ZP/PN/04/2015 Załącznik nr 9 PROJEKT UMOWY. wpisaną do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem..., posługującą się numerem NIP..., REGON...

Transkrypt

1 ZP/PN/04/2015 Załącznik nr 9 PROJEKT UMOWY Umowa zawarta w dniu roku w Warszawie pomiędzy: Instytutem Podstawowych Problemów Techniki Polskiej Akademii Nauk, ul. Pawińskiego 5B, Warszawa, wpisanym do rejestru Instytutów Naukowych Polskiej Akademii Nauk pod numerem RIN-IV-48/98, posługującym się numerem NIP , REGON , reprezentowanym przez: Pana Prof. Tadeusza Burczyńskiego - Dyrektora Instytutu zwanym w dalszej części umowy Zamawiającym, a firmą: wpisaną do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem..., posługującą się numerem NIP..., REGON... reprezentowaną przez:. zwaną w dalszej części umowy Wykonawcą, zwanymi dalej łącznie Stronami niniejszej umowy o następującej treści 1 Przedmiot umowy 1. Umowa dotyczy realizacji zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego nr ZP/PN/04/2015 na świadczenie usług w zakresie rezerwacji, sprzedaży biletów lotniczych i kolejowych oraz pośrednictwa wizowego. 2. Przedmiotem umowy jest : 1) świadczenie usług w zakresie rezerwacji oraz sprzedaży biletów lotniczych na trasach krajowych i zagranicznych wraz z ich przekazaniem Zamawiającemu. Zamawiający dopuszcza wersję elektroniczną. 2) świadczenie usług w zakresie rezerwacji oraz sprzedaży biletów kolejowych na trasach krajowych i zagranicznych wraz z ich przekazaniem Zamawiającemu. Zamawiający dopuszcza wersję elektroniczną. 3) świadczenie usług pośrednictwa wizowego związanych z planowaną podróżą. zgodnie z ofertą Wykonawcy z dnia r. stanowiącą integralną część niniejszej umowy.

2 2 Termin realizacji umowy Realizacja przedmiotu zamówienia odbywać się będzie sukcesywnie na podstawie zamówień złożonych w okresie od daty podpisania umowy do roku lub do wyczerpania limitu kwoty, o której mowa w 4 ust.1. 3 Zobowiązania Wykonawcy W ramach realizacji zamówienia Wykonawca zobowiązuje się do : 1. sprzedaży biletów lotniczych zagranicznych i krajowych, także u przewoźników tzw. Tanie linie lotnicze. 2. sprzedaży biletów kolejowych zagranicznych i krajowych. 3. wyszukiwania optymalnego połączenia pod względem ceny oraz czasu trwania podróży oraz przedstawiania Zamawiającemu niezwłocznie, nie później niż następnego dnia do godz od złożenia zamówienia (telefonicznie, w formie elektronicznej [ ], faxem lub przez stronę internetową Wykonawcy) przez Zamawiającego z określeniem warunków podróży w tym m.in. czasu rozpoczęcia i zakończenia podróży minimum 2 wariantów przelotu, jeśli występują, oferując najtańszy bilet (najniższa cena biletu) na danej trasie i w danym dniu z wykorzystaniem wszystkich dostępnych promocji i taryf specjalnych. Składanie zamówienia osobiście lub telefonicznie winno być potwierdzone w formie pisemnej. 4. przekazania Zamawiającemu, z chwilą dokonania rezerwacji, jej potwierdzenia zawierającego ostateczną datę wykupu biletu na warunkach określonych w rezerwacji (przede wszystkim zachowanie określonej w rezerwacji ceny biletu lotniczego). Wykonawca będzie informował o zbliżających się terminach wykupu biletów przy dokonanych wcześniej rezerwacjach. 5. dostarczania biletów elektronicznych na określone przez Zamawiającego adresy poczty elektronicznej niezwłocznie tj.: nie później niż 3 godziny od momentu przekazania przez Zamawiającego prośby o wystawienie biletu. Bilety elektroniczne będą przekazywane, na adresy poczty elektronicznej określone przez Zamawiającego, bezpośrednio z terminalu Globalnego Systemu Dystrybucji (GDS) używanego przez Wykonawcę (niedopuszczalne jest przekazywanie tych biletów z adresów/skrzynek/poczty elektronicznej Wykonawcy). 6. dostarczania biletów papierowych do siedziby Zamawiającego lub w miejsca wskazane przez Zamawiającego na terenie Warszawy, wyłącznie na trasy, na które nie ma możliwości wystawienia biletów elektronicznych, w terminie ustalonym przez strony, nie później jednak niż 24 godziny przed planowanym terminem podróży 7. realizacji umowy korporacyjnej z LOT (Wykonawca zobowiązany jest do wpisywania na biletach nr umowy korporacyjnej ). Nr Umowy korporacyjnej z LOT: CTWAW realizacji programów lojalnościowych linii lotniczych (np. AF i KLM-BlueBiz: PL01502, LH- PartnerPlusBenefit: LCIPLB769; Um. CIP2RM9 Austrian, Brussels Airlines, LH, Germanwings, Swiss),w tym kodowanie biletów w celu naliczenia punktów przez linię lotniczą. 9. zapewnienia biletu najtańszego na rynku, na danej trasie, z uwzględnieniem warunków podróży określonych przez Zamawiającego oraz bezkolizyjnej realizacji połączeń wieloetapowych i najkrótszych połączeń na danej trasie. 2

