Regulamin organizacyjny Biura Narodowego Centrum Badań i Rozwoju

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do Zarządzenia Dyrektora Narodowego Centrum Badań i Rozwoju nr 1/2012 Regulamin organizacyjny Biura Narodowego Centrum Badań i Rozwoju Użyte w Regulaminie organizacyjnym Narodowego Centrum Badań i Rozwoju, zwanym dalej Regulaminem, określenia oznaczają: 1) Dyrektor Dyrektor Narodowego Centrum Badań i Rozwoju; 2) Zastępca Zastępca Dyrektora Narodowego Centrum Badań i Rozwoju; 3) Centrum Narodowe Centrum Badań i Rozwoju; 4) Komórka organizacyjna - Dział, Gabinet Dyrektora, Sekcja, Samodzielne stanowisko pracy (jedno- lub wieloosobowe); 5) Stanowiska kierownicze - Główny Księgowy, Kierownik Działu, Kierownik Gabinetu Dyrektora, Zastępca Kierownika Działu, Kierownik Sekcji. Rozdział I Przepisy ogólne i struktura organizacyjna Centrum 1. Biuro Centrum, zwane dalej Biurem, zapewnia obsługę merytoryczną, administracyjną i finansową Centrum. 2. W skład Biura wchodzą : 1) Gabinet Dyrektora (GD); 2) Dział zarządzania strategicznymi programami badań naukowych i prac rozwojowych (DPS); 3) Dział zarządzania programami badań stosowanych (DZPBS); 4) Dział realizacji projektów na rzecz bezpieczeństwa i obronności państwa (DOBR); 5) Dział komercjalizacji oraz rozwoju kadry naukowej (DKRK); 6) Dział administracyjno-gospodarczy (DAG); 7) Dział rozwoju organizacji (DRO); 8) Dział wdrażania Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka (DWPOIG); 9) Dział finansowy (DF); 10) Dział wdrażania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (DWPOKL); 11) Dział wdrażania Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko (DWPOIŚ); 12) Dział księgowości (DK); 13) Dział prawny (DP); 14) Dział zarządzania zasobami ludzkimi (DZZL); 1

2 15) Dział kontroli projektów (DKP); 16) Sekcja audytu wewnętrznego (AW); 17) Główny Księgowy (GK); 18) Samodzielne stanowisko pracy ds. kontroli wewnętrznej (KW); 19) Pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych (POIN) Dyrektor Centrum powierza Głównemu Księgowemu obowiązki i odpowiedzialność w zakresie: 1) prowadzenia rachunkowości; 2) wykonywania określonych dyspozycji środkami pieniężnymi; 3) dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym Centrum oraz kompletności i rzetelności dokumentów finansowych, zgodnie z ustawą o finansach publicznych. 2. Dyrektor tworzy samodzielne stanowiska pracy oraz zespoły problemowe określając ich nazwę, charakter, skład osobowy oraz zakres zadań i tryb pracy Kierownik komórki organizacyjnej kieruje jej działalnością i odpowiada za całokształt zadań przez nią realizowanych. Do jego kompetencji należy w szczególności: 1) organizacja pracy podległych pracowników zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa; 2) nadzór nad prawidłowością i terminowością wykonywania zadań na każdym etapie realizacji oraz przestrzeganie ustalonych procedur wewnętrznych Centrum; 3) nadzór nad sporządzaniem dokumentów oraz kontrola ich prawidłowego obiegu; 4) informowanie bezpośredniego przełożonego o przebiegu realizacji zadań komórki oraz o występujących problemach i dostrzeżonych nieprawidłowościach; 5) przygotowywanie planów pracy oraz sprawozdań z działania komórki; 6) przygotowywanie zakresów zadań oraz ustalanie zakresów czynności podległym pracownikom, a także dokonywanie oceny pracy pracowników; 7) występowanie z wnioskami w sprawach zatrudnienia, awansowania, nagradzania i karania pracowników; 8) udzielanie urlopów pracownikom, a także podejmowanie decyzji w sprawach wyjazdów służbowych podległych pracowników; 9) przygotowywanie propozycji szkoleń umożliwiających podległym pracownikom uzupełnienie i podnoszenie kwalifikacji zawodowych z zakresu działań realizowanych przez kierowane komórki organizacyjne; 10) wnioskowanie do Działu administracyjno-gospodarczego w sprawach zamówień publicznych, opracowywanie opisu przedmiotu zamówienia, przygotowywanie we współpracy z Działem Prawnym projektów umów z kontrahentami, nadzór merytoryczny nad wykonaniem przez kontrahentów przedmiotu umów; 2

3 11) prowadzenie rejestru umów i dokumentacji związanej z umowami zawartymi w ramach programów realizowanych w komórce organizacyjnej; 12) współpraca z kierownikami pozostałych komórek organizacyjnych w zakresie niezbędnym do właściwego wykonywania powierzonych zadań; 13) identyfikacja ryzyka, proponowanie działań naprawczych, projektowanie mechanizmów kontrolnych; 14) realizacja zadań związanych z zarządzaniem ryzykiem określonych w polityce zarządzania ryzykiem. 2. Komórki organizacyjne prowadzą dokumentację dotyczącą ich funkcjonowania zgodnie z obowiązującymi w Centrum przepisami w tym zakresie. 3. W czasie nieobecności Kierownika komórki organizacyjnej zastępuje go jego zastępca lub inny pracownik wyznaczony na piśmie przez Kierownika komórki organizacyjnej. Informacja o wyznaczeniu pracownika zastępującego Kierownika komórki organizacyjnej jest przekazywana do wiadomości Dyrektora lub Zastępcy Dyrektora. 4. Kierownik komórki organizacyjnej w porozumieniu z Dyrektorem lub Zastępcą Dyrektora może upoważnić pracownika podległej komórki do prowadzenia określonych spraw w jego imieniu. Udzielenia upoważnienia dokonuje się na piśmie. Rozdział II Zadania wspólne 5. Do zadań wspólnych komórek organizacyjnych Centrum w zakresie ich działania, należy w szczególności: 1) identyfikacja problemów powstałych w trakcie realizacji zadań oraz formułowanie propozycji ich rozwiązania; 2) inicjowanie oraz udział w opracowywaniu i opiniowaniu projektów aktów prawnych, umów, pism oraz innych dokumentów dotyczących funkcjonowania Centrum; 3) monitorowanie, analiza i upowszechnianie krajowych oraz wspólnotowych aktów prawnych dotyczących lub mających wpływ na działalność Centrum; 4) współpraca przy opracowywaniu założeń do planu finansowego Centrum i projektów jego zmian; 5) przygotowanie propozycji wydatków majątkowych oraz wydatków bieżących na realizację zadań komórki organizacyjnej; 6) przygotowywanie sprawozdań z zakresu działalności komórki organizacyjnej; 7) przygotowywanie wniosków o rozpoczęcie postępowania o zamówienie publiczne, opisu przedmiotu zamówienia oraz udział w tych postępowaniach zgodnie z odrębnymi przepisami; 8) współpraca przy opracowywaniu informacji i materiałów do rocznego sprawozdania z działalności Centrum; 9) przygotowywanie materiałów informacyjnych i szkoleniowych; 3

