Program Operacyjny Kapitał Ludzki - Dział Projektów - Agnieszka Maj

Transkrypt

1 Program Operacyjny Kapitał Ludzki - Dział Projektów - Agnieszka Maj

2 Omawiane zagadnienia: Kategorie kosztów kwalifikowanych Koszty zarządzania projektem Zasady wynagradzania personelu projektu Dokonywanie zakupów-zasada efektywnego zarządzania finansami Koszty pośrednie Zadania zlecone Cross-financing Reguła proporcjonalności Kwalifikowalność uczestników projektu Sprawozdawczość projektowa w części merytorycznej Zasady dokonywania zmian w projekcie Promocja projektu

3 Kwalifikowalność wydatków w ramach PO KL Kategorie kosztów bezpośrednich Przykładowe kategorie zadań: realizacja szkoleń; studia podyplomowe; staże; zatrudnienie subsydiowane; upowszechnienie i promocja alternatywnych i elastycznych form zatrudnienia; ekspertyzy; analizy; badania; organizacja kampanii informacyjno-promocyjnych, o ile stanowią one odrębne zadania merytoryczne w ramach projektu, zarządzanie projektem

4 Kwalifikowalność wydatków w ramach PO KL Koszty zarządzania projektem Kategorie kosztów wynagrodzenie koordynatora/kierownika projektu lub innej osoby mającej za zadanie koordynowanie / zarządzanie projektem lub innego personelu bezpośrednio zaangażowanego w zarządzanie projektem i jego rozliczenie, o ile jego zatrudnienie jest niezbędne dla realizacji projektu; zakup lub amortyzacja sprzętu lub wartości niematerialnych i prawnych oraz zakup mebli niezbędnych do zarządzania projektem; działania informacyjno-promocyjne związane z realizacją projektu (np. zakup materiałów promocyjnych i informacyjnych, zakup ogłoszeń prasowych); inne o ile są bezpośrednio związane z koordynacją i zarządzaniem projektem. Należy pamiętać, że w zadaniu zarządzanie projektem nie można wykazywać tych wydatków, które są wymienione w katalogu kosztów pośrednich jeśli są one rozliczane na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków.

5 Kwalifikowalność wydatków w ramach PO KL Koszty zarządzania projektem limity procentowe 30% wartości projektu w przypadku projektów o wartości nieprzekraczającej 500 tys. zł, z zastrzeżeniem, że limit ten może ulec zwiększeniu wyłącznie na wniosek beneficjenta w przypadku wykazania przez niego wysokiej efektywności kosztowej projektu, co podlega negocjacjom na etapie wyboru projektu; 25% wartości projektu w przypadku projektów o wartości powyżej 500 tys. i do 1 mln zł włącznie; 20% wartości projektu w przypadku projektów o wartości powyżej 1 mln i do 2 mln zł włącznie; 15% wartości projektu w przypadku projektów o wartości powyżej 2 mln i do 5 mln zł włącznie; 10% wartości projektu w przypadku projektów o wartości powyżej 5 mln zł. Dodatkowo, w przypadku projektów realizowanych w partnerstwie ww. limity mogą ulec zwiększeniu o 2 punkty procentowe na każdego partnera, jednak nie więcej niż łącznie o 10 punktów procentowych w ramach projektu, z zastrzeżeniem że zwiększone koszty przypadają wyłącznie liderowi, nie partnerowi.

6 Kwalifikowalność wydatków w ramach PO KL Koszty zarządzania projektem racjonalność kosztów Prognozując koszty zarządzania należy zwrócić uwagę na: Zasadność i racjonalność wydatków związanych z zatrudnieniem personelu zarządzającego projektem, w tym liczbę i charakter zadań przez ten personel wykonywanych; (Należy pamiętać, że nie w każdym projekcie niezbędne jest zatrudnienie koordynatora na pełen etat jak również, że nie każdy projekt wymaga zaangażowania specjalisty ds. wniosków o płatność.. Występuje obowiązek wykazania szacunkowego wymiaru czasu pracy personelu projektu (tj. wykazania wymiaru etatu lub liczby godzin) niezbędnego do wykonywania zadania/zadań, co pozwoli na ocenę zasadności i racjonalności zaplanowanych wydatków. W przypadku gdy personelowi mają zostać przyznane dodatki do wynagrodzenia, to pomimo zadaniowego charakteru pracy należy podać kalkulowaną ilość godzin w ramach której będzie wykonywana praca) adekwatność i niezbędność dla osiągnięcia celów projektu wydatków na działania informacyjno-promocyjne w zależności od specyfiki projektu. Dodatkowo należy pamiętać, że obowiązek nieprzekroczenia limitu kosztów zarządzania projektem dotyczy nie tylko etapu tworzenia budżetu projektu i jego oceny, ale również rozliczenia końcowego projektu. Oznacza to, że podczas weryfikacji końcowego wniosku o płatność należy zweryfikować, czy zadeklarowany limit procentowy (odpowiednio 30% / 25% / 20% / 15% / 10%), dla rozliczonej wartości projektu nie został przekroczony.

7 Kwalifikowalność wydatków w ramach PO KL Koszty zarządzania projektem Personel projektu Definicja personelu projektu - obejmuje wszystkie osoby zaangażowane do realizacji zadań w ramach projektu, które osobiście wykonują zadania w ramach projektu, tj. w szczególności osoby zatrudnione na podstawie stosunku pracy/stosunku cywilnoprawnego/osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą/osoby współpracujące w rozumieniu ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń/osoby świadczące usługi w formie wolontariatu. Należy pamiętać, iż definicja ta odnosi się do całego personelu projektu, nie tylko do personelu ujętego w zadaniu zarządzanie projektem, ale również w zadaniach merytorycznych. Kluczowe dla stwierdzenia, czy dana osoba stanowi personel projektu jest określenie, czy osoba ta wykonuje zadania osobiście. Osobiste wykonywanie zadań trzeba odróżnić od zlecania usług podmiotom gospodarczym. Jeżeli umowa zawierana jest z osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą jako personelem projektu, niezbędne jest nałożenie obowiązku osobistej realizacji umowy na osobę prowadzącą działalność gospodarczą, poprzez odpowiednie zapisy zawarte w umowie o obowiązku realizacji umowy przez konkretną osobę. Należy również wyłączyć możliwość podzlecania usług objętych umową osobom trzecim. Tym samym personel projektu stanowią osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą bez względu na to, czy zatrudniają one pracowników czy nie. Należy zwrócić uwagę czy zaplanowana na etapie przygotowywania wniosku forma zatrudnienia jest zgodna ze stanem faktycznej realizacji. Jeżeli nie to przed zatrudnieniem należy dostosować zapisy we wniosku.

