JAK PROMOWAĆ BIBLIOTEKĘ? [HOW TO PROMOTE A LIBRARY?]

Transkrypt

1 Jadwiga Matuszczak * Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej Zielona Góra JAK PROMOWAĆ BIBLIOTEKĘ? [HOW TO PROMOTE A LIBRARY?] Abstrakt: Omówiono promocję w PBW w Zielonej Górze jako zjawisko marketingu stosowanego w placówkach bibliotecznych. Uzasadniono zastosowanie narzędzi polityki marketingowej w PBW, przedstawiono program promocyjny w postaci usystematyzowanej, zorganizowanej i przemyślanej strategii oraz rolę poczty elektronicznej jako narzędzia komunikacji z czytelnikami i innymi odbiorcami. PROMOCJA STRATEGIA MARKETINGOWA TOŻSAMOŚĆ WIZUALNA WSPÓŁPRACA Z MEDIAMI Abstract: The promotional activity of the Regional Pedagogical Library (RPL) in Zielona Góra is described as the exemplification of currently implemented library marketing practices. The author demonstrates the validity of marketing policy tools used in the RPL, presents the promotion program adopted in this institution in a form of systematic, well organized and deliberated strategy, and highlights the role of the as an important instrument of communication with readers and other categories of users. COOPERATION WITH THE MEDIA MARKETING STRATEGY PROMOTION VISUAL IDENTITY * * * Promocja w bibliotekach Placówki biblioteczne są placówkami ze sfery non-profit, które nie są nastawione na zysk bądź jego maksymalizację. Cele ich odbiegają od tych z obszaru sfery for-profit. Najważniejszym celem organizacji sfery nonprofit jest zaspokojenie potrzeb odbiorców, dla których powstały. Aby zrealizować ten cel, sięgają po odpowiednie środki umożliwiające prawidłową komunikację wewnątrz organizacji, a także pozwalają na zbudowanie pozytywnych relacji z otoczeniem zewnętrznym. Do tych środków należy marketing. Do jego stosowania przyczynia się jednak przede wszystkim zabieganie o potencjalnego czytelnika otoczonego mnogością informacji i konkurencyjnymi możliwościami spędzania czasu. W dzisiejszych czasach społeczeństwa informacyjnego odbiorca wymaga szczególnego traktowania. Wymusza to innowacyjne rozwiązania, których użycie jest sposobem na pozyskanie kolejnych użytkowników, a tym samym na zaspokojenie ich potrzeb. * Mgr JADWIGA MATUSZCZAK, pracownik Wypożyczalni Pedagogicznej Biblioteki Wojewódzkiej im. Marii Grzegorzewskiej w Zielonej Górze. Studia na kierunku bibliotekoznawstwo i informacja naukowa w Wyższej Szkole Pedagogicznej w Zielonej Górze. Adres elektr.: wypozyczalnia@pbw.zgora.pl 239

