Dodawanie podpisów i stopek dla Exchange 2010 SP1 porównanie aplikacji

Transkrypt

1 Dodawanie podpisów i stopek dla Exchange 2010 SP1 porównanie aplikacji Zarządzanie firmową pocztą to niełatwe zadanie. Gdy uporamy się z konfiguracją serwera Exchange i testowaniem wszystkich aspektów jego działania, przychodzi pora na dopracowanie szczegółów i wyciągnięcie jak największej ilości funkcjonalności z dostarczonego przez Microsoft oprogramowania. W średnich i dużych firmach, w których mamy do czynienia z wieloma oddziałami i działami funkcjonalnymi nie lada problemem może być zachowanie standardów firmowego wizerunku wśród klientów. Jedną z takich wizytówek jest wiadomość wysyłana do klienta. Biorąc pod uwagę popularne rozwiązania firmy Microsoft serwer Exchange i klient Outlook każdy z użytkowników ma możliwość tworzenia podpisów i stopek we własnym programie pocztowym. Bardzo często bywa tak, że nikt nie sprawuje kontroli nad tym, w jakiej formie pracownik wysyła swoją wiadomość poczty elektronicznej do klienta. Możliwość wysłania maila w formacie tekstowym, RTF czy HTML, w dodatku w różnym układzie graficznym daje już nieskończoną ilość kombinacji efektu końcowego elektronicznego listu, który otrzyma odbiorca. Zachowanie standardów firmowych ma duże znaczenie dla opinii o firmie wśród klientów oraz łatwiejszej współpracy między podmiotami. Jednym z elementów ułatwiających identyfikację osoby i firmy, która wysłała maila jest stopka i podpis pod wysłaną wiadomością. Rozgraniczenie omawianych terminów stopki i podpisu wynika z faktu, że podpis traktowany jest jako personalizacja osoby wysyłającej maila, natomiast stopka jako wizerunek organizacji globalnie. Od wersji 2007 Microsoft udostępnił możliwość konfiguracji takiej stopki globalnej firmowej oraz dodawania jej do wszystkich wysyłanych wiadomości. Możliwości tego narzędzia są jednak niewielkie wobec wymagań obecnego rynku. Lukę tę dostrzegli szybko producenci oprogramowania, którzy oferują aplikacje uzupełniające braki wbudowanej w serwer Exchange funkcji. Aplikacji tych jest kilka. W tym artykule porównane zostaną dwa programy komercyjne, zbliżone oferowanymi opcjami oraz sposobem licencjonowania na tle możliwości Exchange. Będą to Mail Disclaimers oraz CodeTwo Exchange Rules. MOŻLIWOŚCI PODPISU WBUDOWANE W EXCHANGE Stopkę na poziomie serwera Exchange ustawia się za pomocą reguły transportowej roli Hub Transport z konsoli graficznej (EMS) lub konsoli zarządzania (EMC). W zależności od wersji serwera czy jest to 2007 czy 2010, mamy do dyspozycji odmienne możliwości. Oba wydania posiadają następujące funkcje: stopka w formacie.txt, użycie reguł podobnych jak w kliencie poczty Outlook, na podstawie których stopka będzie dodawana do wysyłanej wiadomości, np.: do wszystkich, do osób w tej samej organizacji, spoza organizacji, będących członkami grupy dystrybucyjnej, maili zawierających określony