8 Kwalifikowalność wydatków w ramach PO KL Koszty zarządzania projektem Personel projektu Personelem projektu nie mogą być osoby zatrudnione w instytucjach uczestniczących w realizacji PO KL, tj. Instytucji Zarządzającej, Instytucji Pośredniczącej, Instytucji Wdrażającej (Instytucji Pośredniczącej II stopnia), Regionalnych Ośrodkach EFS, Krajowym Ośrodku EFS, Krajowej Instytucji Wspomagającej, chyba że nie zachodzi konflikt interesów ani podwójne finansowanie; w związku z powyższym należy pamiętać, aby zweryfikować po pierwsze, czy osoba, którą chcemy zaangażować do projektu jako personel nie pracuje w ww. instytucjach, a jeżeli pracuje, to czy w przypadku jej zatrudnienia nie będziemy mieć do czynienia z konfliktem interesów bądź z podwójnym finansowaniem. Konflikt interesów jest rozumiany jako naruszenie zasady bezinteresowności i bezstronności, dotyczy wyłącznie osób zatrudnionych w instytucjach uczestniczących w realizacji PO KL na podstawie stosunku pracy.

9 Kwalifikowalność wydatków w ramach PO KL Koszty zarządzania projektem Personel projektu W przypadku angażowania jako personel projektu osoby, która wykonuje zadania w więcej niż jednym projekcie w ramach Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia (NSRO) należy pamiętać, że wydatki związane z zatrudnieniem takiej osoby są kwalifikowalne tylko i wyłącznie w sytuacji, gdy obciążenie wynikające z pracy w kilku projektach nie wyklucza możliwości prawidłowej i efektywnej realizacji wszystkich zadań powierzonych tej osobie (dotyczy to zarówno zaangażowania danej osoby w realizację projektów finansowanych w ramach PO KL, jak również w ramach innych programów NSRO - Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko, PO Innowacyjna Gospodarka, PO Kapitał Ludzki, 16 programów regionalnych, PO Rozwój Polski Wschodniej, PO Pomoc Techniczna i Programy Europejskiej Współpracy Terytorialnej) oraz jeżeli łączne zaangażowanie w realizację zadań projektowych nie przekracza 240 godzin miesięcznie. Osoba ta musi: a) prowadzić ewidencję godzin i zadań realizowanych w ramach wszystkich projektów NSRO, w które jest zaangażowana, z wyłączeniem przypadku, gdy: osoba ta wykonuje pracę w ramach kilku projektów na podstawie jednego stosunku pracy (w takim przypadku nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji); zadania są realizowane na podstawie umów, w wyniku których następuje wykonanie oznaczonego dzieła, np. raportu z badania lub ekspertyzy; Ewidencja ta powinna mieć charakter dziennika zajęć, z którego powinno wynikać, jakie zadania w ramach jakiej umowy i w jakich godzinach wykonywała dana osoba każdego dnia. b) przekazać beneficjentowi ww. ewidencję godzin w okresie realizacji zadań w ramach danego projektu

10 Kwalifikowalność wydatków w ramach PO KL Koszty zarządzania projektem Personel projektu Uniwersytet/Koordynator musi zweryfikować przed zaangażowaniem personelu do projektu, czy osoba ta jest zaangażowana w realizację innych projektów NSRO, a jeżeli tak, to czy będzie w stanie efektywnie realizować zadania w projekcie. Jednocześnie powinien zobowiązać ją do prowadzenia ewidencji godzin i zadań i przekazania jej w ramach rozliczenia wynagrodzenia. W przypadku gdy osoba zatrudniona jako personel projektu tylko na Uniwersytecie w trakcie tego zatrudnienia zaczyna pracę w kolejnym projekcie u innego Pracodawcy, jest ona zobowiązana do prowadzenia ewidencji godzin i zadań od momentu podjęcia zatrudnienia w drugim projekcie, a ewidencja obejmuje oba projekty. W ramach wydatków związanych z wynagrodzeniem personelu nie są kwalifikowalne wpłaty dokonywane przez pracodawców zgodnie z ustawą z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych oraz nagrody jubileuszowe.

11 Kwalifikowalność wydatków w ramach PO KL Koszty zarządzania projektem Personel projektu Dodatkowe wynagrodzenie roczne tzw. trzynastka jest kwalifikowalne wyłącznie, jeżeli wynika z właściwych przepisów prawa pracy. Kwalifikowanie dodatkowego wynagrodzenia rocznego następuje proporcjonalnie do wynagrodzenia rozliczanego w ramach projektu, przy czym proporcja dotyczy okresu realizacji projektu w roku, za który wypłacana jest trzynastka ; proporcja dotyczy również tego, w jakiej części wynagrodzenie danej osoby jest kwalifikowalne w ramach projektu. Koszty związane z wyposażeniem stanowiska pracy (m.in. biurko, krzesło, komputer, monitor, drukarka) personelu są kwalifikowalne w pełnej wysokości wyłącznie w przypadku wyposażenia stanowiska pracy personelu zatrudnionego na podstawie stosunku pracy w wymiarze co najmniej 1/2 etatu. Natomiast w przypadku zatrudnienia osoby poniżej 1/2 etatu, koszty związane z wyposażeniem jej stanowiska pracy są kwalifikowalne w ramach projektu wyłącznie w proporcji odpowiadającej zaangażowaniu jej czasu pracy w projekcie (np. w przypadku osoby zaangażowanej do projektu na 1/3 etatu, koszty związane z wyposażeniem stanowiska pracy tej osoby są kwalifikowalne w 1/3 poniesionych wydatków.

12 Kwalifikowalność wydatków w ramach PO KL Koszty zarządzania projektem Personel projektu STOSUNEK PRACY zatrudnienie lub oddelegowanie do pełnienia zadań w ramach projektu powinno być odpowiednio udokumentowane postanowieniami umowy o pracę/zakresem czynności służbowych pracownika/opisem stanowiska pracy; wszystkie zadania, w których realizację zaangażowany jest dany pracownik powinny zostać uregulowane w ramach umowy o pracę; oznacza to bezwzględny zakaz zatrudniania własnych pracowników będących personelem projektu do realizacji innych zadań na postawie innych umów np. cywilnoprawnych; wynagrodzenie nie powinno odbiegać od stawek stosowanych dla innych pracowników, którzy są zaangażowani w realizację działalności poza projektem; w przypadku oddelegowania pracownika do projektu w części etatu (np. ⅓ etatu na zadania w ramach projektu), wydatki związane z wynagrodzeniem w ramach projektu są kwalifikowalne proporcjonalnie, jeżeli spełnione są łącznie następujące warunki: a) zadania związane z realizacją projektu zostaną wyraźnie wyodrębnione w umowie o pracę/zakresie czynności służbowych pracownika/opisie stanowiska pracy; b) zakres zadań związanych z realizacją projektu stanowi podstawę do określenia proporcji faktycznego zaangażowania pracownika w realizację projektu w stosunku do czasu pracy; c) wydatek związany z wynagrodzeniem personelu projektu odpowiada ww. proporcji

