Wiadomoci. Do uniewanienia wybierany jest wówczas aktualny certyfikat patnika. Polecenie UniewaOnienie certyfikatu/w05 do CA lub PR znajduje si w menu Program/Nowy oraz w menu podrcznym, wy?wietlaj&cym si po klikniciu prawym klawiszem myszy na panelu w widoku Wiadomoci. Dostpne jest równie jako przycisk na pasku narzdzi. 3. Wy?wietlony zostanie komunikat z pytaniem, czy posiadasz klucz prywatny do uniewanianego certyfikatu (patrz Rysunek 192). Kliknij przycisk Tak. Kliknicie przycisku Anuluj oznacza rezygnacj z tworzenia wniosku W05 do CA. Funkcje programu 217

218 Rysunek 192. Okno komunikatu z pytaniem o klucz prywatny do uniewanianego certyfikatu Jeeli nie posiadasz klucza prywatnego, kliknij przycisk Nie. Nast&pi wówczas przej?cie do tworzenia wniosku W05 do PR (konieczna bdzie wizyta w Punkcie Rejestracji) patrz Wniosek o uniewanienie certyfikatu (W05 do PR). Jeeli do uniewanienia wybrany zosta certyfikat nie bd&cy aktualnym certyfikatem patnika, nie mona go uniewanit za pomoc& wniosku do PR. Moliwe jest jedynie utworzenie wniosku W05 do CA, jeeli posiadasz wany, zwi&zany z tym certyfikatem klucz prywatny. 4. W oknie Wniosek o uniewa,nienie certyfikatu (W05 do CA) (patrz Rysunek 193) uzupenij brakuj&ce dane (przyczyna uniewanienia). Rysunek 193. Wniosek o uniewanienie certyfikatu do CA 5. W oknie Wniosek o uniewa,nienie certyfikatu (W05 do CA) z menu WiadomoMP wybierz polecenie Zapisz i zamknij. Polecenie Zapisz i zamknij dostpne jest równie jako przycisk na pasku narzdzi w oknie Wniosek o uniewa,nienie certyfikatu (W05 do CA). 6. W oknie Podaj Has+o wpisz haso do klucza prywatnego znajduj&cego si na dyskietce i kliknij przycisk OK. Kliknicie przycisku Anuluj oznacza rezygnacj z tworzenia wniosku W05 do CA. 218 Podrcznik uytkownika

219 Rysunek 194. Okno Podaj Has+o haso do klucza prywatnego Wiadomo?T W05 zostanie utworzona i zapisana do bazy danych oraz na dysku we wskazanej lokalizacji, a na ekranie wy?wietlany jest komunikat (patrz Rysunek 195) Nastpne Rysunek 195. Okno komunikatu o utworzeniu wiadomo?ci W05 kroki zostay opisane w rozdziale Przekazywanie wiadomo?ci do CA Wniosek o weryfikacj certyfikatu (W07) Patnik moe utworzyt i przesat bezpo?rednio do Centrum Certyfikacji wniosek o weryfikacj certyfikatu. Wniosek ten powinien zostat utworzony w sytuacji, gdy uytkownik ma w&tpliwo?ci co do autentyczno?ci posiadanego przez niego certyfikatu. Nie Procedura organizacyjna zwi&zana z weryfikacj& certyfikatu zostaa opisana w poradniku Zasady komunikacji pomidzy patnikiem, Centrum Certyfikacji i Punktem Rejestracji. mona utworzyt wniosku o weryfikacj certyfikatu CA-NAD oraz CA-ZEW. W wypadku tych certyfikatów weryfikacja odbywa si nastpuj&co: weryfikacja certyfikatu CA-NAD odbywa si przez wizualne sprawdzenie odcisku klucza (patrz rozdzia Weryfikacja certyfikatu CA-NAD przeznaczonego do podpisu), weryfikacja certyfikatu CA-ZEW odbywa si wzgldem certyfikatu CA-NAD (patrz rozdzia Weryfikacja certyfikatów innych typów). Aby utworzyt wniosek o weryfikacj certyfikatu (W07 do CA): 1. Wó do napdu A: dyskietk z kluczem prywatnym. 2. Z menu Program wybierz polecenie Nowy Weryfikacja certyfikatu (W07 do CA). Funkcje programu 219