2 tekst, czy adres w polu Od: i DW:, możliwość prostego formatowania tekstu stopki, tj. określenie koloru, ograniczonego wyboru kroju czcionki i jej wielkości, dodanie separatora między właściwą wiadomością a stopką w postaci linii poziomej, wybór akcji w przypadku niemożliwości dodania stopki, spowodowanej np. przez kodowanie wiadomości możemy zdefiniować, aby serwer wysłał ją mimo to bez podpisu, utworzył oddzielny mail ze stopką lub odrzucił wiadomość, generując NDR, utworzenie wykluczenia, dla którego stopka nie zostanie dodana, mimo spełnienia wcześniejszych reguł. W ten sposób możemy też rozwiązać problem pojawiania się stopki przy każdym przesłaniu tego samego maila dalej. W Exchange 2010 otrzymujemy dodatkowe możliwości, takie jak: Dodawanie pól Active Directory automatycznie można w ten sposób uzyskać podstawienie danych dostępnych w konfiguracji konta użytkownika domeny, np. imię, nazwisko, telefon i wiele innych, łącznie ze specjalnie przygotowanymi w tym celu polami AD wykorzystywanymi przez deweloperów aplikacji. To najważniejsza różnica, ponieważ funkcjonalność ta pozwala na spersonalizowanie stopki dla wysyłanej wiadomości. Możliwość stworzenia podpisu w formacie HTML, co znacznie rozszerza możliwości opracowania szaty graficznej. Dodanie obrazka, np. logo firmy. Jest to jednak ograniczone do grafiki dostępnej online, tzn. nie zaszytej w samej wiadomości, lecz dołączanej w postaci linka co oznacza, że odbiorca zobaczy ją tylko wtedy, gdy będzie miał dostęp do firmowej sieci komputerowej lub Internetu, a program pocztowy czy antywirusowy nie zablokują jej. Pomimo dodania przez Microsoft w Exchange 2010 znacznych udogodnień dla administratorów w procesie tworzenia i zarządzania firmowymi podpisami, ciągle nie są one w stanie zaspokoić wszystkich wymagań, w szczególności przedsiębiorstw z rozbudowaną hierarchią funkcjonalną, posiadających wiele grup dystrybucyjnych i użytkowników korzystających z kilku adresów . Dzięki znajomości tematu przez firmy trzecie, szybko powstało oprogramowanie stworzone specjalnie w celu zaprojektowania i zarządzania podpisami dołączanymi w treści wiadomości pocztowych. Jedną z takich aplikacji jest Mail Disclaimers firmy Exclaimer. MAIL DISCLAIMERS Produkt angielskiej firmy to aplikacja, którą instalujemy bez problemu na działającym serwerze Exchange. Po uruchomieniu rzuca się w oczy mnogość opcji, która na początku potrafi przytłoczyć i rodzi pytanie o potrzebę istnienia wszystkich tych wodotrysków do prostego wydawałoby się celu jakim jest stworzenie stopki.

3 Poniżej rysunek prezentuje wygląd okna głównego. Rysunek 1 - okno główne w Mail Disclaimer Gdy jednak zaczniemy od planowania potrzeb organizacji wobec wykorzystania zmiennych i sterowanych automatycznie na podstawie reguł stopek, może się okazać, że nie każda aplikacja napisana do tego celu spełni nasze założenia. Wystarczy bowiem pomyśleć o tym, że jeden użytkownik może być członkiem kilku grup dystrybucyjnych i wysyłać maile w ich imieniu za każdym razem z innego adresu . Wobec takiego zadania sprawa zaczyna być dość skomplikowana. Początkowy problem z przystosowaniem się do przeładowanego informacjami okna programu nagrodzi właśnie mnogość opcji i kombinacji w jakich możemy zaprojektować i zarządzać stopkami. Tym bardziej, że na starcie otwiera nam się okno pomocy z informacjami o podstawowych operacjach w programie. Opcje Mail Disclaimers, których nie oferuje standardowa instalacja Exchange 2010 Dlaczego chciałbym kupić taką aplikację jako manager IT danego przedsiębiorstwa? Zacznę od końca dla mnie najbardziej istotną zaletą tego programu jest możliwość użycia zewnętrznego edytora szablonów produkcji tej samej firmy. Oznacza to, że część graficzną pracy można przydzielić grafikom, bądź działowi marketingu, a administratorom pozostaje wybór odpowiednich reguł wysyłania wiadomości i stosowania akcji na obrabianym przez program u.