13 STOSUNEK PRACY Kwalifikowalność wydatków w ramach PO KL Koszty zarządzania projektem Personel projektu Dopuszcza się możliwość przyznania dodatku do wynagrodzenia osobie zaangażowanej do projektu na podstawie stosunku pracy za realizację dodatkowych zadań, jeżeli jest to zgodne z obowiązującymi przepisami prawa pracy oraz charakter czynności, za które przyznawany jest dodatek nie ma charakteru stałego i z tego powodu nie może zostać włączony do podstawowych obowiązków danej osoby. Dodatek jest uzupełnieniem wynagrodzenia, a jego wysokość powinna być adekwatna zarówno do rodzaju i zakresu zadań powierzonych danej osobie poza jej podstawowymi obowiązkami, jak i do wynagrodzenia tej osoby, przy czym przy wykonywaniu zadań w kilku projektach personelowi projektu przyznawany jest wyłącznie jeden dodatek. Jednocześnie w ramach projektów PO KL dodatki są kwalifikowalne do wysokości 40% wynagrodzenia obejmującego wszystkie składniki wynagrodzenia, które mogą stanowić podstawę do wyliczenia wysokości dodatku zgodnie z obowiązującymi przepisami, z zastrzeżeniem że przekroczenie tego limitu może wynikać wyłącznie z aktów prawa powszechnie obowiązującego.

14 Kwalifikowalność wydatków w ramach PO KL Koszty zarządzania projektem Personel projektu STOSUNEK PRACY Podsumowując: 1.Stosunek Pracy = Umowa/zakres czynności/opis stanowiska/ potwierdzenie wykonania pracy - Miesięczna Karta Czasu Pracy (wyjątkiem braku sporządzania KCP jest finansowanie pełnego zatrudnienia w całości ze środków projektu/ów). 2. Dodatek = Wniosek o przyznanie dodatku z zakresem zadań (przy uwzględnieniu, że zadania nie mają charakteru stałego) / potwierdzeniem wykonania jest miesięczne zestawienie wykonanych czynności/zadań projektowych. 3. Stosunek pracy =/= umowa cywilno prawna

15 Kwalifikowalność wydatków w ramach PO KL Koszty zarządzania projektem Personel projektu STOSUNEK PRACY W ramach wynagrodzenia personelu, zasadniczo są kwalifikowalne również nagrody lub premie, o ile są spełnione następujące warunki: a.nagrody lub premie zostały przewidziane w regulaminie pracy lub regulaminie wynagradzania Instytucji lub też innych właściwych przepisach prawa pracy; b.zostały wprowadzone w danej instytucji nie później niż 6 miesięcy przed złożeniem wniosku o dofinansowanie projektu; c.potencjalnie obejmują wszystkich pracowników danej instytucji; d.nagrody lub premie przyznawane są w związku z zaangażowaniem do realizacji zadań związanych z POKL na podstawie stosunku pracy.

16 Kwalifikowalność wydatków w ramach PO KL Koszty zarządzania projektem Personel projektu STOSUNEK CYWILNOPRAWNY Wprowadzono następujące ograniczenia dotyczące angażowania personelu na podstawie stosunku cywilnoprawnego: 1) Po pierwsze brak możliwości zawierania umów cywilnoprawnych z personelem projektu zatrudnionym na podstawie stosunku pracy do dodatkowych zadań w projekcie (w takiej sytuacji należy zmienić dotychczasowy zakres obowiązków personelowi projektu lub przyznać dodatek, w szczególności jeżeli dodatkowe zadania nie mają charakteru stałego). 2) Po drugie w przypadku gdy Uniwersytet chce zaangażować do projektu osobę na podstawie umowy cywilnoprawnej, która jest jednocześnie jego pracownikiem zatrudnionym na podstawie stosunku pracy ale nie będącej personelem projektu, jest to możliwe wyłącznie w uzasadnionych przypadkach, w szczególności gdy charakter zadań wyklucza możliwość ich realizacji w ramach stosunku pracy (np. są to zajęcia, które można realizować wieczorami lub w weekendy):

17 STOSUNEK CYWILNOPRAWNY - cd oraz: Kwalifikowalność wydatków w ramach PO KL Koszty zarządzania projektem Personel projektu a) praca wykonywana w ramach umowy cywilnoprawnej jest rodzajowo różna od pracy wykonywanej na podstawie stosunku pracy; b) zakres zadań w ramach umowy cywilnoprawnej jest precyzyjnie określony; c) zaangażowanie w ramach stosunku pracy pozwala na efektywne wykonywanie zadań w ramach umowy cywilnoprawnej; d) osoba ta prowadzi ewidencję godzin i zadań w ramach umowy cywilnoprawnej, przy czym obowiązek prowadzenia ewidencji nie dotyczy umów, w wyniku których następuje wykonanie oznaczonego dzieła, np. raportu z badania lub ekspertyzy.

18 Kwalifikowalność wydatków w ramach PO KL Koszty zarządzania projektem Personel projektu STOSUNEK CYWILNOPRAWNY 3) Po trzecie w przypadku, gdy jednej osobie powierza się w projekcie kilka zadań na podstawie różnych umów cywilnoprawnych, jest to możliwe wyłącznie gdy spełnione zostaną następujące warunki: a) obciążenie wynikające z wykonywania wszystkich umów nie wyklucza możliwości prawidłowej i efektywnej realizacji zadań w ramach projektu (np. zadania te nie nakładają się na siebie); b) osoba ta prowadzi ewidencję godzin i zadań, która może podlegać kontroli (Koordynator powinien zapewnić sobie prawo wglądu w tą ewidencję), przy czym obowiązek prowadzenia ewidencji nie dotyczy umów, w wyniku których następuje wykonanie oznaczonego dzieła, np. raportu z badania lub ekspertyzy; c) rozliczenie umowy cywilnoprawnej następuje na podstawie protokołu odbioru wskazującego szczegółowy zakres wykonywanych czynności oraz liczbę godzin dotyczących realizacji danej umowy przy czym warunek ten nie dotyczy umów o dzieło.

19 Kwalifikowalność wydatków w ramach PO KL Koszty zarządzania projektem Personel projektu STOSUNEK CYWILNOPRAWNY Podsumowując: -dokumenty: Umowa zlecenie/ rachunek do umowy / karta czasu pracy / ewidencja godzin zaangażowania we wszystkie inne projekty z NSRO/ protokół odbioru pracy. -dokumenty: Umowa o dzieło/ rachunek do umowy/ zestawienie wykonanej pracy / ewidencja godzin zaangażowania we wszystkie inne projekty z NSRO/ protokół odbioru dzieła.