220 Polecenie Weryfikacja certyfikatu (W07 do CA) znajduje si równie w menu podrcznym, wy?wietlaj&cym si po klikniciu prawym klawiszem myszy na panelu w widoku Wiadomoci oraz jako przycisk na pasku narzdzi. Moesz równie zaznaczyt certyfikat, który chcesz zweryfikowat, na li?cie w widoku Certyfikaty i z menu podrcznego wybrat polecenie Weryfikacja certyfikatu (W07 do CA). 3. W oknie Weryfikacja certyfikatów (patrz Rysunek 196) zaznacz na li?cie certyfikat, który chcesz zweryfikowat za pomoc& wniosku W07 i kliknij przycisk OK. Rysunek 196. Wybór certyfikatu do zweryfikowania za pomoc& wniosku W07 4. W oknie Wniosek o weryfikacj@ certyfikatu (W07 do CA) (patrz Rysunek 197) z menu WiadomoMP wybierz polecenie Zapisz i zamknij. Rysunek 197. Wniosek W07 Polecenie Zapisz i zamknij dostpne jest równie jako przycisk na pasku narzdzi w oknie Wniosek o weryfikacj@ certyfikatu (W07 do CA). 5. W oknie Podaj Has+o (patrz Rysunek 198) wpisz haso do klucza prywatnego znajduj&cego si na dyskietce i kliknij przycisk OK. 220 Podrcznik uytkownika

221 Rysunek 198. Okno Podaj Has+o haso do klucza prywatnego W kadym kroku kliknicie przycisku Anuluj oznacza rezygnacj z tworzenia wniosku W07. Wiadomo?T W07 zostanie utworzona i zapisana do bazy danych oraz na dysku we wskazanej lokalizacji, a na ekranie wy?wietlany jest komunikat (patrz Rysunek 199). Rysunek 199. Okno komunikatu o utworzeniu wiadomo?ci W07 Nastpne kroki zostay opisane w rozdziale Przekazywanie wiadomo?ci do CA Wniosek o udostpnienie certyfikatu (W08) Patnik moe utworzyt i przesat bezpo?rednio do CA wniosek o udostpnienie certyfikatu: je?li straci swój certyfikat (ale posiada nadal wany, zwi&zany z nim klucz prywatny) lub jeeli chce uzyskat certyfikat jednostki organizacyjnej ZUS (najprostszym sposobem na otrzymanie tego certyfikatu jest pobranie go ze strony WWW Centrum Certyfikacji patrz rozdzia Pobieranie certyfikatu ZUS). Procedura organizacyjna zwi&zana z udostpnieniem certyfikatu zostaa opisana w poradniku Zasady komunikacji pomidzy patnikiem, Centrum Certyfikacji i Punktem Rejestracji. Aby utworzyt wniosek o udostpnienie certyfikatu (W08 do CA): 1. Wó do napdu A: dyskietk z kluczem prywatnym. 2. Z menu Program wybierz polecenie Nowy Udostpnienie certyfikatu (W08 do CA). Polecenie UdostFpnienie certyfikatu (W08 do CA) znajduje si równie w menu podrcznym, wy?wietlaj&cym si po klikniciu prawym klawiszem myszy na panelu w widoku Wiadomoci oraz jako przycisk na pasku narzdzi. Funkcje programu 221

222 3. W oknie Wniosek o udost@pnienie certyfikatu (W08 do CA) (patrz Rysunek 200 oraz Rysunek 201) zaznacz, jaki certyfikat chcesz uzyskat, klikaj&c odpowiedni przycisk opcji w grupie Rodzaj certyfikatu. Rysunek 200. Wniosek o udostpnienie certyfikatu patnika Rysunek 201. Wniosek o udostpnienie certyfikatu jednostki ZUS Je?li ubiegasz si o swój certyfikat, moesz otrzymat tylko certyfikat aktualny. Je?li ubiegasz si o certyfikat jednostki ZUS, w polu Numer seryjny i W-aciciel wpisz numer seryjny certyfikatu i nazw wa?ciciela, którego certyfikat chcesz uzyskat. Wpisuj&c w polu W-aciciel tylko nazw wa?ciciela otrzymasz jego aktualny certyfikat. 222 Podrcznik uytkownika