4 Lista możliwości aplikacji jest bardzo długa. Porównując z tymi oferowanymi przez Exchange, uwagę przykuwają: aktualizacja elementów wysłanych w Outlooku po wysłaniu maila i dodaniu przez serwer stopki, folder elementów wysłanych zostanie odświeżony na podstawie informacji serwera o dołączonym podpisie, przy czym mamy wybór aktualizacja wyglądu tego samego elementu lub stworzenie nowego (wówczas zobaczymy dwie wiadomości oryginalną przed i zmienioną po dodaniu stopki), bogata biblioteka edytowalnych szablonów pozwala na szybki start z wdrożeniem firmowych stopek, o ile któryś z szablonów przypadnie nam do gustu. Jest ich bardzo dużo, a możliwości dostosowania do własnych potrzeb spore, obrazy w stopce są dołączane do treści maila - dzięki temu nawet mocno zabezpieczone programy klienckie do odbioru poczty nie powinny ich blokować, dodatkowo są one automatycznie skalowane i kompresowane, nieograniczona długość i objętość podpisu możemy wprowadzić tyle tekstu i grafiki ile potrzebujemy, podgląd tworzonej stopki na żywo w edytorze oraz części testowej aplikacji nie ma konieczności testowania przygotowywanego podpisu poprzez zapisywanie zmian na serwerze Exchange program zasymuluje nam efekt końcowy podczas projektowania, rozbudowany kreator polis policy tester polis, na podstawie których stworzymy logikę dodawania podpisu do maila podobnie jak w serwerze Exchange są to reguły zbliżone do tych użytych w Outlooku. Działanie polis dodatkowo może być kontrolowane czasowo, rozpoznawanie czy stopka nie została już wcześniej dodana i jeżeli tak, nie dodawanie kolejnej, by zachować przejrzystość wysyłanej wiadomości, możliwość dodawania kanału RSS, wstawianie banerów reklamowych, automatyczne dodawanie plików wizytówek w formacie.vcard. Nie wymienione pozostałe opcje programu, np. użycie pól Active Directory w podpisie, pokrywają się z tymi oferowanymi w instalacji serwera Exchange 2010, z tym że są bardziej rozbudowane i łatwiej je wdrożyć, dzięki prostemu edytorowi. Instalacja i konfiguracja Instalacja i konfiguracja programu dzięki wbudowanemu kreatorowi nie przysparza problemów. Do interfejsu i opcji programu trzeba się przyzwyczaić. Pierwsze wrażenie, jakie robi program, to trochę nieintuicyjny interfejs i złe rozmieszczenie elementów, ale z czasem może to być zaletą aplikacji, gdyż opcji oferowanych jest sporo. Mail Disclaimers powinien być instalowany na serwerze Exchange z rolą Hub Transport. Zarządzanie Aplikacja jest również przewidziana do pracy w środowisku wieloserwerowym. Zawarto w

5 niej opcję zdalnej instalacji na pozostałych serwerach Exchange w organizacji dzięki dodatkowej usłudze systemowej instalowanej wraz z programem - remote deployment service. Dzięki instalacji w sieci serwerów Exchange, nawet największa firma może zachować centralne zarządzanie stopkami w firmie, co nie jest oczywiste przy innych aplikacjach tego typu. Licencjonowanie Licencje kupujemy per user, co oznacza, że porównujemy ilość posiadanych i planowanych skrzynek mailowych z ilością potrzebnych licencji. Dodatkowo w pierwszym roku musimy wykupić wsparcie techniczne. CODETWO EXCHANGE RULES Drugą z prezentowanych i przetestowanych w środowisku produkcyjnym, dość popularną aplikacją jest CodeTwo Exchange Rules. Jest on dostępny w dwóch opcjach PRO, bardzo zbliżonej funkcjonalnością do Mail Disclaimers oraz standardowej, sporo tańszej i trochę okrojonej. Dla możliwości wyboru: większy koszt czy niższa cena, zaprezentowana zostanie ta druga, tańsza opcja. O cenach na dzień będzie informacja na końcu artykułu. Mniej skomplikowany, tańszy, lecz zapewniający podstawową funkcjonalność program CodeTwo Exchange Rules stanowi ciekawą alternatywę jako wypełniający lukę między dostępnymi w Exchange 2010 opcjami reguł transportowych a rozbudowanym kombajnem Mail Disclaimers. Okno aplikacji nie zawiera wiele opcji i jest przejrzyste. Widzimy na nim zastosowane reguły oraz możliwość szybkiego dodania nowej lub przetestowania i podglądu a także edycji istniejącej. Rysunek 2 - okno główne CodeTwo Exchange Rules