3 10. dokonywania bezpłatnych rezerwacji z uwzględnieniem: a) najlepszych cen (zniżki, promocje, stawki specjalne), b) szybkości i dogodności połączenia (przedstawianie kliku propozycji przelotu na wybranej trasie, także w celu ograniczenia kosztów podróży), c) informowanie drogą elektroniczną na adres (obejmujące dane rezerwacji, cenę biletu oraz termin wykupu) 11. przesyłania biletów w formie elektronicznej przez Wykonawcę Zamawiającemu zawierającymi dane identyczne z odpowiednimi danymi przechowywanymi w postaci elektronicznej w systemie rezerwacyjnym przewoźnika za pośrednictwem Globalnego Systemu Dystrybucji (GDS) użytkowanego przez Wykonawcę. Zakazane jest wprowadzanie jakichkolwiek zmian do biletu elektronicznego wygenerowanego za pośrednictwem stosowanego GDS. 12. bezkosztowego przyjmowania zwrotu biletu lotniczego w dniu wystawienia (z wyłączeniem tanich linii lotniczych). 13. przyjmowania zwrotu pozostałych biletów bez kosztów lub zgodnie z warunkami podanymi przez przewoźnika. 14. Dokonywania zmian w rezerwacji bez opłat, a w wystawionych biletach bez opłata lub zgodnie z warunkami podanymi przez przewoźnika (wynikających z różnic taryfowych, regulaminu przewoźnika itp.) 15. w przypadku, gdy podróż będzie się rozpoczynać w innym miejscu niż w Polsce, bilet powinien być dostarczony odbiorcy po uzgodnieniu z Zamawiającym w sposób umożliwiający rozpoczęcie podróży w wyznaczonym terminie. 16. pośrednictwa wizowego (wizowanie paszportów, w tym odbiór i dostawa z i do IPPT PAN). 17. udzielania bezpłatnej pomocy w przypadku wystąpienia problemów podczas podróży (całodobowa obsługa telefoniczna - 7 dni w tygodniu), 18. wystawiania faktur, które poza wymogami księgowymi, muszą zawierać: a) cenę biletu według taryfy przewoźnika, b) opłatę transakcyjną c) trasę przelotu, d) nazwisko pasażera, e) datę podróży, f) nazwisko osoby zamawiającej 19. zwracania na konto IPPT PAN kwoty za niewykorzystany lub wykorzystany częściowo bilet (zgodnie z warunkami zastosowanej taryfy) na podstawie faktury korygującej w ciągu 14 dni kalendarzowych od daty zwrotu biletu. 20. przejęcia obowiązków reklamacyjnych dotyczących składania ewentualnych odwołań i reklamacji do linii lotniczych, a zwłaszcza do reprezentowania Zamawiającego w sprawach reklamacyjnych dotyczących przewozów realizowanych na podstawie rezerwacji i zakupów dokonywanych u Wykonawcy, w szczególności w przypadku zwrotu biletów niewykorzystanych z winy przewoźnika lub ze względów losowych. 21. Bezpłatne sporządzania do 10 każdego miesiąca raportów z zakupionych usług (bilety, wizy itd.) 3