223 Dane o numerze seryjnym i wa?cicielu konkretnego certyfikatu uzyskasz przechodz&c do widoku Certyfikaty. Znajduj& si one w kolumnach Numer seryjny oraz W-aciciel. 4. W oknie Wniosek o udost@pnienie certyfikatu (W08 do CA) z menu WiadomoMP wybierz polecenie Zapisz i zamknij. Polecenie Zapisz i zamknij dostpne jest równie jako przycisk na pasku narzdzi w oknie Wniosek o udost@pnienie certyfikatu (W08 do CA). 5. W oknie Podaj Has+o (patrz Rysunek 202) wpisz haso do klucza prywatnego znajduj&cego si na dyskietce i kliknij przycisk OK. Rysunek 202. Okno Podaj Has+o haso do klucza prywatnego W kadym kroku kliknicie przycisku Anuluj spowoduje rezygnacj z utworzenia wniosku W08. Wiadomo?T W08 zostanie utworzona i zapisana do bazy danych oraz na dysku we wskazanej lokalizacji, a na ekranie wy?wietlany jest komunikat (patrz Rysunek 203). Rysunek 203. Okno komunikatu o utworzeniu wiadomo?ci W08 Nastpne kroki zostay opisane w rozdziale Przekazywanie wiadomo?ci do CA List (W23) Funkcja suy do utworzenia listu, który patnik moe wysat do Centrum Certyfikacji. Procedura organizacyjna zwi&zana z wymian& listów zostaa opisana w poradniku Zasady komunikacji pomidzy patnikiem, Centrum Certyfikacji i Punktem Rejestracji. Aby utworzyt list do CA: 1. Wó do napdu A: dyskietk z kluczem prywatnym. 2. Z menu Program wybierz polecenie Nowy List (W23 do CA). Funkcje programu 223

224 Polecenie List (W23 do CA) znajduje si równie w menu podrcznym, wy?wietlaj&cym si po klikniciu prawym klawiszem myszy na panelu w widoku Wiadomoci oraz jako przycisk na pasku narzdzi 3. W oknie List (W23 do CA) (patrz Rysunek 204) w polu Tre listu wpisz tre?t wiadomo?ci, któr& chcesz wysat do Centrum Certyfikacji. Rysunek 204. List 4. W oknie List (W23 do CA) z menu WiadomoMP wybierz polecenie Zapisz i zamknij. Polecenie Zapisz i zamknij dostpne jest równie jako przycisk na pasku narzdzi w oknie List (W23 do CA). 5. W oknie Podaj Has+o (patrz Rysunek 205) wpisz haso do klucza prywatnego znajduj&cego si na dyskietce i kliknij przycisk OK. Rysunek 205. Okno Podaj Has+o haso do klucza prywatnego W kadym kroku kliknicie przycisku Anuluj spowoduje rezygnacj z utworzenia wiadomo?ci W23. Wiadomo?T W23 zostanie utworzona i zapisana do bazy danych oraz na dysku we wskazanej lokalizacji, a na ekranie wy?wietlany jest komunikat (patrz Rysunek 206). 224 Podrcznik uytkownika