20 Kwalifikowalność wydatków w ramach PO KL Koszty bezpośrednie Zakupy Zasada efektywnego zarządzania finansami W przypadku zakupu usług lub towarów o wartości powyżej 20 tys. zł netto (tj. bez podatku VAT) Wytyczne nakładają na Uniwersytet obowiązek rozeznania rynku przed dokonaniem zakupu, chyba że zakup usługi lub towaru jest ponoszony zgodnie z ustawą PZP. Zasada efektywnego zarządzania finansami ma zastosowanie w przypadku angażowania personelu zarządzającego projektem lub innego personelu (na podstawie umowy cywilnoprawnej, gdyż jest to zakup usługi), nawet wówczas, gdy w okresie co najmniej jednego roku przed złożeniem wniosku o dofinansowanie projektu osoba współpracowała w sposób ciągły lub powtarzalny. Próg 20 tys. zł netto dotyczy zakupu danej usługi lub towaru w ramach projektu, bez względu na liczbę sztuk zakupywanych w ramach projektu, przy czym dotyczy to wyłącznie usług i towarów o tożsamych parametrach. Jeżeli zatem Uniwersytet przykładowo przewiduje w projekcie zakup 7 identycznych komputerów, to jeżeli łączna wartość tych komputerów przekracza 20 tys. zł netto, istnieje obowiązek przeprowadzenia procederu rozeznania rynku przed dokonaniem zakupu. Jeżeli jednak Uniwersytet zakładałby zakup dwóch urządzeń kserograficznych o różnych parametrach technicznych, nie ma obowiązku sumowania wartości tych towarów i sprawdzenia ich łącznej wartości.

21 Kwalifikowalność wydatków w ramach PO KL Koszty bezpośrednie Zakupy Zasada efektywnego zarządzania finansami W przypadku zakupu towarów lub usług, Uniwersytet jest zobowiązany również do przestrzegania wewnętrznych zasad zapisanych w Zarządzeniu Rektora nr 104/2009 z dnia r. Uniwersytet może stosować inne, obowiązujące w jego jednostce, procedury odpowiadające zasadzie rozeznania rynku, jeżeli są one nie mniej restrykcyjne niż zasada rozeznania rynku określona w Wytycznych. Zwolnienie ze stosowania procedury wyboru wykładowców poprzez Uchwałę Rady Wydziału zawarte w Zarządzeniu Rektora nr 104/2009 z dnia r. nie zwalnia z obowiązku przeprowadzenia procedury rozeznania rynku.

22 Kwalifikowalność wydatków w ramach PO KL Koszty bezpośrednie Zakupy Zasada efektywnego zarządzania finansami Rozeznanie rynku oznacza porównanie cen u co najmniej trzech potencjalnych dostawców. W przypadku, gdy na rynku nie istnieje trzech potencjalnych dostawców towarów lub usługodawców, na wniosek Instytucji Pośredniczącej, (Instytucji Pośredniczącej II stopnia) lub organów kontrolnych trzeba przedstawić uzasadnienie wskazujące na obiektywne przesłanki. Udokumentowanie przebiegu procesu rozeznania rynku wymaga formy pisemnej i polega na zarchiwizowaniu np. wydruków stron internetowych z opisem towaru/usługi i ceną lub wydruków maili z informacją na temat ceny za określony towar/usługę, albo innego dokumentu. Nie jest wystarczające sporządzenie notatki roboczej lub protokołu z przeprowadzenia rozeznania rynku dokonanego w drodze wywiadu osobistego lub telefonicznego, chyba że notatka/protokół potwierdzone zostałyby podpisem każdego z wymienionych w ich treści dostawców/wykonawców. Nie zastosowanie procedury będzie skutkowało koniecznością udokumentowania podczas kontroli, że koszt nie został zawyżony, jeśli nie zostanie przedstawiona dokumentacja to wydatek może zostać uznany jako koszt niekwalifikowany lub zawyżona jego części w zależności od złożonych kontroli wyjaśnień.

23 Koszty pośrednie mogą być rozliczane na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków lub ryczałtowo. Kategorie kosztów pośrednich: Koszty pośrednie koszty zarządu (koszty wynagrodzenia osób uprawnionych do reprezentowania jednostki, których zakresy czynności nie są przypisane wyłącznie do projektu, np. kierownik jednostki); koszty personelu obsługowego (obsługa kadrowa, finansowa, administracyjna, sekretariat, kancelaria, obsługa prawna) na potrzeby funkcjonowania jednostki; koszty obsługi księgowej (koszty wynagrodzenia osób księgujących wydatki w projekcie, w tym koszty zlecenia prowadzenia obsługi księgowej biuru rachunkowemu); koszty utrzymania powierzchni biurowych (czynsz, najem, opłaty administracyjne) związanych z obsługą administracyjną projektu; opłaty za energię elektryczną, cieplną, gazową i wodę, opłaty przesyłowe, opłaty za odprowadzanie ścieków w zakresie związanym z obsługa administracyjną projektu; amortyzacja aktywów używanych na potrzeby personelu; Kwalifikowalność wydatków w ramach PO KL koszty usług pocztowych, telefonicznych, telegraficznych, teleksowych, internetowych, kurierskich związanych z obsługą administracyjną projektu; koszty usług powielania dokumentów związanych z obsługą administracyjną projektu;

24 Kategorie kosztów pośrednich cd: koszty materiałów biurowych i artykułów piśmienniczych związanych z obsługą administracyjną projektu; koszty ubezpieczeń majątkowych; koszty ochrony; Koszty pośrednie Kwalifikowalność wydatków w ramach PO KL koszty sprzątania pomieszczeń związanych z obsługą administracyjną projektu, w tym środki do utrzymania ich czystości oraz dezynsekcję, dezynfekcję, deratyzację tych pomieszczeń. Wspomniane koszty stanowią katalog zamknięty kosztów pośrednich. Jednocześnie żadna z ww. kategorii wydatków nie może zostać wykazana w ramach kosztów bezpośrednich, w szczególności w zadaniu zarządzenie projektem

25 Kwalifikowalność wydatków w ramach PO KL Koszty pośrednie Koszty pośrednie rozliczane ryczałtem: 9% kosztów bezpośrednich w przypadku projektów o wartości nieprzekraczającej 500 tys. zł, 8% kosztów bezpośrednich w przypadku projektów o wartości powyżej 500 tys. do 1 mln zł włącznie, 7% kosztów bezpośrednich w przypadku projektów o wartości powyżej 1 mln do 2 mln zł włącznie, 5% kosztów bezpośrednich w przypadku projektów o wartości powyżej 2 mln do 5 mln zł włącznie, 4% kosztów bezpośrednich w przypadku projektów o wartości przekraczającej 5 mln zł. W sytuacji zlecania realizacji zadań merytorycznych na zewnątrz, podstawa wyliczenia limitu kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem ulega pomniejszeniu (poprzez pomniejszenie wartości kosztów bezpośrednich) o wartość zleconych zadań. Jeżeli na etapie realizacji projektu ulegnie zmniejszeniu kwota rozliczanych kosztów bezpośrednich to odpowiednio zostanie pomniejszona kwota kosztów pośrednich, ponieważ są one rozliczane na podstawie określonego % a nie wpisanej do wniosku wartości.