4 22. Udostępniania dokumentów księgowych dotyczących zakupionych biletów i usług, w tym rejestrów operacji finansowych z przewoźnikami lotniczymi w celu weryfikacji uzyskiwanych upustów. 23. Wykonawca zobowiązuje się do corocznego przedstawienia Zamawiającemu aktualnego dokument przynależności do organizacji IATA (Międzynarodowego Stowarzyszenia Transportu Lotniczego) lub dokumentu potwierdzającego aktualną akredytację IATA uprawniającą do usługi w zakresie agencji sprzedaży pasażerskiej (wraz z tłumaczeniem na język polski) 4 Wynagrodzenie 1. Strony ustalają maksymalną wysokość zobowiązań Zamawiającego określoną w ofercie Wykonawcy za świadczenie usług, o których mowa w 1 na kwotę brutto... zł, (słownie:... zł).w kwocie tej zawarty jest podatek VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami. 2. Cena biletu ustalona będzie każdorazowo na podstawie ceny (taryfy) przewoźnika Wykonawcy, z uwzględnieniem... % upustu zgodnie z ofertą Wykonawcy. Upust jest stały przez cały okres obowiązywania umowy. 3. Za każdy wydany Zamawiającemu bilet lotniczy przysługuje, zgodnie ze złożoną ofertą, stała opłata transakcyjna w wysokości: a. Za bilet krajowy...zł brutto; b. Za bilet zagraniczny na trasie międzynarodowej...zł brutto. 4. Opłata transakcyjna, o której mowa w ust.3 lit.a, b obejmuje koszt rezerwacji i wystawienia biletu, przesłania wersji elektronicznej biletu Zamawiającemu, przypominania Zamawiającemu o zbliżających się terminach wykupu biletów, oferowania wariantów połączenia, z wyłączeniem kosztu biletu wynikającego z taryfy przewoźnika. 5. Wynagrodzenie za każdy wydany bilet obejmuje koszt biletu wynikający z taryfy przewoźnika (w tym opłaty lotniskowe), zastosowanego upustu i wszelkie koszty związane z jego wystawieniem i przesłaniem wersji elektronicznej do Zamawiającego, powtarzaniem czynności rezerwacji, wymianą biletu, reklamacją, odprawą oraz wszelkimi działaniami interwencyjnymi mającymi związek z obsługą przelotów. 6. Opłaty wynikające ze zmiany rezerwacji oraz zwrotu biletów dokonywane będą z uwzględnieniem warunków wynikających z regulaminu przewoźnika. 7. Zamawiający zastrzega sobie możliwość weryfikacji ceny biletów bezpośrednio u przewoźnika. 8. Usługi, o których mowa w 3 ust. 16 są wykonywane w ramach umowy bez dodatkowego wynagrodzenia, z wyjątkiem opłat konsularnych. 5 Warunki płatności 1. Za przedmiot umowy Zamawiający zapłaci przelewem, w terminie 14 dni od daty doręczenia prawidłowo wystawionej faktury VAT. Zamawiający dopuszcza wersję elektroniczną faktury. 2. Wersje elektroniczna faktur winny być przesyłana na adres faktury@ippt.pan.pl 3. Na fakturze Wykonawca umieści symbol i numer umowy. 4

5 4. Za datę zapłaty uważa się datę obciążenia rachunku bankowego płatnika. 5. Zamawiający nie wyraża zgody na cesję wierzytelności wynikających z niniejszej umowy. 6 Warunki realizacji zamówienia 1. W miarę potrzeb związanych z wykonaniem zamówienia publicznego przedmiot umowy będzie realizowany na podstawie kolejnych zleceń Zamawiającego - złożonych telefonicznie, w formie elektronicznej ( ), faxem lub przez stronę internetową Wykonawcy - skierowanych do Wykonawcy. Składanie zamówienia osobiście lub telefonicznie winno być potwierdzone w formie pisemnej. 2. Zamawiający ma prawo do: a. bezkosztowego zwrotu biletu lotniczego w dniu wystawienia (w wyłączeniem tanich linii lotniczych), b. zwrotu biletów bez kosztów lub zgodnie z warunkami podanymi przez przewoźnika. c. dokonywania zmian w rezerwacjach bez opłat, a w wystawionych biletach bez opłat lub zgodnie z warunkami podanymi przez przewoźnika (wynikających z różnic taryfowych, regulaminu przewoźnika itp.), d. składania ewentualnych odwołań i reklamacji dotyczących usług realizowanych na podstawie rezerwacji i zakupów dokonywanych u Wykonawcy, w szczególności w przypadku zwrotu biletów niewykorzystanych z winy przewoźnika lub ze względów losowych. 3. Adres punktu sprzedaży Wykonawcy znajdującego się na terenie Warszawy jest: Wykonawca urzęduje od poniedziałku do piątku w godzinach.., sobota - w godzinach. Zamawiający ma możliwość kontaktu w awaryjnych sytuacjach pod numerem telefonu 5. Osoby upoważnione do kontaktu z Wykonawcą oraz składania zamówień są wyszczególnione w wykazie stanowiącym Załącznik nr 1 do Umowy. 6. Osobami upoważnionymi przez Wykonawcę do kontaktów z Zamawiającym są osoby wskazane w Załączniku nr 2 do Umowy zespół konsultantów... dedykowanych do obsługi podróży służbowych IPPT PAN. 7. W trakcie realizacji umowy Wykonawca, do 10 dnia każdego miesiąca kalendarzowego, będzie przekazywał Zamawiającemu zbiorczy raport z wykorzystania kwoty umowy sporządzony na podstawie faktur wystawionych przez Wykonawcę. Raport przekazywany będzie do Działu Współpracy z Zagranicą, o którym mowa w ust Kary umowne 1. W razie nie dostarczenia zgodnie z zamówieniem biletu lub biletów w terminie ustalonym każdorazowo między stronami, Zamawiający naliczy Wykonawcy karę umowną w wysokości 30% wartości brutto biletu w przypadku: a. nie wystawienia biletu w terminie umożliwiającym odbycie podróży; b. dostarczenia biletu niezgodnego z zaplanowaną przez Zamawiającego trasą i datą podróży bądź nieaktualną rezerwacją miejsca, nieprawidłowymi danymi osobowymi pasażera lub w miejsce inne niż wskazane przez Zamawiającego. 5