225 Nastpne Rysunek 206. Okno komunikatu o utworzeniu wiadomo?ci W23 kroki zostay opisane w rozdziale Przekazywanie wiadomo?ci do CA Przekazywanie wiadomo>ci do CA Patnicy przekazuj&cy wiadomo?ci do CA za pomoc& poczty elektronicznej musz& miet dostp do konta przez modem lub siet korporacyjn&. Ze wzgldu na bezpieczelstwo i integralno?t przekazywanych wiadomo?ci (pewno?t, e wiadomo?ci nie zostay zmienione) nie naley uywat do komunikacji z CA kont pocztowych zaoonych na darmowych serwerach. Po utworzeniu wiadomo?ci do CA naley podj&t decyzj, czy wiadomo?t ma byt natychmiast wysana do CA (patrz Rysunek 207). Rysunek 207. Okno komunikatu z pytaniem o okre?lenie sposobu przekazywania wiadomo?ci Kliknicie przycisku Tak spowoduje, e wiadomo?t zostanie przesana do CA bezpo?rednio z programu PATNIK. Kliknicie przycisku Nie spowoduje, e wiadomo?t nie zostanie przesana do CA bezpo?rednio z programu PATNIK. Uytkownik bdzie musia uyt polecenia WyMlij poczth w pó<niejszym terminie lub uyt aplikacji pocztowej do przesania jej do CA. Dokadny opis funkcji wysyania wiadomo?ci bezpo?rednio z programu PATNIK zawarty zosta w rozdziale Wysyanie wiadomo?ci poczt& elektroniczn&. Sposób przekazania utworzonej wiadomo?ci do Centrum Certyfikacji przy wykorzystaniu aplikacji pocztowej opisany zosta w rozdziale 4.11 Jak przekazat wiadomo?t do Centrum Certyfikacji?. Funkcje programu 225

226 Rejestrowanie wiadomo>ci Program umoliwia zarejestrowanie wiadomo?ci znajduj&cej si w pliku lub w schowku. Funkcja rejestrowania wiadomo?ci suy do rejestracji zarówno potwierdzel z Punktu Rejestracji (otrzymanych w postaci pliku na dyskietce), jak i wiadomo?ci z Centrum Certyfikacji (otrzymanych w postaci pliku w Punkcie Rejestracji lub poczt& elektroniczn& z CA). Wiadomo?T zarejestrowat mona jedynie w kontek?cie tego patnika, którego ona dotyczy (wyj&tkiem jest wiadomo?t W14, która moe dotyczyt certyfikatu uniewanianego z powodu zmiany danych identyfikacyjnych). Przykad wiadomomci z Centrum Certyfikacji Uytkownicy komunikuj&cy si z CA musz& miet dostp do konta . Konta takie s& udostpnianie na serwerach darmowych lub komercyjnych (patnych). W zaleno?ci od tego, na jakim serwerze uytkownik posiada swoje konto pocztowe , do wiadomo?ci mog& byt do&czane materiay reklamowe, za&czniki lub inne elementy. Do: cc: Kowalski@Opole.pl Poniej znajduje si przykad wiadomo?ci z CA, przesanej na jedno z kont, do której do&czony jest materia reklamowy. Temat: Komunikat z Centrum Certyfikacji VzExfDEwNnxXMDJ8MTA2fFcxOXwxMDR8R2xvZ293X0lfUFJ8MDAwMDAwNjB8TjFQ MVIxX0dBV0xJSyBVU0xVR0l8MTk5OTAyMjZ8MTQ0MHxXMDF8MTA0fDB8MXwxfDF8 MXxBQXxHQVdMSUsgVVOjVUdJfEdBV0xJS3wxOTk5MDExMHxET0xOT4xMpVNLSUV8 VXhFVEFQQmdOVkJBY1RDRmRCVWxOYVFWZEIKTVE4d0RRWURWUVFLRXdaSFFWZE1T VXN4RHpBTkJnTlZCQXNUQmtkQlYweEpTekVkTUJzR0ExVUVBeFlVVGpGUQpNVkl4 WDBkQlYweEpTeUJWVTB4VlIwa3dnWjh3RFFZSktvWklodmNOQVFFQkJRQURnWTBB TG5Cc29oR0JEMVZPU1ZwRlZFOVVWRkJEUVU1QlJEQkRvQzZnTElFcWFIUjBjRG92 TDNkM2R5NWpZUzUxCmJtVjBMbkJzTEdaMGNEb3ZMMlowY0M1allTNTFibVYwTG5C c29or0jemvzpu1zwrlzfovvwrkjeuvu1qljequ4kqmdrcwhrauc5dzbcqvfvrkfb T0NBUUVBcGpvVVR3aGZKcklVSmJkVFNzVlgzeUR2OXNGR0VnZmd2cXhzZHFsdQox Q3VQNjlyWTZKVUlubU9MeVhyc2h6Zi9CRVNveklwc0ptaXdkWUU0T2RiOTdTZ2xT NGtHcXkwVGIzeExKWVhSClNweE1kRU1YWWJ0RXNESFhqZTBTdm9FbTlrNjd2aysv L0svRHlHRE9JN0FLc2ExdVF5WC9PKzB3NWFaZ1QzTkEKelhvYWhCRkxGdFhmQ25I egrrr3gyehdxq1jivzvtchdrcxnswuo1de0ydzmxczvqovbyvtzmculkdfjob1e3 SwpGV05qUTJtYlZ6K0xFWmorYjlad0FZUUtEdFFZN2RJdEZpU3RpcUhEekZ4MXcv UDV4NEdMemgrQURhUXc5Q200CmlQNkNuZWt2MXhNZTllcEo3YjBuRURKZVpnMVZw K0VNZzBNMDFTRVJEMmUzZVE9PQotLS0tLUVORCBDRVJUSUZJQ0FURS0tLS0tCgo= Tekst reklamowy, Tekst reklamowy, Tekst reklamowy, Tekst reklamowy, Tekst reklamowy, Tekst reklamowy, Tekst reklamowy, Tekst reklamowy, Tekst reklamowy, Tekst reklamowy, Tekst reklamowy, Tekst reklamowy, Tekst reklamowy, Tekst reklamowy, Tekst reklamowy, Tekst reklamowy, Tekst reklamowy, Tekst reklamowy, Tekst reklamowy, Tekst reklamowy, 226 Podrcznik uytkownika