6 W porównaniu do przedstawionego wcześniej Mail Disclaimers, CodeTwo wręcz poraża prostotą i przejrzystością interfejsu. Na pierwszy rzut oka wydaje się, że program nie jest w stanie wykonać skomplikowanych operacji jakich od niego oczekujemy, tj. zarządzania regułami transportowymi i dodawaniem stopki na ich podstawie. W rzeczywistości jednak radzi sobie z tym całkiem nieźle. Intuicyjny interfejs pozwala natychmiast znaleźć potrzebne funkcje. W porównaniu do możliwości serwera Exchange 2010 w dziedzinie dodawania stopek, aplikacja CodeTwo oferuje znacznie więcej: dodawanie podpisów bazujących na adresie nadawcy i/lub odbiorcy, wykorzystanie pól Active Directory w podpisie, stopka/podpis dodawane na podstawie reguł, z wykorzystaniem członkostwa w grupach lub jednostkach organizacyjnych (OU) Active Directory, podgląd stworzonego podpisu/stopki w elementach wysłanych klienta poczty (nie działa jeżeli zastosowane są reguły przenoszące maila do innego folderu niż element wysłane), dodawanie obrazków, logo, zdjęć, zaawansowane formatowanie tekstu i obrazków we wbudowanym edytorze, narzędzie podglądu zapisanego projektu i testowania stworzonej stopki bez wprowadzania zmian na serwerze, wsparcie dla kampanii marketingowych, odświeżenie elementów wysłanych w kliencie poczty o dodaną przez serwer stopkę, wsparcie dla wszystkich znanych klientów poczty, tj. Microsoft Office Outlook, Outlook Web Access (OWA), Outlook Mobile Access (OMA), Blackberry, PDA, Outlook Express, Thunderbird, Entourage dla Mac OS, iphone, przyjazny i poręczny help podczas użytkowania aplikacji, opcja archiwizacji maili dla zachowania dodatkowej kopii obrabianych wiadomości . Rozpoczęcie pracy nad nowym podpisem/stopką rozpoczyna się od stworzenia reguły, na podstawie której aplikacja będzie mogła zdecydować, czy dodać ją do wysyłanej wiadomości, czy też nie. Do wyboru mamy przemyślane reguły i jest ich wystarczająca ilość. Nie jest to może tak rozbudowana lista jak w Mail Disclaimers, jednak powinna pokryć zapotrzebowanie na logiczne rozwiązanie tematu stopek w przedsiębiorstwie. Podczas testów natknąłem się jednak na potencjalną sytuację nie do opisania regułami CodeTwo Exchange Rules gdy jeden użytkownik należy do kilku grup dystrybucyjnych i wysyła maile w ich imieniu. Na tym punkcie Mail Disclaimers wydaje się bardziej elastycznym produktem.

7 Rysunek 3 - ustalanie reguł w aplikacji CodeTwo Exchange Rules Następnie przechodzimy do edytora, w którym komponujemy graficzny układ i rozstawienie poszczególnych elementów stopki. Jego możliwości są wystarczające. Do złudzenie przypomina wyglądem Outlooka. Łatwo i szybko możemy dodać potrzebny tekst, obrazki, pola Active Directory. Dzięki temu proces tworzenia stopki jest przyjemny i efektywny nie tracimy czasu na zagłębianie się w dokumentacji. Rysunek 4 - edycja stopki Po zapisaniu projektu stopki możemy przetestować go wirtualnie, tzn. bez wdrażania jej na serwerze Exchange. Możemy następnie przejść do edycji kolejnej reguły transportowej. Po przetestowaniu wszystkich ustawień, kolejności i poprawności ich działania nie zapomnijmy o zapisaniu zmian (ikona dyskietki) przed wyjściem z programu. Zdarzyło mi się szukać problemów gdzie indziej, podczas, gdy wyszedłem z programu bez zapisania zmian.