4 10) współpraca w zakresie organizacji szkoleń, w tym szkoleń prowadzonych dla partnerów zewnętrznych; 11) udzielanie informacji i przygotowywanie dokumentów do celów kontrolnych; 12) przygotowywanie okresowych raportów i sprawozdań; 13) zabezpieczenie i przechowanie dokumentów do momentu przekazania ich do Archiwum Centrum; 14) współdziałanie z innymi komórkami organizacyjnymi Centrum; 15) zapewnienie bezpieczeństwa powierzonych zasobów i przetwarzanych informacji, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa; 16) identyfikowanie i monitorowanie ryzyka oraz szans związanych z realizacją powierzonych zadań; 17) realizacja planu finansowego; 18) współpraca przy opracowywaniu i aktualizacji procedur oraz regulacji wewnętrznych w zakresie realizacji zadań wykonywanych przez Centrum; 19) udział w przygotowywaniu i aktualizacji strategii oraz planu działalności Centrum. Rozdział III Zakresy działania komórek organizacyjnych Przy wykonywaniu swoich zadań komórki organizacyjne zobowiązane są do ścisłego współdziałania w drodze uzgodnień, konsultacji, udostępniania materiałów i danych oraz prowadzenia wspólnych prac. 2. Jeżeli do wykonywania zadania konieczne jest współdziałanie kilku komórek organizacyjnych, komórkę wiodącą wyznacza Dyrektor lub Zastępca Dyrektora. 3. Przy załatwianiu spraw komórki organizacyjne mają na względzie dobro Centrum oraz zabezpieczenie interesów Centrum Gabinet Dyrektora (GD) realizuje zadania w zakresie zapewnienia merytorycznej, organizacyjnej i technicznej obsługi pracy Dyrektora oraz Zastępców Dyrektora. 2. Do zadań Gabinetu Dyrektora należy w szczególności: 1) nadzór nad realizacją zadań zleconych komórkom organizacyjnym przez Dyrektora; 2) realizacja zadań związanych ze współpracą Dyrektora Centrum z instytucjami zewnętrznymi (organami administracji publicznej, parlamentem, partnerami zagranicznymi i innymi); 3) koordynacja opracowywania rocznego planu działalności Centrum oraz rocznego sprawozdania z działalności Centrum; 4) prowadzenie sekretariatu Dyrektora oraz Zastępców Dyrektora; 4

5 5) organizacja obiegu korespondencji pomiędzy Dyrektorem, Zastępcami Dyrektora oraz komórkami organizacyjnymi Centrum; 6) obsługa organizacyjna posiedzeń kadry kierowniczej Centrum, przy współpracy z Działem administracyjno-gospodarczym; 7) koordynacja przygotowania delegacji krajowych i zagranicznych Dyrektora oraz Zastępców Dyrektora, przy współpracy z właściwymi komórkami organizacyjnymi; 8) wykonywanie czynności pomocniczych dotyczących działań Dyrektora w zakresie reprezentowania Centrum; 9) wykonywanie zadań związanych z obsługą organizacyjną Rady Centrum, przy współpracy z Działem administracyjno-gospodarczym; 9) koordynowanie przygotowania odpowiedzi na pisma i wystąpienia kierowane do Dyrektora, z wyłączeniem pism i wystąpień podmiotów, które otrzymały dofinansowanie z Centrum lub o nie się ubiegają, w związku z realizacją projektów badań naukowych lub prac rozwojowych; 10) inicjowanie i organizowanie udziału Centrum w międzynarodowych programach i inicjatywach dotyczących rozwoju nauki i technologii oraz rozwoju współpracy między instytucjami naukowymi i przedsiębiorstwami; 11) opracowywanie oraz negocjowanie, we współpracy z Działem prawnym, porozumień międzynarodowych, w tym umów, listów intencyjnych, których stroną jest Centrum, w oparciu o przepisy prawa krajowego oraz międzynarodowego; 12) monitorowanie realizacji międzynarodowych umów w zakresie współpracy, zawartych przez Dyrektora; 13) organizowanie międzynarodowej współpracy bilateralnej w ramach konkursów na projekty B+R oraz innych działań ukierunkowanych na podnoszenie konkurencyjności polskich naukowców; 14) realizacja międzynarodowych programów badań naukowych i prac rozwojowych na warunkach i w trybie określonych w tych programach, a także zadań zleconych przez ministra właściwego do spraw nauki na warunkach i w trybie określonych przez tego ministra; 15) udział w organizacji wydarzeń międzynarodowych wpisujących się w realizację zadań zgodnych z misją Centrum; 16) obsługa merytoryczna i organizacyjna wizyt zagranicznych delegacji w Centrum; 17) prowadzenie spraw związanych z udzielaniem patronatu; 18) realizacja innych zadań zleconych przez Dyrektora lub Zastępcę Dyrektora. 3. W skład Gabinetu Dyrektora wchodzą: 1) Sekcja do spraw ogólnych (SO); 2) Sekcja współpracy międzynarodowej (SWM) Dział zarządzania strategicznymi programami badań naukowych i prac rozwojowych (DSP) realizuje zadania w zakresie zarządzania i finansowania programów strategicznych. 5

6 2. Do zadań Działu zarządzania strategicznymi programami badań naukowych i prac rozwojowych należy w szczególności: 1) określanie celu głównego i celów szczegółowych programów strategicznych; 2) ustalanie planu finansowego oraz szczegółowego systemu realizacji programów strategicznych; 3) określanie ryzyk dla osiągnięcia celu głównego i celów szczegółowych oraz ryzyk związanych z zarządzaniem i realizacją programów strategicznych; 4) określanie harmonogramu realizacji programów strategicznych; 5) opracowywanie dokumentów niezbędnych do wdrożenia programów strategicznych; 6) przeprowadzanie konkursów na wykonanie projektów w ramach realizowanych programów strategicznych; 7) monitorowanie realizacji programów strategicznych, z wykorzystaniem ilościowych i jakościowych wskaźników produktu, rezultatu i wpływu; 8) nadzór nad wykonaniem projektów w ramach realizowanych programów strategicznych; 9) przygotowywanie sprawozdań z realizacji strategicznych programów badań naukowych i prac rozwojowych; 10) udział w opracowywaniu diagnozy sytuacji w obszarach nauki i gospodarki objętych realizowanymi programami Dział zarządzania programami badań stosowanych (DZPBS) realizuje zadania w zakresie tworzenia, prowadzenia i zarządzania programami badań stosowanych oraz programami obejmującymi finansowanie badań naukowych lub prac rozwojowych oraz działań przygotowujących do wdrożenia wyniki badań naukowych lub prac rozwojowych w obszarze nauk technicznych, biologicznych, rolniczych, społecznych i medycznych. 2. Do zadań Działu należy w szczególności: 1) zarządzanie programami badań stosowanych, a w tym: a) ustalenie planu finansowego programów oraz szczegółowego systemu realizacji i zarządzania programami w tym z zakresu badań stosowanych; b) określenie harmonogramu realizacji programów; c) opracowywanie założeń oraz dokumentów wdrożeniowych programów; d) określenie ryzyk dla osiągnięcia celu głównego i celów szczegółowych programów oraz ryzyk związanych z zarządzaniem i realizacją programów; e) przeprowadzanie konkursów na projekty w ramach programów w tym nadzór nad obsługą wniosków w zakresie przyznania dofinansowania oraz obsługą związaną z podpisaniem umów; f) nadzór nad prawidłowością realizacji projektów w ramach zawartych umów; 6