227 Wiadomo?T z Centrum Certyfikacji jest ci&giem znaków. W celu jej lepszego wyrónienia zostaa ona w dokumentacji zaznaczona kolorem szarym. W dalszej pracy z wiadomo?ci& otrzyman& z CA naley brat pod uwag tylko ci&g znaków zaznaczony szarym kolorem Rejestrowanie wiadomo>ci z pliku Funkcja ta umoliwia rejestrowanie z pliku wiadomo?ci otrzymanych z Centrum Certyfikacji i Punktu Rejestracji. Aby za pomoc& tej funkcji zarejestrowat poprawnie wiadomo?t z CA otrzyman& poczt& elektroniczn&, naley j& najpierw umie?cit w pliku, a nastpnie tak utworzony plik zapisat na dysku twardym we wcze?niej ustalonym katalogu. Aby zapisat do pliku wiadomo?t wysan& przez Centrum Certyfikacji naley wykonat nastpuj&ce kroki: 1. W aplikacji pocztowej naley otworzyt wiadomo?t przesan& z CA. 2. SkopiowaT zawarto?t wiadomo?ci (bez nagówka i stopki) do schowka (naciskaj&c klawisze CTRL+C). 3. OtworzyT aplikacj su&c& do edycji, np. Notatnik (Notepad). 4. WkleiT zawarto?t schowka do pliku (naciskaj&c klawisze CTRL+V). 5. ZapisaT plik w wybranym katalogu pod dowoln& nazw& z rozszerzeniem *.wxx. Aby zarejestrowat wiadomo?t z pliku: 1. Z menu Przekaz wybierz polecenie Rejestruj wiadomomp Z pliku. Polecenie Rejestruj/Z pliku znajduje si równie w menu podrcznym, wy?wietlaj&cym si po klikniciu prawym klawiszem myszy na panelu w widoku Wiadomoci. 2. W oknie Otwórz, które pojawi si na ekranie wska plik zawieraj&cy potwierdzenie lub decyzj (o rozszerzeniu *.wxx) i kliknij przycisk Otwórz. Kliknicie przycisku Anuluj oznacza rezygnacj z rejestrowania wiadomo?ci. Po wybraniu pliku z wiadomo?ci& program weryfikuje jej poprawno?t, tzn. prawidowo?t formatu i zgodno?t podpisu elektronicznego. Po wykonaniu weryfikacji wiadomo?t zapisywana jest do bazy danych. Podczas rejestrowania wiadomo?ci w programie rejestrowane s& wszystkie do&czone do niej certyfikaty. Po poprawnym zarejestrowaniu potwierdzenia z PR (wiadomo?ci W19, W20 lub W21) nastpuje przej?cie do tworzenia wniosku do CA (odpowiednio W02, W30 lub W31). Funkcje programu 227