26 Kwalifikowalność wydatków w ramach PO KL Zadania zlecone Uniwersytet może, powierzać realizację zadań merytorycznych wykonawcom zewnętrznym. We wniosku o dofinansowanie projektu należy wskazać zadania lub ich części, które będą zlecane. Jako zlecenie zadań merytorycznych należy rozumieć powierzenie podmiotom zewnętrznym (wykonawcom) realizacji istotnej części zadania lub jego całości np. zlecenie szkolenia firmie szkoleniowej. Jako zlecenie zadań merytorycznych nie należy rozumieć zakupu usług np. cateringowych, hotelowych czy zaangażowania trenera do przeprowadzenia szkolenia. Brak wykazania we wniosku o dofinansowanie projektu faktu zlecenia danego zadania merytorycznego stanowi podstawę do uznania kosztów za niekwalifikowalne. Należy udokumentować realizację zleconego zadania - umową zawartą z wykonawcą, pisemnym protokołem odbioru zadania z przyjęciem wykonanych prac, itp. Wartość zadań zleconych pomniejsza wartość kosztów bezpośrednich, od których liczony jest procent kosztów pośrednich w przypadku rozliczania ich ryczałtem.

27 Kwalifikowalność wydatków w ramach PO KL Cross-financing Wydatki w ramach Cross-financing powinny być związane z zakresem merytorycznym projektu. Wartość wydatków planowanych we wniosku nie może stanowić więcej niż 10% wszystkich wydatków kwalifikowalnych stanowiących budżet projektu oraz 15% dla Działania 1.2 i 1.3 w ramach Priorytetu I i wszystkich Działań w ramach Priorytetu VII. Możliwe jest kwalifikowanie w szczególności: a) zakupu oraz leasingu (finansowego i zwrotnego) pojazdów oraz mebli bez względu na ich wartość; b) zakupu oraz leasingu (finansowego lub zwrotnego) sprzętu rozumianego jako: środki trwałe, z wyłączeniem pojazdów i mebli, którego wartość początkowa (jednostkowa) jest równa lub wyższa od 350 zł; c) zakupu oraz leasingu (finansowego i zwrotnego) sprzętu, którego wartość początkowa (jednostkowa) jest równa lub wyższa od 350 zł, celem jego przekazania uczestnikom projektów PO KL; d) dostosowywania i/lub adaptacji budynków, pomieszczeń i miejsc pracy zwłaszcza pod potrzeby osób niepełnosprawnych. Szczegółowe kategorie są często doprecyzowane w ramach ogłoszonych konkursów. Na etapie rozliczenia końcowego projektu trzeba pamiętać, iż obowiązuje wartość wydatków w ramach cross-financingu, a nie limit procentowy.

28 Kwalifikowalność wydatków w ramach PO KL Cross-financing a amortyzacja Należy zaznaczyć, że wydatki związane z amortyzacją sprzętu lub wyposażenia nie będą traktowane jako cross-financing, bez względu na to, czy Uniwersytet dokonuje jednorazowego odpisu amortyzacyjnego czy rozkłada odpisy amortyzacyjne zgodnie ze stawkami amortyzacyjnymi określonymi w przepisach krajowych. W związku z powyższym, o przyporządkowaniu wydatku do cross-financingu decydować będzie to, czy Uniwersytet kwalifikuje w ramach projektu koszty amortyzacji, czy koszty zakupu sprzętu. W przypadku jednostek sektora finansów publicznych możliwe jest kwalifikowanie odpisów amortyzacyjnych w odniesieniu do aktywów zakupionych ze środków publicznych, o ile źródłem ich sfinansowania nie były środki wykorzystywane na współfinansowanie projektów finansowanych ze środków wspólnotowych. Amortyzację rozliczamy na podstawie noty księgowej/obciążeniowej / polecenia księgowania. Wramach PO KL dopuszczona została możliwość kwalifikowania tzw. jednorazowego odpisu amortyzacyjnego, pod warunkiem, iż nie wynosi on więcej niż 3 500,00 zł.

29 Kwalifikowalność wydatków w ramach PO KL Reguła proporcjonalności Reguła proporcjonalności dotyczy rozliczenia projektu pod względem finansowym w zależności od stopnia osiągnięcia założeń merytorycznych określonych we wniosku o dofinansowanie projektu (w tym kryteriów strategicznych). W przypadku niezrealizowania założeń merytorycznych projektu, wydatki nie będą akceptowane w wysokości określonej we wniosku o dofinansowanie. Dotyczy to zarówno pomniejszenia kosztów tego zadania merytorycznego, które nie zostało zrealizowane zgodnie z założeniami, jak również odpowiedniej wysokości kosztów zarządzania projektem oraz kosztów pośrednich. W przypadku niespełnienia kryterium dostępu w ramach projektu wszystkie wydatki dotychczas rozliczone w ramach projektu mogą zostać uznane za niekwalifikowalne. Reguła proporcjonalności ma zastosowanie do wartości wydatków faktycznie poniesionych i wykazanych we wnioskach o płatność, a nie określonych we wniosku o dofinansowanie projektu. Stosowanie reguły proporcjonalności powinno odbywać się z uwzględnieniem wszelkich okoliczności związanych z realizacją danego projektu, a nie jedynie na zasadzie matematycznych wyliczeń stopnia nieosiągnięcia założeń projektu.

30 Kwalifikowalność wydatków w ramach PO KL Reguła proporcjonalności Kwota wydatków niekwalifikowalnych ustalona w wyniku zastosowania reguły proporcjonalności nie stanowi nieprawidłowości. Niemniej jednak w sytuacji, gdy odmawia się zwrotu przedmiotowej kwoty, instytucja może uznać objęte nią wydatki za środki wykorzystane z naruszeniem procedur, o których mowa w art. 184 UFP oraz wydać decyzję o zwrocie zgodnie z art. 207 UFP. W takiej sytuacji naliczane są odsetki karne. Reguła proporcjonalności jest nadrzędna wobec weryfikacji nieprzekroczenia limitów kosztów zarządzania projektem na etapie końcowego rozliczenia. Oznacza to, że w przypadku, gdy nieosiągnięcie założeń projektu będące podstawą do zastosowania reguły proporcjonalności skutkuje zmniejszeniem wartości projektu w wysokości takiej, iż konieczne byłoby skorygowanie wysokości kosztów zarządzania projektem, IP / IW (IP2) stosuje najpierw regułę proporcjonalności a dopiero po jej zastosowaniu weryfikuje, czy koszty zarządzania nie przekraczają na końcowym etapie rozliczenia projektu limitów określonych w Wytycznych.