7 g) monitorowanie realizacji programów z wykorzystaniem ilościowych i jakościowych wskaźników produktu, rezultatu i wpływu. 2) realizacja międzynarodowych programów badań naukowych i prac rozwojowych na warunkach i w trybie określonych w tych programach; 3) realizacja zadań zleconych Centrum przez ministra właściwego do spraw nauki na warunkach i w trybie określonych przez tego ministra lub, jeśli przedmiotem zadania zleconego jest program lub przedsięwzięcie, na warunkach i w trybie określonych w programie lub przedsięwzięciu; 4) udział w opracowaniu diagnozy sytuacji w obszarach nauki i gospodarki objętych realizowanymi programami; 5) prowadzenie Biura Eureki, oraz koordynacja realizacji zobowiązań wynikających z udziału Polski w Inicjatywie EUREKA i programie Eurostars. 3. W skład Działu wchodzą: 1) Sekcja zarządzania programami badań INFOTECH, która realizuje zadania w obszarze nauk technicznych; 2) Sekcja zarządzania programami badań BIOMED, która realizuje zadania w obszarze nauk biologicznych, rolniczych, społecznych i medycznych; 3) Samodzielne stanowisko pracy ds. Biura Eureki realizujące zadania Biura Eureki oraz koordynujące wykonywanie zobowiązań Centrum, wynikających z udziału Polski w Inicjatywie EUREKA i programie Eurostars Dział realizacji projektów na rzecz bezpieczeństwa i obronności państwa (DOBR) wykonuje zadania Centrum dotyczące zarządzania realizacją programów strategicznych, programów i projektów z obszaru bezpieczeństwa i obronności państwa. 2. Do zadań Działu realizacji projektów na rzecz bezpieczeństwa i obronności państwa należy w szczególności: 1) współpraca z Komitetem Sterującym w zakresie przygotowania programów strategicznych, programów lub projektów; 2) uzgadnianie założeń programów strategicznych, programów lub projektów z Ministrem Obrony Narodowej i Ministrem właściwym ds. wewnętrznych; 3) zarządzanie realizacją programów strategicznych zatwierdzonych przez ministra właściwego ds. nauki; 4) zarządzanie realizacją programów i projektów oraz zadaniami realizowanymi na zasadzie udziału w programach międzynarodowych ; 5) opracowywanie i implementowanie wzorów dokumentów zapewniających efektywne zarządzanie ww. zadaniami; 6) obsługa organizacyjno - administracyjna posiedzeń oraz konkursów ogłaszanych przez Komitet Sterujący na wykonanie projektów w zakresie badań lub prac rozwojowych na rzecz bezpieczeństwa i obronności państwa; 7

8 7) opracowywanie procedury i dokumentów umożliwiających monitorowanie wdrożenia efektów realizowanych programów strategicznych lub prac rozwojowych; 8) monitorowanie i nadzór nad realizacją programów strategicznych, programów i projektów na rzecz bezpieczeństwa i obronności państwa, realizowany m.in. przez zespół nadzorujący programu strategicznego, programu i projektu powołany przez Dyrektora na podstawie rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 4 stycznia 2011 r. w sprawie sposobu zarządzania przez Narodowe Centrum Badań i Rozwoju realizacją badań naukowych lub prac rozwojowych na rzecz obronności i bezpieczeństwa państwa (Dz. U. Nr 18, poz. 91); 9) nadzór nad obsługą wniosków w zakresie przyznania finansowania oraz prawidłowością realizacji zawartych umów; 10) przeprowadzenie ewaluacji programu strategicznego lub programu po ich zakończeniu ze wskazaniem stopnia osiągnięcia celów lub ewentualnych przyczyn nieosiągnięcia zakładanych celów; 11) przygotowanie sprawozdań z realizacji strategicznych programów badań naukowych i prac rozwojowych w obszarze bezpieczeństwa i obronności państwa; 12) obsługa administracyjno-organizacyjna Komitetu Sterującego. 3. W skład Działu wchodzą: 1) Sekcja Zarządzania Realizacją Programów i Projektów (SRPP); 2) Sekcja Sprawozdawczości i Monitoringu (SSM) Dział komercjalizacji oraz rozwoju kadry naukowej (DKRK) realizuje zadania w zakresie zarządzania programami finansowania badań naukowych i prac rozwojowych realizowanych z udziałem przedsiębiorców, programami wsparcia komercjalizacji i transferu technologii do gospodarki oraz programami wsparcia rozwoju kadry naukowej. 2. Do zadań Działu należy w szczególności: 1) zarządzanie programami finansowania badań naukowych lub prac rozwojowych oraz działań przygotowujących do wdrożenia wyniki badań naukowych lub prac rozwojowych; 2) zarządzanie programami badań przemysłowych i prac rozwojowych realizowanych przez podmioty mające zdolność do zastosowania ich wyników w praktyce; 3) zarządzanie programami badań naukowych lub prac rozwojowych oraz działań przygotowujących wyniki tych do badań do wdrożenia; 4) zarządzanie programami wsparcia komercjalizacji wyników badań naukowych lub prac rozwojowych oraz innych form ich transferu do gospodarki; 5) zarządzanie programami wsparcia rozwoju kadry naukowej, w szczególności programami adresowanymi do młodych naukowców; 8

9 6) w odniesieniu do programów, o których mowa w pkt 1-5: a) określenie celu głównego i celów szczegółowych programu; b) określenie szczegółowych warunków realizacji projektów w ramach programu; c) ustalenie sposobu monitorowania i oceny stopnia osiągania celu głównego i celów szczegółowych programu, z wykorzystaniem ilościowych i jakościowych wskaźników produktu, rezultatu i wpływu; d) określenie ryzyk dla osiągnięcia celu głównego i celów szczegółowych programu oraz ryzyk związanych z zarządzaniem i realizacją programów; e) opracowywanie dokumentów wdrożeniowych dla programu; f) określenie harmonogramu realizacji programu; g) ustalenie planu finansowego programu; h) ustalenie szczegółowego planu realizacji i zarządzania programem; i) przeprowadzanie konkursów na wykonanie projektów w ramach programu; j) nadzór nad obsługą wniosków złożonych w konkursie w zakresie przyznania dofinansowania oraz prawidłowości realizacji zawartych umów. 7) realizacja programów międzynarodowych adresowanych do przedsiębiorców oraz zrzeszeń przedsiębiorców i klastrów na warunkach i w trybie określonych w tych programach; 8) realizacja innych działań Centrum na rzecz podnoszenia innowacyjności gospodarki, w szczególności poprzez: a) wspieranie współpracy nauki z przemysłem i instytucjami finansowymi; b) wspieranie tworzenia i rozwoju spółek mających komercjalizować wyniki działalności badawczo rozwojowej jednostek naukowych; c) wspieranie pozyskiwania przez jednostki naukowe oraz przedsiębiorców prowadzących działalność badawczo rozwojową zewnętrznego finansowania tej działalności; d) wykorzystywanie instrumentów wspierania inicjatyw gospodarczych; 9) udział w opracowaniu diagnozy sytuacji w obszarach nauki i gospodarki objętych realizowanymi programami; 10) wykonywanie innych zadań w zakresie tworzenia, prowadzenia i zarządzania programami badań; 3. W skład Działu wchodzą: 1) Sekcja komercjalizacji wyników badań; 2) Sekcja rozwoju kadry naukowej Do zadań Działu administracyjno-gospodarczego (DAG) należy w szczególności: 1) administrowanie środkami rzeczowymi (w tym inwentaryzacja środków trwałych); 2) zapewnienie właściwych warunków pracy w Centrum; 9