228 Rejestrowanie wiadomo>ci ze schowka Funkcja ta umoliwia rejestrowanie ze schowka wiadomo?ci otrzymanych z Centrum Certyfikacji i Punktu Rejestracji. Aby zapisat do schowka wiadomo?t wysan& przez Centrum Certyfikacji naley wykonat nastpuj&ce kroki: 1. W aplikacji pocztowej otworzyt wiadomo?t przesan& z CA. 2. SkopiowaT zawarto?t wiadomo?ci (bez nagówka i stopki) do schowka (naciskaj&c klawisze CTRL+C). Aby zapisat do schowka wiadomo?t otrzyman& w Punkcie Rejestracji naley wykonat nastpuj&ce kroki: 1. W aplikacji Notatnik (Notepad) otworzyt plik wiadomo?ci. 2. ZaznaczyT ca& zawarto?t pliku i skopiowat j& do schowka (naciskaj&c klawisze CTRL+C). Aby zarejestrowat wiadomo?t ze schowka, z menu Przekaz wybierz polecenie Rejestruj wiadomomp Ze schowka. Polecenie Rejestruj/Ze schowka znajduje si równie w menu podrcznym, wy?wietlaj&cym si po klikniciu prawym klawiszem myszy na panelu w widoku Wiadomoci. Program weryfikuje poprawno?t (tzn. prawidowo?t formatu i zgodno?t podpisu elektronicznego) wiadomo?ci znajduj&cej si w schowku. Po wykonaniu weryfikacji wiadomo?t zapisywana jest do bazy danych. Podczas rejestrowania wiadomo?ci w programie rejestrowane s& wszystkie do&czone do niej certyfikaty. Po poprawnym zarejestrowaniu potwierdzenia z PR (wiadomo?ci W19, W20 lub W21) nastpuje przej?cie do tworzenia wniosku do CA (odpowiednio W02, W30 lub W31) Zapisywanie wiadomo>ci Program umoliwia zapisywanie do pliku lub schowka wiadomo?ci znajduj&cych si w bazie danych Zapisywanie wiadomo>ci do pliku Funkcja ta umoliwia zapisywanie do pliku wiadomo?ci znajduj&cych si w bazie programu. Aby zapisat wiadomo?t do pliku: 1. W widoku Wiadomoci zaznacz na li?cie wiadomo?t, któr& chcesz zapisat do pliku. 2. Z menu NarzFdzia wybierz polecenie Zapisz Do pliku. Polecenie Zapisz/Do pliku znajduje si równie w menu podrcznym, wy?wietlaj&cym si po klikniciu prawym klawiszem myszy na panelu w widoku Wiadomoci. 3. W oknie Zapisz jako (patrz Rysunek 208) wska miejsce zapisania wiadomo?ci i okre?l nazw pliku. 228 Podrcznik uytkownika