8 Instalacja W przypadku instalacji na pojedynczym serwerze jest ona banalnie prosta wybieramy folder docelowy musi być do dysk lokalny, domyślnie C:\Program Files\CodeTwo\CodeTwo ExchangeRules Gdy przychodzi do instalowania w środowisku wieloserwerowym, zaczynają się trudności. Wówczas postępujemy następująco: jeżeli mamy kilka serwerów z rolą Hub Transport ale wykorzystywany jest tylko jeden z nich program instalujemy tylko tam, jeżeli mamy kilka serwerów z rolą Hub Transport i wykorzystujemy kilka z nich lub pracują w klastrze na każdym z nich aplikację należy zainstalować i aktywować osobnym kluczem, a więc znacznie podraża to całą inwestycję. Zarządzanie CodeTwo Exchange Rules może być zarządzane tylko w miejscu instalacji, co jest dość niewygodne, gdyż instalujemy program bezpośrednio na serwerze Exchange. Każda edycja reguły bądź stopki zmusza nas do logowania się na serwer. Dodatkowo, gdy któryś z administratorów otworzył wcześniej konsolę programu i zostawił otwartą, aplikacja na drugim koncie nie uruchomi się nie pojawi się nawet żaden komunikat. Dopiero rzut oka w menedżer zadań Windows uzmysłowi nam, że ktoś pozostawił uruchomioną aplikację. Uruchomić ją będziemy mogli dopiero, gdy poprzednia zostanie zamknięta. Nie mamy także możliwości wydelegowania części prac na zewnątrz, chyba, że założymy konto zwykłego użytkownika na serwerze, co nie jest raczej częstym i pożądanym zjawiskiem. W tym względzie zewnętrzny edytor Mail Disclaimers wydaje się strzałem w dziesiątkę. Żmudne tworzenie szablonów pozostawiamy wtedy grafikom. Nic także nie pomoże nam w instalacji CodeTwo na wieloserwerowym środowisku tutaj znowu Mail Disclaimers bierze górę. Exchange Rules przeznaczony jest bowiem dla instalacji jednoserwerowej. Centralne zarządzanie oferuje wersja PRO. Licencjonowanie Tak jak i w poprzednio przedstawionej aplikacji licencje kupuje się per user, czyli w zależności od ilości skrzynek pocztowych. Należy pamiętać o wcześniej wspomnianej sytuacji instalacji w środowisku wieloserwerowym. Porównanie funkcji Exchange 2007, 2010, Mail Disclaimers, CodeTwo ExchangeRules, CodeTwo Exchange Rules Pro Funkcja Exchange 2007 Exchange 2010 Mail Disclaimers CodeTwo Exchange Rules Stopka w formacie tekstowym Stopka w formacie HTML Stopka w formacie RTF + + Zaawansowane formatowanie HTML Edytor reguł transportowych Edytor graficzny stopki CodeTwo Exchange Rules PRO

9 Podgląd w elementach wysłanych Wstawianie pól Active Directory Szybkie wstawianie pól AD Łatwy wybór użytkowników i grup AD Możliwość użycia jednostek OU AD + + Wstawianie stopki w dowolnym miejscu wiadomości Wiele reguł dla jednej wiadomości Kontrola nad wstawieniem stopki +(ręczna +(ręczna tylko raz - regułą) - regułą) Wstawianie grafiki +(tylko jako link) Dynamiczne użycie grafiki Automatyczne usuwanie zbędnych linii Biblioteka gotowych szablonów + Wstawianie kanału RSS + Dodawanie banerów + + Różne formaty stopki - RTF, tekst, + HTML dla jednego szablonu Polisy kontrolowane czasowo + + Możliwość dodawania pliku.vcard + do wiadomości Wizualne testowanie stopki bez wdrażania zmian na serwerze Wsparcie dla instalacji + +(częściowo) + wieloserwerowej Wsparcie dla mailingu firmowego + + Archiwizacja maili + + Porównanie cen na dzień Aplikacja Koszt licencji dla liczby użytkowników (zł) Koszt wsparcia technicznego dla liczby użytkowników (zł) Liczba użytkowników Mail Disclaimers CodeTwo Exchange Rules CodeTwo ER PRO

10 Artykuł opracował Maciej Ochal, MCSA, Support Online Sp. z o.o. Źródła: 1. Opracowanie własne Firma Support Online świadczy usługi informatyczne dla firm oraz instytucji. W ramach obsługi IT oferujemy instalację, konfigurację oraz zarządzanie serwerami Exchange oraz dodatkowymi aplikacjami realizującymi zadania edytorów podpisów i stopek. Jeśli są Państwo zainteresowani wsparciem w tym zakresie lub innymi usługami informatycznymi zapraszamy do kontaktu. Support Online Sp. z o.o. tel support@so.com.pl