10 3) planowanie i nadzór nad remontami, inwestycjami i pracami konserwacyjnymi; 4) prowadzenie działalności zaopatrzeniowej w materiały i sprzęt biurowy, sprzęt techniczny i gospodarczy, planowania i realizacji zakupów inwestycyjnych; 5) obsługa zakupów i dystrybucji wśród pracowników drobnego wyposażenia i materiałów biurowych na potrzeby bieżące; 6) prowadzenie Archiwum Zakładowego Centrum; 7) zapewnienie obsługi biurowej Centrum; 8) zapewnienie obsługi transportowej Centrum; 9) obsługa techniczna posiedzeń Rady Centrum, Komitetu Sterującego i zespołów ekspertów; 10) organizowanie oraz wykonywanie w porozumieniu i we współpracy z właściwymi komórkami organizacyjnymi i na ich wniosek, prac związanych z zamówieniami publicznymi; 11) opracowywanie, przy współpracy Działu prawnego, regulaminów i procedur wewnętrznych Centrum w zakresie zamówień publicznych oraz ich aktualizacja; 12) upowszechnianie, przy współpracy Działu prawnego, wzorów dokumentów stosowanych w procesie udzielania zamówień publicznych; 13) prowadzenie rejestru umów zawieranych przez Centrum na podstawie przepisów ustawy prawo zamówień publicznych; 14) koordynacja procesu sporządzania i aktualizacji planów udzielania zamówień publicznych oraz sprawozdań z udzielonych przez Centrum zamówień publicznych; 15) obsługa administracyjno-organizacyjna wyjazdów służbowych krajowych i udział w obsłudze wyjazdów zagranicznych pracowników Centrum oraz innych uprawnionych osób; 16) prowadzenie ogólnej obsługi kancelaryjnej; 17) zapewnianie usług telefonii komórkowej; 18) obsługa techniczna posiedzeń, narad i konferencji organizowanych przez Centrum; 19) zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, wykonywanie zadań służby bezpieczeństwa i higieny pracy w Centrum; 20) nadzór nad wykorzystaniem i ochroną mienia Centrum. 2. W skład Działu administracyjno-gospodarczego wchodzi Sekcja zamówień publicznych (SZP) Dział rozwoju organizacji (DRO) realizuje zadania w zakresie koordynacji i integracji działań w związanych z rozwojem Centrum, wprowadzaniem nowoczesnych standardów, technologii i nowych metod organizacji pracy służących podniesieniu efektywności działania oraz doskonaleniu jakości realizowanych zadań. 10

11 2. Szczegółowe zadania Działu zostały określone w Załączniku nr Dział wdrażania Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka (DWPOIG) realizuje zadania Instytucji Pośredniczącej (IP) w zakresie programowania schematów wsparcia i wdrażania funduszy strukturalnych Unii Europejskiej w ramach I i II osi priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka (PO IG). 2. Szczegółowe zadania Działu zostały określone w Załączniku nr Dział Finansowy (DF) realizuje zadania dotyczące tworzenia i monitoringu realizacji planów finansowych, obsługi finansowania i rozliczania projektów oraz realizuje zadania Instytucji Pośredniczącej w zakresie zarządzania finansowego oraz monitorowania i kontroli projektów finansowanych ze środków funduszy strukturalnych Unii Europejskiej w ramach I i II osi priorytetowej PO IG. 2. Szczegółowe zadania Działu zostały określone w Załączniku nr Dział wdrażania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (DWPOKL) realizuje zadania Instytucji Pośredniczącej w zakresie wdrażania funduszy strukturalnych Unii Europejskiej w ramach IV osi priorytetowej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. 2. Szczegółowe zadania Działu zostały określone w Załączniku nr Dział wdrażania Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko (DWPOIŚ) realizuje zadania Instytucji Pośredniczącej w zakresie wdrażania funduszy strukturalnych Unii Europejskiej w ramach XIII osi priorytetowej Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko (PO IiŚ). 2. Szczegółowe zadania Działu zostały określone w Załączniku nr Dział księgowości (DK) realizuje zadania w zakresie prowadzenia rachunkowości Centrum. 2. Do zadań Działu należy w szczególności: : 1) prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz innej dokumentacji finansowo-księgowej wymaganej przepisami ustawy o rachunkowości; 2) sporządzanie sprawozdań zgodnych z wymogami ustawy o rachunkowości i poddawania ich badaniu; 3) obsługa rachunkowa wyjazdów służbowych krajowych i zagranicznych pracowników Centrum oraz innych uprawnionych osób; 4) prowadzenie spraw obsługi bankowej i operacji finansowych dotyczących zadań Centrum; 11

12 5) zarządzanie środkami pieniężnymi znajdującymi się w dyspozycji Centrum; 6) dokonywanie płatności; 7) prowadzenie ewidencji środków trwałych; 8) prowadzenie dokumentacji z zakresu polityki płacowej w Centrum, naliczanie płac oraz rozliczanie umów cywilnoprawnych; 9) współpracy, rozliczania i obsługi podmiotów zewnętrznych takich jak: Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Urząd Skarbowy, Państwowa Inspekcja Pracy i Główny Urząd Statystyczny, a także obsługa kontroli przeprowadzanych przez te podmioty; 10) zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzanych informacji dotyczących danych osobowych pracowników Centrum w zakresie zadań Działu. 3. Bezpośredni nadzór nad Działem księgowości sprawuje Główny Księgowy Centrum (GK). Do jego obowiązków należy w szczególności: 1) ustalanie zasad polityki rachunkowości; 2) prowadzenie rachunkowości Centrum, zgodnie z obowiązującymi przepisami; 3) wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi, łącznie z Dyrektorem lub osobami upoważnionymi przez Dyrektora; 4) dokonywanie kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym Centrum; 5) dokonywanie kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych Dział prawny (DP) realizuje zadania w zakresie obsługi prawnej Centrum. 2. Do zadań Działu należy w szczególności: 1) współpraca z komórkami organizacyjnymi przy opracowywaniu oraz opiniowanie pod względem zgodności z obowiązującymi przepisami prawa projektów umów, pełnomocnictw, upoważnień i innych oświadczeń woli oraz wewnętrznych aktów prawnych, ich aktualizacja oraz opracowywanie wersji jednolitych; 2) współpraca z komórkami organizacyjnymi Centrum w zakresie opracowania dokumentów dotyczących realizacji zadań Instytucji Pośredniczących w ramach PO IG, PO KL i PO IiŚ; 3) sporządzanie opinii prawnych oraz udzielanie porad prawnych dotyczących stosowania przepisów prawa w obszarze działalności Centrum; 4) współpraca z komórkami organizacyjnymi w przygotowywaniu odpowiedzi na wnioski o udzielenie informacji publicznej; 5) współpraca z komórkami organizacyjnymi przy opracowywaniu projektów decyzji Dyrektora, w tym decyzji dotyczących projektów finansowanych lub współfinansowanych przez Centrum; 6) prowadzenie rejestrów i zbiorów wewnętrznych aktów prawnych Centrum; 12