6 c. niemożności odbycia przez Zamawiającego podróży w winy Wykonawcy. 2. W przypadku rozwiązania i/lub wypowiedzenia niniejszej umowy, a także odstąpienia od umowy z winy Wykonawcy Zamawiający naliczy karę w wysokości 10% wartości wynagrodzenia umownego brutto, określonego w 4 ust W przypadku rozwiązania i/lub wypowiedzenia niniejszej umowy przez Zamawiającego z przyczyn, za które Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności, Wykonawca naliczy Zamawiającemu karę w wysokości 10% wartości wynagrodzenia umownego brutto, określonego w 4 ust Jeżeli kara umowna nie pokrywa poniesionej szkody, Strony mogą dochodzić odszkodowania uzupełniającego do wysokości rzeczywiście poniesionej szkody i utraconych korzyści. 5. W razie niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu niniejszej umowy, w szczególności w sytuacji, w której Wykonawca nie dostarczył w wymaganym terminie biletu, Zamawiającemu przysługuje prawo dokonania zakupu biletu od innego podmiotu. W takiej sytuacji Wykonawca pokryje wszelkie koszty związane z tą czynnością oraz ewentualną różnicę w cenie (umowne prawo wykonania zastępczego). 8 Odstąpienie od umowy 1. Zamawiającemu przysługuje prawo odstąpienia od umowy: 1) w razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach; 2) w przypadku, gdy dojdzie do dwukrotnego niewykonania lub nienależytego wykonania umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Zamawiający ma prawo w terminie 30 dni od zaistnienia tych okoliczności, do odstąpienia od umowy; 3) jeżeli Wykonawca nie rozpoczął realizacji umowy, pomimo wezwania zamawiającego złożonego na piśmie; 4) jeżeli zostanie ogłoszona upadłość, rozwiązanie lub likwidacja Wykonawcy; 5) jeżeli Wykonawca został wykreślony z właściwego rejestru przedsiębiorstw; 6) jeżeli Wykonawca utracił autoryzację lub certyfikat IATA; 7) w przypadku trzykrotnego ujawnienia w okresie obowiązywania niniejszej umowy przez Zamawiającego oferty tańszej od ceny zaproponowanej przez Wykonawcę zgodnie z 3 ust. 5. Powyższe nie wyklucza możliwości dochodzenia przez Zamawiającego kary umownej, o której mowa w 7 ust. 5 oraz wykonania obowiązków wskazanych w 4 ust Wykonawcy przysługuje prawo odstąpienia od umowy w wypadkach, gdy Zamawiający bez uzasadnionej przyczyny odmawia odbioru przedmiotu umowy, po uprzednim pisemnym wezwaniu Zamawiającego 9 Postanowienia końcowe 1. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego z zastrzeżeniem przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych. 6

7 2. Wszelkie spory mogące wyniknąć na tle niniejszej umowy, których nie będzie można rozstrzygnąć polubownie w ciągu siedmiu dni od dostarczenia drugiej Stronie zaproszenia do rozmów, rozstrzygane będą przez właściwy sąd w Warszawie. 3. Wszelkie zmiany w umowie, opisane przez Zamawiającego w specyfikacji mogą być dokonywane na piśmie w formie aneksu pod rygorem nieważności. 4. Niniejsza umowa wchodzi w Zycie w dniu jej podpisania przez Strony. 5. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze Stron. WYKONAWCA ZAMAWIAJĄCY Załączniki: 1. Załącznik nr 1 wykaz osób, przedstawicieli IPPT PAN, upoważnionych do kontaktu i składania zamówień 2. Załącznik nr 2 zespół konsultantów... dedykowanych do obsługi podróży służbowych pracowników IPPT PAN 7