2 Nestorzy marketingu podkreślają konieczność tworzenia promocji. Dzięki prawidłowej komunikacji, którą zapewnia stosowanie działań promocyjnych, możliwe jest wyrażenie misji i celów firmy. Nie jest to bez znaczenia dla biblioteki, której misja odnosi się dziś do jej zadań i funkcji jako placówki zaangażowanej w budowanie społeczeństwa informacyjnego. Niejednokrotnie marketing przybiera postać programu wcześniej zaplanowanego i rzetelnie opracowanego. Tak jest w przypadku Pedagogicznej Biblioteki Wojewódzkiej w Zielonej Górze, w której realizacja programu marketingowego jest w istocie sposobem na przetrwanie. Działania ujęte w programie składają się na strategię marketingową. Strategia marketingowa stosowana w PBW Program organizacyjno-marketingowy pod nazwą Promocja zbiorów i usług Pedagogicznej Biblioteki Wojewódzkiej im. Marii Grzegorzewskiej został opracowany przez Jadwigę Matuszczak i Małgorzatę Lubieniecką-Siadaczkę, które są pracownikami Wypożyczalni. To nowy program promocji poprzedzony analizą stanu faktycznego w Bibliotece, przewidywaniem potrzeb i oczekiwań klientów oraz rozpoznaniem, jak się ma do nich oferta biblioteczna. Potrzeba stworzenia programu narodziła się również z zauważonego mniejszego zainteresowania działalnością PBW wśród czytelników. Dlatego też w omawianej strategii szczególny nacisk pada na reklamę promującą usługi w otoczeniu macierzystej instytucji oraz potencjalnych użytkowników. Podstawowym celem programu, poza zdobyciem lojalności odbiorców, jest tworzenie korzystnego wizerunku Biblioteki. Cel ten zostanie osiągnięty przez propagowanie oferty usług Biblioteki wśród studentów, nauczycieli, pracowników naukowych i innych, prowadzenie polityki marketingowej z wykorzystaniem PR oraz dbanie o jakość świadczonych usług. Działania promocyjne będą realizowane przez wiele kolejnych lat, gdyż zabieganie o lojalność czytelnika jest procesem wymagającym dłuższego czasu i uzasadnia wysiłki pracowników PBW jak mówi bowiem przesłanie marketingu: Istniejemy o ile potrzebują nas użytkownicy i oferujemy to, czego w danym czasie pragną. Budowanie tożsamości Biblioteki Nieprzypadkowo działania programu ujęte w formie tabeli zaczynają się od budowania tożsamości Biblioteki. Na umieszczenie tej kwestii w pierwszym punkcie realizowanego programu wpłynęło powiązanie tożsamości z wizerunkiem według Jerzego Altkorna, autora Podstaw marketingu, wizerunek to realna projekcja tożsamości w otoczeniu. Na tożsamość składa się zespół cech odróżniających naszą firmę od innych. Do tych cech należą: logo, wizytówki, foldery, papier firmowy z danymi teleadresowymi, zakładki, teczki firmowe na dokumenty, ulotki oraz strona internetowa. Tworzą one system indentyfikacyjny, którego elementy pomagają w utożsamianiu z nimi naszej placówki. Nie bez znaczenia jest kolor konsekwentnie stosowany w materiałach reklamowych. Jego ciepła brązowa barwa ma przywoływać słodkie skojarzenie czekolady. Dbamy o jakość materiałów reklamowych, zdając sobie sprawę z ich wagi. Dzięki nawiązanej współpracy z firmą poligraficzną mamy profesjonalnie wydrukowane środki promocyjne. Propagowanie ich jest nowym 240

3 doświadczeniem, wpływającym na zmianę podejścia do wykonywanego zawodu. Zmusiło nas, bibliotekarzy, do otwarcia się na zewnętrzne środowisko. Dziś nie wystarczy dobrze wykonywać swoją pracę. Trzeba przedstawiać ją w jak najlepszym świetle. Wtedy inni zmienią stereotypowe myślenie o nas jako szarych myszkach. Fot. 1. Materiały reklamowe PBW: folder, wizytówka i zakładka Źródło: Fot. J. Matuszczak Bezpośrednia praca z czytelnikiem wzbogacona o nowe elementy komunikacyjno-informacyjne Realizując naczelny cel programu, tj. tworzenie korzystnego wizerunku Biblioteki, dbamy o jakość usług świadczonych w bezpośredniej pracy z czytelnikiem. Zabiegamy o tak ważne pierwsze wrażenie, które niejednokrotnie decyduje o lojalności użytkownika. Staramy się nawiązać kontakt z odbiorcą poprzez rozmowę oraz okazując zainteresowanie jego potrzebami czytelniczymi. Nowo zapisanego czytelnika skrupulatnie informujemy o możliwościach kontaktu z PBW, rozdając wizytówki z danymi elektronicznymi oraz telefonicznymi. Czytelnika oczekującego na realizację zamówienia zachęcamy do korzystania z czytelni, obejrzenia wystawki nowości eksponowanej w Wypożyczalni oraz do skorzystania z akcji Książka za złotówkę. Dzięki tej akcji użytkownicy mogą za niewielką sumę powiększyć swój księgozbiór domowy o tytuły z dziedziny psychologii, pedagogiki, socjologii i inne, a Biblioteka może zakupić za pozyskane środki nowości. Fot. 2. Czytelnicy oczekujący na realizację zamówienia korzystają z akcji Książka za złotówkę Źródło: Fot. J. Matuszczak 241