229 Rysunek 208. Okno Zapisz jako zapisywanie wiadomo?ci do pliku Plik z wiadomo?ci& zostanie zapisany w wybranej lokalizacji Kopiowanie wiadomo>ci do schowka Funkcja ta umoliwia zapisanie do schowka wiadomo?ci zarejestrowanej w programie. Aby skopiowat wiadomo?t do schowka: 1. W widoku Wiadomoci zaznacz wiadomo?t, któr& chcesz zapisat do schowka. 2. Z menu Narzdzia wybierz polecenie Zapisz Do schowka. Polecenie Zapisz/Do schowka znajduje si równie w menu podrcznym, wy?wietlaj&cym si po klikniciu prawym klawiszem myszy na panelu w widoku Wiadomoci. Wiadomo?T zostanie skopiowana do schowka Windows Wysy anie i odbieranie wiadomo>ci Program umoliwia wysyanie i odbieranie wiadomo?ci do/z Centrum Certyfikacji. Funkcje te bd& dziaay poprawnie tylko po uprzednim skonfigurowaniu programu PATNIK w zakresie ustawiel pocztowych (patrz Podrcznik administratora ). Patnicy korzystaj&cy z modemu, którzy chc& wysyat/odbierat wiadomo?ci bezpo?rednio w programie PATNIK, musz& w pierwszej kolejno?ci uzyskat po&czenie z Internetem poza programem PATNIK. Sposób nawi&zania po&czenia zosta opisany w Podrczniku administratora. Wysyanie i odbieranie wiadomo?ci odbywa si przez profil poczty elektronicznej ustawiony w systemie jako domy?lny. Funkcje programu 229

230 Wysy anie wiadomo>ci poczt, elektroniczn, Wysyanie wiadomo?ci poczt& dotyczy tylko tych wiadomo?ci, które znajduj& si w bazie danych programu. Aby wysat wiadomo?t do CA: 1. W widoku Wiadomoci zaznacz na li?cie wniosek, który chcesz wysat do CA. 2. Z menu NarzFdzia wybierz polecenie WyMlij. Polecenie WyMlij znajduje si równie w menu podrcznym, wy?wietlaj&cym si po klikniciu prawym klawiszem myszy na panelu w widoku Wiadomoci. Moesz równie otworzyt wybrany wniosek do CA i w oknie wiadomo?ci z menu NarzFdzia wybrat polecenie WyMlij poczth. Wysanie wiadomo?ci do Centrum Certyfikacji jest równie proponowane uytkownikowi bezpo?rednio po utworzeniu wniosku do CA. 3. Wiadomo?T zostanie wysana na adres zapisany w ustawieniach przekazu elektronicznego. W zaleno?ci od zainstalowanego klienta pocztowego moe zostat wy?wietlone okno, w którym naley potwierdzit decyzj wysania wiadomo?ci. 4. Po zakolczeniu wysyania wy?wietlony zostanie komunikat potwierdzaj&cy wysanie wniosku (patrz Rysunek 209). Rysunek 209. Okno komunikatu o wysaniu wiadomo?ci poczt& Odbieranie wiadomo>ci z poczty Za pomoc& programu PATNIK odebrat mona jedynie te wiadomo?ci, które zostay przysane z Centrum Certyfikacji. Aby odebrat wiadomo?t z serwera pocztowego: 1. Przejd< do widoku Wiadomoci. 2. Z menu Przekaz wybierz polecenie Odbierz wiadomomci. Polecenie Odbierz znajduje si równie w menu podrcznym, wy?wietlaj&cym si po klikniciu prawym klawiszem myszy na panelu w widoku Wiadomoci. 3. Je?li na serwerze poczty przychodz&cej znajduj& si wiadomo?ci z Centrum Certyfikacji, zostan& one pobrane i (po pozytywnej weryfikacji) zarejestrowane w programie. 230 Podrcznik uytkownika