13 7) prowadzenie rejestru i zbioru decyzji dotyczących finansowania lub współfinansowania oraz odmowy finansowania projektów przez Centrum; 8) prowadzenie rejestru i zbioru pełnomocnictw i upoważnień. 3. Pracownicy Działu zatrudnieni na stanowiskach Radcy prawnego wykonują swoje obowiązki zgodnie z ustawą z dnia 6 lipca 1982 r. o radcach prawnych (Dz. U. z 2002 r. Nr 123, poz. 1059, z późn. zm.) i podlegają bezpośrednio Dyrektorowi lub Zastępcy Dyrektora Dział zarządzania zasobami ludzkimi (DZZL) realizuje zadania obejmujące politykę kadrową, płacową, socjalną pracowników oraz odpowiada za podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracowników. 2. Do zadań Dział zarządzania zasobami ludzkimi należy w szczególności: 1) realizacja polityki kadrowej, w tym prowadzenie spraw wynikających z nawiązania, trwania, zmian i ustania stosunku pracy pracowników Centrum; 2) prowadzenie procesu rekrutacji i selekcji w Centrum; 3) koordynowanie spraw związanych ze sporządzaniem i aktualizacją opisów stanowisk pracy oraz z przeprowadzaniem ocen okresowych pracowników; 4) organizacja praktyk, staży i wolontariatu w Centrum; 5) prowadzenie spraw z zakresu planowania i organizacji działań rozwojowych dla pracowników Centrum; 6) koordynowanie współpracy pracodawcy z zakładowymi organizacjami związkowymi; 7) prowadzenie działań mających na celu integrację pracowników oraz rozwój kultury organizacyjnej; 8) zapewnienie bezpieczeństwa przetwarzanych informacji dotyczących danych osobowych pracowników Centrum w zakresie zadań działu; 9) współpraca i obsługa zewnętrznych podmiotów takich jak: Państwowa Inspekcja Pracy i Główny Urząd Statystyczny, a także obsługa kontroli przeprowadzanych przez te podmioty; 10) nadzór nad przestrzeganiem przepisów dotyczących świadczeń socjalnych oraz spraw związanych z ochroną zdrowia pracowników; 11) koordynacja Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna w zakresie zadań realizowanych przez Centrum, związanych z wdrażaniem programów operacyjnych w ramach Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia ; 12) przygotowywanie umów cywilnoprawnych oraz dokumentacji niezbędnej do ustalenia uprawnień w zakresie zobowiązań, prowadzenie rejestru umów cywilnoprawnych, zawieranych przez Centrum z osobami fizycznymi Dział Kontroli Projektów (DKP) realizuje zadania Centrum dotyczące zarządzania 13

14 realizacją kontroli projektów w zakresie programów realizowanych przez Centrum. 2. Do zakresu zadań Działu należy w szczególności: 1) opracowanie metodologii doboru próby projektów do kontroli; 2) opracowanie rocznych planów kontroli projektów na podstawie dokonanej pod względem finansowym i merytorycznym analizy ryzyka; 3) przeprowadzanie kontroli projektów w miejscu ich realizacji na podstawie planu kontroli lub kontroli doraźnych zlecanych przez Dyrektora; 4) przygotowywanie wniosków pokontrolnych, w tym ustaleń i zaleceń w sprawie powstałych nieprawidłowości oraz przekazywanie ich Dyrektorowi oraz właściwym komórkom organizacyjnym Centrum; 5) współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Centrum w zakresie monitorowania realizacji zaleceń pokontrolnych; 6) informowanie Dyrektora o zauważonych w trakcie kontroli nieprawidłowościach, w tym o podejrzeniu popełnienia przestępstwa przez wykonawców kontrolowanych projektów; 7) przygotowywanie zbiorczej analizy wyników przeprowadzonych kontroli i wydanych zaleceń pokontrolnych; 8) przygotowywanie propozycji rozwiązań organizacyjnych Centrum w sprawach dotyczących doskonalenia procesu kontroli; 9) archiwizacja dokumentacji i zapewnianie dostępu do dokumentacji uprawnionym pracownikom Centrum oraz uprawnionym instytucjom i organom Sekcja audytu wewnętrznego (AW) realizuje zadania w zakresie audytu wewnętrznego. 2. Zadania Sekcji audytu wewnętrznego określają stosowne przepisy ustawy o finansach publicznych i aktów wykonawczych oraz postanowienia właściwych przepisów wewnętrznych Centrum Samodzielne stanowisko pracy ds. kontroli wewnętrznej (KW) realizuje zadania kontrolne w komórkach organizacyjnych Biura w ramach wewnętrznej kontroli inspekcyjnej mającej na celu wspieranie realizacji zamierzeń Centrum, zapewnienie wysokiej jakości pracy zatrudnionych pracowników poprzez wykrywanie nieprawidłowości i zapobieganie ich występowaniu oraz raportowanie o stwierdzonych nieprawidłowościach do Dyrektora, a także koordynuje rozpatrywanie skarg i wniosków kierowanych do Dyrektora stosując odpowiednie procedury i mechanizmy sprawdzające. 2. W szczególności do podstawowych zadań samodzielnego stanowiska ds. kontroli wewnętrznej należy: 1) opracowywanie planów kontroli wewnętrznej Centrum; 2) przeprowadzanie kontroli w komórkach organizacyjnych Centrum na podstawie planu kontroli lub na zlecenie Dyrektora/upoważnionych zastępców Dyrektora; 14

15 3) opracowywanie rocznych sprawozdań z przeprowadzonych kontroli; 4) formułowanie zaleceń pokontrolnych oraz wskazywanie osób odpowiedzialnych za stwierdzone nieprawidłowości; 5) prowadzenie rejestru upoważnień do kontroli wewnętrznej; 6) obsługa, koordynacja działań i współdziałanie z organami kontroli zewnętrznej oraz organami ścigania, z wyłączeniem kontroli prowadzonych przez Państwową Inspekcję Pracy i Zakład Ubezpieczeń Społecznych, w szczególności: a) sporządzanie projektów odpowiedzi na wystąpienia organów kontroli zewnętrznej; b) prowadzenie rejestru kontroli zewnętrznych; 7) monitorowanie działań w zakresie wdrożenia zaleceń pokontrolnych; 8) koordynacja oraz monitorowanie trybu rozpatrywania skarg i wniosków kierowanych do Dyrektora, w szczególności: a) prowadzenie rejestru skarg i wniosków; b) współpraca z właściwymi merytorycznie komórkami organizacyjnymi w zakresie załatwiania skarg i wniosków; c) opracowywanie danych statystycznych w zakresie skarg i wniosków rozpatrywanych przez organy Centrum; 9) współpraca z komórką organizacyjną kontroli projektów w zakresie wykorzystania informacji o występujących zagrożeniach, ujawnionych nieprawidłowościach lub podejrzeniu ich wystąpienia w realizacji zamierzeń lub projektów; 10) udział w opracowaniu i aktualizacji procedur oraz regulacji wewnętrznych w zakresie zadań realizowanych przez samodzielne stanowisko; 11) prowadzenie kontroli prawidłowości akceptacji wydatków w ramach realizowanych zadań kontrolnych i działań doraźnych Pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych (POIN) odpowiada za zapewnienie przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych oraz w zakresie realizacji zadań wynikających z pełnienia funkcji administratora bezpieczeństwa informacji nadzoruje przestrzeganie zasad ochrony przetwarzanych danych osobowych. 2. Do zadań Pełnomocnika ds. ochrony informacji niejawnych należą w szczególności: 1) w zakresie ochrony informacji niejawnych: a) zapewnienie ochrony informacji niejawnych, w tym stosowanie środków bezpieczeństwa fizycznego; b) nadzór nad podległą w zakresie ochrony informacji niejawnych kancelarią tajną; c) zapewnienie ochrony systemów teleinformatycznych, w których są przetwarzane informacje niejawne; d) zarządzanie ryzykiem bezpieczeństwa informacji niejawnych, w szczególności szacowanie ryzyka; e) kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o 15