4 Inną formą przyjaznej usługi jest udzielanie wszechstronnej pomocy maturzystom poszukującym literatury do prac pisemnych i prezentacji. Odbywa się to również w postaci szkoleń z zakresu metodyki pisania prac maturalnych ze szczególnym naciskiem na sporządzanie bibliografii. Ostatnio pracownik Wydziału Informacyjno- Bibliograficznego prowadził tego typu szkolenia w szkołach, które wyraziły wcześniej zainteresowanie. To kolejny przykład na wyjście Biblioteki do czytelnika na zewnątrz. Fot. 3. Szkolenia z zakresu metodyki pisania prac maturalnych Źródło: Serwis WWW PBW w Zielonej Górze, [odczyt: ] Jednym z narzędzi marketingowych jest poczta elektroniczna, która umożliwia usprawnienie komunikacji w relacjach bibliotekarz czytelnik. Komunikacja z klientem jest czynnikiem wpływającym na wizerunek biblioteki. W celu wzbogacenia możliwości kontaktu z Biblioteką została utworzona poczta elektroniczna z adresem wypozyczalniapbw@op.pl. Funkcjonowała ona przez rok, aż do wprowadzenia nowego systemu komputerowego. To innowacja w naszej Bibliotece cieszyła się ogromnym powodzeniem, a jej efektem było nawiązanie ożywionej korespondencji z czytelnikami. W rezultacie spadła także liczba dłużników, gdyż dzięki możliwości przedłużania terminów zwrotu drogą internetową czynili to częściej. Ta usługa przyczyniła się do propagowania korzystnej opinii o naszej bibliotece jako placówce przyjaznej, także dla użytkowników niepełnosprawnych. Wystąpienia na radzie pedagogicznej Tematykę kształtowania pozytywnego wizerunku biblioteki podejmuje także nowo powstały Kodeks etyki bibliotekarza i pracownika informacji. Mówi się w nim o posłannictwie społecznym bibliotekarzy i pracowników informacji naukowej, o dokładaniu starań w celu kształtowania i utrwalania pozytywnego wizerunku swojego zawodu. Dlatego też przybliżenie go pracownikom PBW stanowi jeden z punktów programu. Doskonałą ku temu okazją są wystąpienia na radzie pedagogicznej. Na jednej z nich bibliotekarze zatrudnieni w PBW zostali zapoznani z tematem etyki bibliotekarskiej. W tle wystąpieniu towarzyszyła prezentacja multimedialna z bogatą szatą graficzną. Na zakończenie zebrani otrzymali Dekalog Bibliotekarza opracowany przez pracownika przedstawiającego zagadnienie. Wynikiem przygotowania tej prezentacji było sporządzenie zestawienia bibliograficznego na temat wizerunku i etyki bibliotekarza. Zostało ono opublikowane w czasopi- 242

5 śmie Biblioteka w Szkole, co służy promocji PBW. Wystąpienie zaowocowało pogłębieniem świadomości etycznej w środowisku bibliotekarskim. Współpraca z mediami Zdecydowanie najliczniejszym odbiorcą naszych usług jest środowisko studentów Uniwersytetu Zielonogórskiego. Dla nich nawiązaliśmy współpracę z dziennikarzami redagującymi Gazetkę Studencką Uzetka oraz z Biurem Promocji UZ, dzięki którym zaistniała możliwość umieszczenia notatki promocyjnej o PBW, i tym sposobem nagłośnienia jej działalności. Poszerzyliśmy również współpracę o kontakt z Radiem Studenckim Index, udzielając wywiadu na temat naszej oferty usług. Podtrzymywanie tej współpracy zaowocowało kolejnym pomysłem redagowania w Gazecie Studenckiej Uzetka kącika o książce. To comiesięczny cykl, w którym Biblioteka poleca pozycje mogące być przydatne dla studentów kierunków pedagogicznych. To innowacyjne działanie jest jeszcze jednym orężem w walce o klienta. Działalność wydawnicza W miarę coraz częstszego stosowania marketingu nasze działania poszerzały się o różne formy wydawnicze. Zaczęliśmy od drukowania wizytówek i folderów. Następnie do materiałów reklamowych dołączyły na nowo zredagowane ulotki rozdawane potencjalnym użytkownikom. Z myślą o pozyskaniu studentów opracowaliśmy także plakat, który został wywieszony w sali katalogowej Biblioteki Uniwersyteckiej. Ostatnio szeroko propagowane są zakładki. Również i tu, wychodząc naprzeciw niektórym zainteresowaniom, stworzyliśmy zakładkę ze swoimi znakami tożsamości. Fot. 4. Ulotki reklamowe Źródło: Fot. J. Matuszczak 243