231 W zaleno?ci od zainstalowanego klienta pocztowego moe zostat wy?wietlone okno, w którym naley potwierdzit decyzj odebrania wiadomo?ci. 4. Po pobraniu wszystkich wiadomo?ci ze skrzynki pocztowej zostanie wy?wietlony komunikat informuj&cy o zakolczeniu operacji pobierania wiadomo?ci (patrz Rysunek 210). Rysunek 210. Okno komunikatu o zakolczeniu operacji odbierania wiadomo?ci Jeeli w ustawieniach przekazu elektronicznego (zakadka Konfiguracja komunikacji) zostao zaznaczone pole wyboru UsuL z serwera pobrane wiadomoci, wiadomo?ci z CA pobrane i zarejestrowane w programie zostan& nastpnie usunite z serwera poczty przychodz&cej Usuwanie wiadomo>ci Funkcja umoliwia usunicie wiadomo?ci znajduj&cych si w bazie programu. Aby usun&t wiadomo?t z programu: 1. W widoku Wiadomoci zaznacz wiadomo?t, któr& chcesz usun&t. 2. Z menu Program wybierz polecenie UsuG. 3. Potwierd< usunicie wiadomo?ci, klikaj&c przycisk Tak w oknie, które pojawi si na ekranie (patrz Rysunek 211). Jeeli w programie znajduj& si wiadomo?ci bd&ce odpowiedzi& na wiadomo?t przeznaczon& do usunicia lub wiadomo?ci nastpne w cyklu, naley potwierdzit zgod na usunicie wiadomo?ci wraz z wiadomo?ciami powi&zanymi (patrz Rysunek 212). Kliknicie przycisku Nie oznacza rezygnacj z zamiaru usunicia wiadomo?ci. Rysunek 211. Okno komunikatu z pytaniem o usunicie wiadomo?ci Funkcje programu 231

232 Rysunek 212. Okno komunikatu z pytaniem o usunicie wiadomo?ci powi&zanych Wybrana wiadomo?t zostanie usunita z programu Przegl,danie wiadomo>ci Ustawienie kontekstu patnika powoduje wy?wietlanie tylko tych wiadomo?ci, których autorem i odbiorc& jest ten patnik. Aby wy?wietlit wiadomo?ci od/dla innych patników, naley zmienit kontekst patnika Wy>wietlanie szczegó ów wiadomo>ci Funkcja umoliwia przegl&danie szczegóów wiadomo?ci wygenerowanych i odebranych przez program PATNIK. Aby przegl&dat szczegóy wskazanej wiadomo?ci: 1. W widoku Wiadomoci zaznacz wiadomo?t, której szczegóy chcesz przegl&dat. 2. Z menu Program wybierz polecenie PokaO. Polecenie PokaO dostpne jest równie jako przycisk na pasku narzdzi. Aby wy?wietlit szczegóy wiadomo?ci moesz te klikn&t dwa razy myszk& na wybranej wiadomo?ci. 3. Na ekranie pojawi si okno robocze wybranej wiadomo?ci (patrz Rysunek 213). Wszystkie dane s& wy?wietlane na kolejnych zakadkach. Rodzaj i ilo?t informacji, które s& prezentowane uytkownikowi, zale& od typu wiadomo?ci. 232 Podrcznik uytkownika

233 Rysunek 213. Okno wiadomo?ci Filtrowanie wiadomo>ci Funkcja w znacznym stopniu uatwia przegl&danie wiadomo?ci w obszarze roboczym Wiadomoci. Polega ona na przefiltrowaniu wszystkich wiadomo?ci znajduj&cych si w bazie programu i wyszukaniu tylko tych, które speniaj& podane wcze?niej kryteria. Filtr wiadomo?ci jest podzielony na trzy gówne zakadki: Dane podstawowe zakadka ta umoliwia filtrowanie wedug typu (symbolu) wiadomo?ci i daty jej utworzenia, Zaawansowane zakadka ta umoliwia filtrowanie wedug pochodzenia/przeznaczenia wiadomo?ci, Sortowanie zakadka ta umoliwia sortowanie rosn&ce lub malej&ce wedug dwóch wybranych kolumn. Szczegóowe informacje na temat sposobu korzystania z filtrów znajduj& si w rozdziale Filtrowanie danych Potwierdzenia historyczne W obszarze roboczym Potwierdzenia historyczne wy?wietlane s& dawne przesyki zaimportowane z bazy aplikacji PATNIK - PRZEKAZ ELEKTRONICZNY (patrz Podrcznik administratora ). W widoku Potwierdzenia historyczne wy?wietlane s& nastpuj&ce dane dotycz&ce zaimportowanych przesyek: nazwa pliku KSI MAIL (pliku przesyki do ZUS), data przygotowania pliku, identyfikator potwierdzenia, data wygenerowania potwierdzenia, numer jednostki ZUS. Funkcje programu 233