31 Kwalifikowalność wydatków w ramach PO KL Reguła proporcjonalności Instytucja Pośrednicząca / Instytucja Pośrednicząca II stopnia może odstąpić od rozliczenia projektu zgodnie z regułą proporcjonalności lub obniżyć wysokość środków tej regule podlegających, jeśli należycie uzasadni się przyczyny nieosiągnięcia założeń, w szczególności wykaże się swoje starania zmierzające do osiągnięcia założeń projektu. W przypadku, gdy np. uczestnicy projektu odchodzą w trakcie realizacji projektu rezygnując z własnej winy, a postęp rzeczowy projektu (np. zaawansowanie szkolenia lub stażu) już nie pozwala i nie uzasadnia przyjęcia kolejnych osób z listy rezerwowej, instytucja będąca stroną umowy może odstąpić od zastosowania reguły proporcjonalności jeżeli wykaże się, że nie było wpływu na odejście uczestników i zrobiono wszystko co możliwe aby ich zatrzymać. W przypadku projektów partnerskich sposób egzekwowania przez Uniwersytet od partnerów projektu (lub w przypadku gdy Uniwersytet jest Partnerem) skutków wynikających z zastosowania reguły proporcjonalności z powodu nieosiągnięcia założeń projektu z winy partnera reguluje umowa partnerska.

32 Kwalifikowalność uczestników Kwalifikowalność uczestników projektu Uniwersytet odpowiada za udzielanie wsparcia grupom docelowym określonym we wniosku o dofinansowanie projektu. Dokumentem potwierdzającym kwalifikowalność osób, którym beneficjent udzielił wsparcia w ramach projektu, jest podpisana przez uczestnika projektu deklaracja uczestnictwa. Udział uczestnika w projekcie rozpoczyna się od dnia podpisania przez niego ww. deklaracji, zalecane jest aby deklaracja udziału w projekcie była podpisywana niedługo przed lub w pierwszym dniu pierwszej formy wsparcia. Uniwersytet jest zobowiązany do przechowywania deklaracji uczestnictwa w projekcie. Brak ww. deklaracji może oznaczać, że wydatki związane z udzieleniem wsparcia danej osobie zostaną uznane za niekwalifikowalne. Minimalny zakres deklaracji uczestnictwa powinien obejmować: a)wyrażenie woli uczestniczenia w projekcie; b)oświadczenie uczestnika o spełnieniu kryteriów kwalifikowalności uprawniających do udziału w projekcie; c)datę i podpis uczestnika projektu; d)pouczenie o odpowiedzialności za składanie oświadczeń niezgodnych z prawdą.

33 Kwalifikowalność uczestników Kwalifikowalność uczestników projektu W przypadku gdy uzasadnia to zakres wsparcia udzielonego uczestnikom projektu, od stycznia 2012 roku dopuszcza się możliwość sporządzania deklaracji uczestnictwa także w formie elektronicznej lub telefonicznej, wtedy jesteśmy zobowiązani do: Ustalenia procedur pozwalających na weryfikację wiarygodności danych zawartych deklaracji uczestnictwa, Przestrzegania zasad bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych zgodnie z ustawą z dn. 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, Zapewnienia uprawnionym organom kontroli wglądu w przechowywanie deklaracji i umożliwienia weryfikacjo prawdziwości zebranych danych. w Na chwilę obecną zapisy w wytycznych odnoszą się tylko do druku deklaracji udziału w projekcie i niestety nie definiują możliwości elektronicznego lub telefonicznego składania oświadczenia o przetwarzaniu danych osobowych, które jest podpisywane w wersji papierowej i jest kolejnym obowiązkowym dokumentem wymaganym od uczestnika projektu. Do czasu pojawienia się uzupełniających wytycznych w tym względzie zapisy te są trudne do zastosowania w praktyce.

34 Kwalifikowalność uczestników Kwalifikowalność uczestników projektu BYŁO JEST

35 Kwalifikowalność uczestników Kwalifikowalność uczestników projektu Kolejnym warunkiem do uznania uczestnika projektu za kwalifikowalnego jest podanie przez niego lub jego opiekuna prawnego danych osobowych w zakresie określonym przez Instytucję (zakres danych stanowi załącznik do umowy o dofinansowanie) danych do Podsystemu PEFS Kwalifikowalność uczestników i zasady/kryteria naboru każdorazowo podlegają kontroli na miejscu przez uprawnione organy kontroli.

36 Sprawozdawczość i rozliczenia Przepływ uczestników w projekcie - PEFS Instrukcja_ PEFS2007_2011_final.pdf

37 Sprawozdawczość i rozliczenia Przepływ uczestników w projekcie - PEFS Dane osobowe uczestników są wykazywane w Podsystemie Monitorowania EFS: Plik Excela pobiera się ze strony Instytucji Pośredniczącej II stopnia, Instytucja po podpisaniu Umowy o dofinansowanie przekazuje hasło startowe do pliku, następnie należy je zmienić na własny login i hasło zgodnie z Instrukcją, Następnie dane uczestników projektu są wpisywane w momencie przystąpienia do projektu i składane razem z wnioskami o płatność w terminach ustalonych w harmonogramie płatności, Należy posiadać potwierdzenie danych wpisywanych do arkusza np. na formularzach zgłoszeniowych podpisanych przez uczestników (wyjątek stanowi elektroniczna rekrutacja do projektów np. e-lerningowych), Na podstawie danych wpisanych do PEFS sporządzany jest Załącznik 2 do wniosku o płatność, Aby sprawdzić poprawność wpisanych danych należy użyć opcji - odkryj arkusz, Ponadto osoby wprowadzające dane i mające do nich dostęp, powinny zostać do tego uprawnione zgodnie z Formularzem znajdującym się w Instrukcji wypełniania PEFS.

38 Przepływ uczestników w projekcie - PEFS Sprawozdawczość i rozliczenia

39 Sprawozdawczość i rozliczenia Przepływ uczestników w projekcie - PEFS Plik Excela należy spakować i założyć hasło na pliku co wynika z zapisów ochrony danych osobowych.

40 Sprawozdawczość i rozliczenia Polityka ochrony danych osobowych Upoważnienia personelu projektu do przetwarzania danych osobowych (zgodnie z Załącznikiem nr 7 do umowy o dofinansowanie projektu).