6 We wszystkich materiałach stosujemy podobną grafikę, używamy tej samej czcionki i zawsze jako tło służą nam różne odcienie brązu. Także przy tworzeniu nowej graficznej wersji Wizji i Misji PBW trzymaliśmy się opracowanej techniki. To bardzo ważne elementy tożsamości Biblioteki, z którymi powinniśmy się identyfikować. Został im nadany atrakcyjny wygląd i postaraliśmy się o to, aby zostały umieszczone w widocznym miejscu Wypożyczalni. Wizja w nowym wydaniu stoi na katalogu i ma formę otwartej książki. Każdy, kto wchodzi do Biblioteki, widzi ją na pierwszym planie, miejsce i jej interesujący nowy kształt przykuwa uwagę czytelników. Misja zawiera zdecydowanie więcej treści, a jej dobra kompozycja sprawia, że jest bardziej czytelna. Nadano Misji formę zwoju o fakturze przypominającej stary papier, na którym pięknie zostały wyeksponowane zadania PBW. Znakomitym miejscem dla tej ekspozycji okazała się ściana przy bibliotecznej ladzie. Zawieszona Misja jest bardziej widoczna zarówno dla czytelnika, jak i dyżurującego pracownika. Służy wszystkim zatrudnionym bibliotekarzom w PBW jako przypomnienie tego, co jest najważniejsze dla naszej placówki. Sporządzając i udostępniając czytelnikom tematyczne zestawienia bibliograficzne, także na łamach czasopism, nauczyciele bibliotekarze PBW wychodzą naprzeciw ich oczekiwaniom, oferując gotowy materiał źródłowy. Zaangażowanie się w tego typu działalność wydawniczą przyczynia się do podniesienia jakości pracy w Bibliotece. Tylko bibliotekarz traktujący zawód jako swoistą misję i pasję jest w stanie zmienić na korzyść nasz wizerunek i nadać nowy kształt placówce bibliotecznej. Fot. 5. Wizja i Misja w nowej wersji graficznej Źródło: Fot. J. Matuszczak Spotkania metodyczno-integracyjne dla nauczycieli bibliotekarzy szkół lubuskich Promocji naszej instytucji służą także organizowane corocznie od pięciu lat spotkania metodycznointegracyjne dla nauczycieli bibliotekarzy szkól lubuskich. Zapraszamy bibliotekarzy szkolnych z okolicznych szkół podstawowych, gimnazjalnych i ponadgimnazjalnych. Na program spotkania składa się wystąpienie zaproszonego wcześniej gościa prelegenta, podczas którego zapoznaje on zebranych z aktualnym tematem z dziedziny bibliotekarstwa. Tematem ostatnich spotkań były biblioteki cyfrowe w Polsce oraz tematyka e-learningu jako nauczania na odległość. Uczestnicy spotkania otrzymują gotowe pakiety informacyjno-edukacyjne z atrakcyjnymi materiałami na temat działań i usług naszej Biblioteki. Organizacja każdego spotkania jest szeroko nagłośniona w mediach, aby środowisko lokalne było poinformowane o tego typu działaniach naszej placówki. Dodatkową zaletą organizowania podobnych spotkań jest integracja oświatowego środowiska bibliotekarskiego. 244