16 ochronie tych informacji, w szczególności okresowa (co najmniej raz na trzy lata) kontrola ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów; f) opracowywanie i aktualizowanie, wymagającego akceptacji Dyrektora, planu ochrony informacji niejawnych, w tym w razie wprowadzenia stanu nadzwyczajnego, a także nadzorowanie jego realizacji; g) prowadzenie szkoleń w zakresie ochrony informacji niejawnych; h) prowadzenie zwykłych postępowań sprawdzających oraz kontrolnych postępowań sprawdzających; i) prowadzenie aktualnego wykazu osób zatrudnionych w Centrum albo wykonujących czynności zlecone, które posiadają uprawnienia do dostępu do informacji niejawnych, oraz osób, którym odmówiono wydania poświadczenia bezpieczeństwa lub je cofnięto; j) przekazywanie ABW do ewidencji, danych osób uprawnionych do dostępu do informacji niejawnych, a także osób, którym odmówiono wydania poświadczenia bezpieczeństwa lub wobec których podjęto decyzję o cofnięciu poświadczenia bezpieczeństwa; k) realizacja zadań wynikających z pozamilitarnych przygotowań obronnych. 2) w zakresie zabezpieczenia danych osobowych: a) wdrożenie, nadzór nad przestrzeganiem zawartych w niej postanowień oraz bieżąca aktualizacja dokumentacji dotyczącej sposobu przetwarzania danych osobowych (polityki bezpieczeństwa, instrukcji zarządzania systemami teleinformatycznymi służącymi do przetwarzania danych osobowych jak również instrukcji postępowania w sytuacji naruszenia bezpieczeństwa danych osobowych); b) kontrola stanu wydanych upoważnień oraz ewidencji osób upoważnionych; c) przygotowywanie wniosków rejestracyjnych; d) tworzenie, modyfikacja i wdrażanie procedur związanych z realizacją polityki bezpieczeństwa danych i systemów informatycznych; e) kontrola poprawności stosowania przez użytkowników obowiązujących zasad i procedur bezpieczeństwa; f) nadzór nad prawidłowym wykonywaniem przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r., Nr 101, poz. 926) w zakresie wymiany informacji; g) nadzór nad prowadzonymi przez administratora aplikacji kontrolami użytkowników w poszczególnych aplikacjach przetwarzających dane osobowe; h) nadzór nad wykonywaniem zadań przez administratora systemu informatycznego; i) kontrola poziomu zabezpieczeń z określoną polityka bezpieczeństwa; j) weryfikacja oraz akceptacja procedur udzielania dostępu do danych osobowych oraz systemów i aplikacji przetwarzających dane osobowe; k) udział w tworzeniu i testowaniu planu postępowania w przypadku awarii lub naruszenia barier ochrony; l) podejmowanie działań w przypadku wykrycia naruszeń w systemie bezpieczeństwa, sporządzanie raportów z incydentów naruszenia bezpieczeństwa informacji oraz sporządzanie wniosków przedstawianych administratorowi danych osobowych; 16

17 m) przeprowadzanie okresowych przeglądów stanu bezpieczeństwa oraz weryfikacja zabezpieczeń systemu i istniejących procedur zapewniających bezpieczeństwo danych; n) sporządzanie raportów wraz z zaleceniami dotyczących usunięcia nieprawidłowości w systemie bezpieczeństwa ujawnionych podczas prowadzonych okresowych audytów i przeglądów bezpieczeństwa; o) planowanie i przeprowadzanie szkoleń wstępnych oraz okresowych dot. bezpieczeństwa danych osobowych. 3) w zakresie zadań Administratora bezpieczeństwa informacji: a) bieżąca kontrola zgodności wszystkich przetwarzanych w Centrum danych osobowych zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych; b) podejmowanie działań w celu doprowadzenia stanu istniejącego do wymogów ww. ustawy oraz rozporządzenia MSWiA będącego aktem wykonawczym do niej w ścisłej współpracy z osobami przetwarzającymi dane osobowe oraz pozostałymi pracownikami Centrum. 17

18 Załącznik W skład Działu rozwoju organizacji wchodzą: 1) Sekcja analiz i ewaluacji; 2) Sekcja informacji i promocji; 3) Sekcja teleinformatyki; 4) Sekcja strategii, procesów i standardów; 5) Sekcja współpracy z ekspertami. 2. Do zadań Działu należy w szczególności: 1) w zakresie strategii, procesów i standardów (zadania Sekcji strategii, procesów i standardów): a) wsparcie Dyrektora oraz Zastępców Dyrektora w zakresie tworzenia i aktualizacji strategii Centrum; b) wsparcie oraz koordynacja działań kierowników komórek organizacyjnych Centrum w zakresie tworzenia strategii realizacyjnych; c) opracowywanie i aktualizacja, we współpracy z innymi komórkami organizacyjnymi Centrum, procedur, wytycznych i instrukcji dotyczących działań realizowanych przez Centrum oraz ich standaryzacja i unifikacja; d) opracowywanie standardów organizacyjnych dla systemów informatycznych i projektów informatycznych; e) opracowywanie rekomendacji w zakresie metodologii prowadzenia projektów; f) koordynacja procesu zarządzania ryzykiem; 2) w zakresie teleinformatyki (zadania Sekcji teleinformatyki): a) opracowywanie, we współpracy z Działem prawnym, umów dotyczących programów komputerowych i telekomunikacyjnych oraz wykonywanie zadań merytorycznych wynikających z zawartych umów; b) przeprowadzanie prac zapewniających prawidłowe działanie sieci teleinformatycznej zgodnie z ustalonymi standardami; c) zapewnienie bezpieczeństwa teleinformatycznego sieci; d) inicjowanie, wdrażanie i utrzymywanie nowych rozwiązań teleinformatycznych lub nadzór nad ich wdrażaniem i utrzymaniem; e) szkolenie wewnętrzne pracowników z zakresu teleinformatyki (obsługi sprzętu i oprogramowania używanego w Centrum); f) przeprowadzanie modernizacji sprzętu i oprogramowania; g) prowadzenie ewidencji sprzętu komputerowego i oprogramowania; h) planowanie zakupów sprzętu komputerowego oraz oprogramowania z uwzględnieniem potrzeb komórek organizacyjnych Centrum; i) wsparcie techniczne użytkowników zasobów teleinformatycznych; 18