41 Sprawozdawczość i rozliczenia Polityka ochrony danych osobowych Ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych: Imię i nazwisko /data nadania upoważnienia/ data ustania upoważnienia/ zakres Polityka ochrony danych osobowych dokument zgodny z art. 21 Umowy o dofinansowanie projektu.

42 Sprawozdawczość i rozliczenia Rekrutacja uczestników do projektu W ramach projektu powinny zostać doprecyzowane kryteria rekrutacji, które jednoznacznie będą wskazywały procedury rekrutacji uczestników do projektu. Najprostszą formą realizacji jest przygotowanie Regulaminu rekrutacji. W regulaminie powinny zostać doprecyzowane elementy organizacyjne m.in..: Kiedy i gdzie odbywa się rekrutacja; Kryteria selekcji uczestników; Prawa i obowiązki uczestników; Zasady dokonywania zmian w regulaminie i forma ich upubliczniania; Załączniki do regulaminu np.: formularz dane do PEFS, deklaracja udziału w projekcie; oświadczenie uczestnika. Na podstawie zasad opisanych w regulaminie i kryteriów selekcji sporządzana jest lista uczestników zakwalifikowanych wraz z ilością przyznanych punktów i lista osób rezerwowych na wypadek rezygnacji/wypadków losowych.

43 Wniosek o płatność Sprawozdawczość i rozliczenia

44 Wniosek o płatność Sprawozdawczość i rozliczenia

45 Sprawozdawczość i rozliczenia Przepływ uczestników w projekcie Załącznik 2

46 Sprawozdawczość i rozliczenia Przepływ uczestników w projekcie Załącznik 2

47 Sprawozdawczość i rozliczenia Przepływ uczestników w projekcie Załącznik 2

48 Sprawozdawczość i rozliczenia Przepływ uczestników w projekcie Załącznik 2

49 Sprawozdawczość i rozliczenia Przepływ uczestników w projekcie Załącznik 2

50 Sprawozdawczość i rozliczenia Wniosek o płatność opisy merytoryczne

51 Sprawozdawczość i rozliczenia Wniosek o płatność opisy merytoryczne

52 Sprawozdawczość i rozliczenia Opisywanie dokumentów księgowych Wszystkie dokumenty księgowe dotyczące projektu muszą być prawidłowo opisane, tak aby widoczny był związek z projektem. Opis dokumentu księgowego powinien zawierać co najmniej: Numer umowy o dofinansowanie projektu; Informację, że projekt współfinansowany jest z EFS; Nazwę zadania zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie projektu (lub adnotację, że dotyczy dokument kosztów pośrednich), w ramach którego wydatek jest ponoszony; Kwotę kwalifikowalną lub w przypadku gdy dokument księgowy dotyczy kilku zadań kilka kwot w odniesieniu do każdego zadania. Jednocześnie każdy dokument księgowy powinien zawierać informację o poprawności merytorycznej i formalno-rachunkowej a w przypadku gdy dokument dotyczy: Zamówienia publicznego również odniesienie do ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych.

53 Zmiany w Projekcie Zasady dokonywania zmian w Projekcie Istnieje możliwość dokonywania zmian w zatwierdzonym Projekcie zgodnie z zapisami Umowy o dofinansowanie, do 10% wartości środków przewidzianych na zadanie, z którego przesuwane są środki oraz na zadanie, na które przesuwane są środki bez zgody Instytucji pod warunkiem, że przesunięcia te: nie zmieniają wysokości wydatków w ramach Cross-financingu nie zwiększają wartości zadania Zarządzanie Projektem nie wpływają na zmianę łącznej kwoty wydatków na wynagrodzenie personelu w ramach zadania Zarządzanie Projektem nie wpływają na wysokość i przeznaczenie przyznanej pomocy publicznej

54 Zmiany w Projekcie Zasady dokonywania zmian w Projekcie W każdym innym przypadku wymagana jest zgoda Instytucji, a zgłoszenie zmian powinno następować przed ich dokonaniem w formie pisemnej. Zmiany dokonywane nie wymagają aneksu do Umowy o ile nie zmianiają postanowień Umowy o dofinansowanie. Zmiany powodujące konieczność aneksowania umowy to np.: Zmiana kwoty dofinansowania, Zmiana wartości wkładu własnego jeśli występuje, Zmiana numeru rachunku bankowego, Zmiana adresu/siedziby wnioskodawcy, Zmiana formy organizacyjno-prawnej czy też nazwy wnioskodawcy.

55 Oszczędności w Projekcie Zmiany w Projekcie W przypadku pojawienia się w projekcie oszczędności np. w wyniku zastosowania procedury PZP istnieje możliwość ich wykorzystania tylko i wyłącznie za zgodą Instytucji i w przypadku zwiększania wartości założonych wskaźników w ramach projektu. Nie ma możliwości ich dowolnego przesuwania w ramach budżetu.

56 Wytyczne dotyczące oznaczania projektów w ramach Programu Kapitał Ludzki Celem Wytycznych jest ustalenie jednolitej interpretacji przepisów europejskich w sprawie prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych dotyczących pomocy udzielanej z Europejskiego Funduszu Społecznego. Obowiązek informowana o współfinansowaniu projektu ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego dotyczy wszystkich projektów realizowanych w ramach Programu Kapitał Ludzki, niezależnie od trybu wyboru projektów, tj. projektów konkursowych, systemowych. Wytyczne określają, w jaki sposób powinny być oznaczane projekty. Oznaczone muszą być: pomieszczenia, w których jest realizowany projekt, sprzęt i wyposażenie zakupione w ramach projektu, materiały informacyjno-promocyjne, dokumenty, miejsca pracy sfinansowane w ramach projektu, Wymagania dotyczące promocji projektów POKL Promocja wszelkie inne produkty, usługi wytworzone w ramach projektu. Wytyczne dotyczące oznaczania projektów w ramach Programu Kapitał Ludzki

57 Promocja Wymagania dotyczące promocji projektów POKL Wszystkie działania informacyjno-promocyjne w PO KL prowadzone przez Uniwersytet muszą zawierać co najmniej dotyczy małych materiałów np. USB, długopis: - logotyp Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, - logotyp Unii Europejskiej (dwanaście złotych pięcioramiennych gwiazd na błękitnym tle) z odwołaniem słownym do Unii Europejskiej i Europejskiego Funduszu Społecznego. W przypadku większych materiałów promocyjnych dodatkowo powinna znajdować się informacja o współfinansowaniu, która może być umieszczona w dowolnym miejscu materiału. Musi być jednak umieszczona poza ciągiem znaków. Ponadto na materiałach promocyjnych: ogłoszenia prasowe, strona www, plakaty, ulotki itp. może być umieszczone w dowolnym miejscu materiału hasło PO KL. Musi być jednak umieszczone poza ciągiem znaków.