7 Spotkania z udziałem władz samorządowych i kuratoryjnych Podczas spotkań, na których gośćmi zaproszonymi są przedstawiciele władz samorządowych i kuratoryjnych, jest prezentowana Biblioteka jako centrum informacji. Przedstawiane są także w formie prezentacji multimedialnej planowane zadania, metody pracy, a także wyniki badań ankietowych na temat naszej działalności i wizerunku bibliotekarza zatrudnionego w PBW. Dzięki temu przedstawiciele organu nadzorującego i prowadzącego mogli zapoznać się z pozytywnymi opiniami czytelników o pracy naszej kadry pedagogicznej. Jest to również okazja do wręczenia zaproszonym gościom nowo zaprojektowanych teczek z logo PBW wraz z ulotkami propagującymi działalność naszej placówki. Możemy w ten sposób zyskać przychylne nastawienie władz lokalnych. Rozgłos w środowisku lokalnym Bycie w środowisku lokalnym sprzyja uformowaniu i utrzymaniu w świadomości społecznej korzystnego wizerunku Biblioteki. Dlatego też podjęliśmy działania mogące być szansą na popularyzację usług bibliotecznych PBW wśród potencjalnych czytelników w szkole nauczycieli, rodziców i uczniów. Należy do nich pedagogizacja wychowawców dzieci. Jest to działanie zgodne z wieloma punktami Misji PBW. I tak np. punkt czwarty mówi: Biblioteka hołduje zasadzie otwartych drzwi dla wszystkich użytkowników, zapoznając ich z instytucją i księgozbiorem. Inny punkt mówi o zaspokojeniu potrzeb oraz oczekiwań potencjalnych czytelników w mieście i województwie. Jeszcze inny dotyczy budowania prestiżu Biblioteki w społeczeństwie i środowisku lokalnym. Dbając o umocnienie pozycji w środowisku, wychodzimy na zewnątrz z wystąpieniami publicznymi, biorąc udział w zebraniach rodziców. Jest to doskonałe miejsce, aby mówić o Bibliotece i przybliżyć jej ofertę. Mamy wtedy możliwość rozdania materiałów promocyjnych oraz wręczenia zebranym wykazu nowości z zakresu pedagogiki i psychologii, adresowanych do rodziców i wychowawców. Zwieńczeniem wystąpień jest zachęcenie do odwiedzenia Biblioteki. To jedna z inicjatyw, która pozwoliła na otwarcie się i uruchomienie innych rozwiązań mogących służyć Bibliotece w spełnianiu przez nią zadań w tworzeniu społeczeństwa informacyjnego. Konferencje ogólnopolskie i międzynarodowe Jednym z punktów programu promocji zbiorów i usług PBW jest udział w konferencjach ogólnopolskich i międzynarodowych. Nie jest to bez znaczenia dla budowania korzystnego obrazu Biblioteki, gdyż przez aktywność nauczycieli bibliotekarzy współtworzymy jej wizerunek jako placówki otwartej na ciekawe ogólnopolskie oraz zagraniczne inicjatywy. W ubiegłym roku Jadwiga Matuszczak pracownik Wypożyczalni uczestniczyła w Międzynarodowej Konferencji organizowanej przez Uniwersytet Jagielloński w Krakowie. Udział w spotkaniach konferencyjnych był okazją do działań lobbingowych, służących promocji PBW na forum ogólnopolskim. Po powrocie z konferencji nauczyciele bibliotekarze dzielą się z pozostałymi pracownikami wiedzą na temat nowych pojęć i aspektów funkcjonowania bibliotek na świecie. 245

8 Wykorzystane opracowania Beller, R. (2006). Public relations biblioteki. Poradnik Bibliotekarza nr 12, s Cybulski, R. (1997). Wizerunek biblioteki w strategii marketingowej. Bibliotekarz nr 7/8, s Czyżewska, M. red. (2007). Kształtowanie wizerunku biblioteki Białystok: Wydaw. WSE w Białymstoku, 210 s. Dorożyński, R. (1990). Marketing w bibliotece. Poradnik Bibliotekarza nr 11/12, s Kubów, S. (2001). Marketing usług biblioteki fachowej. Poradnik Bibliotekarza nr 5, s Lison, B. (2008). Lobbing na rzecz bibliotek, czyli jak zareklamować własną bibliotekę? Bibliotekarz nr 6, s Lubieniecka-Siadaczka, M. (2009). Promocja zbiorów i usług. Biblioteka nr 2(8), s Marzec, D. red. (2006). Marketing wyzwaniem dla współczesnej biblioteki. Lublin: Polihymnia, 70 s. Nowe media w bibliotece. Materiały z polsko-niemieckiej konferencji bibliotekarzy. Zielona Góra, kwietnia 2004 (2004). Zielona Góra: Pro Libris, 173 s. 246