19 j) identyfikacja potrzeb związanych z zapewnieniem właściwego funkcjonowania i rozwoju zasobów teleinformatycznych i zgłaszanie ich na etapie planowania budżetu. 3) w zakresie informacji i promocji (zadania Sekcji informacji i promocji): a) opracowywanie planów działań promocyjnych oraz tworzenie polityki informacyjnej Centrum w tym utrzymywanie kontaktów z mediami; b) realizacja działań w zakresie promocji działalności Centrum, w tym organizacja konferencji oraz udział w grupach roboczych ds. promocji; c) opracowywanie materiałów prasowych i komunikatów do mediów oraz wydawnictw informacyjnych i promocyjnych; d) prowadzenie i redagowanie oraz aktualizacja w uzgodnieniu z Dyrektorem stron intranetowych lub portalu Centrum oraz Biuletynu Informacji Publicznej Centrum; e) współpraca ze środkami masowego przekazu i monitorowanie obecności problematyki związanej z działalnością Centrum w mediach; f) prowadzenie spraw związanych z udziałem Centrum w imprezach organizowanych przez instytucje zewnętrzne oraz planowanie i przygotowywanie udziału Centrum w targach, wystawach oraz innych imprezach promocyjnych; g) udostępnianie informacji publicznej; h) zamieszczanie zgodnie z obowiązującymi przepisami w ogłoszeń o konkursach ogłaszanych przez Dyrektora; i) zapewnienie właściwej informacji i promocji trzech programów operacyjnych (Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki i Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko), w tym w szczególności: i. opracowywanie planów komunikacji PO KL, PO IG i PO IiŚ w zakresie osi priorytetowych, dla których Centrum pełni rolę Instytucji Pośredniczącej; ii. opracowywanie wkładów do wieloletnich i rocznych planów działań pomocy technicznej z zakresu informacji i promocji; iii. sporządzanie sprawozdań okresowych, rocznych i końcowych z wypełniania zobowiązań Instytucji Pośredniczącej w zakresie informacji i promocji poszczególnych programów operacyjnych; iv. opiniowanie dokumentów programowych, wytycznych, wewnętrznych procedur związanych z realizacją zadań Instytucji Pośredniczącej; v. prowadzenie działań komunikacyjnych, promocyjnych i szkoleniowych związanych z realizacją zadań Centrum w zakresie wdrażania funduszy europejskich, w tym: - organizacja konferencji, spotkań informacyjnych i szkoleń dla beneficjentów i potencjalnych beneficjentów programów operacyjnych; - publikowanie ogłoszeń o konkursach i artykułów prasowych poświęconych funduszom europejskim; - opracowywanie broszur, ulotek i innych publikacji dla beneficjentów i potencjalnych beneficjentów programów operacyjnych; 19

20 - aktywne uczestnictwo w targach, spotkaniach branżowych i innych imprezach masowych poświęconych nauce, gospodarce, szkolnictwu wyższemu oraz funduszom europejskim; - promowanie dobrych praktyk, zapewnienie kompletnej informacji w zakresie funduszy europejskich na stronie internetowej Centrum; vi. współpraca z Instytucjami Wdrażającymi w zakresie informacji i promocji programów operacyjnych; vii. udział w pracach Grup Roboczych w poszczególnych programach operacyjnych; viii. udzielanie beneficjentom informacji o wdrażanych programach operacyjnych. 4) W zakresie analiz i ewaluacji (zadania Sekcji analiz i ewaluacji): a) planowanie, organizacja, realizacja we współpracy z innymi komórkami organizacyjnymi Centrum procesu ewaluacji dla programów finansowanych lub współfinansowanych przez Centrum w tym w szczególności przygotowywanie rocznego planu ewaluacji oraz raportowania; b) przygotowywanie we współpracy z innymi komórkami organizacyjnymi Centrum diagnozy sytuacji w określonych obszarach nauki i gospodarki, które mają być objęte realizowanymi programami; c) analiza instrumentów wsparcia inwestycji gospodarczych; d) analiza trendów w rozwoju dziedzin polskiej nauki; e) analiza i ocena we współpracy z innymi komórkami organizacyjnymi Centrum wpływu realizowanych przez Centrum programów na rozwój nauki i gospodarki; f) przygotowanie raportów i analiz na temat stanu działalności sektora B+R; g) nadzór i koordynacja prac zespołów eksperckich uczestniczących w procesach ewaluacji, w tym merytoryczne zatwierdzanie listy wynagrodzeń. 5) W zakresie organizacji współpracy z ekspertami (zadania Sekcji współpracy z ekspertami): a) pozyskiwanie eksperckich ocen wniosków złożonych w postępowaniach konkursowych; b) pozyskiwanie eksperckich ocen w zakresie realizacji programów finansowanych lub współfinansowanych przez Centrum; c) analiza potencjału (liczby, profili zawodowych, etc.) ekspertów zarejestrowanych w bazach ekspertów wykorzystywanych przez Centrum. 20

21 Załącznik 2 1. Do zadań Działu wdrażania Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka należą w szczególności zagadnienia i sprawy dotyczące: 1) przygotowywania i uzgadniania treści dokumentów programowych związanych z wdrażaniem PO IG; 2) przeprowadzania naboru i oceny projektów, podejmowania decyzji o współfinansowaniu wybranego do realizacji projektu oraz zawierania umów z beneficjentami; 3) nadzoru nad działalnością podległych Instytucji Wdrażających w ramach PO IG; 4) realizacji planu finansowego Centrum w zakresie środków przeznaczonych na Pomoc Techniczną PO IG; 5) ewaluacji PO IG. 2. W skład działu wchodzą: 1) Sekcja programowania i polityk Unii Europejskiej: 2) Sekcja wdrażania projektów Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka; 3) Sekcja pomocy technicznej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka; 4) Sekcja doradztwa na rzecz beneficjentów Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka. 3. Do zadań Sekcji programowania i polityk Unii Europejskiej należą w szczególności następujące sprawy: 1) udział w aktualizacji PO IG; 2) udział w przygotowywaniu i aktualizacji szczegółowych opisów osi priorytetowych PO IG; 3) aktualizacja opisu systemu zarządzania i kontroli PO IG w części dotyczącej Instytucji Pośredniczącej; 4) opracowanie i aktualizacja Instrukcji wykonawczych dla Instytucji Pośredniczącej PO IG; 5) opracowywanie wzorów porozumień międzyinstytucjonalnych (i ich aneksów) na realizację i dofinansowanie zadań w ramach I i II Priorytetu PO IG; 6) przygotowywanie założeń do konkursów oraz opracowywanie regulaminów przeprowadzania konkursów ogłaszanych w ramach I i II priorytetu PO IG; 7) określanie katalogu kryteriów wyboru projektów w ramach Działań I i II osi priorytetowej; 8) przygotowywanie i aktualizacja dokumentów koniecznych do uzyskania wsparcia w ramach PO IG, w szczególności wzorów wniosków o dofinansowanie, zaleceń do studium wykonalności, wzorów umów o dofinansowanie, we współpracy z innymi komórkami organizacyjnymi Centrum; 9) opracowywanie regulaminów zespołów oceniających projekty; 10) nadzór nad działalnością podległych Instytucji Wdrażających w PO IG, w szczególności w zakresie: a) przeprowadzania naborów i oceny wniosków o dofinansowanie projektów, w tym opracowywania dokumentacji aplikacyjnej oraz powoływania komisji oceniających projekty; b) opracowywania projektów list rankingowych projektów rekomendowanych i nierekomendowanych do wsparcia, ich korekt i suplementów; c) przygotowania i aktualizacji opisów systemów zarządzania i kontroli przez Instytucje Wdrażające PO IG, 21