58 Promocja Wymagania dotyczące promocji projektów POKL W przypadku realizacji materiałów audiowizualnych w szczególności filmów, spotów reklamowych logotypy oraz informacja o współfinansowaniu a w przypadku audycji radiowych tylko informacja o współfinansowaniu powinna znaleźć się na początku lub na końcu materiału. Na publikacjach w wersji elektronicznej (płyty CD, DVD, VHS, pamięci flash, do pobrania z www itp.) na pierwszej stronie/ pierwszym widocznym ekranie/ oknie powitania, które ukazuje się jako pierwsze podczas odtwarzania materiałów zamieszczonych na nośniku danych powinna znaleźć się informacja o współfinansowaniu oraz logotypy, ponadto w przypadku nośników takich jak CD lub DVD informacja o współfinansowaniu powinna znaleźć się również na płycie oraz okładce płyty (jeśli występuje, a front zapakowanej płyty jest niewidoczny). W przypadku prezentacji multimedialnych (Power Point, Flash, itp.) co najmniej na pierwszym i ostatnim slajdzie/ oknie powinna znaleźć się informacja o współfinansowaniu. Wszystkie publikacje powinny zawierać logotypy oraz jasne wskazanie na współfinansowanie publikacji przez Europejski Fundusz Społeczny co najmniej na stronie redakcyjnej. Jeśli przekazujemy uczestnikom materiały, książki itp. to powinna zawierać się na nich informacja materiał bezpłatny.

59 Promocja Wymagania dotyczące promocji projektów POKL Informacja o współfinansowaniu stanowiska pracy w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki powinna zostać zawarta w opisie stanowiska oraz/lub w zakresie obowiązków pracownika. Dodatkowo w bezpośrednim, stałym (o ile istnieje) miejscu pracy osób, których wynagrodzenie współfinansowane jest przez Europejski Fundusz Społeczny powinna zostać zamieszczona informacja o współfinansowaniu wynagrodzenia wraz z dwoma podstawowymi logotypami w formie tabliczki, informacji wywieszonej np. przed pokojem, w którym dana osoba wykonuje obowiązki. Jeżeli w danym biurze wynagrodzenia wszystkich pracowników są współfinansowane ze środków EFS wystarczy jak przy wejściu do biura zostanie umieszczona jedna tablica informująca, że stanowiska pracy w tym miejscu są współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. W przypadku zawierania umów cywilnoprawnych (umowy o dzieło/zlecenia) informacja o współfinansowaniu powinna znaleźć się w treści umowy. W przypadkach, w których jest to możliwe, na umowie powinno znaleźć się pełne oznaczenie wraz z logotypami i informacją o współfinansowaniu.

60 Promocja Wymagania dotyczące promocji projektów POKL Każde pomieszczenie, w którym realizowany jest projekt powinno zostać oznaczone poprzez wywieszenie plakatu, tablicy informacyjnej, naklejki lub innego rodzaju materiału zawierającego dwa podstawowe logotypy: Logo PO KL i flagę Unii Europejskiej z dwoma podpisami oraz informację o realizowaniu projektu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Informacja taka powinna w szczególności znaleźć się w siedzibie beneficjenta, biurze projektu, w salach szkoleniowych i innych salach, w których realizowane jest wsparcie skierowane bezpośrednio do osób. Informacja o współfinansowaniu szkoleń/studiów, doradztwa itp. powinna znaleźć się, co najmniej na: materiałach szkoleniowych, w tym prezentacjach i publikacjach multimedialnych; zaproszeniach, certyfikatach, zaświadczeniach, dyplomach itp. potwierdzających zakończenie lub udział w formach wsparcia realizowanych w ramach projektu.

61 Promocja Wymagania dotyczące promocji projektów POKL W przypadku organizacji konferencji, seminariów, warsztatów i innych imprez promocyjnych logotypy oraz informacja o współfinansowaniu imprezy ze środków EFS powinna się znaleźć co najmniej na: zaproszeniach zarówno przekazywanych w formie papierowej, jak i elektronicznej, również jeśli zaproszenie jest zaproszeniem otwartym, w formie ogłoszenia, ogłoszenia prasowego, plakatu itp.; plakatach, informacjach, ogłoszeniach umieszczonych w sali, stoisku wystawienniczym, w miejscu widocznym dla uczestników spotkania lub/oraz przed wejściem do sali; materiałach, które otrzymują uczestnicy spotkania, w szczególności na publikacjach, gadżetach, prezentacjach, materiałach audiowizualnych.

62 LOGO POKL Wymagania dotyczące promocji projektów POKL

63 Wymagania dotyczące promocji projektów POKL

64 Wymagania dotyczące promocji projektów POKL LOGO POKL

65 Wymagania dotyczące promocji projektów POKL

66 LOGO UE Wymagania dotyczące promocji projektów POKL

67 Wymagania dotyczące promocji projektów POKL Przykładowe zestawienia logotypów

68 Wymagania dotyczące promocji projektów POKL Przykładowy opis oznakowujący m. in. zakupione środki trwałe Sprzęt oraz wyposażenie (komputery, drukarki, aparaty fotograficzne itp.) zakupiony/amortyzowany/wynajęty/leasingowany na potrzeby projektu musi być wyraźnie oznakowany np. za pomocą naklejki w widocznym miejscu; w przypadku przedmiotów, na których nie ma możliwości zamieszczenia czytelnych logotypów i informacji o współfinansowaniu (np. małe aparaty fotograficzne, dyktafony itp.) możliwe jest ich zamieszczenie na opakowaniu/etui sprzętu, przy czym musi być to opakowanie/etui użytkowane łącznie ze sprzętem.

69 Wymagania dotyczące promocji projektów POKL Strony internetowe Strony internetowe w sytuacji, gdy są finansowane ze środków projektu, powinny zawierać przynajmniej na stronie głównej logotypy oraz informację o współfinansowaniu, dodatkowo należy uwzględnić również Hasło programu. O ile jest to możliwe, logotypy PO KL oraz UE powinny się również znaleźć na kolejnych stronach portalu internetowego. Strona taka powinna również posiadać link do głównej strony Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki: W przypadku np. bannerów internetowych lub filmów wideo znak graficzny oraz logotyp Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki nie zawsze muszą pozostawać statyczne. Istnieje możliwość stworzenia i odtwarzania animowanej wersji znaku graficznego i logotypu pod warunkiem, że po wprowadzeniu elementów animowanych znak graficzny i logotyp powrócą do właściwej formy statycznej i efekt ten będzie wyraźnie widoczny. Animacji może podlegać zarówno sam znak graficzny (np. gwiazdy w ruchu) lub logotyp Programu (poszczególne litery lub słowa w ruchu), jak również oba te elementy jednocześnie.

70 Dziękuję za uwagę