22 d) przygotowania i aktualizacji Instrukcji wykonawczych przez Instytucje Wdrażające PO IG; 11) przedkładanie projektów list rankingowych przygotowanych przez IW do akceptacji Dyrektora lub upoważnionego Zastępcy Dyrektora Centrum, a następnie do zatwierdzenia przez Instytucję Zarządzającą PO IG; 12) koordynacja spraw związanych z ewaluacją w ramach I i II osi priorytetowej PO IG; 13) opiniowanie projektów aktów prawnych przygotowywanych przez instytucje biorące udział w systemie wdrażania programów operacyjnych oraz ministra właściwego ds. nauki; 14) opiniowanie wytycznych ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego; 15) udział w przygotowaniu odpowiedzi na skargi złożone przez wnioskodawców do sądów administracyjnych na negatywne rozstrzygnięcia środków odwoławczych w ramach konkursów; 16) opiniowanie dokumentów z zakresu wdrażania PO IG przygotowywanych przez inne komórki organizacyjne Centrum; 17) monitorowanie kierunków rozwoju polityki spójności oraz innych unijnych polityk i strategii odnoszących się do polityki spójności; 18) udział w pracach nad założeniami polityki spójności dla kolejnego okresu programowania Unii Europejskiej; 19) udział w sporządzaniu analiz i prognoz dotyczących działalności innowacyjnej oraz udział w opracowywaniu propozycji działań na rzecz wzrostu innowacyjności; 20) koordynacja udziału przedstawicieli Instytucji Pośredniczącej w Komitecie Monitorującym PO IG oraz innych komitetach i grupach roboczych związanych z wdrażaniem PO IG w zakresie kompetencji Centrum; 21) udział w kontrolach systemowych; 22) realizacja innych obowiązków Instytucji Pośredniczącej dla I i II Priorytetu PO IG w zakresie niezastrzeżonym do właściwości innych działów i sekcji Centrum; 23) archiwizacja dokumentacji i zapewnianie dostępu do dokumentacji uprawnionym pracownikom oraz uprawnionym instytucjom i organom. 4. Do zadań Sekcji wdrażania projektów Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka należą w szczególności następujące sprawy: 1) przygotowywanie aneksów do pre-umów dla beneficjentów projektów kluczowych w ramach Działań 2.1 i 2.2 PO IG oraz monitorowanie stanu przygotowania beneficjentów tych projektów do złożenia dokumentacji aplikacyjnej; 2) przyjmowanie wniosków o dofinansowanie projektów kluczowych w ramach Poddziałań i oraz Działań 1.2, 1.4, 2.1 i 2.2 PO IG oraz w zakresie projektów konkursowych w ramach Poddziałania PO IG oraz Działań 2.1, 2.2 i 2.3 PO IG; 3) ocena formalna wniosków; 4) rejestracja wniosków w systemie informatycznym i potwierdzanie rejestracji wnioskodawcy; 5) przedkładanie wniosków właściwym zespołom powołanym do oceny merytorycznej wniosków; 6) obsługa posiedzeń właściwych zespołów powołanych do oceny merytorycznej wniosków; 7) prowadzenie spraw związanych z procedurą odwoławczą w przypadku projektów konkursowych; 8) weryfikacja dokumentacji wnioskodawcy przed zawarciem umowy; 22

23 9) przygotowywanie dokumentacji do akceptacji ekonomiczno-finansowej umów przez Dział Finansowy; 10) przygotowywanie dokumentacji do formalnej i merytorycznej akceptacji umów przez Kierwonika Działu; przygotowywanie dokumentów niezbędnych do zawarcia umów i zawiadamianie wnioskodawców o ich zawarciu; 11) weryfikacja wniosków o aneks oraz rozwiązanie umów i przygotowywanie niezbędnej dokumentacji w tym zakresie; 12) bieżące monitorowanie prawidłowej realizacji umów; 13) koordynacja rozliczania umów w ramach kontroli na zakończenie realizacji projektu; 14) współpraca z podmiotami wspierającymi beneficjentów, wybranymi przez Instytucję Zarządzającą, w zakresie właściwości Sekcji; 15) udział w opiniowaniu Instrukcji wykonawczych, wytycznych ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego, wzorów wniosków i umów oraz innych dokumentów związanych z wdrażaniem funduszy strukturalnych Unii Europejskiej; 16) realizacja innych zadań Instytucji Pośredniczącej dla I i II Priorytetu PO IG w zakresie niezastrzeżonym do właściwości innych działów i sekcji Centrum; 17) archiwizacja dokumentacji i zapewnianie dostępu do dokumentacji uprawnionym pracownikom oraz uprawnionym instytucjom i organom; 18) przyjmowanie i weryfikacja informacji końcowych przekazywanych przez beneficjentów w ramach I i II Priorytetu PO IG. 5. Do zadań Sekcji pomocy technicznej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka należą w szczególności następujące sprawy: 1) opracowanie wieloletnich prognoz wykorzystania Pomocy Technicznej PO IG (PT PO IG) przez IP i IW, wkładu do projektu planu finansowego Centrum oraz realizacja planu i sprawozdawczość w zakresie środków przeznaczonych na Pomoc Techniczną PO IG; 2) przygotowywanie dokumentacji księgowej dla wydatków w ramach projektów PT PO IG oraz bieżąca współpraca ze służbami księgowymi Centrum w celu sprawnej i terminowej realizacji zobowiązań w zakresie ww. projektów; 3) przygotowywanie projektów wniosków do rezerwy celowej budżetu państwa oraz wniosków o zapewnienie finansowania przedsięwzięcia dla zadań realizowanych w ramach projektów PT PO IG przez IP oraz IW oraz uzgadnianie ich ostatecznej wersji z komórkami ds. budżetu w MNiSW; 4) opracowanie i aktualizacja Planów Działań IP na dany rok dla projektów PT PO IG oraz koordynacja spraw związanych z ich zatwierdzeniem przez IZ i zawarciem Porozumień o dofinansowanie projektu Pomocy Technicznej PO IG/aneksów do Porozumień; 5) weryfikacja formalna i merytoryczna Planów Działań PT i ich aktualizacji składanych przez Instytucje Wdrażające oraz prowadzenie spraw mających na celu ich zatwierdzenie i zawarcie umów o dofinansowanie projektu Pomocy Technicznej PO IG/aneksów do umów; 6) opracowanie projektu wzoru umowy, projektu aneksu do umów o dofinansowanie projektu PT w ramach PO IG zawieranych pomiędzy IP a IW oraz prowadzenie spraw mających na celu zatwierdzenie ww. dokumentów przez komórki prawne i finansowe IP; 7) sporządzanie wniosków o płatność w ramach realizowanych przez IP projektów PT PO IG oraz prowadzenie spraw związanych z rozliczeniem projektu; 23